Как списать просроченный товар в 1С 8.3: документы и проводки

Просроченный товар нельзя продать, но он продолжает числиться на складе и искажает остатки, себестоимость и отчетность. В 1С 8.3 (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) для такой операции предусмотрен стандартный документ «Списание товаров», который формирует проводки автоматически. Главная задача бухгалтера — правильно выбрать счет списания, статью затрат и корректно отразить операцию в налоговом учете.

До того как оформлять документ в программе, нужно завершить «бумажную» часть: провести инвентаризацию, составить акт о порче товара (например, по форме ТОРГ-15 или ТОРГ-16) и получить решение руководителя о списании. Без этих первичных документов списание в учете не имеет основания, а расходы рискуют быть не принятыми налоговой инспекцией.

Ниже разобран полный цикл операции: подготовка, создание документа, проводки в бухгалтерском и налоговом учете, восстановление НДС и контроль результата.

Что подготовить перед списанием в 1С

Списание в программе — это отражение уже свершившегося факта хозяйственной жизни. Прежде чем проводить документ, убедитесь, что выполнены организационные шаги: назначена инвентаризационная комиссия, проведен пересчет остатков на складе, выявленный просроченный товар отделен от годного и оприходован акт о порче.

Акт о порче (ТОРГ-15 для повреждения, ТОРГ-16 для товаров с истекшим сроком годности или разработанная самостоятельно форма) должен содержать наименование товара, количество, цену, сумму и причину списания. Форма утверждается в учетной политике организации. Именно этот документ будет основанием для проводок и подтверждением расходов перед налоговой.

Дополнительно проверьте настройки учетной политики в 1С: метод оценки МПЗ (ФИФО или по средней), включенный налоговый учет, счета учета товаров. От этого зависит, какую себестоимость программа подставит при списании.

Где в 1С 8.3 находится документ списания

В «1С:Бухгалтерии 8.3» документ называется «Списание товаров» и находится в разделе «Склад» → «Списание товаров» (в некоторых релизах — «Покупки» → «Списание товаров»). Если документа нет в интерфейсе, откройте его через «Все функции» или проверьте права пользователя.

В «1С:Управление торговлей 11» и «Комплексной автоматизации» используется документ «Списание товаров» (или «Списание недостач товаров») в разделе «Склад и доставка». Там логика похожая, но дополнительно задается складское распоряжение и статус ордерного склада, если он используется.

Перед созданием документа полезно сформировать отчет «Остатки товаров на складах» и сверить фактическое количество просроченной продукции с учетным. Расхождения сначала оформляются инвентаризацией, иначе списание пройдет по неверным количествам.

Пошаговое оформление списания товаров

Создайте новый документ «Списание товаров» и заполните шапку: организация, склад, дата (дата акта о порче), документ инвентаризации при наличии. Дата документа должна соответствовать периоду, в котором подписан акт, — это важно для корректного попадания расходов в отчетный период.

В табличной части добавьте номенклатуру просроченного товара, укажите количество. Если ведется учет по сериям и срокам годности, выберите конкретную серию с истекшим сроком — программа подтянет ее себестоимость. Не списывайте товар «общим» количеством без серии, если серийный учет включен: это приведет к отрицательным остаткам по сериям.

На вкладке «Счет списания» или в соответствующих полях укажите счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — это стандартный первый этап. После заполнения проведите документ и откройте «Дт/Кт» для просмотра сформированных проводок.

1. 1
   Проведите инвентаризацию и оформите акт о порче товара (ТОРГ-16 или своя форма)
2. 2
   Откройте «Склад» → «Списание товаров» и создайте новый документ
3. 3
   Заполните шапку: организация, склад, дата акта, основание
4. 4
   Добавьте в табличную часть номенклатуру, серию и количество просроченного товара
5. 5
   Укажите счет списания 94 и статью прочих расходов
6. 6
   Проведите документ и проверьте проводки через кнопку «Дт/Кт»
7. 7
   Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 41 и убедитесь, что остаток уменьшился корректно

Проводки при списании просроченного товара

Типовая схема проводок в бухгалтерском учете выглядит так. На первом этапе стоимость товара переносится на счет недостач: Дт 94 Кт 41 — списана себестоимость просроченного товара. Если виновные лица не установлены или порча произошла по естественным причинам (истечение срока годности), сумма относится на прочие расходы: Дт 91.02 Кт 94.

Если виновник установлен (например, кладовщик нарушил условия хранения), используется проводка Дт 73.02 Кт 94 — сумма отнесена на расчеты с персоналом по возмещению ущерба. Удержание из зарплаты затем отражается стандартно через Дт 70 Кт 73.02.

В налоговом учете стоимость испорченного товара может учитываться в составе прочих расходов как потери от порчи при хранении, но инспекции часто требуют обоснования: акты, приказ, подтверждение, что товар утилизирован, а не реализован. Без пакета документов безопаснее отразить постоянную разницу (ПР), чтобы расход не уменьшал налоговую базу.

НДС при списании просроченного товара

Вопрос восстановления НДС по испорченным товарам — спорный. Официальная позиция контролирующих органов: при выбытии товара по причинам, не связанным с реализацией или безвозмездной передачей в рамках облагаемых операций, ранее принятый к вычету НДС подлежит восстановлению. Судебная практика в ряде случаев встает на сторону налогоплательщиков, но спор с инспекцией требует ресурсов.

Консервативный и безопасный вариант — восстановить НДС. В 1С это делается документом «Восстановление НДС» (раздел «Операции» → «Регламентные операции НДС») либо вручную через «Операции, введенные вручную» с проводкой Дт 91.02 Кт 68.02. Восстановленный налог включается в прочие расходы.

Если организация принимает решение не восстанавливать НДС, зафиксируйте аргументацию письменно (бухгалтерская справка) и будьте готовы обосновать позицию при проверке. Единого безрискового ответа здесь нет — выбор зависит от суммы и готовности к возможному спору.

Маршрут решения

Как выбрать действие по НДС

Сумма восстанавливаемого НДС незначительна и спор нецелесообразенВосстановите НДС проводкой Дт 91.02 Кт 68.02 и включите его в прочие расходы

Сумма существенна и организация готова отстаивать позициюНе восстанавливайте НДС, но подготовьте бухгалтерскую справку с обоснованием и полный пакет документов на списание

Организация на УСН или не является плательщиком НДСВопрос восстановления не возникает — НДС в вычеты не принимался

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения документа сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 41 с детализацией по складам: остаток по списанной номенклатуре должен уменьшиться на списанное количество, отрицательных остатков быть не должно. Затем проверьте счет 94 — по итогам операции он должен закрыться в ноль, если все суммы отнесены на 91.02 или 73.02.

Дополнительно сверьте отчет «Анализ счета 91.02»: там должна появиться статья прочих расходов, указанная в документе списания. Если расходы не отражаются в декларации по налогу на прибыль, проверьте, какая статья затрат выбрана и принимается ли она к налоговому учету.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 41 по складу

Норма

Остаток уменьшился на списанное количество, минуса нет

Тревожный признак

Отрицательный остаток или остаток не изменился

Обороты по счету 94

Норма

Счет закрыт в ноль после отнесения на 91.02 или 73.02

Тревожный признак

Висит сальдо — сумма не отнесена на расходы или виновника

Анализ счета 91.02

Норма

Есть запись по статье прочих расходов на сумму списания

Тревожный признак

Записи нет или статья не принимается к НУ без умысла

Книга продаж / регистры НДС

Норма

Восстановленный НДС отражен, если принято такое решение

Тревожный признак

НДС не восстановлен, хотя учетная политика это предполагает

FAQ: частые вопросы по списанию просроченного товара

Можно ли списать просроченный товар без инвентаризации?

Формально документ «Списание товаров» в 1С проведется и без документа инвентаризации, но для целей налогового учета основанием расходов служит именно акт, составленный по итогам инвентаризации или при выявлении порчи. Практичный минимум — приказ руководителя и акт о порче с подписями комиссии.

Какую статью расходов выбрать при списании на 91.02?

Обычно создают статью прочих доходов и расходов вида «Потери от порчи ценностей» или «Списание товаров с истекшим сроком годности». В настройках статьи укажите, принимается ли расход к налоговому учету: если документальное подтверждение полное — принимается, если есть сомнения — оставьте непринимаемым, чтобы программа сформировала постоянную разницу.

Что делать, если товар списан, а потом часть удалось вернуть поставщику?

Нужно сторнировать списание на возвращаемое количество и оформить стандартный документ «Возврат товаров поставщику». Оформлять возврат без сторнирования списания нельзя — товара уже нет на остатках, и документ возврата не проведется корректно.

Как списать просроченный товар в 1С:Розница?

В «1С:Рознице» используется документ «Списание товаров» в разделе «Склад». После проведения данные синхронизируются с бухгалтерской программой при настроенном обмене, где и формируются проводки Дт 94 Кт 41 и Дт 91.02 Кт 94. Проверьте, что в настройках обмена корректно сопоставлены статьи расходов.

Нужно ли как-то отражать утилизацию списанного товара?

После списания товар снят с баланса, но факт его уничтожения желательно подтвердить: актом утилизации собственными силами или актом приема-передачи специализированной организации. Это закрывает вопрос о том, что товар действительно выбыл, а не был продан без отражения выручки.

Можно ли списать просрочку на расходы будущих периодов?

Нет, это методологически неверно: потери от порчи признаются расходом единовременно в периоде выявления и утверждения акта. Счет 97 применяется для затрат, связанных с будущими доходами, а испорченный товар дохода уже не принесет.