Как создать кассу в 1С 8.3

Справочник «Кассы» в 1С 8.3 используется для учета наличных денежных средств организации: через него оформляются приходные и расходные кассовые ордера, ведется кассовая книга и контролируется лимит остатка. Без заведенной кассы провести документы «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер» не получится — программа потребует указать кассу.

Порядок создания кассы зависит от конфигурации. В «1С:Бухгалтерии 8.3» касса создается в разделе «Банк и касса», в «1С:Управление торговлей 11» и «Комплексной автоматизации» — в разделе «Казначейство» или «НСИ и администрирование». Отдельно существует справочник «Кассы ККМ» — он нужен для розничной торговли с подключенным фискальным регистратором и не заменяет основную кассу организации.

Ниже разобраны оба сценария: создание обычной кассы организации и кассы ККМ для розничных продаж, а также настройка счетов учета, проверка результата и типичные ошибки.

Какие виды касс есть в 1С 8.3 и какая нужна вам

Перед созданием важно различать два справочника. «Кассы» — это кассы организации для учета наличных денег по счету 50 «Касса». Каждая такая касса соответствует физическому месту хранения денег: главная касса, касса филиала, операционная касса. По ним формируется кассовая книга и ведется учет в разрезе статей движения денежных средств.

«Кассы ККМ» — это кассы контрольно-кассовой техники, привязанные к конкретному фискальному регистратору или рабочему месту кассира. Они используются в документах розничной продажи: «Чек ККМ», «Отчет о розничных продажах», «Операция по платежной карте». Если у вас только оптовая торговля и безналичные расчеты, касса ККМ не нужна.

Какую кассу создавать

Касса организации

Подходит для учета наличных по счету 50: выдача подотчет, взнос наличных в банк, оплата поставщику. Обязательна для любой организации с наличными операциями.

Касса ККМ

Нужна для розничных продаж через фискальный регистратор. Привязывается к магазину и оборудованию. Без нее не пробить чек в 1С.

Обе кассы

Типовая ситуация для розницы: выручка с кассы ККМ в конце дня передается в кассу организации документом инкассации или отчетом о розничных продажах.

Создание кассы в 1С:Бухгалтерии 8.3

Откройте раздел «Банк и касса» и перейдите по ссылке «Кассы» в группе «Настройки и справочники». Если ссылка не видна, проверьте, что в настройках функциональности («Главное» → «Функциональность») включен учет наличных денежных средств. Нажмите кнопку «Создать».

В карточке новой кассы заполните поля: наименование (например, «Основная касса»), организация — если в базе ведется учет по нескольким юрлицам. Валюта по умолчанию — рубли; для валютной кассы выберите нужную валюту, тогда документы по этой кассе будут учитываться на счете 50.21 или соответствующем валютном счете. Сохраните элемент кнопкой «Записать и закрыть».

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассы»
2. 2
   Нажмите «Создать»
3. 3
   Укажите наименование и организацию
4. 4
   Проверьте валюту кассы (по умолчанию RUB)
5. 5
   Нажмите «Записать и закрыть»
6. 6
   Проверьте, что касса доступна для выбора в документе «Приходный кассовый ордер»

Обратите внимание: в типовой Бухгалтерии касса по умолчанию уже может существовать — она создается при первоначальном заполнении базы. Прежде чем создавать новую, откройте список справочника и убедитесь, что подходящей кассы еще нет, иначе получите дубль и путаницу в отчетах.

Создание кассы в Управлении торговлей 11 и КА 2

В «1С:Управление торговлей 11» перейдите в раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Казначейство» и откройте справочник «Кассы». Либо используйте поиск по разделам, набрав «Кассы». Нажмите «Создать» и заполните карточку: наименование, организация, валюта, подразделение.

В УТ 11 карточка кассы содержит больше настроек, чем в Бухгалтерии. Здесь можно указать кассира, разрешить или запретить использование кассы в определенных магазинах, настроить распределение наличных по подразделениям. Если касса обслуживает конкретный магазин, заполните поле «Магазин» — это упростит отбор в документах и отчетах.

Настройка кассы ККМ для розничной торговли

Касса ККМ создается в справочнике «Кассы ККМ»: в Бухгалтерии — «Банк и касса» → «Кассы ККМ», в УТ 11 — «НСИ и администрирование» → «Кассы ККМ». В карточке укажите наименование, организацию, тип кассы (фискальный регистратор, ККТ без подключения оборудования или автономная касса) и склад/магазин, к которому она привязана.

Если фискальный регистратор подключен к компьютеру, в поле «Оборудование» выберите настроенное подключение из справочника «Подключаемое оборудование». Предварительно драйвер ККТ должен быть установлен и настроен в разделе «Администрирование» → «Подключаемое оборудование». Без действующего подключения чек пробить не получится — документ «Чек ККМ» можно будет только записать, но не провести с фискализацией.

Счета учета и лимит остатка кассы

В типовых конфигурациях счет учета подставляется автоматически: 50.01 «Касса организации» для рублевой кассы, 50.02 «Операционная касса» или 50.21 для валютной — в зависимости от настроек. В Бухгалтерии счета задаются в регистре «Счета учета расчетов с контрагентами» и настройках денежных средств, менять их вручную обычно не требуется.

Лимит остатка кассы в 1С не устанавливается как жесткое ограничение — программа не запретит проведение документа при превышении. Контроль выполняется через отчеты: «Кассовая книга» и «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50» показывают остаток на конец дня, и бухгалтер сверяет его с утвержденным лимитом. Малые предприятия и ИП вправе не устанавливать лимит вовсе.

Если в базе несколько организаций, называйте кассы с указанием юрлица, например «Касса ООО Вектор». Это избавит от ошибок при выборе кассы в ордерах, когда список подставляет элементы без отбора по организации.

Проверка результата и типичные ошибки

После создания кассы выполните контрольную операцию: создайте «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Прочий приход» на небольшую сумму, выберите новую кассу и проведите документ. Затем сформируйте ОСВ по счету 50 с детализацией по кассам — остаток по новой кассе должен совпасть с суммой ордера. После проверки тестовый документ можно отменить проведением и пометить на удаление.

Контрольные точки

Как проверить результат

Касса в списке справочника

Норма

Элемент записан, заполнены организация и валюта

Тревожный признак

Касса отсутствует или поле организации пустое

Выбор кассы в ПКО/РКО

Норма

Касса доступна в поле выбора и подставляется

Тревожный признак

Кассы нет в списке выбора — проверьте функциональность и права

ОСВ по счету 50

Норма

Обороты и остаток детализируются по кассе

Тревожный признак

Проводки формируются без субконто касс — проверьте настройки счета

Частые вопросы

Можно ли вести несколько касс по одной организации?

Да. Создайте столько элементов справочника «Кассы», сколько физических мест хранения наличных нужно учитывать: главная касса, кассы филиалов, операционные кассы. Остатки будут формироваться по каждой кассе отдельно, а кассовая книга — по выбранной кассе или сводно.

Чем касса ККМ отличается от обычной кассы?

Касса организации учитывает наличные по счету 50 и используется в кассовых ордерах. Касса ККМ привязана к фискальному регистратору и магазину, применяется в чеках и отчетах о розничных продажах. Выручка из кассы ККМ передается в кассу организации инкассацией.

Как удалить ошибочно созданную кассу?

Если по кассе нет проведенных документов, пометьте её на удаление кнопкой «Ещё» → «Пометить на удаление», затем выполните удаление помеченных объектов через «Администрирование». Если документы есть, сначала отмените их проведение или перенесите на другую кассу.

Почему касса не отображается в документе?

Чаще всего причины три: карточка кассы не записана, отключена функциональность учета наличных в настройках программы, или у пользователя нет прав на справочник. Проверьте также отбор по организации в документе — касса другой организации может быть скрыта.

Нужно ли создавать отдельную кассу для валютных операций?

Да, для наличных операций в валюте создается отдельная касса с соответствующей валютой в карточке. Тогда документы по ней будут учитываться на валютном субсчете счета 50, и программа корректно рассчитает курсовые разницы.

Где посмотреть остаток денег по кассе?

В Бухгалтерии — отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» по счету 50 с группировкой по кассам, а также «Кассовая книга» в разделе «Банк и касса». В УТ 11 используйте отчеты раздела «Казначейство», например «Денежные средства» или «Ведомость по денежным средствам».