Учет и Финансы · 10 мин
Как списать расходные материалы в 1С
Как списать расходные материалы в 1С:Бухгалтерии 8.3: документ «Требование-накладная», настройка счетов учета, списание в производство и на хознужды, проверка проводок.
Списание расходных материалов в 1С — это перевод стоимости материалов со счета 10 «Материалы» на счета затрат (20, 25, 26, 44) или другие счета списания. Операция оформляется документом, который формирует проводки и уменьшает складские остатки. Без корректного списания себестоимость продукции и расходы периода будут искажены, а на складе «зависнут» фактически израсходованные позиции.
Основной инструмент в 1С:Бухгалтерии 8.3 — документ «Требование-накладная». В 1С:ERP и «Комплексной автоматизации» используются «Внутреннее потребление» и «Производство без заказа», в «Управлении торговлей» — «Внутреннее потребление товаров». Логика везде одинакова: указать склад, списываемые позиции, количество и счет затрат.
Прежде чем списывать, убедитесь, что материалы оприходованы, количество на складе достаточно, а счета учета номенклатуры настроены. Ниже разобран порядок действий, типовые сценарии и контроль результата.
Подготовка: что проверить перед списанием
Списание пройдет корректно только если исходные данные в порядке. Откройте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (раздел «Отчеты») по счету 10 с детализацией по складам и номенклатуре. Сверьте книжный остаток с фактическим: если материалов на счете меньше, чем нужно списать, документ либо не проведется, либо сформирует отрицательный остаток.
Проверьте карточку номенклатуры: у позиции должен быть вид «Материалы» (или соответствующий тип в вашей конфигурации). От вида номенклатуры зависит автоматическая подстановка счета 10.01, 10.06 или другого субсчета.
Убедитесь, что у вас есть права на создание и проведение складских документов. В типовых настройках это роли кладовщика, бухгалтера или старшего бухгалтера. Если документ не проводится без объяснений, вероятнее всего, дело в правах или в закрытом периоде (дате запрета редактирования).
Списание через «Требование-накладную»: пошагово
Документ находится в разделе «Склад» → «Требования-накладные» (в некоторых интерфейсах — «Производство» → «Требования-накладные»). Создайте новый документ кнопкой «Создать».
Заполните шапку: организацию, склад, с которого списываются материалы, и дату. Дата должна попадать в открытый период и соответствовать фактическому моменту передачи материалов в работу — от нее зависят проводки и налоговый учет.
На вкладке «Материалы» добавьте позиции через «Добавить» или «Подбор». Укажите количество и счет учета (обычно подставляется автоматически — 10.01 или 10.06). На вкладке «Счет затрат» выберите счет списания, подразделение затрат и статью затрат или номенклатурную группу — от этих аналитик зависит, куда попадет стоимость.
Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». После проведения откройте кнопку «Дт/Кт» (или «Показать проводки») и убедитесь, что сформирована запись вида Дт 20.01 (25, 26, 44.01) — Кт 10.01 на ожидаемую сумму.
- 1Откройте «Склад» → «Требования-накладные» и создайте документ
- 2Укажите организацию, склад и дату списания
- 3Добавьте материалы на вкладке «Материалы», проверьте счета учета
- 4На вкладке «Счет затрат» задайте счет, подразделение и статью затрат
- 5Проведите документ и проверьте проводки через «Дт/Кт»
- 6Сверьте остатки по счету 10 в оборотно-сальдовой ведомости
Выбор счета списания в разных ситуациях
Счет затрат определяет, где «осядет» стоимость материалов, и влияет на себестоимость и отчетность. Ошибка в счете — самая частая причина неверных данных в управленческом и бухгалтерском учете.
| Ситуация | Типовой счет | Аналитика |
|---|---|---|
| Материалы в основное производство | 20.01 | Подразделение, номенклатурная группа, статья затрат |
| Общепроизводственные нужды цеха | 25 | Подразделение, статья затрат |
| Хозяйственные и офисные расходники | 26 | Подразделение, статья затрат |
| Материалы для торговой деятельности | 44.01 | Статья затрат |
| Испорта, недостача, потери | 94 | С последующим решением о взыскании или списании |
Статья затрат должна иметь правильный вид расхода: для прямых материальных — «Материальные расходы», для общехозяйственных — соответствующий косвенный вид. От этого зависит закрытие месяца и расчет себестоимости.
Как выбрать счет списания
Списание в производство и по инвентаризации
Передача материалов в производство
Если материалы передаются под конкретный выпуск, в «Требовании-накладной» укажите номенклатурную группу выпускаемой продукции. Тогда при закрытии месяца регламентная операция «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» распределит материальные затраты в себестоимость готовой продукции.
В 1С:ERP и КА для производственного списания применяется документ «Производство без заказа» или распределение материалов на этапы — там материалы списываются в составе выпуска, а не отдельной накладной.
Списание по результатам инвентаризации
Недостачу оформляют документом «Инвентаризация товаров на складе» (раздел «Склад»). Заполните документ по остаткам кнопкой «Заполнить», внесите фактические количества — программа покажет расхождения. На основании инвентаризации создайте «Списание товаров» для недостачи или «Оприходование товаров» для излишков.
Документ «Списание товаров» формирует проводку Дт 94 — Кт 10. Дальнейшая судьба суммы решается отдельно: взыскание с виновного лица (Дт 73.02) или списание на прочие расходы (Дт 91.02) по решению руководства.
Проверка результата после списания
Первичный контроль — проводки документа. Кнопка «Дт/Кт» показывает, какие записи сформированы: корреспонденция счетов, суммы, заполнение аналитики (подразделение, статья затрат, номенклатурная группа). Пустая аналитика — признак того, что закрытие месяца пройдет с ошибками.
Второй уровень — отчеты. Сформируйте «Оборотно-сальдовую ведомость по счету» 10 за период: оборот по кредиту должен совпасть с суммой списаний, а конечные остатки — быть положительными или нулевыми. Отчет «Анализ счета» по счету затрат покажет, что сумма дошла до нужного счета с правильной аналитикой.
Третий уровень — складской отчет «Остатки товаров на складах». Количественные остатки по списанным позициям должны уменьшиться ровно на списанное количество. Расхождение количественного и суммового учета — сигнал искать ошибку в документах.
Как проверить результат
Дт счета затрат — Кт 10, аналитика заполнена
Пустое подразделение или статья затрат, неверный счет
Остатки положительные, кредитовый оборот равен сумме списаний
Отрицательные остатки по позициям
Количество уменьшилось на списанное
Остаток не изменился или ушел в минус
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространенная ошибка — списание «задним числом» после закрытия периода. Это ломает уже рассчитанную себестоимость и требует повторного закрытия месяца. Если списание относится к прошлому периоду, согласуйте с бухгалтерией перепроведение закрытия месяца.
Вторая ошибка — списание одним документом материалов с разным назначением на один счет затрат. Разделяйте документы: производственные материалы — на 20.01, хозяйственные — на 26. Иначе себестоимость продукции завышается, а управленческая отчетность искажается.
Третья группа проблем — незаполненная аналитика. Если не указать номенклатурную группу при списании на 20.01, затраты «повиснут» как нераспределенные, и закрытие месяца выдаст ошибку или сформирует неверную себестоимость.
Частые вопросы по списанию материалов в 1С
Чем отличается «Требование-накладная» от «Списания товаров»?
«Требование-накладная» списывает материалы в затраты (счета 20, 25, 26, 44) — это плановая передача в производство или на хознужды. «Списание товаров» применяется для выбытия по инвентаризации, порчи, недостачи — проводка идет на счет 94 или 91.02. Выбирайте документ по экономическому смыслу операции.
Документ не проводится с ошибкой «не хватает остатка» — что делать?
Сформируйте ОСВ по счету 10 с отбором по складу и позиции. Возможные причины: материал оприходован на другой склад, поступление проведено более поздней датой, чем списание, или количество в документе больше фактического остатка. Исправьте дату, склад или количество — не отключайте контроль остатков.
Как списать канцелярию и хозтовары для офиса?
Оприходуйте их документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» на счет 10.06 или 10.09, затем оформите «Требование-накладную» со счетом затрат 26 и статьей общехозяйственных расходов. Альтернатива для малоценных позиций — учет сразу на затратах при поступлении без захода на склад, если это допускает учетная политика.
Нужно ли распечатывать требование-накладную?
Унифицированная форма М-11 не обязательна — организация вправе использовать форму из 1С или собственный бланк, утвержденный в учетной политике. Печатная форма доступна по кнопке «Печать» в документе. Подписи материально ответственных лиц на бумажном экземпляре нужны, если документооборот в компании бумажный.
Как отменить ошибочное списание?
Если период открыт — распроведите или пометьте документ на удаление. Если период закрыт и отчетность сдана, создайте сторнирующий документ текущей датой (в 1С:Бухгалтерии — «Операция, введенная вручную» со сторно-проводками, либо корректировочный документ). После исправления в закрытом периоде потребуется повторное закрытие месяца.
Почему сумма списания отличается от цены последнего поступления?
1С рассчитывает стоимость списания по методу, заданному в учетной политике — обычно ФИФО или по средней. При ФИФО списывается стоимость самых ранних партий, при средней — средневзвешенная цена остатка. Проверить расчет можно отчетом «Карточка счета» 10 по конкретной позиции.
Что важно запомнить
Материалы списывают «Требованием-накладной» с верным счетом затрат и заполненной аналитикой, недостачу — через инвентаризацию и счет 94. Результат всегда проверяйте тремя способами: проводки документа, ОСВ по счету 10 и складской отчет по остаткам.