Как списать бой посуды в 1С

Бой посуды — типовая хозяйственная операция в организациях общепита, гостиничном бизнесе и любых компаниях с собственной столовой или комнатой приема пищи. В 1С такая операция оформляется документом списания, но порядок зависит от двух ключевых условий: на каком счете числится посуда (материалы, товары или основные средства) и установлен ли виновник боя.

Если посуда учитывается как материалы на счете 10, списание выполняется документом «Требование-накладная» или «Списание товаров». Если бой произошел по вине конкретного сотрудника, стоимость сначала фиксируется на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а затем относится на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» для взыскания с виновника. Если виновник не установлен или бой укладывается в нормы естественной убыли, потери списываются на расходы.

Ниже разобран порядок действий для 1С:Бухгалтерии 8.3 — самой распространенной конфигурации. Логика в УТ, КА и ERP аналогична, отличаются только названия документов и разделы меню.

Как определить, на каком счете числится посуда

Перед списанием нужно выяснить, как посуда принята к учету. От этого зависит и документ, и проводки. Откройте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 10, 41 и 01 и найдите соответствующую номенклатуру.

Чаще всего встречаются три варианта. Столовая и кухонная посуда невысокой стоимости учитывается на счете 10.01 «Сырье и материалы» или 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». Посуда, закупленная для перепродажи, числится на счете 41 «Товары». Дорогие комплекты (сервизы, банкетные наборы) со сроком службы более 12 месяцев и стоимостью выше лимита, установленного учетной политикой, могут учитываться как основные средства на счете 01.

Отдельно проверьте, не списана ли посуда в расходы сразу при передаче в эксплуатацию. В общепите мелкий инвентарь часто списывают на затраты в момент выдачи в производство — тогда физически разбитая посуда в учете уже не числится, и оформлять документ списания не нужно, достаточно зафиксировать факт боя в оперативном учете или акте.

Оформление акта о бое посуды

До отражения операции в 1С бухгалтерии нужен первичный документ, подтверждающий факт боя. Обычно это акт о бое, ломе и порче посуды, который составляет комиссия с участием материально ответственного лица. Унифицированной обязательной формы для коммерческих организаций нет, поэтому акт оформляется в свободной форме с обязательными реквизитами первичного документа.

В акте указывают дату и место боя, наименование и количество разбитой посуды, причину, данные виновного лица (если оно установлено) и выводы комиссии. Акт подписывают члены комиссии и материально ответственное лицо. Именно этот документ будет основанием для списания в 1С и обоснованием расходов перед налоговой.

Если бой происходит регулярно (в столовых и ресторанах это норма), целесообразно утвердить в учетной политике внутренние нормы естественной убыли на бой посуды. Потери в пределах норм проще обосновать при проверках.

Списание посуды со счета 10 через «Требование-накладную»

Если посуда числится как материалы, бой списывается документом «Требование-накладная». Откройте раздел «Склад» → «Требования-накладные» и создайте новый документ.

На вкладке «Материалы» добавьте разбитую посуду: выберите номенклатуру, укажите количество и склад. Программа подставит учетную стоимость автоматически. На вкладке «Счет затрат» укажите счет списания — именно здесь определяется дальнейшая судьба потерь.

Если виновник не установлен и бой относится к производственным потерям, укажите счет затрат (20, 25, 26 или 44 в зависимости от подразделения) с соответствующей статьей затрат, например «Потери от боя посуды». Если виновник установлен, в качестве счета затрат укажите 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — дальнейшее отнесение на виновника оформляется отдельной операцией.

1. 1
   Составьте и подпишите акт о бое посуды
2. 2
   Откройте «Склад» → «Требования-накладные» → «Создать»
3. 3
   На вкладке «Материалы» добавьте разбитую посуду и количество
4. 4
   На вкладке «Счет затрат» укажите счет: 94 при наличии виновника или 20/26/44 при списании на расходы
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»
6. 6
   Распечатайте требование-накладную и приложите к акту о бое

После проведения документа проверьте движения через кнопку «Дт/Кт». Корректная проводка выглядит как Дт 94 (или счет затрат) — Кт 10.09 (или иной субсчет, где числилась посуда). Если проводка сформировалась с другим счетом кредита, проверьте счет учета номенклатуры в карточке позиции или в настройках счетов учета номенклатуры.

Списание посуды, учтенной как товар или основное средство

Посуда на счете 41

Если разбита посуда, закупленная для перепродажи (например, в магазине при ресторане), используйте документ «Списание товаров» из раздела «Склад». Заполните табличную часть разбитыми позициями, укажите склад и счет списания. Логика та же: счет 94 при наличии виновника или счет расходов при его отсутствии.

Обратите внимание на НДС: если товар с входным НДС списывается из-за порчи, налоговая может оспорить вычет. Безопасный вариант при списании по вине сотрудника — восстановить НДС и отнести его на виновника вместе со стоимостью товара; при списании в пределах норм естественной убыли вычет обычно сохраняется, но позицию стоит закрепить в учетной политике.

Посуда на счете 01

Дорогая посуда, принятая к учету как основное средство, списывается документом «Списание ОС» из раздела «ОС и НМА». В документе укажите объект и причину списания. Программа сформирует проводки по выбытия: списание первоначальной стоимости и накопленной амортизации, а остаточная стоимость уйдет на счет 94 или 91.02.

Не пытайтесь списать основное средство через «Требование-накладную» — документ просто не даст выбрать объект ОС, а попытка обойти это через ручные операции нарушит аналитический учет по инвентарным объектам.

Учет боя по вине сотрудника: счета 94 и 73

Когда виновник установлен и с ним заключен договор о материальной ответственности, стоимость разбитой посуды взыскивается с сотрудника. В 1С цепочка выглядит так: сначала списание на счет 94 (Дт 94 — Кт 10/41), затем отнесение на виновника (Дт 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба» — Кт 94).

Вторая проводка оформляется документом «Операция, введенная вручную» (раздел «Операции» → «Операции, введенные вручную»). В проводке по дебету 73.02 обязательно укажите сотрудника в субконто — без этого расчеты с конкретным виновником отслеживаться не будут.

Далее удержание производится из зарплаты (в пределах ограничений Трудового кодекса по размеру удержаний) либо сотрудник вносит сумму в кассу. Внесение наличными оформляется «Приходным кассовым ордером» с видом операции «Прочий приход» и счетом 73.02. Удержание из зарплаты отражается в документе начисления зарплаты через соответствующее удержание.

Налоговый учет и нормы естественной убыли

В налоговом учете потери от боя посуды признаются по-разному в зависимости от ситуации. Потери в пределах норм естественной убыли включаются в материальные расходы. Недостачи при отсутствии виновных лиц учитываются во внереализационных расходах, но только если факт отсутствия виновных документально подтвержден уполномоченным органом — на практике это требование чаще применяют к хищениям, а для обычного боя посуды в пределах норм достаточно внутреннего акта и приказа руководителя.

Если ущерб возмещает виновник, сумма возмещения признается внереализационным доходом, а списанная стоимость посуды — расходом. В 1С:Бухгалтерии при проведении документов флаги налогового учета (НУ) в проводках заполняются автоматически, но статью затрат с правильным видом расхода для налогового учета нужно выбрать вручную.

Проверка результата после списания

После проведения всех документов сверьте учет. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 10 (или 41) по складу, где произошел бой: остаток по разбитой номенклатуре должен уменьшиться на списанное количество, отрицательных остатков быть не должно.

Проверьте счет 94: после завершения всей цепочки (списание → отнесение на виновника или на расходы) сальдо по нему должно закрыться. Висящий остаток на 94-м счете — признак незавершенной операции. По счету 73.02 сформируйте оборотку в разрезе сотрудников и убедитесь, что долг виновника числится корректно и погашается по мере удержаний.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 10/41 по складу

Норма

Остаток уменьшился на количество разбитой посуды, нет минуса

Тревожный признак

Отрицательный остаток или остаток не изменился

Сальдо по счету 94

Норма

Закрыто после отнесения на виновника или расходы

Тревожный признак

Висит дебетовое сальдо — цепочка не завершена

ОСВ по 73.02 по сотруднику

Норма

Долг виновника отражен и погашается удержаниями

Тревожный признак

Проводка без субконто или сумма не совпадает с актом

Проводки документа списания (Дт/Кт)

Норма

Дт 94/затраты — Кт 10/41 с верной статьей затрат

Тревожный признак

Неверный счет кредита или пустая статья затрат

Часто задаваемые вопросы

Можно ли списать бой посуды без акта, только документом в 1С?

Формально документ в программе проведется, но такой расход не будет подтвержден первичным документом. При налоговой проверке списание без акта с большой вероятностью исключат из расходов. Всегда составляйте акт о бое до ввода документа.

Что делать, если посуда списана в расходы при выдаче в эксплуатацию, а бой произошел позже?

Если стоимость уже отнесена на затраты при передаче в эксплуатацию, в бухгалтерском учете списывать нечего. Факт боя фиксируется только актом и, при необходимости, в забалансовом или оперативном учете (например, на счете МЦ, если он используется для контроля инвентаря в эксплуатации).

Как списать бой посуды в 1С:Управление торговлей или ERP?

Используется документ «Списание товаров» (в ERP — «Списание товаров» из раздела «Склад и доставка» или ордерная схема через «Порчу товаров»). Укажите разбитые позиции, статью расходов и аналитику. При взыскании с виновника дальнейшие проводки оформляются через регламентные операции или вручную, как и в Бухгалтерии.

Нужно ли восстанавливать НДС при списании разбитой посуды?

Однозначной нормы нет. Безопасный подход: при списании по вине сотрудника восстановить НДС и отнести его на виновника; при списании в пределах норм естественной убыли вычет обычно сохраняют. Выбранную позицию закрепите в учетной политике, при значимых суммах проконсультируйтесь с аудитором.

Сотрудник отказывается возмещать ущерб — как отразить это в 1С?

Пока идет разбирательство, сумма остается на счете 94. Если взыскание невозможно и это подтверждено документально, потеря списывается с 94-го на 91.02 проводкой через «Операцию, введенную вручную». В налоговом учете такой расход принимается только при документальном подтверждении отсутствия виновных лиц.

Как списать бой посуды в общепите, где бой — ежедневная норма?

Утвердите приказом внутренние нормы боя и бития посуды, ведите журнал учета боя и списывайте потери суммарно за период (обычно за месяц) одним документом на основании сводного акта. Сверхнормативный бой относите на виновных лиц через счета 94 и 73.