Учет и Финансы · 10 мин
Как сшивается кассовая книга за год из 1С
Как распечатать кассовую книгу за год из 1С, пронумеровать листы, сшить, прошнуровать и заверить подписью и печатью. Порядок действий, проверки и типичные ошибки.
Кассовая книга формируется в 1С автоматически на основании приходных и расходных кассовых ордеров, но по итогам года её нужно не просто распечатать, а правильно оформить как учётный документ: пронумеровать листы, сшить, прошнуровать и заверить. Ошибки на этом этапе всплывают при проверках и при передаче дел новому кассиру или главному бухгалтеру.
Процедура состоит из двух частей: электронной — выгрузка и печать книги из 1С с контролем переноса остатков, и «бумажной» — нумерация, прошивка, заверение. Ниже разобран обе части с конкретными действиями для типовых конфигураций 1С:Бухгалтерия 8.3, а также проверки, которые позволяют убедиться, что книга собрана без пропусков и расхождений.
Когда и зачем сшивать кассовую книгу за год
Кассовая книга ведётся в течение календарного года. По его окончании — или по мере заполнения, если объём операций большой и книгу формируют чаще — листы брошюруются в единый документ. Прошивка исключает подмену или изъятие отдельных листов: любое вмешательство разрушает заверительную наклейку и заметно при проверке.
Если организация ведёт книгу в электронном виде с выводом на бумагу, распечатанные листы также подлежат брошюровке по итогам года. Малые предприятия и ИП, которые по указанию ЦБ вправе не вести кассовую книгу, этой процедурой не занимаются — но если книга всё же велась в 1С, оформить её нужно по общим правилам.
Отдельный случай — книга, которую требует банк, налоговая инспекция или аудиторы за конкретный период. Тогда формируют книгу за запрошенный интервал и прошивают её тем же способом, с указанием фактического количества листов.
Подготовка в 1С перед печатью
Перед формированием книги за год убедитесь, что в программу внесены все кассовые документы периода: приходные и расходные ордера, объявления на взнос наличными. Проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50.01 — остаток на 31 декабря должен совпадать с фактическими наличными в кассе и не должен быть отрицательным ни на одну дату внутри года.
Отрицательный остаток по кассе на какую-либо дату — признак ошибки в последовательности документов: расходный ордер проведён раньше приходного тем же числом или с неверным временем. Такие ошибки нужно исправить до печати, иначе в книге появятся строки с минусовым остатком, и прошитый документ придётся переделывать.
Также проверьте, что нумерация ПКО и РКО внутри года непрерывна и не сбрасывалась в середине периода. Разрывы нумерации не запрещены как таковые, но при проверке вызовут вопросы, а в книге будут видны как пропущенные номера.
Формирование и печать кассовой книги за год
В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» или сразу отчёт «Кассовая книга» (в зависимости от релиза путь может называться «Касса» → «Отчёты» → «Кассовая книга»). Установите период с 01.01 по 31.12 нужного года, выберите организацию и при необходимости конкретную кассу, если их несколько.
Программа сформирует листы книги по дням, в которые были операции: каждый лист содержит остаток на начало дня, строки прихода и расхода с номерами ордеров, итоги за день и остаток на конец. Дни без операций в книгу не включаются — это нормально, пропуском листов не считается.
- 1Откройте отчёт «Кассовая книга» и установите период с 1 января по 31 декабря
- 2Выберите организацию и кассу, проверьте формирование без ошибок
- 3Просмотрите первый лист: остаток на 1 января должен совпадать с остатком на конец прошлого года
- 4Просмотрите последний лист: остаток на 31 декабря должен совпадать с ОСВ по счёту 50.01
- 5Выведите книгу на печать одним заданием, без прерываний и повторной печати отдельных листов
Печатайте всю книгу одним заданием, чтобы не перепутать комплектность. Если принтер прервал печать, проще распечатать весь диапазон заново, чем вручную вставлять недостающие листы — при подборе легко пропустить страницу или продублировать её.
Проверка перед прошивкой
Главная проверка — непрерывность переноса остатков: остаток на конец каждого дня должен совпадать с остатком на начало следующего операционного дня. В сформированной 1С книге это гарантируется расчётом, но если в течение года документы перепроводились задним числом, а книга печаталась по частям, расхождения возможны.
Сверьте итоговые обороты книги с оборотами счёта 50.01 по ОСВ за год: сумма прихода и сумма расхода должны совпасть до копейки. Расхождение означает, что либо часть документов не попала в книгу (например, отобрали не ту кассу), либо в ОСВ есть корректировки, не оформленные ордерами.
Как проверить результат
Равен остатку на конец дня 31 декабря прошлого года
Не совпадает — были исправления задним числом после печати прошлогодней книги
Совпадают с ОСВ по счёту 50.01 до копейки
Расхождение — не все документы попали в отбор или есть ручные операции
Непрерывная, без пропусков и дублей
Пропуски или повторы — книгу печатали частями с пересечениями
Всегда нулевые или положительные
Есть отрицательные значения — ошибка в последовательности документов
Нумерация и прошивка листов
Распечатанные листы нумеруют сквозной нумерацией с начала года: первый лист — № 1, далее по порядку до конца книги. В 1С нумерация листов обычно проставляется автоматически при формировании — проверьте, что она начинается с единицы и непрерывна. Если нумерация не выводится, проставьте номера вручную в правом верхнем углу каждого листа.
Листы складывают в хронологическом порядке и сшивают: прочной нитью или шнуром через два-три прокола по левому краю, так, чтобы прошивка удерживала все листы, но не закрывала текст. Концы шнура выводят на оборот последнего листа.
На обороте последнего листа концы шнура связывают и заклеивают небольшим листком бумаги, на котором пишут: «В настоящей книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов». Количество указывают цифрами и прописью. Надпись заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера (или кассира, если главбух отсутствует в штате) и оттиском печати — если организация её использует; отказ от печати делает оттиск необязательным.
Особые сценарии
Несколько касс или обособленные подразделения
Если в 1С заведено несколько касс (основная, операционная, касса подразделения), книгу формируют и прошивают отдельно по каждой — смешивать листы разных касс в одном переплёте нельзя. Каждая книга получает собственную нумерацию и заверение.
Большой объём операций
При сотнях операций в день годовая книга даёт слишком толстый переплёт. Допустимо сшивать книгу частями — за квартал или месяц — с непрерывной сквозной нумерацией листов через все тома. На заверительной наклейке каждого тома указывают диапазон листов: «листы с 1 по 180», «с 181 по 350» и так далее.
Книга по требованию проверяющих
Если книгу запросили за период внутри года, формируйте её за указанный интервал и прошивайте как самостоятельный документ, с титульной подписью «Кассовая книга за период с … по …». Нумерация листов в этом случае начинается с единицы для выданного экземпляра.
Хранение и передача прошитой книги
Прошитая и заверенная кассовая книга хранится вместе с кассовыми документами (ПКО, РКО и приложения к ним), на основании которых она сформирована. Сроки хранения кассовых документов установлены правилами архивного дела и составляют, как правило, не менее пяти лет; уничтожать книгу раньше установленного срока нельзя.
При смене кассира или главного бухгалтера книга передаётся по акту приёма-передачи с указанием количества листов и остатка по кассе на дату передачи. Если книга ведётся дальше (передача в середине года), новый кассир продолжает ту же нумерацию листов.
Что важно запомнить
Сначала приведите в порядок кассовые документы и остатки в 1С, затем сформируйте книгу за год одним отчётом, проверьте перенос остатков и сверку с ОСВ, и только после этого печатайте, нумеруйте, прошивайте и заверяйте подписями и печатью. Прошитая книга не редактируется — все исправления делаются до брошюровки.
Частые вопросы
Можно ли сшить кассовую книгу степлером вместо шнура?
Формально требование именно к прошнуровке закреплено в порядке ведения кассовых операций: книга должна быть прошнурована и заверена. Скрепка или степлер не исключают незаметную замену листов, поэтому при проверке такая брошюровка может быть признана ненадлежащей. Правильный вариант — нить или шнур с заверительной наклейкой на последнем листе.
Что делать, если после прошивки нашлась ошибка в одном из листов?
Исправлять лист внутри прошитой книги нельзя. Если ошибка существенна, книгу формируют в 1С заново с исправленными данными, печатают и прошивают повторно, а испорченный экземпляр хранят вместе с новым или уничтожают по акту. Незначительные описки оформляют отдельной справкой бухгалтера, приложенной к книге.
Нужно ли прошивать книгу, если операций по кассе не было?
Если за весь год не было ни одного кассового документа, листы книги не формируются — прошивать нечего. Книга создаётся только при наличии операций. При этом сам факт, что организация обязана вести книгу, но операций не было, нарушением не является.
Обязательна ли печать организации на заверительной наклейке?
Только если организация использует печать. С момента, когда наличие печати стало правом, а не обязанностью, организации, отказавшиеся от неё, заверяют прошивку подписями руководителя и главного бухгалтера без оттиска. Если печать есть и используется, её оттиск ставят так, чтобы он частично заходил на наклейку и на лист.
Можно ли вести книгу только в электронном виде без распечатки?
Порядок ведения кассовых операций допускает электронное ведение книги при условии обеспечения её сохранности и возможности вывода на бумагу по требованию. Однако по требованию проверяющих, а также по итогам сроков хранения бумажный прошитый экземпляр обычно всё равно формируют. Практику полностью безбумажного ведения стоит согласовать с вашим банком и аудитором заранее.