Как списать бланки строгой отчетности в 1С

Бланки строгой отчетности (БСО) — это документы, которые заменяют кассовый чек при оказании услуг населению: квитанции, путевки, абонементы, билеты. Несмотря на повсеместный переход на онлайн-кассы, у многих организаций на учете остаются запасы бумажных БСО, и периодически их требуется списать — из-за порчи, утери, истечения срока хранения или отмены формы бланка.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 БСО учитываются за балансом на счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (обычно по 1 рублю за бланк или по стоимости изготовления). Списание оформляется документом «Списание материалов» либо через инвентаризацию, а основанием служит акт о списании, утвержденный руководителем. Ниже разобран полный цикл: от проверки остатков до контроля проводок.

Порядок действий одинаков для типовых конфигураций 1С:Бухгалтерия 8.3 (ред. 3.0). Если у вас отраслевое решение или самописная конфигурация, названия документов могут отличаться, но логика — инвентаризация, акт, снятие с забалансового учета — сохраняется.

Проверьте остатки БСО перед списанием

Прежде чем оформлять списание, убедитесь, что данные учета совпадают с фактическим наличием бланков. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 006: раздел «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету». В настройках укажите счет 006 и период. Отчет покажет, какие номенклатурные позиции БСО числятся и в каком количестве.

Если учет БСО ведется по номерам и сериям (так делают типографские бланки), дополнительно проверьте регистры, где хранится нумерация. В типовой бухгалтерии аналитика по номерам обычно не ведется — бланки учитываются как обычная номенклатура, поэтому номера фиксируют в акте списания вручную.

Проведите фактический пересчет бланков у материально ответственного лица. Расхождения между учетными данными и фактом — отдельная ситуация: недостача оформляется через инвентаризацию, а не простым списанием, и может повлечь взыскание с виновного лица.

Контрольные точки

Как проверить готовность к списанию

ОСВ по счету 006

Норма

Количество по учету совпадает с фактическим пересчетом

Тревожный признак

Есть расхождения — сначала инвентаризация

Номера бланков

Норма

Диапазоны номеров списываемых бланков зафиксированы

Тревожный признак

Номера неизвестны — акт будет оспорим

Причина списания

Норма

Есть документальное основание (приказ, акт порчи)

Тревожный признак

Причина не зафиксирована — риск вопросов при проверке

Определите основание и подготовьте акт о списании

Списание БСО всегда требует документального основания. Типовые причины: механическая порча (залитие, рваные бланки), брак при заполнении, устаревшая форма бланка, прекращение деятельности, по которой бланк использовался, истечение сроков хранения после завершения учета.

Составьте акт о списании БСО в произвольной форме, но с обязательными реквизитами: наименование организации, дата, состав комиссии, наименование и номера бланков, количество, причина списания, подписи членов комиссии и руководителя. Для бланков с номерами указывайте диапазоны — это ключевой реквизит, который подтверждает, что списаны именно эти экземпляры, а не выданные клиентам.

Испорченные и бракованные бланки обычно уничтожаются (сжигаются или сдаются на переработку), о чем в акте делается отметка. Хранить списанные бланки «про запас» не следует — это создает риск их неправомерного использования.

Оформите списание документом в 1С

В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 (ред. 3.0) для списания БСО используется документ «Списание материалов»: раздел «Склад» → «Списание материалов» (в некоторых интерфейсах — «Производство» → «Списание материалов»). Создайте новый документ и заполните его.

На вкладке «Материалы» добавьте номенклатуру БСО, укажите количество списываемых бланков. Ключевой момент — счет учета: в колонке «Счет» выберите 006 «Бланки строгой отчетности». Если в карточке номенклатуры по умолчанию стоит другой счет (например, 10.01), исправьте его вручную в строке документа, иначе списание уйдет на затраты вместо снятия с забаланса.

В поле «Статья затрат» и «Подразделение» укажите данные по правилам вашей учетной политики. Для забалансового счета затратная аналитика не обязательна, но документ может требовать ее заполнения формально. Проведите документ и проверьте движения кнопкой «Дт/Кт».

1. 1
   Проведите пересчет бланков и оформите акт о списании с номерами
2. 2
   Откройте «Склад» → «Списание материалов», создайте документ
3. 3
   Добавьте номенклатуру БСО и количество, укажите счет 006
4. 4
   Проведите документ и откройте проводки кнопкой «Дт/Кт»
5. 5
   Проверьте: должна быть кредитовая запись по счету 006 на сумму списания
6. 6
   Сформируйте ОСВ по счету 006 и убедитесь, что остаток уменьшился корректно

Альтернатива: списание через инвентаризацию

Если списание связано с недостачей или вы списываете большой ассортимент бланков по итогам ревизии, удобнее пройти через документ «Инвентаризация товаров»: раздел «Склад» → «Инвентаризация товаров». Заполните документ остатками по учету кнопкой «Заполнить», внесите фактическое количество — программа сама рассчитает расхождения.

На основании инвентаризации создайте документ списания. Преимущество этого пути — автоматическая фиксация расхождений и корректная печатная форма инвентаризационной описи, которую можно приложить к акту. Недостаток — для счета 006 в типовой конфигурации инвентаризация может не подтягивать забалансовые остатки, тогда потребуется ручной ввод или отдельный документ списания.

Сравнение способов списания

Списание материалов

Подходит для планового списания испорченных и устаревших бланков. Быстро, но не фиксирует недостачу как расхождение.

Через инвентаризацию

Подходит при ревизии и недостаче. Формирует опись и расхождения, но для счета 006 может требовать ручной доработки.

Операция, введенная вручную

Универсальный вариант для нестандартных случаев — проводка Кт 006 вводится напрямую. Требует понимания учета, легко ошибиться в аналитике.

Проверьте проводки и остатки после списания

Правильное списание БСО отражается единственной записью: кредит счета 006 на стоимость списанных бланков в условной оценке. Никаких дебетовых проводок на счета затрат (20, 26, 44) при списании с забаланса быть не должно — если они появились, значит, в документе указан неверный счет, и бланки списались как обычные материалы.

После проведения сформируйте ОСВ по счету 006 за период списания. Оборот по кредиту должен совпадать с количеством и суммой по акту, а конечное сальдо — с фактическим остатком бланков. Если БСО учитывались в разной оценке (например, по фактической стоимости изготовления), сверьте и суммы, а не только количество.

Налоговых последствий списание БСО с забалансового счета не создает: расходы на изготовление бланков были признаны раньше — при их приобретении. Само списание лишь снимает объекты с контрольного учета.

Особые ситуации: утрата, уничтожение, переход на онлайн-кассу

При массовом списании устаревших бланков после перехода на онлайн-кассу действуйте по общей схеме, но в акте укажите причину «прекращение использования БСО в связи с применением ККТ». Такие партии часто крупные, поэтому акт лучше дополнить описями по каждому виду бланка с номерными диапазонами.

Если бланки утрачены (пожар, затопление, хищение), к акту приложите подтверждающие документы: справку МЧС, акт о затоплении, заявление в полицию. Без них списание останется «просто недостачей» со всеми последствиями для материально ответственного лица.

В конфигурациях с расширенным учетом БСО (например, отраслевых решениях для медицины или ЖКХ) списание может выполняться специализированным документом с указанием серий и номеров. Проверьте разделы «БСО» или «Строгая отчетность» в вашей конфигурации, прежде чем использовать универсальное «Списание материалов».

Маршрут решения

Как выбрать сценарий

Бланки испорчены или устарели, количество сходится с учетомОформите акт и спишите документом «Списание материалов» со счетом 006

Фактическое количество меньше учетногоПроведите инвентаризацию, получите объяснения МОЛ, затем списывайте недостачу

В конфигурации есть специализированный учет БСО по номерамИспользуйте штатный документ списания БСО из отраслевого раздела

Стандартные документы не работают со счетом 006Введите «Операцию, введенную вручную» с проводкой Кт 006 и сохраните акт как основание

Частые вопросы

На каком счете учитываются БСО в 1С:Бухгалтерии?

На забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». Учет ведется в условной оценке — по номиналу в 1 рубль за бланк или по фактической стоимости изготовления, выбранный способ закрепляется в учетной политике.

Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченных БСО?

При списании испорченных или устаревших бланков в пределах обычной хозяйственной деятельности восстановление НДС, как правило, не требуется. При недостаче и хищении позиция менее однозначна — безопаснее зафиксировать причины документально и при необходимости проконсультироваться со специалистом по налоговому учету.

Что делать, если документ «Списание материалов» не дает выбрать счет 006?

Проверьте настройку счетов учета номенклатуры для карточки БСО. Если счет недоступен для выбора в документе, используйте «Операцию, введенную вручную» (раздел «Операции») и сформируйте проводку по кредиту 006 с нужной аналитикой напрямую.

Можно ли списать БСО задним числом?

Технически — да, но дата документа должна соответствовать дате акта о списании. Проведение документа в закрытом периоде потребует пересчета итогов и может изменить уже сданную отчетность, поэтому корректнее оформлять списание текущей датой с актом текущей даты.

Как списать БСО, если организация полностью перешла на онлайн-кассу?

Оформите приказ о прекращении использования БСО, проведите инвентаризацию остатков бланков, составьте акт на списание и уничтожение с указанием номерных диапазонов, затем снимите остатки со счета 006 документом списания в 1С.

Кто должен подписывать акт о списании БСО?

Комиссия, назначенная приказом руководителя: обычно это представитель бухгалтерии, материально ответственное лицо и еще один сотрудник. Акт утверждает руководитель организации. Материально ответственное лицо не должно единолично оформлять списание подконтрольных ему бланков.