Учет и Финансы · 10 мин
Как создать кассу в 1С Управление торговлей 11
Пошаговая инструкция по созданию кассы в 1С Управление торговлей 11: настройка кассы организации, кассы ККМ, прав доступа, типичные ошибки и проверка результата.
Касса в «1С:Управление торговлей 11» — это справочный элемент, через который проходят все операции с наличными деньгами: приходные и расходные кассовые ордера, чеки ККМ, выемка и внесение денежных средств. Без корректно созданной кассы невозможно оформить ни один документ движения наличных, поэтому её настройка — один из первых шагов при запуске учёта.
В конфигурации существует два разных справочника, которые часто путают: «Кассы» (кассы организации для учёта наличных денежных средств) и «Кассы ККМ» (объекты, привязанные к фискальным регистраторам и рабочим местам кассиров). Для розничной торговли с печатью чеков нужны оба, для оптовой компании достаточно первого.
Ниже разобраны оба сценария: создание кассы организации, создание кассы ККМ, настройка прав доступа пользователей, а также проверка результата и типичные ошибки, из-за которых касса не отображается в документах или чеки не пробиваются.
Чем касса организации отличается от кассы ККМ
Прежде чем создавать элемент, важно понять, какой именно справочник нужен. Касса организации — это учётная единица для отражения наличных денег в бухгалтерском и управленческом учёте. По ней формируются ПКО, РКО, кассовая книга и отчёты казначейства. У одной организации может быть несколько касс: например, основная, касса филиала и касса для подотчётных операций.
Касса ККМ — это объект, связанный с конкретным физическим фискальным регистратором или рабочим местом кассира. Именно касса ККМ указывается в документах «Чек ККМ», «Отчёт о розничных продажах», в операциях внесения и выемки денег. Она хранит настройки печати чеков, привязку к складу и подключаемому оборудованию.
Какая касса вам нужна
Подходит для оптовой торговли и учёта наличных без печати чеков. Используется в ПКО, РКО, кассовой книге. Не требует подключения оборудования.
Обязательна для розничных продаж через РМК с пробитием фискальных чеков. Требует привязки к складу, организации и фискальному регистратору.
Типовой вариант для розницы: касса ККМ для чеков и касса организации для сдачи выручки и кассовой книги.
Подготовка: что должно быть настроено до создания кассы
Касса не существует в отрыве от остальной настройки системы. Перед созданием убедитесь, что в базе заполнена карточка организации с корректными ИНН, КПП и наименованием — эти данные уходят в печатные формы и фискальные документы. Для кассы ККМ дополнительно потребуется созданный склад (магазин) с типом «Розничный магазин», если планируется автоматизированная торговая точка.
Также проверьте функциональность программы: в разделе «НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов» должны быть включены опции, связанные с кассовыми операциями и розничными продажами. Если опция «Розничные продажи» выключена, справочник касс ККМ и рабочее место кассира будут недоступны.
Для работы с фискальным регистратором заранее установите драйвер оборудования на компьютере кассира и убедитесь, что устройство определяется системой. Настройка самого подключения выполняется в разделе «Администрирование → Подключаемое оборудование» уже после создания кассы ККМ.
Создание кассы организации
Откройте раздел «НСИ и администрирование» и перейдите по ссылке «Кассы» в блоке казначейства, либо зайдите в карточку организации и на закладке с кассами нажмите «Создать». Второй путь удобнее: часть реквизитов заполнится автоматически.
В карточке новой кассы заполните обязательные поля. Наименование задайте понятное для пользователей — например, «Основная касса» или «Касса магазина на Ленина». Укажите организацию-владельца и валюту денежных средств: по умолчанию подставляется валюта регламентированного учёта, для наличных в рублях менять её не нужно. Сохраните элемент кнопкой «Записать и закрыть».
Если в компании несколько торговых точек, создайте отдельную кассу для каждой — это упростит контроль выручки и сверку с кассирами. Дробить кассы без необходимости не стоит: каждая дополнительная касса — это отдельная аналитика в отчётах и лишний выбор при оформлении документов.
- 1Откройте «НСИ и администрирование → Казначейство → Кассы» и нажмите «Создать».
- 2Заполните наименование, выберите организацию и валюту денежных средств.
- 3Проверьте, что касса не помечена на удаление и не архивирована.
- 4Нажмите «Записать и закрыть».
- 5Создайте тестовый ПКО и убедитесь, что касса доступна для выбора в поле «Касса».
Создание кассы ККМ для розничной точки
Перейдите в раздел «Продажи → Настройки и справочники → Кассы ККМ» и нажмите «Создать». В карточке укажите наименование (удобно включать номер магазина или рабочего места), организацию и склад, с которого будет списываться товар при пробитии чеков. Склад должен быть розничным — иначе механизм автоматизированной торговой точки не сработает корректно.
Выберите тип кассы. Для автономной работы без подключения к 1С используется автономная ККМ, для пробития чеков прямо из программы — фискальный регистратор, подключённый к рабочему месту. Второй вариант — стандарт для рабочего места кассира (РМК). При выборе фискального регистратора появится возможность указать конкретное подключаемое оборудование.
Обратите внимание на признак «Электронные чеки» и связанные настройки, если покупателям отправляются чеки по SMS или email. После заполнения всех полей запишите элемент и сразу проверьте привязку оборудования: в разделе «Администрирование → Подключаемое оборудование» у фискального регистратора должна быть выбрана именно эта касса ККМ.
Настройка прав доступа кассиров
Созданная касса не появится у кассира, если у пользователя нет соответствующих прав. В типовой поставке кассиру назначается профиль группы доступа «Кассир» или аналогичный — проверьте это в разделе «НСИ и администрирование → Настройка прав и пользователей → Пользователи».
Если используется ограничение доступа на уровне записей, убедитесь, что в профиле группы доступа разрешены нужные организации и склады. Классический симптом проблемы: администратор видит кассу в списках, а кассир при открытии РМК получает сообщение, что касса ККМ не определена. Причина почти всегда в правах или в том, что касса не привязана к текущему рабочему месту.
Дополнительно проверьте настройку «Кассы ККМ» в карточке пользователя или в общих настройках РМК: можно задать кассу по умолчанию для конкретного рабочего места, чтобы кассир не выбирал её вручную при каждом открытии смены.
Проверка результата и первые документы
После создания кассы выполните контрольные операции. Для кассы организации создайте приходный кассовый ордер на небольшую сумму, проведите его и сформируйте отчёт «Движения денежных средств» или кассовую книгу — касса должна отображаться с корректным сальдо.
Для кассы ККМ откройте рабочее место кассира, выполните открытие смены и пробейте тестовый чек на минимальную сумму с последующим возвратом. Убедитесь, что чек ушёл в фискальный накопитель, товар списался с нужного склада, а в отчёте о розничных продажах появилась строка. Затем оформите выемку денежных средств и закрытие смены — оба документа должны сформироваться без ошибок.
Как проверить результат
Касса видна и выбирается в ПКО, РКО или чеке ККМ
Касса отсутствует в списке — проверьте права и пометку удаления
Чек фискализирован, товар списан с нужного склада
Ошибка подключения к оборудованию или списание с чужого склада
Отчёт о розничных продажах и выемка формируются без ошибок
Программа сообщает о незакрытых чеках или расхождении сумм
Часто задаваемые вопросы
Почему созданная касса ККМ не видна в рабочем месте кассира?
Чаще всего причина в правах доступа пользователя к организации или складу, либо в том, что у кассы не указано подключаемое оборудование для текущего рабочего места. Проверьте профиль группы доступа кассира и настройку фискального регистратора в разделе «Подключаемое оборудование».
Можно ли удалить кассу, по которой уже были операции?
Физически удалить элемент, на который ссылаются документы, нельзя — программа не даст этого сделать. Правильный способ: пометить кассу на удаление или переименовать с пометкой «не использовать», чтобы она не выбиралась в новых документах. История операций при этом сохранится.
Нужна ли отдельная касса ККМ для каждого фискального регистратора?
Да. Каждый физический фискальный регистратор должен быть привязан к собственной кассе ККМ — иначе невозможно корректно учитывать наличные по точкам и формировать отчёты по сменам. Два устройства на одну кассу ККМ привязывать не следует.
В какой валюте создавать кассу, если есть наличные в валюте?
Для валютных наличных создаётся отдельная касса организации с соответствующей валютой денежных средств. Смешивать рублёвые и валютные операции в одной кассе нельзя — каждая касса учитывает деньги только в своей валюте.
Что делать, если при закрытии смены возникает ошибка о расхождении сумм?
Сначала проверьте незакрытые или отложенные чеки за смену и корректность операций внесения и выемки. Затем сверьте остаток в кассе ККМ с фактической наличностью. Не проводите закрытие смены принудительным изменением документов задним числом — это усугубит расхождения.
Можно ли использовать одну кассу организации для нескольких магазинов?
Технически можно, но не рекомендуется: вы потеряете возможность контролировать наличную выручку по каждой точке отдельно. Для розницы с несколькими точками создавайте по кассе ККМ на каждый фискальный регистратор и по кассе организации на каждую точку сдачи выручки.
Что важно запомнить
Касса организации создаётся в разделе казначейства и нужна для ПКО, РКО и кассовой книги; касса ККМ — в разделе «Продажи» и обязательна для пробития чеков через РМК с привязкой к розничному складу и фискальному регистратору. После создания проверьте права кассира, выполните тестовый чек и закрытие смены, а реквизиты действующей кассы задним числом не меняйте.