Учет и Финансы · 7 мин
Как провести самозанятого в 1С
Как оформить и провести выплаты самозанятому в 1С: договор ГПХ, акты, чек из «Мой налог», проводки и типичные ошибки бухгалтера.
Самозанятый — это физическое лицо, применяющее налог на профессиональный доход (НПД). Для бухгалтера работа с таким контрагентом отличается от обычного договора ГПХ: не нужно удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы, но обязательно получать от исполнителя чек из приложения «Мой налог» и хранить его как подтверждение расхода.
В программах 1С (Бухгалтерия 8, ЗУП, УНФ) самозанятый оформляется как физическое лицо — контрагент с договором гражданско-правового характера. Корректность отражения зависит от того, как настроен договор, какой документ используется для начисления и как проводится оплата. Ошибка в этих настройках приводит к лишнему начислению взносов или к тому, что расход не принимается в налоговом учёте.
Что проверить до того, как провести самозанятого в 1С
До внесения документов убедитесь, что исполнитель действительно применяет НПД. Попросите справку о постановке на учёт в качестве самозанятого — её можно сформировать в приложении «Мой налог». Дополнительно статус проверяется на сайте ФНС по ИНН исполнителя. Если человек утратил статус плательщика НПД, выплата ему облагается НДФЛ и взносами как обычный доход физлица.
Второй обязательный шаг — договор. С самозанятым заключают гражданско-правовой договор (оказания услуг, подряда, авторского заказа). В договоре фиксируют, что исполнитель является плательщиком НПД и обязуется предоставить чек из «Мой налог». Это защищает компанию, если статус исполнителя изменится в момент расчёта.
Как завести самозанятого в справочниках 1С
В 1С:Бухгалтерии 8 самозанятого создают в разделе «Справочники» → «Контрагенты» с видом «Физическое лицо». Заполните ФИО, ИНН (у самозанятого он есть всегда — это его личный ИНН), данные документа. Отдельного типа «самозанятый» в типовой конфигурации нет, поэтому статус фиксируют в договоре и в комментарии к карточке.
Далее создайте договор с контрагентом. Вид договора — «С поставщиком» (в Бухгалтерии) с указанием, что это договор ГПХ. В 1С:ЗУП применяют справочник «Сотрудники» либо документы договоров подряда в разделе «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)», где для плательщика НПД отключают обложение взносами и НДФЛ.
- 1Создайте контрагента с видом «Физическое лицо», укажите ФИО и ИНН.
- 2Заведите договор ГПХ, в наименовании отметьте «самозанятый, НПД».
- 3Проверьте, что в договоре не включено обложение НДФЛ и страховыми взносами.
- 4Сохраните справку о постановке на учёт НПД в файлы карточки контрагента.
Как начислить вознаграждение самозанятому
В 1С:Бухгалтерии услуги самозанятого отражают документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги». В табличной части выбирают номенклатуру услуги, счёт затрат (например, 26, 44 или 20 — по правилам учётной политики) и контрагента-физлицо. НДС не выделяется: плательщики НПД не начисляют НДС, поэтому в документе ставка — «Без НДС».
В 1С:ЗУП начисление делают документом «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)» или через «Разовые начисления», если договор оформлен отдельно. Ключевой момент — вид дохода и настройка налогообложения: для самозанятого НДФЛ не исчисляется, взносы не начисляются. Если программа автоматически подтягивает налог, проверьте вид дохода в договоре — он должен исключать обложение.
Как провести оплату самозанятому
Оплату оформляют стандартным документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». В поле получателя выбирают контрагента-физлицо и его договор. Назначение платежа формулируют с указанием договора и акта, например: «Оплата по договору оказания услуг № 5 по акту № 2, НДС не облагается».
Платить можно как на банковскую карту, так и на счёт исполнителя — ограничений по форме расчётов с самозанятыми нет. Важно, чтобы реквизиты принадлежали самому исполнителю: оплата третьему лицу создаёт риск переквалификации и вопросов со стороны банка по 115-ФЗ.
Как проверить результат
Дт счёта затрат — Кт 76 (или 60) с контрагентом-физлицом, без НДС
Выделен НДС или выбран юридический статус контрагента
Налоги не начислены, сумма проходит только в учёте расходов
Программа исчислила НДФЛ 13% или взносы
Чек на имя компании с ИНН, сумма совпадает с выплатой
Чек отсутствует, выдан физлицу или на другую сумму
Проводки и отражение в учёте
Типовой набор проводок при работе с самозанятым: начисление вознаграждения — Дт 20 (26, 44) Кт 76.05 (или 60) на сумму акта; оплата — Дт 76.05 Кт 51. В налоговом учёте сумма включается в расходы при наличии акта и чека. Если компания на УСН «доходы минус расходы», расход признаётся после оплаты.
В отчётность самозанятый не попадает: его не включают в расчёт по страховым взносам, 6-НДФЛ и персонифицированные сведения, поскольку облагаемого дохода для компании-заказчика не возникает. Если самозанятый ошибочно попал в эти отчёты — ищите неверный вид дохода в договоре или документе начисления.
Особые ситуации и ограничения
Самозанятый не может оказывать услуги по трудовым функциям под контролем работодателя, продавать подакцизные товары и работать агентом по ряду операций. Если характер работ фактически трудовой (график, рабочее место, подчинение), договор ГПХ с самозанятым не защитит от переквалификации — в 1С такие выплаты всё равно придётся отражать как зарплату.
Также учитывайте лимит дохода плательщика НПД — он ограничен законодательно. Если исполнитель превысит лимит, он обязан перейти на другой режим, а компании стоит периодически перепроверять его статус, особенно при регулярных крупных выплатах.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли подавать 6-НДФЛ на самозанятого?
Нет. Компания не является налоговым агентом по выплатам плательщику НПД — налог самозанятый платит сам через приложение «Мой налог». В 6-НДФЛ и расчёте по взносам такие выплаты не отражаются.
Что делать, если самозанятый не прислал чек?
Запросите чек до конца отчётного периода. Без чека расход подтверждён только актом и договором, что повышает риск отказа в признании затрат. Если чек не предоставлен, рассмотрите удержание компенсации по условиям договора.
Можно ли оплатить самозанятому наличными?
Да, расчёты наличными не запрещены. В 1С оформляют расходный кассовый ордер с видом операции «Оплата поставщику». Чек из «Мой налог» обязателен независимо от формы расчёта.
Какой счёт использовать для расчётов с самозанятым?
Обычно 76.05 «Расчёты с прочими поставщиками и подрядчиками» или 60, если контрагент оформлен как поставщик. Конкретный счёт зависит от настроек плана счетов и учётной политики вашей базы.
Как провести самозанятого в 1С:УНФ?
В Управлении нашей фирмой создают контрагента с видом «Физическое лицо», оформляют «Поступление услуг» и оплату через «Расход со счёта». НДФЛ и взносы не начисляются, если в договоре не выбрано обложение.
Что важно запомнить
Самозанятого проводят как физлицо-контрагента с договором ГПХ: начисление без НДФЛ и взносов, оплата со счёта, обязательный чек из «Мой налог» на имя компании. Перед выплатой проверяйте статус НПД и историю трудовых отношений с исполнителем.