Как создать авансовый отчет в 1С

Авансовый отчет — документ, которым подотчетное лицо отчитывается за деньги, полученные на хозяйственные, командировочные или представительские расходы. В программах 1С (Бухгалтерия 8.3, Управление торговлей, ERP) для этого есть отдельный документ «Авансовый отчет», который закрывает задолженность сотрудника по счету 71 и относит расходы на нужные статьи учета.

Корректное оформление важно сразу с двух сторон: бухгалтерия должна видеть обоснованность расходов для налогового учета, а сотрудник — закрыть свою задолженность перед организацией. Ошибка в документе приводит к «висящим» суммам на 71 счете, лишним проводкам и вопросам при проверке.

Ниже разобран полный цикл работы: от выдачи аванса до проверки проводок, а также типичные ошибки и способы их исправить. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3 (интерфейс «Такси»), в других конфигурациях логика та же, отличается только расположение команд.

Подготовка: что должно быть настроено до создания отчета

До создания авансового отчета убедитесь, что в базе заполнены базовые данные. Сотрудник должен быть заведен в справочнике «Физические лица» и привязан к организации через справочник «Сотрудники» — без этого его невозможно выбрать в документе. Также проверьте наличие статей расходов, складов и контрагентов, которые понадобятся при заполнении табличных частей.

Второе условие — аванс должен быть реально выдан. В 1С это отражается документом «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу» или платежным поручением на карту сотрудника. Если аванс не проведен, отчет все равно создастся, но в учете возникнет переплата или задолженность организации перед сотрудником, что потребует ручной разборки.

Выдача аванса: расходный кассовый ордер

Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» и создайте документ «Расходный кассовый ордер». В поле «Вид операции» выберите «Выдача денежных средств подотчетному лицу», укажите сотрудника, сумму и кассу. В поле «Выдать» программа обычно подставляет ФИО автоматически, но проверьте формулировку — она попадет в печатную форму РКО.

Если деньги перечислены на банковскую карту сотрудника, используйте «Списание с расчетного счета» с аналогичным видом операции. После проведения на счете 71 по этому сотруднику появится дебетовое сальдо — именно его и будет закрывать авансовый отчет.

Создание авансового отчета: шапка документа

Перейдите в раздел «Покупки» → «Авансовые отчеты» (в некоторых конфигурациях — «Банк и касса» → «Авансовые отчеты») и нажмите «Создать». В шапке укажите организацию, сотрудника, дату отчета и склад по умолчанию, если закупаются материалы или товары. Поле «Комментарий» удобно использовать для номера командировочного удостоверения или служебного задания.

1. 1
   Выдайте аванс: РКО или списание с расчетного счета с видом операции «Подотчетному лицу»
2. 2
   Создайте документ «Авансовый отчет» и укажите сотрудника и организацию
3. 3
   Заполните вкладки по фактическим расходам: оплата, оплата поставщикам, командировка
4. 4
   Приложите данные первичных документов: чеки, БСО, билеты, акты
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
6. 6
   Сверьте остаток по счету 71 через оборотно-сальдовую ведомость

Быстрый способ — создать авансовый отчет на основании РКО: откройте кассовый документ и нажмите «Создать на основании» → «Авансовый отчет». Программа подставит сотрудника и сумму полученного аванса на вкладку «Авансы».

Заполнение табличных частей по видам расходов

Вкладка «Оплата» — покупка товаров и материалов

Вкладка «Оплата» предназначена для покупок за наличные: канцтоваров, материалов, ГСМ, инвентаря. Добавьте строку, укажите номенклатуру, количество, сумму и счет учета (10.01 для материалов, 41.01 для товаров). Если поставщик выдал документ с НДС, заполните поля «Счет-фактура» и «НДС» — сумма налога выделится на счет 19.

К каждой строке должна быть подтверждающая первичка: кассовый чек, товарная накладная, БСО. Реквизиты документа (номер и дату) внесите в соответствующие поля строки — они понадобятся для обоснования расходов.

Вкладка «Оплата поставщикам» — расчеты с контрагентами

Если сотрудник оплатил счет поставщика из подотчетных средств, расход отражается на вкладке «Оплата поставщикам». Укажите контрагента, договор и сумму — программа сформирует проводку Дт 60 Кт 71, погасив задолженность перед поставщиком. Это важно, чтобы долг не «повис» одновременно на 60 и 71 счетах.

Вкладки «Командировка» и «Суточные»

Для командировочных расходов используется одноименная вкладка: указываются билеты, проживание, прочие расходы с подтверждающими документами. Суточные заполняются отдельно — по количеству дней командировки и норме, принятой в организации. Нормы суточных для налогового учета ограничены, поэтому суммы сверх норматива программа отнесет на расходы, не принимаемые для налога на прибыль, если настроен соответствующий вид расходов.

Проведение документа и проверка проводок

После заполнения всех вкладок нажмите «Провести» и откройте проводки кнопкой «Дт/Кт». Типовой набор: Дт 10 (41, 26, 44) Кт 71 — оприходованы ценности и расходы; Дт 19 Кт 71 — выделен НДС; Дт 60 Кт 71 — оплачено поставщику; Дт 71 Кт 50 — выдан перерасход, если он оформляется отдельно.

Итоговая проверка — оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 с детализацией по сотрудникам. После проведения отчета сальдо по сотруднику должно уменьшиться на сумму отчета или закрыться полностью. Если сальдо не изменилось — чаще всего документ не проведен или создан от имени другой организации.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 71 по сотруднику

Норма

Сальдо уменьшилось на сумму отчета или равно нулю

Тревожный признак

Сальдо не изменилось или появилась кредиторка без причины

Проводки документа (Дт/Кт)

Норма

Счета затрат и 71 соответствуют видам расходов

Тревожный признак

Проводки отсутствуют или счета выбраны неверно

Печатная форма АО-1

Норма

Суммы по документам сходятся с итогом отчета

Тревожный признак

Расхождения между приложенными чеками и табличными частями

Типичные ошибки и как их исправить

Если ошибка обнаружена после проведения, распроведите документ, внесите исправления и проведите снова. Удалять документ стоит только если он создан по ошибке целиком. При исправлении прошлого периода помните: изменение проводок закрытого месяца потребует повторного выполнения регламентных операций закрытия месяца.

Печатная форма и хранение документов

По кнопке «Печать» доступна унифицированная форма АО-1 или авансовый отчет по форме организации. Распечатанный документ подписывает сотрудник, бухгалтер и руководитель, а подтверждающие чеки и билеты приклеиваются или прикрепляются к отчету. В программе файлы-сканы удобно прикрепить к документу через кнопку со скрепкой — это упрощает поиск первички при проверках.

Частые вопросы

Можно ли создать авансовый отчет без выдачи аванса?

Технически да, если сотрудник потратил собственные деньги. Тогда в учете возникнет задолженность организации перед сотрудником (кредит 71), которую нужно погасить выдачей денег через РКО. Такой порядок допустим, но должен быть подтвержден служебной запиской или заявлением сотрудника.

Как оформить отчет, если сотрудник оплатил картой организации?

Расходы по корпоративной карте отражаются через списание с расчетного счета, а не через авансовый отчет. Если карта оформлена на сотрудника как подотчетную, средства сначала проводятся как выдача подотчет, а затем закрываются авансовым отчетом в обычном порядке.

Что делать с чеками без НДС?

В строке расхода ставка НДС указывается «Без НДС», вся сумма относится на счет затрат или материалов. Выделять НДС расчетным путем из такого чека нельзя — к вычету налог принимается только при наличии правильно оформленного счета-фактуры.

Как закрыть остаток аванса, который сотрудник не потратил?

Неизрасходованный остаток сотрудник возвращает в кассу — оформляется «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат от подотчетного лица». После этого сальдо по 71 счету закрывается. Удержание из зарплаты без согласия сотрудника — отдельная процедура с ограничениями по трудовому законодательству.

Почему в отчете не выбирается сотрудник?

Чаще всего физическое лицо не заведено в справочник «Сотрудники» для выбранной организации или карточка сотрудника не проведена. Создайте сотрудника, проверьте организацию в его карточке и повторите выбор. Также проверьте, нет ли дубля физического лица.

Нужно ли прикладывать сканы чеков в 1С?

Обязательного требования нет, но прикрепление сканов через кнопку со скрепкой заметно упрощает поиск первички и защищает от утери чеков, которые со временем выцветают. Оригиналы при этом хранятся в бумажном деле вместе с распечатанным отчетом.