Как провести самоинкассацию в 1С

Самоинкассация — это сдача наличной выручки из кассы организации на расчётный счёт без привлечения инкассаторской службы банка: деньги в банк отвозит сам сотрудник компании. В учёте такая операция отличается от обычной инкассации тем, что деньги могут находиться «в пути» — выданы под отчёт сотруднику и зачислены на счёт позже. В 1С это отражается через специальные документы и, при необходимости, транзитный счёт 57 «Переводы в пути».

Ошибка в оформлении самоинкассации приводит к расхождениям между кассовой книгой, оборотно-сальдовой ведомостью и банковской выпиской. Типичная ситуация: кассир выдал деньги сотруднику, а бухгалтер сразу списал их на расчётный счёт — в результате в кассе «дыра», а на счёте деньги появились раньше времени. Чтобы этого не произошло, операцию нужно проводить в два этапа.

Ниже разобран порядок действий в 1С:Бухгалтерии 8.3 — наиболее распространённой конфигурации. Логика в других решениях (Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация) схожая, отличаются только названия документов и разделы меню.

Когда применяется самоинкассация и как она отражается в учёте

Организация обязана сдавать наличную выручку сверх установленного лимита остатка кассы. Если договор с банком на инкассацию не заключён или суммы небольшие, деньги в банк отвозит уполномоченный сотрудник — директор, кассир или доверенное лицо. Это и есть самоинкассация.

В бухгалтерском учёте возможны два варианта отражения. Первый — прямой: если деньги сданы в банк в тот же день, когда выданы из кассы, делается проводка Дт 51 «Расчётные счета» — Кт 50 «Касса». Второй — транзитный: если между выдачей денег из кассы и зачислением на счёт проходит время (деньги сданы вечером, зачислены на следующий день), используется счёт 57 «Переводы в пути»: сначала Дт 57 — Кт 50, затем Дт 51 — Кт 57.

Третий вариант — выдача под отчёт: Дт 71 — Кт 50 при выдаче сотруднику и Дт 51 — Кт 71 после предоставления квитанции банка. Этот способ применяют, когда сотрудник перевозит деньги как подотчётное лицо и отчитывается авансовым отчётом с приложением банковской квитанции. Выбор варианта зависит от принятой в организации учётной политики и реальных сроков зачисления.

Подготовка: что проверить в 1С перед оформлением

Перед первым проведением самоинкассации убедитесь, что в программе корректно настроены базовые справочники. Откройте раздел «Банк и касса» и проверьте, что созданы касса организации и расчётный счёт в банке, на который будут зачисляться деньги. Расчётный счёт должен быть привязан к вашей организации, а не к контрагенту.

Проверьте план счетов: счёт 57 «Переводы в пути» в типовой 1С:Бухгалтерии присутствует, но убедитесь, что он не заблокирован для ручных операций и используется в настройках. Если планируете проводить операцию через подотчётное лицо, сотрудник должен быть заведён в справочнике «Физические лица» и «Сотрудники».

Отдельно проверьте лимит остатка кассы и кассовую дисциплину: сама программа не контролирует лимит, но превышение при проверке налоговой грозит штрафом. Самоинкассация как раз и служит инструментом, чтобы выводить сверхлимитную наличность из кассы.

Шаг 1. Выдача денег из кассы: расходный кассовый ордер

Операция начинается с документа «Расходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Расходные кассовые ордера»). Вид операции выбирается в зависимости от принятой схемы учёта.

Если деньги сдаются в тот же день и вы работаете напрямую, выберите вид операции «Взнос наличными в банк» — в этом случае программа сформирует проводку Дт 51 — Кт 50 сразу, и второй документ не потребуется. Если между выдачей и зачислением есть разрыв, используйте операцию, формирующую движение через счёт 57, либо «Выдача денежных средств подотчётному лицу» с указанием сотрудника.

В документе обязательно заполните: дату, сумму, кассу организации, расчётный счёт получателя (или подотчётное лицо), основание — например, «сдача выручки на расчётный счёт». В поле «Выдать» укажите ФИО сотрудника, который фактически понесёт деньги в банк, и реквизиты его удостоверения личности — эти данные попадут в печатную форму РКО.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Расходные кассовые ордера»
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите вид операции: «Взнос наличными в банк» или «Выдача подотчётному лицу»
3. 3
   Укажите дату, сумму, кассу и расчётный счёт организации (или сотрудника)
4. 4
   Заполните поле «Выдать» с ФИО и паспортными данными сотрудника, основание платежа
5. 5
   Проведите документ и распечатайте РКО для подписи кассиром и получателем
6. 6
   Проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»: должно быть Дт 51 (57 или 71) — Кт 50

Шаг 2. Зачисление денег на расчётный счёт

Если вы использовали прямую схему «Взнос наличными в банк», этот этап пропускается — деньги уже отражены на счёте 51. Но сверьтесь с банковской выпиской: дата зачисления в выписке должна совпадать с датой РКО, иначе при сверке возникнет разница.

При транзитной схеме после зачисления денег банком создайте документ «Поступление на расчётный счёт» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»). Вид операции — «Взнос наличными» или аналогичный, корреспондирующий со счётом 57. Документ сформирует проводку Дт 51 — Кт 57, закрыв транзит. Удобнее всего загрузить этот документ из банковской выписки через обмен с клиент-банком — тогда сумма и дата гарантированно совпадут с реальным зачислением.

При схеме через подотчётное лицо сотрудник после сдачи денег приносит квитанцию банка, и бухгалтер оформляет «Авансовый отчёт», где на закладке оплаты указывает зачисление на расчётный счёт. Проводка будет Дт 51 — Кт 71. Без квитанции банка подтвердить зачисление невозможно, поэтому требуйте её от сотрудника в обязательном порядке.

Самоинкассация в других конфигурациях 1С

В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP логика аналогична, но документы называются иначе. Выдача из кассы оформляется «Расходным кассовым ордером» с операцией «Сдача наличных в банк» или «Выдача подотчётному лицу», зачисление — «Поступлением безналичных денежных средств». В этих конфигурациях кассы бывают двух типов: кассы организации и кассы ККМ — при самоинкассации выручки из торговой точки сначала может потребоваться «Выемка денежных средств из кассы ККМ».

Типичная цепочка для розничной точки: «Выемка ДС из кассы ККМ» (деньги переходят в операционную кассу организации), затем РКО на сдачу в банк, затем поступление на расчётный счёт по выписке. Пропуск промежуточного документа приведёт к тому, что в кассе ККМ останется «виртуальный» остаток, которого физически нет.

В 1С:Комплексная автоматизация и ERP также проверьте настройку «Использовать переводы в пути» в параметрах учёта денежных средств — от неё зависит, будет ли программа предлагать транзитный счёт или проводить движение напрямую.

Маршрут решения

Как выбрать схему проведения

Деньги сданы в банк в тот же день, что и выданы из кассыИспользуйте РКО с операцией «Взнос наличными в банк» — проводка Дт 51 — Кт 50, второй документ не нужен

Между выдачей из кассы и зачислением проходит один день и болееПроводите через счёт 57: РКО (Дт 57 — Кт 50), затем поступление на счёт по выписке (Дт 51 — Кт 57)

Сотрудник сдаёт деньги как подотчётное лицо и отчитывается квитанциейВыдайте через РКО на подотчётное лицо (Дт 71 — Кт 50), закройте авансовым отчётом с квитанцией банка (Дт 51 — Кт 71)

Выручка сдаётся из кассы ККМ торговой точкиСначала оформите выемку ДС из кассы ККМ, затем стандартную цепочку сдачи в банк

Проверка результата и сверка

После проведения всех документов сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 50, 51 и 57. Счёт 57 на конец дня, когда деньги зачислены, должен быть закрыт — сальдо по нему означает, что какая-то сумма «зависла» в пути. Сальдо по счёту 50 должно совпадать с фактическим остатком наличных в кассе и с итогом кассовой книги.

Сверьте операцию с банковской выпиской: сумма и дата зачисления в документе «Поступление на расчётный счёт» должны совпадать с выпиской банка. Если банк взял комиссию за приём наличных, она отражается отдельным документом списания с расчётного счёта на расходы — не уменьшайте сумму взноса на комиссию, иначе не сойдётся касса.

Проверьте кассовую книгу за день операции: РКО должен быть отражён в расходной части, а итоговый остаток — не превышать лимит кассы, если он установлен. Распечатанный РКО с подписями и квитанция банка подшиваются к документам дня.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо по счёту 57 «Переводы в пути» после зачисления

Норма

Счёт закрыт, сальдо равно нулю

Тревожный признак

Осталась дебетовая сумма — деньги не зачислены или не создано поступление на счёт

Остаток по счёту 50 против кассовой книги

Норма

Остаток в ОСВ совпадает с кассовой книгой и фактическим наличием

Тревожный признак

Расхождение — пропущен РКО или документ проведён неверной датой

Сумма в выписке банка против документа поступления

Норма

Суммы и даты совпадают полностью

Тревожный признак

Разница на комиссию банка или неверная дата — оформите комиссию отдельным документом

Проводки расходного кассового ордера

Норма

Дт 51/57/71 — Кт 50 на сумму выдачи

Тревожный признак

Проводка на другой счёт — неверно выбран вид операции

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — проведение операции одной датой при фактическом разрыве во времени. Бухгалтер ставит РКО и поступление на счёт одним числом, а банк зачислил деньги на следующий день. При выгрузке данных для отчётности возникает отрицательный остаток на транзитных аналитиках или расхождение с выпиской. Решение — всегда ориентироваться на дату выписки для документа поступления.

Вторая ошибка — использование вида операции «Прочий расход» или «Выдача подотчётному лицу» без последующего закрытия. Сумма повисает на счёте 71, сотрудник числится должником, а при очередной выдаче под отчёт программа и контролирующие процедуры сигнализируют о нарушении. Каждая выдача под отчёт на самоинкассацию должна закрываться авансовым отчётом с квитанцией банка.

Третья группа ошибок — организационные: незаполненное поле «Выдать» в РКО (печатная форма без данных получателя не пройдёт проверку), отсутствие подписи кассира, сдача выручки без отражения выемки из кассы ККМ. Эти моменты не ломают проводки, но создают риски при налоговой проверке кассовой дисциплины.

Ограничения и меры безопасности

Программа 1С фиксирует операцию, но не отменяет требования кассовой дисциплины и здравого смысла. Регулярная перевозка крупных сумм наличных одним и тем же сотрудником по одному маршруту — риск хищения. При росте объёмов выручки сравните стоимость договора инкассации с банком и риски самоинкассации: для крупных сумм профессиональная инкассация обычно оправданна.

Назначьте ответственного за сдачу выручки приказом и оформите с ним договор о полной материальной ответственности, если он регулярно работает с наличными. В 1С это не настраивается, но без такого оформления взыскать недостачу при утере денег в пути будет крайне сложно.

Не проводите задним числом документы по наличным операциям в закрытом периоде без крайней необходимости — это требует перепроведения кассовых документов и может сдвинуть остатки кассовой книги. Если ошибка обнаружена поздно, корректируйте текущей датой с поясняющими комментариями в документах.

Частые вопросы

Можно ли провести самоинкассацию одним документом?

Да, если деньги сданы в банк в тот же день, когда выданы из кассы. Используйте расходный кассовый ордер с видом операции «Взнос наличными в банк» — он сразу формирует проводку Дт 51 — Кт 50. При разрыве дат одним документом корректно оформить операцию нельзя.

Обязательно ли использовать счёт 57 «Переводы в пути»?

Нет, это вопрос учётной политики. Счёт 57 нужен, когда между выдачей из кассы и зачислением на счёт проходит время и важно видеть деньги «в пути». Если зачисление происходит день в день, допустимо прямое движение Дт 51 — Кт 50.

Что делать, если банк зачислил сумму меньше сданной?

Чаще всего разница — комиссия банка за приём и пересчёт наличных. Поступление на счёт проводите на фактически зачисленную сумму, а комиссию оформляйте отдельным списанием с расчётного счёта на прочие расходы. Сумма выдачи из кассы при этом не меняется. Если разница не объясняется комиссией, запросите у банка детализацию операции.

Как оформить самоинкассацию, если деньги сдаёт директор?

Точно так же, как для любого сотрудника. Директор может быть получателем по РКО — в поле «Выдать» укажите его ФИО и паспортные данные. Если используется схема через подотчёт, директор тоже может быть подотчётным лицом и отчитывается авансовым отчётом с квитанцией банка.

Как исправить ошибочно проведённый расходный кассовый ордер?

Если период открыт, пометьте документ на удаление или откорректируйте его и перепроведите кассовую книгу за этот день. Если период закрыт, создайте сторнирующий документ (приходный кассовый ордер на возврат) текущей датой с пояснением в комментарии, затем оформите операцию правильно. Не меняйте документы задним числом в закрытом периоде.

Нужно ли пробивать кассовый чек при самоинкассации?

Нет. Сдача выручки в банк — это внутреннее перемещение денежных средств организации, а не расчёт с покупателем. ККТ применяется только при расчётах с клиентами. Самоинкассация оформляется расходным кассовым ордером и банковскими документами.