Учет и Финансы · 12 мин
Как в 1С сделать акты сверок по всем контрагентам
Как в 1С массово сформировать акты сверки взаиморасчётов по всем контрагентам: настройки, обработки, проверка расхождений, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Акт сверки взаиморасчётов — документ, который бухгалтерия рассылает контрагентам перед закрытием квартала, годовой отчётностью или при погашении взаимных долгов. Когда контрагентов десятки или сотни, формировать акты вручную по каждому — нерационально: в типовых конфигурациях 1С есть штатные механизмы группового формирования, а часть задач решается дополнительными обработками.
В 1С:Бухгалтерии 8.3 ключевой инструмент — документ «Акт сверки взаиморасчётов», который заполняется автоматически по данным учёта за выбранный период. Массовая работа строится вокруг него: либо через создание документов групповой обработкой, либо через написание простой внешней обработки, если штатных средств не хватает.
Ниже разобраны оба пути, настройки, которые влияют на корректность заполнения, способы проверить результат до отправки контрагентам и ограничения, о которых нужно знать заранее.
Где в 1С находится акт сверки и как он работает
В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ расположен в разделе «Покупки» или «Продажи» — «Акты сверки взаиморасчётов» (в некоторых релизах — в разделе «Расчёты с контрагентами»). Документ не формирует проводок: он только собирает данные из регистров бухгалтерии по счетам расчётов (60, 62, 66, 67, 76 и другим) и выводит их в печатную форму.
При создании акта указываются организация, контрагент, период сверки и договор (если сверка ведётся по конкретному договору). Кнопка «Заполнить» подтягивает обороты: отгрузки, оплаты, возвраты, корректировки. Сальдо на начало и конец периода рассчитывается автоматически.
Важно понимать: документ берёт данные именно из бухгалтерского учёта. Если в базе есть непроведённые документы, незакрытые месяцы или ручные операции с ошибками, всё это попадёт в акт. Поэтому массовое формирование всегда начинается с подготовки данных, а не с самих актов.
Подготовка учёта перед массовым формированием
Прежде чем формировать акты по всем контрагентам, убедитесь, что данные в базе достоверны. Проведите все документы за период сверки, выполните регламентные операции закрытия месяца, проверьте отсутствие отрицательных остатков и «красных» сальдо по счетам расчётов.
Полезный инструмент на этом этапе — отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» по счетам 60, 62 и 76 с детализацией по контрагентам. Он показывает, с кем вообще есть расчёты, и позволяет заранее увидеть аномалии: сальдо одновременно по дебету и кредиту у одного контрагента, остатки по закрытым договорам, развёрнутое сальдо.
Также проверьте корректность аналитики: если один и тот же контрагент заведён в справочнике дважды (дубликаты), акты сформируются по каждой карточке отдельно, и сверка с контрагентом не сойдётся. Дубликаты стоит найти и объединить до начала сверки — в типовой конфигурации для этого есть обработка «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование».
Формирование акта по одному контрагенту: базовый сценарий
Одиночный акт нужно освоить до массового: именно на нём проверяются настройки, которые потом применятся ко всем контрагентам. Создайте документ «Акт сверки взаиморасчётов», укажите организацию, контрагента и период, затем нажмите «Заполнить» — «По данным бухгалтерского учёта».
В табличную часть попадут все операции за период. Проверьте сальдо на начало: оно должно совпадать с сальдо по ОСВ на начало периода. Если остаток не совпадает — ищите документы, проведённые задним числом после предыдущей сверки, или ручные операции.
На вкладке «Дополнительно» или в параметрах документа можно указать, по каким счетам вести сверку, включать ли разбивку по договорам, выводить ли данные контрагента (для двустороннего акта). Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» — доступны акт сверки и акт с расхождениями.
- 1Откройте раздел «Покупки» (или «Продажи») → «Акты сверки взаиморасчётов» и создайте новый документ
- 2Укажите организацию, контрагента, период сверки и при необходимости договор
- 3Нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учёта»
- 4Сверьте сальдо на начало и конец с ОСВ по счетам расчётов
- 5Проверьте состав операций: нет ли лишних или пропущенных документов
- 6Сформируйте печатную форму и сохраните или отправьте контрагенту
Массовое формирование актов по всем контрагентам
Штатной кнопки «сформировать акты по всем контрагентам одним нажатием» в типовой 1С:Бухгалтерии нет. На практике применяют три подхода в зависимости от объёма и доступных прав.
Вариант 1: Групповое создание через список контрагентов с сальдо
Сначала отчётом ОСВ по счетам расчётов получите список контрагентов с ненулевыми остатками или оборотами за период. Затем для каждого создаётся акт — вручную, но быстро: документ копируется, меняется только контрагент, нажимается «Заполнить». При 20–40 контрагентах это занимает разумное время и не требует никаких доработок.
Вариант 2: Внешняя обработка массового формирования
Для сотен контрагентов используют внешнюю обработку (файл .epf), которая в цикле обходит список контрагентов с сальдо, создаёт документ «Акт сверки взаиморасчётов», заполняет его по данным учёта и сохраняет печатные формы в PDF в указанную папку. Такие обработки пишутся под конкретную конфигурацию или берутся из готовых решений; подключаются через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки».
Вариант 3: Собственная доработка через расширение
Если сверка выполняется регулярно, программист 1С добавляет в конфигурацию (через расширение, без снятия с поддержки) команду массового формирования: отбор контрагентов по ОСВ, создание актов, рассылка по электронной почте напрямую из программы. Это самый удобный вариант при ежеквартальной сверке с большой базой контрагентов.
Сравнение способов массового формирования
Подходит до 30–50 контрагентов. Не требует доработок и прав администратора, но трудоёмко при больших объёмах
Подходит для сотен контрагентов. Требует права на подключение внешних обработок и проверки совместимости с релизом конфигурации
Оптимально при регулярной сверке. Требует разработчика, но даёт полный цикл: формирование, печать, рассылка в один клик
Настройки, влияющие на корректность актов
Несколько параметров определяют, насколько акт будет понятен контрагенту и сойдётся с его учётом. Первый — детализация по договорам: если с контрагентом несколько договоров, акт без разбивки покажет общее сальдо, и бухгалтерия контрагента может не найти его у себя. Разбивка по договорам решает эту проблему.
Второй параметр — состав счетов. По умолчанию сверка идёт по стандартным счетам расчётов, но если с контрагентом есть расчёты по займам (66, 67) или претензиям (76.2), их нужно включить в список счетов вручную, иначе часть задолженности выпадет из акта.
Третий момент — представление документов. В печатной форме операции выводятся с номерами и датами документов из вашей базы. Контрагент сверяет их со своими номерами счетов-фактур и накладных, поэтому корректные входящие номера в документах критичны: проверьте, что в поступлениях заполнены реквизиты входящих документов.
Проверка результата и частые ошибки
После массового формирования выборочно проверьте несколько актов: сальдо на конец периода в акте должно совпадать с сальдо по ОСВ на ту же дату по этому контрагенту. Проверьте также, что не сформировались «пустые» акты по контрагентам без оборотов — их рассылать не нужно.
Типичная ошибка — формирование актов до закрытия периода: если после рассылки актов бухгалтер перепроведёт документы задним числом, сальдо изменится, и разосланные акты станут недостоверными. Массовую сверку выполняйте только после полного закрытия периода.
Ещё одна частая проблема — контрагенты-«дубли» и расчёты по разным карточкам одного юрлица (например, по головной организации и филиалу с одним ИНН). Акт по каждой карточке покажет часть картины, а контрагент увидит у себя одно общее сальдо. Перед сверкой сведите расчёты к одной карточке или формируйте акт по группе.
Как проверить результат
Суммы совпадают до копейки
Расхождение — ищите непроведённые или перепроведённые задним числом документы
Все отгрузки и оплаты за период присутствуют, нет чужих документов
Пропущены документы или попали операции другого контрагента (признак дублей)
Акты есть только по контрагентам с оборотами или остатками
Много пустых актов с нулевым сальдо — не настроен отбор
Отправка актов контрагентам
Печатные формы сохраняются в PDF или Excel через кнопку «Печать» → «Сохранить». При массовом формировании обработкой файлы обычно складываются в папку с именами вида «Акт сверки — Контрагент — период.pdf», что упрощает последующую рассылку.
Если в базе заполнены адреса электронной почты в карточках контрагентов и настроена учётная запись почты в 1С, отправку можно автоматизировать: акты прикрепляются к письмам прямо из программы. Перед массовой рассылкой отправьте два-три письма на свои адреса и убедитесь, что вложения открываются и адресаты подставлены верно — ошибка в автоматической рассылке разошлёт чужие акты посторонним.
Опытные бухгалтеры формируют акты не по всем контрагентам подряд, а сначала по тем, у кого есть сальдо на конец периода. Контрагенты с оборотами, но нулевым остатком сверяются во вторую очередь — это сокращает объём рассылки без потери контроля над реальными долгами.
Ограничения и когда нужен программист
Типовой документ «Акт сверки» не умеет сам обходить список контрагентов, рассылать письма и сверять данные с актом контрагента автоматически. Всё это — зона внешних обработок и расширений. Если сверка выполняется раз в год по небольшому списку, ручной вариант дешевле доработок.
Программист нужен, когда: контрагентов больше сотни, сверка регулярная, требуется нестандартная печатная форма (например, с логотипом и двусторонними данными), нужна рассылка из 1С или выгрузка в ЭДО. Перед доработкой зафиксируйте требования: периодичность, отбор контрагентов, формат файлов, шаблон письма.
Что важно запомнить
Сначала закройте период и проверьте ОСВ, затем настройте одиночный акт и только потом формируйте массово. Фильтруйте контрагентов по наличию сальдо, проверяйте итоговое сальдо против ОСВ и устраните дубли контрагентов до рассылки.
Частые вопросы
Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем договорам контрагента?
Да. Если в документе не заполнять поле «Договор», акт сформируется по всем договорам контрагента. В настройках печатной формы можно включить разбивку по договорам, чтобы контрагент видел сальдо по каждому из них отдельно.
Почему в акт не попали некоторые оплаты или отгрузки?
Чаще всего документы не проведены, проведены другой датой за пределами периода сверки или оформлены на другую карточку контрагента (дубликат). Также проверьте список счетов в настройках акта: операции по счетам, не включённым в перечень, в акт не попадают.
Как сформировать акт сверки за произвольный период, например за полугодие?
Период в документе задаётся произвольными датами «с» и «по» — ограничения на квартал или месяц нет. Учтите, что чем длиннее период, тем больше операций в табличной части и тем труднее контрагенту сверять акт построчно.
Акт сверки — обязательный документ?
Нет, акт сверки не относится к обязательным первичным документам и его форма не утверждена законодательно. Он оформляется по соглашению сторон, но подписанный акт имеет юридическое значение: подтверждает задолженность и может прерывать срок исковой давности.
Можно ли отправить акт контрагенту через ЭДО из 1С?
Акт сверки не входит в перечень формализованных документов ЭДО, поэтому через операторов электронного документооборота он обычно передаётся как неформализованный документ (скан или PDF с поясняющим письмом). Возможность зависит от используемого сервиса ЭДО и настроек обмена в вашей конфигурации.
Что делать, если контрагент прислал акт с расхождениями?
Сопоставьте акты пооперационно: расхождения почти всегда сводятся к разнице периодов отражения (оплата на границе месяцев), неотражённым у одной из сторон документам или разному курсу пересчёта валютных операций. Оформите акт с расхождениями, где каждая спорная операция видна обеим сторонам, и согласуйте корректировки.