Как создать приходный кассовый ордер в 1С 8.3

Приходный кассовый ордер (ПКО) в 1С 8.3 оформляет поступление наличных денежных средств в кассу организации. Документ используется при оплате от покупателя, возврате подотчетных сумм, получении наличной выручки из торговой точки и в других ситуациях, когда деньги физически приходят в кассу.

Рассматриваемая инструкция применима к конфигурациям «1С:Бухгалтерия 8.3» и в целом подходит для «Управление торговлей» и «ERP», где логика оформления кассовых документов схожа. Названия отдельных команд могут немного отличаться в зависимости от релиза, но общий порядок действий одинаков.

Перед созданием ПКО убедитесь, что в справочнике «Кассы» создана касса организации, заполнены данные контрагента и, при необходимости, договор с ним. Без этих данных документ не проведется корректно или потребует дополнительного заполнения прямо в процессе.

Где находится документ и как создать новый ПКО

Откройте раздел «Банк и касса» в главном меню программы. В панели навигации выберите «Кассовые документы» — откроется журнал, где отображаются все приходные и расходные ордера. Нажмите кнопку «Поступление» (в некоторых версиях — «Создать» с последующим выбором «Приходный кассовый ордер»).

Альтернативный путь — раздел «Банк и касса» → «Приходные кассовые ордера», если такой пункт выведен в настройках навигации. Если нужного пункта нет, добавьте его через шестеренку «Настройка навигации» в правом верхнем углу панели раздела.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы»
2. 2
   Нажмите «Поступление» и выберите вид операции
3. 3
   Заполните дату, кассу, контрагента и сумму
4. 4
   Укажите счет учета и статью движения денежных средств
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводки
6. 6
   Распечатайте КО-1 при необходимости

Выбор вида операции: от чего зависят проводки

Поле «Вид операции» — ключевое: от него зависят бухгалтерские проводки, состав полей документа и аналитика. В 1С:Бухгалтерии 8.3 доступны основные варианты: оплата от покупателя, возврат от подотчетного лица, возврат от поставщика, получение наличных в банке, розничная выручка, прочее поступление и другие.

Например, при выборе «Оплата от покупателя» программа потребует договор и сформирует проводку Дт 50.01 Кт 62.01. При выборе «Получение наличных в банке» потребуется счет банка, а проводка будет Дт 50.01 Кт 51. Ошибка в виде операции — самая частая причина неверных проводок и «зависших» остатков по взаиморасчетам.

Частые виды операций ПКО

Оплата от покупателя

Закрывает задолженность по договору; требует контрагента и договор, проводка Дт 50.01 Кт 62.01

Возврат от подотчетного лица

Сотрудник вернул неизрасходованный аванс; указывается физлицо, проводка Дт 50.01 Кт 71.01

Получение наличных в банке

Снятие денег с расчетного счета в кассу; нужен банковский счет, проводка Дт 50.01 Кт 51

Розничная выручка

Поступление выручки из торговой точки; обычно создается на основании отчета о розничных продажах

Прочее поступление

Универсальный вариант с ручным выбором счета кредита; требует внимательности при указании счета

Заполнение основных полей документа

Заполните шапку документа. Поле «Организация» подставляется по умолчанию, если организация одна. Укажите дату — она должна соответствовать фактической дате приема денег в кассу, так как именно на эту дату формируется кассовая книга и проверяется лимит остатка кассы. Поле «Касса» определяет, в какую кассу (если их несколько) поступают деньги.

В поле «Принято от» укажите ФИО физического лица или название организации, от которой получены деньги, — эта строка попадет в печатную форму КО-1. Поле «Основание» содержит основание платежа, например «Оплата по счету № 15» или «Возврат подотчетных сумм». Поле «Приложение» заполняется при наличии подтверждающих документов.

Укажите сумму в поле «Сумма». Если операция связана с расчетами с контрагентом, заполните табличную часть: договор, статью движения денежных средств (ДДС) и счет расчетов. Статья ДДС важна для корректного отчета о движении денежных средств — не оставляйте ее пустой, если в учетной политике ведется такой отчет.

Проведение документа и проверка результата

Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Программа сформирует бухгалтерские проводки и движения по регистрам. Чтобы увидеть результат, откройте документ и нажмите кнопку «Дт/Кт» (или «Показать проводки» в меню «Ещё»).

Сверьте проводки с ожидаемыми: дебет всегда 50.01 «Касса организации» (или 50.02 для операционной кассы), кредит зависит от вида операции. Если документ не проводится, программа выдаст сообщение об ошибке — чаще всего не заполнены обязательные поля, не указан договор нужного вида или дата документа попадает в закрытый период.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа

Норма

Дт 50.01 и корректный счет кредита по виду операции

Тревожный признак

Проводок нет или счет кредита не соответствует сути операции

Остаток по кассе

Норма

Остаток на 50.01 увеличился на сумму ордера

Тревожный признак

Остаток не изменился — документ не проведен

Взаиморасчеты с контрагентом

Норма

Задолженность покупателя уменьшилась на сумму оплаты

Тревожный признак

Долг не закрылся — неверный договор или вид операции

Кассовая книга

Норма

ПКО отображается в кассовой книге за нужную дату

Тревожный признак

Ордера нет в книге — проверьте дату и кассу документа

Печать приходного кассового ордера (форма КО-1)

Для вывода на бумагу откройте документ и нажмите кнопку «Печать» → «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Программа сформирует унифицированную форму с отрывной квитанцией, которую кассир передает лицу, внесшему деньги.

Проверьте перед печатью, что в документе заполнены поля «Принято от», «Основание» и указаны ответственные лица — главный бухгалтер и кассир подтягиваются из сведений об организации (регистр «Ответственные лица»). Если подписи пустые, заполните ответственных лиц в карточке организации.

Квитанция к ПКО должна быть подписана главным бухгалтером и кассиром, заверена печатью (если организация ее использует) и выдана плательщику. Сам ордер остается в кассовых документах дня.

Типичные ошибки и ограничения

Одна из распространенных ошибок — задним числом проводят ПКО, из-за чего остаток кассы на конец дня уходит в минус. Программа может не запретить такое проведение, но при проверке кассовой дисциплины это будет нарушением. Всегда сверяйте остаток кассы на дату документа через отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50».

Вторая ошибка — выбор неверного договора или его отсутствие, из-за чего оплата не закрывает задолженность по конкретному договору. Третья — ручное создание ПКО там, где документ должен формироваться автоматически на основании другого (например, розничная выручка на основании отчета о розничных продажах), что приводит к задвоению дохода.

FAQ: частые вопросы по приходным кассовым ордерам

Можно ли создать ПКО на основании другого документа?

Да. Например, из документа «Реализация товаров и услуг» или «Счет на оплату покупателю» доступна команда «Создать на основании» → «Приходный кассовый ордер». Программа автоматически подставит контрагента, договор и сумму, что снижает риск ошибки ручного ввода.

Почему ПКО не проводится с ошибкой о дате запрета изменения данных?

Дата документа попадает в закрытый период, установленный в настройках даты запрета редактирования (раздел «Администрирование» → «Поддержка и обслуживание»). Либо перенесите документ на актуальную дату, либо попросите администратора временно открыть период.

Как исправить ошибку в уже проведенном ордере?

Откройте документ из журнала, внесите исправления и проведите повторно. Удалять документ не нужно — исправление сохраняет номер и историю. Если период закрыт, исправления оформляются документом текущей датой с согласования с бухгалтером.

Нужно ли пробивать кассовый чек при оплате наличными через ПКО?

Если организация применяет онлайн-кассу при расчетах с физическими лицами, чек пробивать нужно — ПКО в 1С не заменяет фискальный документ. В конфигурациях с подключением ККТ чек оформляется отдельно, а ПКО отражает поступление денег в учете.

Как оформить поступление наличных от учредителя?

Используйте вид операции «Получение кредита/займа от контрагента» или «Прочее поступление» с указанием счета 75.01 (вклад в уставный капитал) или 66/67 (заем) — в зависимости от сути операции. В поле «Принято от» укажите ФИО учредителя, в основании — реквизиты договора займа или решения о вкладе.

Почему оплата от покупателя не закрыла задолженность?

Проверьте три момента: совпадает ли договор в ПКО с договором в документе реализации, совпадает ли организация и валюта расчетов, проведен ли сам документ ПКО. Также посмотрите задолженность отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 62» с детализацией по контрагенту и договору.