Как списывать запасы в 1С: инструкция по списанию материалов и товаров

Списание запасов — одна из самых частых складских операций: материалы уходят в производство, товары списываются из-за порчи, недостачи по инвентаризации или использования для собственных нужд. В 1С для каждого сценария есть свой документ, и выбор неправильного приводит к ошибкам в проводках, завышению расходов или расхождениям между складским и бухгалтерским учетом.

Ключевой принцип: списание всегда должно иметь документальное основание (акт списания, инвентаризационная опись, требование-накладная) и корректно выбранный счет затрат. От счета зависит, попадет ли стоимость запасов в расходы по обычным видам деятельности, в прочие расходы или на расчеты с виновными лицами.

Инструкция ниже ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8 (ред. 3.0) как самую распространенную конфигурацию, с отдельными замечаниями по 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации. Названия документов в разных релизах могут незначительно отличаться, но логика учета одинакова.

Какие документы используются для списания запасов

В 1С нет одного универсального документа «списание» — программа разделяет операции по экономическому смыслу. Выбор документа определяет и проводки, и аналитику, и последующую отчетность.

• Требование-накладная — передача материалов в производство, на общехозяйственные нужды, на упаковку. Проводка: Дт 20, 25, 26, 44 — Кт 10.
• Списание товаров (в Бухгалтерии — «Списание товаров» в разделе «Склад») — порча, бой, истечение срока годности, использование товаров для собственных нужд. Проводка: Дт 94 или 91.02 — Кт 41.
• Инвентаризация товаров на складе + Списание товаров на основании — оформление недостачи по итогам инвентаризации.
• Отчет производства за смену — если материалы списываются автоматически по спецификации при выпуске продукции.
• Реализация (услуги по переработке) и документы переработки — для давальческого сырья, которое списывается со счета 003.

В 1С:Управление торговлей и ERP используются аналогичные документы: «Списание товаров», «Внутреннее потребление», «Пересортица товаров», а также ордерная схема склада, где сначала оформляется распоряжение, а затем расходный ордер. Если на складе включен ордерный учет, финансовый документ и ордер должны быть согласованы — иначе остатки по регистрам разойдутся.

Подготовка: что проверить перед списанием

До проведения документа убедитесь, что база содержит корректные данные, иначе списание пройдет с ошибками или по неверной стоимости.

Первое — остатки. Откройте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 10 или 41 с отбором по складу и проверьте, что списываемое количество фактически числится в учете. Если в базе остаток меньше фактического (или наоборот), сначала разберитесь с причиной: возможно, не проведено поступление или списание уже делал кто-то другой.

Второе — настройка способа оценки запасов. В учетной политике (раздел «Главное — Учетная политика») должен быть указан способ оценки МПЗ: ФИФО или по средней стоимости. От этого зависит, какую сумму программа подставит при списании. Менять способ оценки можно только с начала года, поэтому проверьте настройку заранее.

Третье — основание. Для налогового учета списание без первичного документа (акта, инвентаризационной описи по форме ИНВ-3, приказа руководителя) — риск снятия расходов при проверке. Сформируйте печатную форму из документа или подготовьте отдельный акт до проведения списания.

Контрольные точки

Что проверить перед списанием

Остаток по счету 10/41 на складе

Норма

Остаток не меньше списываемого количества

Тревожный признак

Остаток меньше или отрицательный — списание создаст минус

Способ оценки МПЗ в учетной политике

Норма

Указан ФИФО или по средней, соответствует учетной политике организации

Тревожный признак

Способ не задан или отличается от заявленного в учетной политике

Документальное основание

Норма

Есть акт списания, опись ИНВ-3 или приказ

Тревожный признак

Основания нет — расходы могут быть не приняты в налоговом учете

Списание материалов в производство: требование-накладная

Самый частый сценарий — передача сырья и материалов со склада в цех или на хозяйственные нужды. В 1С:Бухгалтерии откройте раздел «Склад — Требование-накладная» и создайте новый документ.

Заполните шапку: склад-отправитель и организацию. На вкладке «Материалы» добавьте номенклатуру и количество. На вкладке «Счет затрат» укажите счет списания: 20.01 для основного производства, 25 — общепроизводственные расходы, 26 — общехозяйственные, 44 — расходы на продажу. Обязательно заполните аналитику: подразделение, номенклатурную группу и статью затрат — от этого зависит корректное закрытие месяца.

После проведения документ сформирует проводки Дт счета затрат — Кт 10.01 (или 10.06, 10.09 в зависимости от вида материала). Сумму программа рассчитает автоматически по способу оценки из учетной политики. Проверить результат можно через кнопку «Дт/Кт» в форме документа.

1. 1
   Откройте «Склад — Требование-накладная», создайте документ
2. 2
   Укажите склад и организацию, добавьте материалы с количеством
3. 3
   На вкладке «Счет затрат» выберите счет (20, 25, 26, 44), подразделение и статью затрат
4. 4
   Проведите документ и откройте проводки кнопкой «Дт/Кт»
5. 5
   Сверьте сумму списания и распечатайте форму М-11 для подписи

Списание испорченных товаров и недостачи

Если товар испорчен, просрочен или выявлена недостача, порядок сложнее: сначала стоимость относится на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а затем, после решения о причинах, списывается на расходы или на виновное лицо.

Создайте документ «Списание товаров» (раздел «Склад»). Укажите склад, добавьте позиции и выберите счет списания 94. Проведение даст проводку Дт 94 — Кт 41.01. Если недостача выявлена инвентаризацией, сначала оформите «Инвентаризацию товаров на складе»: программа сравнит учетные и фактические остатки, а затем по кнопке «Создать на основании» автоматически сформирует «Списание товаров» на разницу.

Дальнейшая судьба суммы на счете 94 оформляется отдельно. Если виновник установлен — операцией или документом «Прочее поступление»/удержанием из зарплаты сумма переносится на счет 73.02. Если виновных нет или потери в пределах норм естественной убыли — списывается на 91.02 (прочие расходы) или на счета затрат. Это важно для налогового учета: расходы сверх норм естественной убыли без виновного лица налоговые органы часто оспаривают.

Списание в 1С:Управление торговлей и особенности ордерного склада

В УТ 11 и КА 2 документ называется «Списание товаров» (раздел «Склад и доставка») либо «Внутреннее потребление товаров» — для передачи на собственные нужды. Ключевое отличие от Бухгалтерии: здесь документ формирует движения по оперативным регистрам склада, а бухгалтерские проводки появляются позже, при передаче данных в бухгалтерскую базу или при отражении в регламентированном учете.

Если склад работает по ордерной схеме, последовательность обязательна: сначала «Списание товаров» как распоряжение, затем «Расходный ордер на товары» со статусом «Отгружено». Если провести только распоряжение, товар повиснет «к отгрузке», и остатки в отчетах по складу и в бухучете разойдутся. Регулярно проверяйте отчет «Оформление накладных и ордеров» — он показывает незакрытые распоряжения.

В УТ также есть отдельный документ «Пересортица товаров» — используйте его, когда по факту обнаружен один товар вместо другого: он одновременно списывает излишне числящуюся позицию и оприходует недостающую, что корректнее, чем два отдельных документа.

Чем списывать в разных ситуациях

Требование-накладная

Передача материалов в производство или на хознужды. Не подходит для списания порчи и недостач

Списание товаров

Порча, бой, просрочка, недостача. Требует решения о дальнейшем отнесении суммы со счета 94

Внутреннее потребление (УТ, КА)

Использование товаров на собственные нужды организации с отнесением на статью расходов

Пересортица товаров

Одновременное списание и оприходование при перепутанных позициях. Не подходит для обычной недостачи

Проводки и проверка результата

После проведения любого документа списания откройте движения (кнопка «Дт/Кт» или «Показать проводки и движения по регистрам») и сверьте три вещи: счета, аналитику и сумму. Типовой набор проводок:

Итоговая проверка — отчет «Остатки товаров на складах» или ОСВ по счету 10/41: остаток по списанной позиции должен уменьшиться ровно на списанное количество, без отрицательных значений. Отрицательный остаток — сигнал, что списание проведено раньше поступления по времени или по неправильному складу.

Если списывались материалы в производство, дополнительно проверьте закрытие месяца: статья затрат с неправильным типом (например, не участвующая в распределении) оставит «хвост» на счете 20, и себестоимость выпуска исказится.

Частые вопросы и ограничения

Самостоятельно безопасно выполнять типовые списания: материалы в производство, порча по акту, списание по инвентаризации при понятной сумме. К специалисту стоит обращаться, если нужно списать запасы прошлых периодов после закрытия года, корректировать списание в закрытом месяце, восстанавливать НДС при списании (например, при порче товара, купленного с вычетом) или разбираться с накопленными отрицательными остатками — ошибки в этих операциях затрагивают отчетность и исправляются сложно.

Отдельный момент — НДС при списании испорченных товаров. Позиция налоговых органов исторически сводилась к требованию восстановить вычет, но судебная практика чаще на стороне налогоплательщиков при документально подтвержденной порче. Решение о восстановлении НДС принимайте с бухгалтером, исходя из готовности спорить с инспекцией.

FAQ

Можно ли списать товар, если остатка в базе нет или он отрицательный?

Технически программа может провести документ, если в настройках не запрещен контроль остатков, но это создаст минус по счету и исказит себестоимость. Сначала найдите причину расхождения: непроведенное поступление, списание по другому складу или ошибку в количестве. Только после выравнивания остатков проводите списание.

Чем отличается списание товаров от внутреннего потребления в УТ 11?

«Списание товаров» фиксирует потери — порчу, недостачу, и стоимость уходит на прочие расходы или виновных лиц. «Внутреннее потребление» — это осознанное использование товара на нужды компании (офисные принадлежности, рекламные образцы) с отнесением на конкретную статью расходов. Путать их нельзя: у них разная налоговая квалификация.

Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченного товара?

Однозначной нормы нет. Налоговые органы часто требуют восстановления, но суды нередко встают на сторону компаний, если порча подтверждена документально и товар не реализован по объективным причинам. Зафиксируйте решение в учетной политике и обеспечьте полный пакет документов: акт порчи, приказ, при необходимости заключение о невозможности реализации.

Как списать материалы автоматически при выпуске продукции?

Используйте документ «Отчет производства за смену» с заполненной спецификацией номенклатуры: при проведении программа сама спишет материалы по нормам на вкладке «Материалы». Это удобно при серийном производстве, но требует актуальных спецификаций — иначе спишется неверное количество.

Что делать, если списание провели ошибочно в прошлом месяце?

Не распроводите документ напрямую в закрытом периоде — это изменит себестоимость и потребует повторного закрытия месяца. Правильный путь: оформить сторнирующий документ (корректировку или операцию) текущей датой с отражением исправления в том периоде, к которому оно относится по правилам бухучета. При сомнениях привлеките бухгалтера.

Почему после списания в ОСВ по счету 41 осталась сумма при нулевом количестве?

Это признак ручной правки суммы в проводках или разрыва между количественным и суммовым учетом из-за документов, проведенных задним числом. Найдите проблемный документ через отчет «Обороты между субконто» или карточку счета, перепроведите партии обработкой «Проведение по партиям» и при необходимости сделайте корректировку суммы операцией.