Учет и Финансы · 12 мин
Как сделать акт сверки в 1С 8
Как сформировать акт сверки взаиморасчётов с контрагентом в 1С 8: пошаговая инструкция для Бухгалтерии и УТ, настройка периода, проверка расхождений, печать.
Акт сверки взаиморасчётов — документ, который подтверждает состояние расчётов с контрагентом на определённую дату. В 1С 8 он формируется автоматически на основании проведённых документов: поступлений, реализаций, оплат и возвратов. Ручной ввод данных не требуется — программа сама собирает обороты по выбранному договору или по всем договорам контрагента.
Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Бухгалтерии 8.3 акт сверки создаётся из раздела «Покупки» или «Продажи», в 1С:Управление торговлей 11 — из раздела «Продажи» или «Закупки». Логика везде одинаковая: указать организацию, контрагента, период сверки и проверить сформированные данные перед печатью.
Главная причина расхождений в акте — непроведённые документы, документы, введённые задним числом после предыдущей сверки, и различия в датах отражения операций у сторон. Поэтому перед формированием акта полезно проверить состояние учёта, а после — сверить итоговое сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 60, 62 и 76.
Где находится акт сверки в разных конфигурациях
В 1С:Бухгалтерии предприятия 8.3 документ называется «Акт сверки расчётов с контрагентом». Найти его можно в разделе «Покупки» → «Акты сверки расчётов с контрагентами» или в разделе «Продажи» с аналогичным пунктом. Также документ доступен из карточки контрагента: откройте справочник «Контрагенты», выберите нужного и перейдите по ссылке «Акты сверки».
В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Комплексная автоматизация 2 акт сверки находится в разделе «Продажи» → «Документы продаж» → «Акты сверки взаиморасчётов» или через раздел «Закупки» для поставщиков. В УТ документ дополнительно позволяет формировать сверку по расчётным документам и выводить детализацию по заказам.
В 1С:ERP акт сверки расположен в разделе «Казначейство» или «Продажи»/«Закупки». Если нужного пункта нет в меню, проверьте права пользователя или воспользуйтесь поиском по функциям (кнопка с лупой в правом верхнем углу или пункт «Все функции»).
Подготовка перед формированием акта
Прежде чем формировать документ, убедитесь, что все первичные документы по контрагенту введены и проведены. Акт сверки собирает только проведённые документы — помеченные на удаление и непроведённые в него не попадут, и сальдо окажется неверным.
Второй шаг — проверить состояние расчётов по оборотно-сальдовой ведомости. Откройте ОСВ по счету 60 (поставщики), 62 (покупатели) или 76 (прочие дебиторы и кредиторы) с отбором по контрагенту. Если по одному и тому же контрагенту сальдо «размазано» по нескольким счетам или договорам, определитесь, по какому договору делать сверку: акт формируется либо по конкретному договору, либо по всем договорам контрагента сразу.
Также уточните у контрагента период сверки. Обычно сверяют квартал, полугодие или год, но при длительных расчётах и больших оборотах удобнее сверяться ежемесячно — так проще найти расхождение. Дата окончания периода должна совпадать у обеих сторон, иначе акты не сойдутся.
Пошаговое формирование акта в 1С:Бухгалтерии 8.3
Откройте раздел «Покупки» (или «Продажи») → «Акты сверки расчётов с контрагентами» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, контрагента и период сверки. Если нужна сверка по конкретному договору — выберите его в поле «Договор»; если поле оставить пустым или выбрать вариант «по всем договорам», программа соберёт обороты по всем договорам контрагента.
На вкладке «По данным организации» нажмите «Заполнить» → «По данным учёта». Программа автоматически подберёт все проведённые документы за период: поступления товаров и услуг, реализации, оплаты, корректировки, возвраты. Каждая строка показывает документ, дату, дебет и кредит.
Проверьте итоговое сальдо внизу таблицы и сравните его с ОСВ по соответствующему счёту на дату окончания сверки. Если цифры совпадают — проведите документ. После проведения доступна печать: кнопка «Печать» → «Акт сверки». На печатной форме выводятся обороты по данным вашей организации и пустые колонки для данных контрагента.
- 1Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчётов с контрагентами» и нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию, контрагента, договор (при необходимости) и период сверки
- 3На вкладке «По данным организации» нажмите «Заполнить» → «По данным учёта»
- 4Проверьте состав документов и итоговое сальдо, сверьте с ОСВ по счёту 60/62/76
- 5Проведите документ и распечатайте акт через кнопку «Печать»
Особенности акта сверки в 1С:Управление торговлей 11
В УТ 11 акт сверки создаётся из раздела «Продажи» → «Акты сверки взаиморасчётов» (для клиентов) или «Закупки» (для поставщиков). Документ имеет более гибкие настройки детализации: можно выводить данные с разбивкой по расчётным документам, по заказам, по накладным или сводно по договору.
Заполнение происходит кнопкой «Заполнить» — программа подтягивает данные из регистров взаиморасчётов. Обратите внимание: УТ опирается на данные расчётов с партнёрами, а не на бухгалтерские счета, поэтому сальдо в акте может отличаться от сальдо по ОСВ в бухгалтерской программе, если учёт ведётся в двух системах и есть незакрытые авансы или неотфактурованные поставки.
Печатная форма в УТ настраивается: доступны варианты акта с детализацией и без, а также форма с выводом сальдо на начало периода. Если контрагент просит акт в определённом виде, подберите подходящий вариант печати через кнопку «Печать».
Сравнение вариантов формирования
Подходит, когда с контрагентом несколько договоров с разным характером расчётов (поставка, аренда, услуги). Ограничение: документы без договора или по другому договору в акт не попадут.
Удобно для итоговой сверки за год или при единственном договоре. Ограничение: сложнее искать расхождение при большом числе договоров и документов.
Даёт максимальную детализацию по заказам и накладным. Ограничение: требует корректного ведения взаиморасчётов в разрезе объектов расчётов.
Проверка результата и поиск расхождений
После формирования акта сверьте три контрольные точки: сальдо на начало периода, обороты за период и сальдо на конец. Сальдо на начало должно совпадать с сальдо по последнему подписанному акту. Если оно не совпадает — в учёте после сверки появились документы задним числом.
Обороты по дебету и кредиту сравните с ОСВ по счёту расчётов за тот же период с отбором по контрагенту и договору. Совпадение оборотов и сальдо — признак того, что акт сформирован корректно. Если акт не сходится с ОСВ, чаще всего причина в том, что часть документов отражена по другому договору или по счёту авансов (60.02 вместо 60.01, 62.02 вместо 62.01).
Когда контрагент присылает свой вариант акта с расхождениями, заполните в документе вкладку «По данным контрагента» (в Бухгалтерии 8.3) — вручную или через «Заполнить» → «По данным учёта» с последующей корректировкой. Программа покажет расхождения построчно. Типичные причины разногласий: счёт-фактура или накладная, не полученная вашей стороной; оплата, проведённая банком в последний день периода; разница в датах отгрузки и получения товара.
Как проверить результат
Совпадает с сальдо по последнему подписанному акту сверки
Отличается — вероятно, документы введены задним числом
Равно сальдо по ОСВ 60/62/76 с отбором по контрагенту на дату сверки
Не совпадает — проверьте договор, счета авансов и непроведённые документы
Все накладные, счета-фактуры и оплаты за период присутствуют
Часть документов отсутствует — они не проведены или относятся к другому договору
Печать и подписание акта
Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в проведённом документе. В 1С:Бухгалтерии доступны формы «Акт сверки» (стандартная) и «Акт сверки (с расхождениями)» — вторая выводит колонки с данными контрагента и итоговой разницей. На форме автоматически заполняются реквизиты организации и контрагента, период и таблица операций.
Проверьте, что в карточке организации заполнены должность и ФИО руководителя, а в карточке контрагента — полное наименование и реквизиты: эти данные выводятся в подписной части акта. Пустые поля на печати — признак незаполненных карточек справочников.
Акт распечатывается в двух экземплярах, подписывается руководителем или уполномоченным лицом и при необходимости заверяется печатью. Второй экземпляр направляется контрагенту — по почте, с курьером или через ЭДО. В программах 1С с подключённым обменом электронными документами акт можно отправить контрагенту напрямую из документа через сервис ЭДО, если контрагент также подключён к обмену.
Типичные ошибки и их последствия
Самая частая ошибка — формирование акта до проведения всех документов периода. Акт уходит контрагенту, тот фиксирует расхождение, и сверку приходится переделывать. Второй типичный случай — неверный период: дата окончания захватывает будущие документы или, наоборот, обрезает операции последнего дня.
Ещё одна проблема — сверка по всем договорам, когда контрагент ждёт акт по конкретному договору. Сальдо в таком акте не совпадёт с данными контрагента, даже если учёт у обеих сторон корректен. Всегда согласовывайте с контрагентом аналитику сверки: договор, период, валюту (для валютных договоров акт формируется в валюте расчётов).
Отдельная группа ошибок связана с ручным редактированием заполненной таблицы. Строки можно добавлять и исправлять вручную, но такие правки не меняют данные учёта — акт перестанёт соответствовать ОСВ, и при следующей сверке расхождение проявится снова. Ручную правку используйте только для отражения данных контрагента на соответствующей вкладке, а не для «подгонки» своих данных.
Частые вопросы
Почему акт сверки заполняется пустым?
Чаще всего не указан или неверно выбран период сверки, либо документы по контрагенту не проведены. Также проверьте, что выбрана та же организация, от имени которой велись расчёты, и что у документов расчётов указан тот же договор, что и в акте.
Как сделать акт сверки по нескольким договорам одного контрагента?
В 1С:Бухгалтерии 8.3 оставьте поле «Договор» пустым или выберите вариант сверки по всем договорам — программа соберёт обороты по всем договорам контрагента. Если нужна детализация по каждому договору отдельно, сформируйте несколько актов, по одному на договор.
Что делать, если сальдо в акте не совпадает с ОСВ?
Сформируйте ОСВ по счетам 60, 62 и 76 с отбором по контрагенту и развёрнутым сальдо по субсчетам. Проверьте, не зависла ли задолженность на счетах авансов (60.02, 62.02) или на счёте 76. Также убедитесь, что в акт попали все документы: перезаполните его кнопкой «Заполнить» после проведения недостающих документов.
Можно ли сформировать акт сверки в валюте?
Да, если договор с контрагентом ведётся в валюте, акт формируется в валюте расчётов по этому договору. При сверке по всем договорам с разными валютами корректный акт лучше формировать отдельно по каждому валютному договору.
Имеет ли акт сверки юридическую силу?
Акт сверки не является первичным учётным документом и сам по себе не создаёт обязательств. Однако подписанный обеими сторонами акт с указанной суммой долга суды рассматривают как признание задолженности, что важно при взыскании долга и прерывании срока исковой давности.
Как отправить акт сверки контрагенту через ЭДО?
Если в программе подключён сервис обмена электронными документами и контрагент также участвует в ЭДО, акт можно отправить из формы документа через кнопку «ЭДО» → «Отправить». Контрагент получит документ в своей учётной системе, подпишет его, и подписанный экземпляр вернётся к вам автоматически.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С 8 формируется автоматически: создайте документ, укажите контрагента и период, нажмите «Заполнить». Перед этим проведите все документы периода, а после — сверьте итоговое сальдо с ОСВ по счетам расчётов. Согласуйте с контрагентом договор, период и валюту сверки, не правьте заполненные строки вручную и не подписывайте акт с расхождениями без письменной оговорки.