Учет и Финансы · 11 мин
Как списать займ в 1С: инструкция по проводкам и документам
Как списать займ в 1С: проводки по невозвратным займам, списание долга сотрудника и контрагента, создание резерва, документы и типичные ошибки.
Списание займа в 1С — операция, которая возникает, когда заёмщик не вернул деньги и организация признаёт долг безнадёжным, либо когда компания сама не может расплатиться по полученному займу. В зависимости от ситуации меняются счета учёта, документы и налоговые последствия, поэтому перед проведением операции важно определить: чей долг списывается и на каком основании.
В типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8.3 нет отдельного документа «Списание займа» — операция выполняется через документ «Операция» (ручные проводки), «Списание задолженности» или через корректировку долга, в зависимости от того, отражён ли заём как расчёты с контрагентом или как выдача денег сотруднику. Ниже разобраны основные сценарии с конкретными проводками.
Прежде чем что-либо списывать, убедитесь, что задолженность действительно безнадёжна: истёк срок исковой давности (как правило, три года), должник ликвидирован или признан банкротом, либо есть решение о прощении долга. Списание «на всякий случай» без документального основания — прямой путь к претензиям налоговой.
Определите тип займа и основание списания
Первый шаг — понять, какой заём вы списываете. Выданный заём (организация дала деньги контрагенту или сотруднику) отражается по дебету счетов 58.03 «Предоставленные займы» или 73.01 «Расчёты по предоставленным займам». Полученный заём (организация взяла деньги) учитывается по кредиту счетов 66 «Расчёты по краткосрочным кредитам и займам» или 67 «Расчёты по долгосрочным кредитам и займам».
Второй шаг — основание. Безнадёжной признаётся задолженность, по которой истёк срок исковой давности, должник ликвидирован или исключён из ЕГРЮЛ, либо взыскание признано невозможным по акту пристава. Отдельный случай — прощение долга по соглашению сторон: для налогового учёта это часто трактуется как дарение, что влияет на признание расхода.
Списание в расходы: Дт 91.02 (или 63) Кт 58.03/73.01
Списание в доходы: Дт 66/67 Кт 91.01
Создайте резерв по сомнительным долгам, не списывайте сам заём
Проверьте НДФЛ и страховые взносы при прощении долга
Подготовьте документы-основания
До отражения списания в программе соберите пакет подтверждающих документов. Минимальный набор: договор займа, платёжные документы о выдаче, акт сверки взаиморасчётов, претензионная переписка. Для списания по истечении срока исковой давности — приказ руководителя о списании задолженности по результатам инвентаризации.
Если должник ликвидирован, приложите выписку из ЕГРЮЛ о прекращении юридического лица. Если долг прощается — подписанное соглашение о прощении долга. Без этих документов бухгалтерская справка с проводками не защитит компанию при проверке: расход будет снят, а у получателя прощённого займа могут доначислить налог на прибыль или НДФЛ.
Списание выданного займа контрагенту
Если организация выдала заём контрагенту и он не возвращён, задолженность числится по дебету 58.03. Правильная последовательность в бухгалтерском учёте: сначала создаётся резерв сомнительных долгов (Дт 91.02 Кт 63), затем за счёт резерва списывается безнадёжный долг (Дт 63 Кт 58.03). В налоговом учёте резерв создаётся по правилам ст. 266 НК РФ и только по задолженности, связанной с реализацией, — на займы этот резерв не распространяется, поэтому сумма займа в налоговые расходы, как правило, не попадает вовсе.
В 1С:Бухгалтерии 8.3 операция выполняется через раздел «Операции» → «Операции, введённые вручную» → «Создать» → «Операция». Добавьте проводки: Дт 91.02 Кт 63.01 (создание резерва) и Дт 63.01 Кт 58.03 (списание за счёт резерва). В субконто укажите контрагента и договор займа, в прочих доходах и расходах — статью с видом «Списание дебиторской задолженности».
- 1Проведите инвентаризацию расчётов и оформите приказ о списании безнадёжного долга
- 2Откройте «Операции» → «Операции, введённые вручную» → «Создать» → «Операция»
- 3Добавьте проводку Дт 91.02 Кт 63 — создание резерва на сумму долга
- 4Добавьте проводку Дт 63 Кт 58.03 — списание основного долга за счёт резерва
- 5При наличии начисленных процентов спишите их аналогично с соответствующего счёта
- 6Проверьте оборотно-сальдовую ведомость: остаток по 58.03 по этому договору должен обнулиться
Если заём выдан сотруднику
Заём работнику учитывается на счёте 73.01. При прощении долга сотруднику проводка аналогична: Дт 91.02 Кт 73.01. Но здесь добавляется налоговая нагрузка: у работника возникает доход в натуральной форме в размере прощённой суммы, с которого нужно удержать НДФЛ. Если удержать невозможно (сотрудник уволен), сведения подаются в налоговую.
Кроме того, налоговые органы нередко требуют начислить страховые взносы на прощённый заём сотруднику, если он выдан в рамках трудовых отношений. Безопасный вариант — оформить прощение после увольнения либо быть готовым отстаивать позицию. Материальная выгода по беспроцентному займу за период пользования также облагается НДФЛ — её нужно было начислять ежемесячно до прощения.
Списание полученного займа
Когда организация сама не вернула заём и кредитор простил долг либо ликвидирован, задолженность по счетам 66/67 списывается во внереализационный доход: Дт 66 (67) Кт 91.01. В налоговом учёте эта сумма включается во внереализационные доходы и облагается налогом на прибыль — это принципиальное отличие от списания выданного займа.
В 1С операция оформляется так же — через «Операции, введённые вручную»: проводка Дт 66.03 (или 67.03 для долгосрочных) Кт 91.01 с указанием контрагента и договора. Не забудьте списать и начисленные, но неуплаченные проценты по займу, если они числятся на счёте 66/67 отдельно.
Альтернатива: документ «Списание задолженности»
Если заём в вашей базе отражён не на счетах 58/66, а как обычные расчёты с контрагентом (например, через 76.05), удобнее использовать типовой документ «Списание задолженности» из раздела «Покупки» или «Продажи». Он автоматически подбирает задолженность по контрагенту и формирует проводки списания в доходы или расходы.
Документ работает только с задолженностью по расчётным счетам, которые видит подсистема взаиморасчётов. Займы на 58.03 и 73.01 этот документ не обрабатывает — для них остаётся ручная операция. Проверьте, на каком счёте числится ваш долг, прежде чем выбирать инструмент.
Как выбрать способ списания
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения операции сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 58.03, 66, 67 или 73.01 и карточку счёта по конкретному контрагенту. Остаток по списанному договору должен быть нулевым, а сумма — попасть в 91 счёт с правильной статьёй прочих доходов и расходов. Проверьте также регистр налогового учёта: ручные операции в 1С не всегда автоматически заполняют суммы НУ, их нужно проставить вручную на закладке налогового учёта в документе «Операция».
Ещё одна частая ошибка — неверная статья прочих доходов и расходов. Если в статье не снят или не установлен флаг принятия к налоговому учёту в соответствии с вашей ситуацией, программа неправильно сформирует налоговые разницы. Для выданных займов, которые в НУ не принимаются, статья должна быть настроена как не принимаемая к налоговому учёту.
Как проверить результат
Нулевой остаток по списанному договору и контрагенту
Остаток висит — проводка неполная или неверное субконто
Сумма отражена по корректной статье прочих доходов/расходов
Сумма на другой статье или без статьи — будут ошибки в отчётности
Суммы НУ заполнены в соответствии с принимаемостью расхода/дохода
Поля НУ пустые — расхождение БУ и НУ
Налог исчислен и отражён в учёте
НДФЛ не начислен — риск штрафа
FAQ: частые вопросы о списании займов в 1С
Можно ли списать заём, если срок исковой давности ещё не истёк?
Списать как безнадёжный — нет: такой расход не будет признан. Допустимо только создать резерв сомнительных долгов в бухгалтерском учёте (Дт 91.02 Кт 63), чтобы отразить реальную оценку актива. Сам долг продолжает числиться на балансе до истечения срока давности или ликвидации должника.
Уменьшит ли списание выданного займа налог на прибыль?
Как правило, нет. Резерв по сомнительным долгам в налоговом учёте создаётся только по задолженности за товары, работы и услуги — выданные займы в него не входят. Поэтому сумма невозвращённого займа обычно не уменьшает налогооблагаемую прибыль, и в 1С статью расхода нужно настроить как не принимаемую к НУ.
Как списать проценты по невозвращённому займу?
Начисленные, но неполученные проценты по выданному займу списываются вместе с основным долгом: за счёт резерва проводкой Дт 63 Кт счёта учёта процентов. Если проценты в налоговом учёте уже были признаны в доходах методом начисления, при списании их можно учесть во внереализационных расходах как безнадёжный долг — при соблюдении условий признания долга безнадёжным.
Что делать, если заём списали, а должник потом вернул деньги?
Поступление отражается как восстановление ранее списанной задолженности: Дт 51 Кт 91.01 — сумма включается во внереализационные доходы периода, когда деньги фактически получены. В 1С это оформляется документом «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Прочее поступление» и указанием счёта 91.01.
Нужно ли списывать заём при ликвидации должника-физлица после банкротства?
Да. Если физическое лицо признано банкротом и долг по займу не погашен в процедуре, по завершении конкурсного производства задолженность признаётся безнадёжной. Основание — определение суда о завершении производства. Далее действует стандартная схема: резерв, списание, а при должнике-сотруднике — вопрос НДФЛ с прощённой суммы.
Можно ли оформить списание займа документом «Корректировка долга»?
Технически документ «Корректировка долга» умеет списывать задолженность, но он работает только со счетами взаиморасчётов (60, 62, 76). Для займов на счетах 58.03, 66, 67 и 73.01 он не подойдёт — используйте ручную операцию. Попытка «протащить» заём через корректировку долга приведёт к некорректным проводкам и ошибкам в взаиморасчётах.
Что важно запомнить
Списание займа в 1С выполняется ручной операцией (или документом «Списание задолженности» для расчётных счетов) и только при наличии основания: истёкший срок исковой давности, ликвидация должника или соглашение о прощении. Выданный заём уходит через резерв 63 на 91.02 и обычно не уменьшает налог на прибыль, полученный — попадает в доходы на 91.01. При прощении займа сотруднику не забудьте про НДФЛ. После проведения сверьте ОСВ и заполнение сумм налогового учёта.