Учет и Финансы · 10 мин
Как сверить акты сверки в 1С
Как сформировать и сверить акт сверки взаиморасчётов в 1С: пошаговая инструкция, разбор расхождений, типичные ошибки и проверка результата.
Акт сверки взаиморасчётов — документ, который подтверждает состояние расчётов с контрагентом на конкретную дату. В 1С его формирование автоматизировано, но программа собирает данные только из проведённых документов, поэтому расхождения с данными контрагента встречаются часто. Причины обычно типовые: непроведённые или отсутствующие документы, разница в датах отражения операций, ошибки в выборе договора или счёта учёта.
Работа со сверкой состоит из трёх этапов: формирование акта в своей базе, получение акта от контрагента и построчное сравнение двух документов с поиском и исправлением расхождений. Ниже разобран каждый этап для типовых конфигураций «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Управление торговлей» / «Комплексная автоматизация» / ERP.
Что проверить перед формированием акта
Прежде чем создавать акт, убедитесь, что учётные данные готовы к сверке. Все первичные документы по контрагенту за сверяемый период должны быть введены и проведены: поступления, реализации, платёжные поручения, взаимозачёты, корректировки. Непроведённый документ в акт не попадает, и сумма сразу «разъедется» с данными контрагента.
Второй обязательный шаг — проверка остатков по счетам расчётов. В «1С:Бухгалтерии» откройте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60, 62, 76 с отбором по контрагенту и договору. Если на одном счёте одновременно есть дебетовое и кредитовое сальдо по одному договору, это признак ошибки в зачёте авансов — её лучше исправить до сверки.
Также согласуйте с контрагентом параметры сверки заранее: период, валюту, конкретный договор или все договоры сразу. Если одна сторона сверяет по договору, а вторая по контрагенту в целом, акты гарантированно не совпадут.
Проведите или пометьте на удаление лишние документы за период
Проверьте ОСВ по счетам 60/62 с детализацией по договорам
Согласуйте период, договор и валюту с контрагентом
Как сформировать акт сверки в 1С:Бухгалтерия 8
В «1С:Бухгалтерии 8.3» акт создаётся из раздела «Покупки» или «Продажи» — пункт «Акты сверки расчётов» (в некоторых релизах — «Расчёты с контрагентами» → «Акты сверки»). Нажмите «Создать» и заполните шапку документа.
- 1Откройте «Покупки» (или «Продажи») → «Акты сверки расчётов» и нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию, контрагента и при необходимости конкретный договор
- 3Задайте период сверки и валюту расчётов
- 4На вкладке со счетами учёта оставьте нужные счета (обычно 60, 62, 66, 67, 76)
- 5Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по данным бухгалтерского учёта»
- 6Проверьте табличную часть и распечатайте акт кнопкой «Печать»
После заполнения программа выводит таблицу оборотов: по дебету — отгрузки и начисления, по кредиту — оплаты и поступления (зеркально для поставщика). Внизу акта показывается сальдо на начало и конец периода и расхождение, если оно есть. Документ можно провести — на учёт он не влияет, проведение фиксирует факт сверки.
Если с контрагентом несколько договоров, заполняйте акт либо по одному договору, либо по всем сразу — в зависимости от договорённости со второй стороной. Смешивание подходов между периодами затрудняет отслеживание старых расхождений.
Как сформировать акт в УТ, КА и ERP
В «1С:Управление торговлей 11», «Комплексной автоматизации» и ERP акт сверки находится в разделе «Продажи» (или «Закупки») → «Документы» → «Акты сверки взаиморасчётов». Отличие от Бухгалтерии в том, что данные собираются по регистрам взаиморасчётов, а не по бухгалтерским счетам.
При создании укажите партнёра, контрагента и период. В шапке есть важный переключатель — детализация расчётов: по партнёру, по договору, по заказам или по накладным. Чем детальнее разрез, тем проще потом искать расхождения, но тем длиннее документ. Для сверки с контрагентом обычно выбирают детализацию по расчётным документам.
Заполнение выполняется кнопкой «Заполнить по данным учёта». Если в базе ведётся и управленческий, и регламентированный учёт, проверьте, какой тип учёта выбран — суммы могут отличаться из-за отложенного отражения в регламентированном учёте.
Как сравнить свой акт с актом контрагента
Получив акт от контрагента, сравните его со своим документом. Начните с сальдо на начало периода: если начальные остатки совпадают, искать расхождение нужно только в оборотах текущего периода. Если не совпадают — расхождение унаследовано из прошлого периода, и сверять нужно более ранний интервал.
Далее сопоставляйте обороты построчно: каждая реализация в вашем акте должна иметь пару — поступление в акте контрагента, каждая оплата — соответствующее поступление денег. Удобно выгрузить оба акта в Excel и свести их через сортировку по сумме или функцию сравнения.
Как искать расхождение
Разница в датах документов
Самая частая причина расхождений — разные даты отражения. Поставщик отгрузил товар 29 декабря, а покупатель оприходовал его 5 января по дате получения документов. В актах за год суммы окажутся в разных периодах. Такие расхождения не являются ошибкой, но их нужно зафиксировать: в акте указывают пояснение «расхождение по срокам отражения документов».
Незачтённые авансы и взаимозачёты
Если аванс зачтён не по тому договору или заказу, сальдо по отдельным договорам разойдётся, хотя общее сальдо по контрагенту совпадёт. В этом случае сделайте корректировку зачёта аванса (в Бухгалтерии — через документ «Корректировка долга») и переформируйте акт.
Типичные ошибки при сверке
Отдельная ошибка — редактирование документов прошлых периодов после подписания акта. Если обнаружилась ошибка в закрытом периоде, исправляйте её корректировочными документами текущей датой, а расхождение отразите в следующем акте сверки. Перепроведение старых документов «молча» приводит к тому, что подписанный акт перестаёт совпадать с базой.
Как зафиксировать и оформить результат сверки
Когда все расхождения найдены и объяснены, в акте фиксируется итог. Если расхождений нет, внизу акта указывается, что стороны подтверждают сальдо. Если расхождения остались (например, по срокам отражения), они перечисляются в таблице расхождений с пояснениями — в Бухгалтерии для этого есть отдельная табличная часть «Расхождения», которую можно заполнить вручную.
Подписанный акт храните вместе с базой документов: при налоговой проверке или судебном споре акт сверки подтверждает признание долга контрагентом и влияет на исчисление срока исковой давности. В 1С акт можно сохранить как файл печатной формы или отправить по ЭДО, если с контрагентом настроен электронный документооборот.
Как проверить результат сверки
Совпадает с актом контрагента
Различается — ищите расхождение в прошлых периодах
Совпадает или расхождение объяснено и зафиксировано
Есть необъяснённая разница
Нет одновременного дебетового и кредитового сальдо по одному договору
Двойное сальдо — ошибка зачёта авансов
Подписан обеими сторонами, файл сохранён
Акт подписан одной стороной или утерян
После успешной сверки имеет смысл зафиксировать дату последнего согласованного акта — например, в комментарии к договору в справочнике. Тогда следующая сверка начнётся с уже подтверждённого сальдо, и объём работы заметно сократится.
Что важно запомнить
Сверка начинается с подготовки: проведите все документы и проверьте сальдо по счетам расчётов. Акт формируется автоматически, но сравнивать его с актом контрагента нужно построчно. Большинство расхождений — это разница дат, непроведённые документы и ошибки зачёта авансов. Документы закрытых периодов не перепроводите — исправляйте текущей датой.
Частые вопросы
Почему акт сверки в 1С заполнился не полностью?
Чаще всего причина в непроведённых документах или в отборе по договору: документы, оформленные на другой договор того же контрагента, в акт не попадают. Также проверьте, что выбраны все нужные счета учёта и правильно задан период.
Что делать, если контрагент прислал акт с расхождениями?
Сформируйте свой акт за тот же период и с теми же параметрами, сравните сальдо на начало и обороты построчно. Каждое расхождение классифицируйте: отсутствующий документ, разница дат или ошибка зачёта. Необъяснённых сумм в итоговом акте оставаться не должно.
Можно ли сверить расчёты за несколько лет одним актом?
Технически да, но длинный акт трудно проверять. Практичнее сверять по годам или кварталам: сначала добиться совпадения сальдо на конец самого раннего периода, затем двигаться вперёд.
Влияет ли акт сверки на бухгалтерский учёт?
Нет, акт сверки не формирует проводок и не изменяет учётные данные. Это документ для подтверждения состояния расчётов сторонами. Все исправления учёта делаются отдельными документами — корректировками долга, поступлениями, оплатами.
Обязательно ли подписывать акт сверки?
Закон не обязывает составлять акты сверки, но подписанный акт подтверждает признание долга и прерывает течение срока исковой давности. Для контрагентов с регулярными поставками и дебиторской задолженностью регулярная подписанная сверка — важная защита.
Почему сальдо по контрагенту совпадает, а по договорам — нет?
Это признак зачёта оплаты или аванса не по тому договору. Общая сумма долга верна, но распределение ошибочно. Исправьте зачёт аванса документом корректировки долга и переформируйте акт с детализацией по договорам.