Как списать подотчетные суммы в 1С

Подотчетные суммы считаются закрытыми, когда сотрудник отчитался авансовым отчетом, вернул неизрасходованный остаток в кассу или когда задолженность официально списана по решению руководства. В 1С для каждого из этих сценариев предусмотрен отдельный документ, и ошибка в выборе документа приводит к «зависшим» остаткам на счете 71 и расхождениям в отчетности.

Ниже разобраны все рабочие способы закрытия подотчетных сумм в 1С:Бухгалтерии 8.3: от штатного авансового отчета до списания безнадежной задолженности уволенного сотрудника. Действия актуальны для типовой конфигурации; в отраслевых решениях названия документов могут немного отличаться.

Перед списанием обязательно проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 в разрезе сотрудников — именно она показывает, кто и сколько должен организации или наоборот. Без этой проверки легко списать сумму дважды или по ошибке закрыть задолженность не того сотрудника.

Проверка остатков по счету 71 перед списанием

Любое списание начинается с анализа задолженности. Откройте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (раздел «Отчеты»), укажите счет 71 и установите группировку по субконто «Работники организации». Дебетовое сальдо означает, что сотрудник должен организации, кредитовое — что организация должна сотруднику (перерасход).

Дополнительно полезен отчет «Анализ субконто» по виду «Работники организации» за длительный период: он покажет «висящие» суммы, по которым давно не было движения. Именно такие старые остатки чаще всего требуют списания через инвентаризацию расчетов.

Зафиксируйте суммы по каждому сотруднику до начала операций. После списания сформируйте ОСВ повторно и сравните — сальдо по обработанному сотруднику должно обнулиться или уменьшиться ровно на списанную сумму.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 71 после списания

Норма

Сальдо по сотруднику равно нулю или уменьшилось на сумму операции

Тревожный признак

Остаток не изменился или появился с противоположным знаком

Карточка счета 71 по сотруднику

Норма

Видны проводки списания с корректной корреспонденцией

Тревожный признак

Проводок нет или счет корреспонденции не соответствует сути операции

Списание через авансовый отчет

Штатный и самый частый способ — документ «Авансовый отчет». Он находится в разделе «Покупки» → «Авансовые отчеты» (в некоторых релизах — «Банк и касса»). Создайте новый документ, выберите сотрудника — программа автоматически подтянет выданные ему авансы.

На вкладке «Авансы» проверьте сумму полученных средств. На вкладке «Оплата» отразите расходы по подтверждающим документам: чекам, БСО, накладным. Для каждой строки укажите счет затрат (10, 26, 44, 60 и т.д.) — от этого зависит корректность проводок. Если сотрудник купил товары или материалы, используйте вкладку «Товары», если оплатил услуги — «Оплата».

После проведения документа программа сформирует проводки в дебет счетов затрат или расчетов и в кредит счета 71. Откройте результат кнопкой «Дт/Кт» и убедитесь, что зачет аванса прошел корректно. Если сумма расходов меньше аванса — остаток останется дебетовым сальдо по сотруднику и подлежит возврату.

1. 1
   Откройте Покупки → Авансовые отчеты → Создать
2. 2
   Выберите сотрудника и проверьте подтянутые авансы на вкладке «Авансы»
3. 3
   Заполните расходы на вкладках «Оплата» или «Товары» с указанием счетов затрат
4. 4
   Проведите документ и проверьте проводки через кнопку Дт/Кт
5. 5
   Сформируйте ОСВ по счету 71 и убедитесь в уменьшении задолженности

Возврат неизрасходованной суммы в кассу

Если сотрудник потратил меньше выданного, остаток он обязан вернуть в кассу. В 1С это оформляется документом «Приходный кассовый ордер» (Банк и касса → Кассовые документы → Приходный кассовый ордер) с видом операции «Возврат от подотчетного лица».

Укажите сотрудника, сумму и проверьте, что в проводках отражена корреспонденция Дт 50.01 — Кт 71.01. После проведения задолженность сотрудника закроется. Возврат возможен и на расчетный счет — тогда используется документ «Поступление на расчетный счет» с аналогичным видом операции.

Обратите внимание на сроки: по правилам ведения кассовых операций сотрудник обязан отчитаться по авансу в срок, установленный руководителем организации. Новый аванс нельзя выдавать, пока сотрудник не отчитался по предыдущему — это требование стоит контролировать внутренним регламентом.

Удержание из заработной платы

Если сотрудник не вернул неизрасходованный остаток добровольно, сумму можно удержать из зарплаты — но только с согласия работника и в пределах ограничений по удержаниям. В 1С:Бухгалтерии для этого создается «Операция, введенная вручную» (Операции → Операции, введенные вручную) с проводкой Дт 70 — Кт 71.01 на сумму удержания.

В 1С:ЗУП удержание оформляется штатно через документы удержаний, после чего данные синхронизируются с бухгалтерской программой. Важно помнить: общий размер удержаний из зарплаты ограничен трудовым законодательством, поэтому крупную сумму придется удерживать частями в течение нескольких месяцев.

Списание задолженности уволенного сотрудника

Самая сложная ситуация — сотрудник уволился, не отчитавшись по авансу. Сначала проведите инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами: в 1С это документ «Инвентаризация расчетов» (раздел «Операции») либо оформляется актом произвольной формы с отражением результатов в учете.

Если задолженность признана безнадежной (истек срок исковой давности, взыскание невозможно), она списывается на прочие расходы проводкой Дт 91.02 — Кт 71.01. Операция оформляется документом «Операция, введенная вручную». В налоговом учете безнадежная дебиторка списывается за счет резерва по сомнительным долгам, если он создавался, либо напрямую во внереализационные расходы.

До списания зафиксируйте попытки взыскания: претензионное письмо сотруднику, приказ руководителя о списании, акт инвентаризации. Без документального обоснования налоговая может снять расходы при проверке.

Списание перерасхода по подотчету

Обратная ситуация — сотрудник потратил больше выданного, и организация должна ему разницу. Перерасход подтверждается тем же авансовым отчетом: на вкладке «Итого» документ покажет сумму к выдаче сотруднику.

Выплата перерасхода оформляется «Расходным кассовым ордером» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу» либо перечислением на карту через «Списание с расчетного счета». Проводка будет Дт 71.01 — Кт 50.01 (51), что закроет кредитовое сальдо по сотруднику.

Типичные ошибки и контроль

Удобно раз в месяц формировать ОСВ по счету 71 и рассылая списки должников руководителям подразделений. Регулярный контроль сроков отчетности сокращает объем безнадежных сумм, которые потом приходится списывать через инвентаризацию.

Частые вопросы

Можно ли списать подотчетную сумму, если сотрудник потерял все чеки?

Нет, расходы без подтверждающих документов не принимаются. Сотрудник должен либо восстановить документы (дубликаты чеков, справки гостиницы), либо вернуть сумму в кассу, либо она удерживается из зарплаты с его согласия.

Что делать, если авансовый отчет проведен, а сальдо по 71 счету не закрылось?

Проверьте вкладку «Авансы»: программа могла не зачесть аванс, если документ выдачи оформлен после даты авансового отчета или на другую организацию. Также откройте карточку счета 71 и найдите «лишние» операции вручную, которые разбалансировали субконто.

Через какое время подотчетная задолженность считается безнадежной?

Общий срок исковой давности составляет три года с момента, когда сотрудник должен был отчитаться или вернуть деньги. До истечения срока списание возможно только при невозможности взыскания (ликвидация должника, отмена судебного акта), что к подотчетным лицам применяется редко.

Как списать подотчет в валюте?

Авансовый отчет оформляется в валюте выдачи с пересчетом по курсу. Курсовые разницы по расчетам с подотчетными лицами в бухгалтерском учете не возникают после выдачи аванса, но в налоговом учете пересчет обязателен — проверьте настройки учетной политики.

Можно ли выдать новый аванс, если сотрудник не отчитался по предыдущему?

Формально закон не запрещает, но это нарушает порядок ведения кассовых операций и создает риск невозврата. В 1С блокировки нет, поэтому контроль ведется вручную через ОСВ по счету 71 и внутренний регламент.

Нужно ли начислять НДФЛ при списании долга уволенного сотрудника?

Если организация прощает задолженность, у бывшего сотрудника возникает доход. Работодатель как налоговый агент должен сообщить в налоговую о невозможности удержать НДФЛ, подав соответствующие сведения. Дата получения дохода и порядок отражения зависят от основания списания.