Как создать подотчетное лицо в 1С

Подотчетное лицо в 1С — это не отдельный справочник, а сотрудник, которому организация выдает денежные средства на хозяйственные, командировочные или представительские расходы. Поэтому «создать подотчетное лицо» на практике означает корректно завести физическое лицо и сотрудника в справочниках, проверить настройки учета расчетов и затем отражать выдачу авансов и отчеты по ним.

Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Бухгалтерии 8.3 логика одна, в 1С:ЗУП или 1С:ERP есть свои особенности. Ниже разобран базовый сценарий для 1С:Бухгалтерии 8.3 как наиболее распространенной, а также уточнения для других решений.

Типичная ошибка бухгалтера — создавать одного и того же человека несколько раз под разными написаниями фамилии. Это приводит к раздвоению задолженности по счету 71 и проблемам при сверке. Поэтому перед созданием новой карточки всегда проверяйте, нет ли сотрудника уже в базе.

Где в 1С хранятся подотчетные лица

В 1С:Бухгалтерии 8.3 расчеты с подотчетными лицами ведутся на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», аналитика по которому строится по справочнику «Сотрудники». То есть любой сотрудник, указанный в документе выдачи аванса или авансовом отчете, автоматически становится подотчетным лицом.

Справочник «Сотрудники» находится в разделе «Справочники» → «Сотрудники» (в некоторых релизах — «Зарплата и кадры» → «Сотрудники»). Каждый сотрудник связан с элементом справочника «Физические лица», где хранятся ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС и паспортные данные.

Если сотрудник не оформлен в штат (например, работает по договору ГПХ), его все равно можно завести в справочнике и выдавать ему подотчетные суммы — программа этого не запрещает, но бухгалтеру стоит оценить налоговые риски таких выплат.

Создание физического лица и сотрудника

Откройте раздел «Справочники» → «Сотрудники» и нажмите кнопку «Создать». Если человека еще нет в базе, программа предложит создать новое физическое лицо. Заполните ФИО полностью и без сокращений — именно в таком виде данные попадут в печатные формы авансовых отчетов.

Обязательные и желательные поля карточки:

• ФИО — полностью, как в паспорте;
• дата рождения и пол — нужны для кадровых документов;
• ИНН и СНИЛС — при наличии, используются в отчетности;
• паспортные данные — важны для командировочных и авансовых отчетов;
• организация — если в базе ведется несколько юрлиц, выберите нужную.

После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Сотрудник появится в списке и станет доступен для выбора в кассовых документах и авансовых отчетах. Отдельного признака «подотчетное лицо» ставить не нужно.

1. 1
   Откройте «Справочники» → «Сотрудники» и нажмите «Создать»
2. 2
   Введите ФИО и проверьте, нет ли такого человека в базе
3. 3
   Заполните дату рождения, ИНН, СНИЛС и паспортные данные
4. 4
   Укажите организацию, если в базе их несколько
5. 5
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте появление в списке

Настройка счетов учета расчетов с подотчетными

По умолчанию 1С:Бухгалтерия использует счет 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» для выдачи авансов в рублях и 71.21 — в валюте. Проверить настройку можно в разделе «Главное» → «План счетов»: у счета 71 должна быть включена аналитика по субконто «Сотрудники».

Дополнительно проверьте регистр сведений «Счета учета расчетов с контрагентами» — он влияет на подстановку счетов в документы. Для подотчетных лиц обычно достаточно стандартных настроек, но если в учетной политике предусмотрены особые счета, их нужно указать явно.

Если организация выдает авансы на банковские карты сотрудников, убедитесь, что в учетной политике и настройках отражен способ выдачи — это влияет на корреспонденцию проводок (через счет 51 или 57).

Выдача аванса подотчетному лицу

Выдача наличных из кассы оформляется документом «Расходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы»). В поле «Вид операции» выберите «Выдача денежных средств подотчетному лицу», укажите сотрудника, сумму и основание (например, «на хозяйственные расходы по заявлению»).

При безналичной выдаче на карту используйте документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу». В обоих случаях после проведения формируется проводка Дт 71.01 — Кт 50.01 (или 51), и за сотрудником числится дебиторская задолженность.

Основание выдачи лучше формулировать конкретно: «приобретение материалов по заявлению от …», «командировочные расходы по приказу № …». Это упрощает контроль целевого использования и разбор претензий при проверках.

Проводка при выдаче аванса из кассы: Дт 71.01 — Кт 50.01; при выдаче на карту: Дт 71.01 — Кт 51

Авансовый отчет и закрытие расчетов

Отчет сотрудника оформляется документом «Авансовый отчет» (раздел «Покупки» или «Банк и касса», в зависимости от релиза). В шапке выберите сотрудника — программа покажет сумму выданного ему аванса. На закладках укажите оплаченные документы, приобретенные товары, суточные и прочие расходы с приложением чеков и БСО.

После проведения программа формирует проводки по дебету счетов затрат или материалов (10, 26, 44 и др.) в корреспонденции со счетом 71. Если сотрудник потратил меньше аванса, остаток возвращается в кассу приходным кассовым ордером; если больше — перерасход выдается сотруднику.

Проверить состояние расчетов помогает отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71» или «Анализ счета 71» с группировкой по сотрудникам. Ненулевое сальдо на конец периода — это либо неотчитанный аванс (дебет), либо долг организации перед сотрудником (кредит).

Особенности в других конфигурациях 1С

В 1С:ЗУП подотчетные лица как таковые не ведутся — расчеты по авансам относятся к бухгалтерскому учету. Но сотрудник, заведенный в ЗУП, при синхронизации переносится в 1С:Бухгалтерию, поэтому важно не создавать дублей в обеих программах вручную.

В 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация есть отдельный механизм «Подотчетные лица» в разделе казначейства: заявки на расходование средств, лимиты, контроль сроков отчетности. Там создание подотчетника начинается также со справочника «Сотрудники», но дополнительно можно задать правила выдачи и запрет новых авансов при непогашенной задолженности.

В 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) выдача авансов оформляется документом «Расход из кассы» с операцией «Подотчетному лицу», а отчет — документом «Авансовый отчет». Справочник сотрудников находится в разделе «Компания».

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — дубли сотрудников. Они возникают при ручном вводе без поиска, при синхронизации с ЗУП или при разном написании ФИО («Иванов И.И.» и «Иванов Иван Иванович»). Перед созданием используйте поиск по справочнику, а дубли объединяйте штатной обработкой «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование»).

Вторая ошибка — выдача нового аванса сотруднику, не отчитавшемуся по предыдущему. По правилам ведения кассовых операций это не допускается. В ERP такая выдача блокируется настройкой, в Бухгалтерии контроль выполняет бухгалтер вручную по ОСВ 71.

Третья ошибка — отсутствие паспортных данных в карточке физлица. Без них печатная форма авансового отчета и командировочного удостоверения будет неполной, что вызовет вопросы при проверке первички.

Удалять сотрудника, по которому есть проведенные документы, нельзя — это приведет к битым ссылкам. Вместо удаления помечайте карточку как неиспользуемую или оформляйте увольнение, если ведется кадровый учет.

Частые вопросы