Учет и Финансы · 12 мин
Как списать макулатуру в 1С
Как оприходовать и списать макулатуру в 1С:Бухгалтерия 8.3: документы, счета учёта, реализация вторсырья, проводки, НДС и типичные ошибки бухгалтера.
Макулатура в учёте организации — это не «мусор», а материальная ценность: отработанная бумага, архивные документы с истекшим сроком хранения, испорченная печатная продукция. Пока она числится в учёте, её нельзя просто вывезти — нужен документ, отражающий списание или реализацию. В 1С:Бухгалтерии 8.3 весь цикл занимает несколько документов: оприходование, списание со счёта учёта материалов и, при сдаче в заготовительную организацию, реализация.
Ключевая развилка — откуда взялась макулатура. Если это отходы от собственной деятельности (испорченные бланки, черновики, упаковка), их сначала оприходуют как вторичное сырьё. Если это списанные архивные документы, которые в учёте не числились, их просто приходуют по акту уничтожения. Дальше сценарий один: макулатура либо списывается на расходы при безвозмездной вывозке, либо продаётся заготовителю как обычный товар.
Ниже разобраны оба сценария для 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) с точными названиями документов, счетами и проверками результата. Логика применима и к 1С:Управление нашей фирмой, и к 1С:ERP — отличаются только названия документов.
Определите, какой у вас случай: отходы или архив
Порядок в 1С зависит от происхождения бумаги. Отходы производства и офисной деятельности — использованная бумага, обрезки, испорченная печатная продукция — возникают в процессе работы и оприходуются по условной (оценочной) стоимости. Обычно берут цену возможной реализации, то есть тариф заготовительной организации за килограмм или тонну.
Архивные документы с истекшим сроком хранения — отдельная история. Их нельзя уничтожать самовольно: требуется акт о выделении к уничтожению, согласованный с архивной комиссией, а для документов по личному составу — ещё и проверка сроков хранения. Бухгалтерские документы, по которым не закончился срок хранения (обычно не менее пяти лет), уничтожать нельзя в принципе.
Третий случай — макулатура как отход от списания основных средств или материалов: например, картонная упаковка от полученного товара. Её тоже оприходуют, но корреспонденция счетов будет другой — кредитуется не расходный счёт, а прочие доходы.
Оприходуйте макулатуру на склад
До момента списания макулатура должна числиться в учёте. В 1С:Бухгалтерии 8.3 используйте документ «Оприходование товаров» в разделе «Склад». В шапке укажите склад, на который фактически собирается бумага, и статью доходов «Прочие доходы» с видом прочего дохода.
В табличной части создайте номенклатуру «Макулатура» с видом номенклатуры «Материалы» и единицей измерения — килограмм или тонна. Счёт учёта программа подставит автоматически по настройкам счетов учёта номенклатуры; для прочих материалов это 10.06. Цену укажите оценочную — по тарифу организации, которая принимает вторсырьё. Если тариф неизвестен, допустимо использовать цену из последнего договора с заготовителем.
Проводка документа: Дт 10.06 — Кт 91.01. Это означает, что возник прочий доход в виде оприходованных отходов. Проверьте результат через отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 10.06 с отбором по номенклатуре «Макулатура» — должно появиться дебетовое сальдо в количестве и сумме.
Оформите уничтожение архивных документов
Если списывается архив, первичный документ — акт о уничтожении документов, составленный комиссией. В нём перечисляют дела (по описи), количество, вес и основание — истёкший срок хранения. Акт подписывают члены комиссии, утверждает руководитель.
В 1С этот акт не имеет типового документа, поэтому его хранят как бумажное (или электронное) основание, а в программе отражают только оприходование полученной макулатуры — тем же документом «Оприходование товаров». В поле комментария укажите реквизиты акта комиссии: номер и дату. Это обеспечит связь учётной записи с первичкой при проверке.
Если документы ранее числились за балансом (например, на счёте, где учитывались бланки строгой отчётности), дополнительно оформите списание с забалансового счёта операцией, введённой вручную: кредит забалансового счёта без дебетовой части.
Списание макулатуры без реализации
Когда макулатуру вывозят без оплаты (например, как отходы вместе с мусором или передают безвозмездно), оформляют «Требование-накладную» в разделе «Склад». В табличной части укажите номенклатуру «Макулатура», количество и счёт учёта 10.06.
На закладке «Счёт затрат» выберите счёт списания. Если бумага — отход основной деятельности, логично 91.02 «Прочие расходы» со статьёй прочих расходов, поскольку стоимость была оприходована через доходы. Некоторые организации списывают на 20 или 26 как потери производства — выбор закрепите в учётной политике и придерживайтесь его последовательно.
Проводка: Дт 91.02 — Кт 10.06. Проверьте ОСВ по 10.06: после проведения сальдо по макулатуре должно обнулиться (если списывали всё количество). Остаток без движения означает, что документ не проведён или списано не всё количество.
- 1Оприходуйте макулатуру документом «Оприходование товаров» на счёт 10.06
- 2Получите акт комиссии, если списываются архивные документы
- 3Создайте «Требование-накладную», укажите номенклатуру, количество и склад
- 4На закладке «Счёт затрат» выберите 91.02 и статью прочих расходов
- 5Проведите документ и проверьте ОСВ по 10.06 — сальдо должно обнулиться
- 6Приложите к документу акт вывоза или акт комиссии как основание
Реализация макулатуры заготовительной организации
Если вторсырьё сдаётся за деньги, это обычная реализация. Создайте документ «Реализация (акты, накладные)» в разделе «Продажи» с видом операции «Товары (накладная)». Укажите контрагента-заготовителя, номенклатуру «Макулатура», количество и цену из договора или акта приёма-передачи.
Проводки: Дт 62.01 — Кт 91.01 (выручка как прочий доход, если продажа вторсырья не является основным видом деятельности) и одновременно Дт 91.02 — Кт 10.06 (списание себестоимости). Если реализация макулатуры регулярная и значимая, допустимо отражать выручку по 90.01 — порядок определяется учётной политикой.
По НДС: реализация макулатуры облагается налогом, причём налоговым агентом выступает покупатель-заготовитель, если он приобретает вторсырьё для переработки — тогда в счёте-фактуре ставится отметка «НДС исчисляется налоговым агентом», а продавец налог не начисляет. Если покупатель не является переработчиком, продавец начисляет НДС в общем порядке. Проверьте статус покупателя до выписки документов.
Сравнение вариантов
Подходит при безвозмездном вывозе. Дохода нет, НДС не возникает. Ограничение: нужна статья прочих расходов и обоснование в учётной политике.
Подходит при сдаче за деньги. Возникает выручка и вопрос НДС (налоговый агент у покупателя-переработчика). Требует договора и акта приёма-передачи.
Подходит, если макулатура — давальческое сырьё. Используется «Передача сырья в переработку», собственность не переходит, списания с баланса нет.
Проверка результата и закрытие месяца
После проведения документов сформируйте «Оборотно-сальдовую ведомость по счёту» 10.06 с детализацией по номенклатуре. Норма: количество и сумма по макулатуре обнулились при полном списании либо остаток соответствует фактически хранящемуся на складе объёму. Расхождение количества без суммы (или наоборот) — признак ошибки в цене оприходования.
Проверьте счёт 91: сальдо по субсчетам 91.01 и 91.02 закрывается на 91.09 при закрытии месяца автоматически. Если после закрытия месяца на 91.01 или 91.02 осталось сальдо — операция закрытия не выполнена или есть ошибки в аналитике статей.
Для реализации дополнительно сверьте расчёты с покупателем по 62.01 и поступление оплаты. Если покупатель — налоговый агент, убедитесь, что в книге продаж этой операции у вас нет, а счёт-фактура зарегистрирован с правильным кодом вида операции.
Как проверить результат
Сальдо нулевое или равно фактическому остатку на складе
Количество есть, суммы нет (или наоборот) — ошибка в цене оприходования
Дт 91.02 — Кт 10.06 с заполненной статьёй расходов
Красное сальдо или пустая аналитика статьи затрат
Субсчета 91.01 и 91.02 закрыты на 91.09
Остаток на субсчетах — регламентная операция не выполнена
Счёт-фактура с отметкой о налоговом агенте, расчёты закрыты оплатой
Начислен НДС при покупателе-переработчике или незакрытый долг по 62.01
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — списание макулатуры, которая никогда не оприходовалась. Документ «Требование-накладная» при этом либо не проводится (нет остатка), либо уходит в минус по складу. Решение: всегда начинайте с оприходования и включите в настройках контроль отрицательных остатков.
Вторая ошибка — уничтожение архива без акта комиссии и без проверки сроков хранения. Даже если в 1С всё оформлено правильно, отсутствие первичного акта делает списание необоснованным, а уничтожение документов с неистёкшим сроком — нарушением.
Третья — неверный НДС при реализации: продавец начисляет налог, хотя покупатель-переработчик должен исчислить его как агент, или наоборот. Перед первой сделкой с новым заготовителем уточните его статус и зафиксируйте порядок в договоре.
Особенности в других конфигурациях 1С
В 1С:Управление нашей фирмой оприходование выполняется документом «Оприходование запасов», списание — «Списание запасов», реализация — «Расходная накладная». Логика счетов та же, но аналитика задаётся через категории номенклатуры, а не регистр счетов учёта.
В 1С:ERP и Комплексной автоматизации для производственных отходов есть специализированный механизм: возвратные отходы оформляются в составе производственных документов с указанием статьи калькуляции. Для офисной макулатуры достаточно документов «Оприходование излишков» и «Внутреннее потребление товаров».
Если конфигурация самописная или сильно доработанная, перед первым списанием проверьте на копии базы: какие проводки формируют документы и не отключён ли контроль остатков. На рабочей базе экспериментировать не стоит.
Что важно запомнить
Порядок всегда один: сначала оприходование макулатуры на 10.06, затем списание через «Требование-накладную» или реализацию. Архив — только после акта комиссии и проверки сроков хранения. При продаже переработчику НДС исчисляет покупатель как налоговый агент. Результат проверяйте по ОСВ счёта 10.06.
Частые вопросы
Можно ли списать макулатуру, не оприходуя её на склад?
Технически «Требование-накладная» без остатка не проведётся при включённом контроле остатков. Даже если контроль отключён, так делать не следует: образуется отрицательный остаток, который потом придётся исправлять. Правильный путь — сначала «Оприходование товаров», затем списание.
По какой цене оценивать макулатуру при оприходовании?
По цене возможной реализации — обычно это тариф заготовительной организации за килограмм или тонну. Если договора ещё нет, используйте цену из предыдущих сделок или публичные расценки местных приёмщиков вторсырья. Произвольная завышенная оценка искажает прочие доходы.
Кто платит НДС при продаже макулатуры?
Если покупатель приобретает вторсырьё для переработки, он выступает налоговым агентом и исчисляет НДС сам; продавец выставляет счёт-фактуру с отметкой «НДС исчисляется налоговым агентом». Если покупатель не переработчик, продавец начисляет НДС в общем порядке. Статус покупателя проверяйте до сделки.
Как списать архивные документы, которых нет в учёте?
Документы, не числившиеся как актив, в учёте не списываются — оформляется только акт комиссии об уничтожении. В 1С отражают лишь оприходование полученной макулатуры как прочего дохода со ссылкой на акт в комментарии документа.
На какой счёт списывать макулатуру: 91.02 или 26?
Единого обязательного варианта нет. Логичнее 91.02 «Прочие расходы», поскольку стоимость была оприходована через прочие доходы — тогда операция симметрична. Вариант со счетами 20/26 как потери производства тоже допустим. Выбранный способ закрепите в учётной политике.
Что делать, если после списания на 10.06 осталась сумма без количества?
Это признак разницы между ценой оприходования и ценой списания. Проверьте, что в «Требовании-накладной» списано всё количество, и сравните среднюю цену в карточке счёта. Разницу скорректируйте операцией, введённой вручную, или исправлением цены в документе оприходования с перепроведением списания.