Как создать кассу предприятия в 1С

Касса предприятия в 1С — это элемент справочника «Кассы», который отражает наличные денежные средства организации и используется во всех кассовых документах: приходных и расходных ордерах, отчётах кассира, выемках и инкассациях. Без корректно созданной кассы невозможно провести ни один документ по наличным расчётам, а ошибки в её настройке приводят к расхождениям в кассовой книге и проблемам при сверке с бухгалтерией.

Механика создания кассы практически одинакова в типовых конфигурациях — «Бухгалтерия предприятия», «Управление торговлей», «Управление нашей фирмой», ERP. Различаются только расположение справочника в меню и набор дополнительных реквизитов. Ниже разобраны действия на примере наиболее распространённых конфигураций с указанием отличий, где они существенны.

Перед созданием кассы убедитесь, что у вашей учётной записи есть права на изменение справочников, а в базе заведена хотя бы одна организация, к которой будет привязана касса. Если организаций несколько, для каждой потребуется отдельная касса — одна касса не может обслуживать несколько юридических лиц в типовом учёте.

Где находится справочник касс в разных конфигурациях

В «1С:Бухгалтерии 8» откройте раздел «Банк и касса» и выберите пункт «Кассы». Если его нет в панели навигации, зайдите через «Главное меню» → «Все функции» → «Справочники» → «Кассы». Отсутствие пункта в меню чаще всего означает ограничение прав, а не отсутствие самого справочника.

В «Управлении торговлей 11» и ERP путь другой: «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Казначейство» → «Кассы», либо раздел «Казначейство» → «Кассы» при включённой функциональности. В «Управлении нашей фирмой» справочник находится в разделе «Деньги» → «Кассы».

Создание кассы: пошаговая инструкция

Откройте справочник «Кассы» и нажмите кнопку «Создать». Заполните обязательные поля: наименование (например, «Основная касса» или «Касса магазина №2»), организация-владелец и валюта денежных средств. Валюта по умолчанию подставляется из валюты регламентированного учёта — для рублёвой кассы менять ничего не нужно.

В конфигурациях с казначейским блоком (УТ, ERP) дополнительно указывается подразделение и, при необходимости, кассир по умолчанию. Эти поля упрощают ввод документов: программа будет подставлять их автоматически. В Бухгалтерии набор реквизитов минимален — наименование, организация, валюта.

1. 1
   Откройте справочник «Кассы» через меню вашей конфигурации
2. 2
   Нажмите «Создать» и введите понятное наименование
3. 3
   Выберите организацию-владельца кассы
4. 4
   Укажите валюту денежных средств (рубли для обычной кассы)
5. 5
   При необходимости заполните подразделение и кассира по умолчанию
6. 6
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте доступность кассы в ПКО

Валютные кассы и кассы обособленных подразделений

Если организация работает с наличной валютой, для каждой валюты создаётся отдельная касса. Нельзя вести рубли и доллары в одной кассе — программа не даст провести документ в валюте, отличной от валюты кассы. Наименования делайте говорящими: «Касса USD», «Касса EUR».

Для обособленных подразделений с собственной кассой (магазины, филиалы) также заводятся отдельные элементы справочника. В УТ и ERP касса привязывается к подразделению, что позволяет строить отчёты по движению наличных в разрезе точек. В Бухгалтерии разделение ведётся только по наименованию и аналитике счёта 50, если настроен учёт по подразделениям.

Варианты организации касс

Одна касса на организацию

Подходит для малого бизнеса с одной точкой приёма наличных. Проще учёт, но нет аналитики по местам хранения денег.

Касса на каждое подразделение

Нужна при сети магазинов или филиалов. Даёт контроль по точкам, но требует документов перемещения денег между кассами.

Отдельные валютные кассы

Обязательны при наличных операциях в валюте. Ограничение — отдельная кассовая дисциплина и отчётность по каждой валюте.

Права доступа и разграничение работы с кассой

В файловых базах с простым управлением пользователями доступ к кассам обычно не ограничивается отдельно. В клиент-серверных решениях и конфигурациях с группами доступа (ERP, УТ с включёнными профилями) можно настроить, какие пользователи видят и изменяют конкретные кассы. Это важно, когда кассир магазина не должен видеть операции центральной кассы.

Разграничение настраивается через профили групп доступа: «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Профили групп доступа». Создайте роль кассира с доступом только к кассовым документам и назначьте разрешённые кассы. Проверьте результат, войдя под тестовым пользователем.

Проверка результата и первые документы

После создания кассы откройте приходный кассовый ордер («Банк и касса» → «Приходные кассовые ордера» в Бухгалтерии или «Казначейство» → «Приходный ордер» в УТ) и убедитесь, что новая касса доступна в поле выбора. Если касса не отображается, проверьте организацию в документе — список касс фильтруется по ней.

Далее сформируйте кассовую книгу («Банк и касса» → «Кассовая книга») после проведения первого документа. В книге должны фигурировать номер документа, сумма и остаток. Отсутствие записей при проведённых ордерах обычно означает, что документы не проведены или выбран неверный период отчёта.

Контрольные точки

Как проверить результат

Касса в списке выбора ПКО

Норма

Касса отображается при выбранной организации

Тревожный признак

Кассы нет в списке — проверьте организацию и права

Кассовая книга

Норма

Документы попадают в книгу, остаток считается

Тревожный признак

Книга пустая при проведённых ордерах

Оборотно-сальдовая по счёту 50

Норма

Обороты совпадают с суммами ордеров

Тревожный признак

Расхождения — ищите непроведённые или исправленные документы

Типичные ошибки при создании и работе с кассой

Самая частая ошибка — создание дублей. Пользователь не находит существующую кассу из-за фильтра по организации и создаёт новую с похожим наименованием. Итог — документы размазываются по двум кассам, и остатки не сходятся. Перед созданием снимите все отборы в списке справочника и проверьте, нет ли уже нужного элемента.

Вторая распространённая проблема — неверная валюта. Если по ошибке создана валютная касса вместо рублёвой, документы в рублях в ней не проведутся. Исправить валюту у кассы с проведёнными документами нельзя — придётся создавать новую и переносить остаток документом ввода остатков или расходным/приходным ордером.

Давайте кассам наименования, по которым кассир однозначно поймёт, какую кассу выбрать: «Касса офиса», «Касса склада на Ленина». Абстрактные «Касса 1» и «Касса 2» через полгода приводят к выбору не той кассы и последующему перепроведению документов.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вести несколько организаций в одной кассе?

Нет. В типовых конфигурациях касса жёстко привязана к одной организации. Для каждого юридического лица создаётся своя касса (или несколько), и документы одной организации не видят кассы другой.

Что делать, если касса не отображается в документе?

Проверьте три вещи: совпадает ли организация в документе с организацией кассы, есть ли у пользователя права на эту кассу, не помечена ли касса на удаление. Чаще всего причина — несовпадение организаций.

Нужна ли отдельная касса для эквайринга?

Нет, эквайринговые операции учитываются через расчётный счёт и специальные документы («Операция по платёжной карте», «Отчёт банка по эквайрингу»), а не через кассу. Касса предназначена только для наличных денежных средств.

Как закрыть кассу, которая больше не используется?

Выведите остаток расходным ордером или перемещением в действующую кассу, дождитесь закрытия периода и пометьте элемент на удаление. Удаление возможно только после контроля ссылочной целостности — программа покажет документы, где касса используется.

Можно ли переименовать кассу после проведения документов?

Да, наименование — безопасный реквизит, его можно менять в любой момент, это не влияет на проведённые документы. Нельзя без последствий менять только организацию и валюту.

Чем касса отличается от кассы ККМ в 1С?

Касса предприятия отражает наличные деньги организации в целом, а касса ККМ — конкретный фискальный регистратор в розничной точке. Выручка с кассы ККМ затем передаётся в кассу предприятия документом выемки или оприходования.