Как составить акт сверки взаиморасчетов в 1С

Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов с контрагентом на определенную дату: сколько отгружено, сколько оплачено, какой остаток долга. В 1С:Бухгалтерии 8.3 он формируется автоматически на основании учетных данных, но качество результата напрямую зависит от корректности введенных документов и правильных настроек отбора.

Механизм работает одинаково для покупателей и поставщиков: программа собирает проводки по счетам расчетов (60, 62, 76 и другим) по выбранному контрагенту и договору за указанный период и выводит их в виде таблицы «по данным нашей организации». Контрагент со своей стороны заполняет зеркальную часть и подтверждает либо оспаривает цифры.

Ниже разобрано, где находится документ, как его заполнить, какие настройки влияют на состав данных, как проверить результат перед отправкой контрагенту и что делать, если суммы не сходятся.

Где находится акт сверки и что нужно подготовить

Документ «Акт сверки расчетов с контрагентом» расположен в разделах «Покупки» и «Продажи» — пункт меню «Акты сверок расчетов с контрагентами». Это один и тот же журнал, доступный из двух мест, поэтому неважно, откуда вы его откроете. Также документ можно найти через общий список в разделе «Покупки» → «Расчеты с контрагентами».

Перед созданием акта убедитесь, что в базе корректно введены все документы по контрагенту за период сверки: реализации, поступления, оплаты, возвраты, корректировки. Акт строится по данным учета, поэтому непроведенный или ошибочный документ сразу даст расхождение. Полезно заранее сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 и 62 и посмотреть сальдо по нужному контрагенту — это будет контрольная цифра.

Также проверьте карточку контрагента: акт подставляет в шапку наименование и реквизиты, и если они устарели, документ придется переделывать или править вручную.

Пошаговое создание акта сверки

Откройте журнал актов сверок и нажмите «Создать». Форма документа содержит шапку с основными параметрами и табличную часть, которая заполняется автоматически.

1. 1
   Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверок расчетов с контрагентами» → «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, контрагента и при необходимости договор
3. 3
   Задайте период сверки — даты начала и окончания
4. 4
   На вкладке «Дополнительно» проверьте счета учета расчетов
5. 5
   Нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учета»
6. 6
   Проверьте табличную часть и итоговое сальдо
7. 7
   Проведите документ и выведите печатную форму

Ключевые поля шапки: организация, контрагент, договор и период. Если оставить поле договора пустым, в акт попадут расчеты по всем договорам контрагента — это удобно для общей сверки, но контрагенты чаще запрашивают акт по конкретному договору. Валюта подставляется из договора автоматически.

После заполнения шапки нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учета». Программа соберет все проведенные документы по выбранным счетам за период и сформирует таблицу с колонками «Дебет» и «Кредит». В конце таблицы будет выведено сальдо на конец периода — оно должно совпасть с вашей контрольной цифрой из ОСВ.

Настройки счетов и отбора данных

На вкладке «Дополнительно» задается список счетов, по которым формируется сверка. По умолчанию это стандартный набор: 60, 62, 66, 67, 76. Если ваша организация ведет расчеты с этим контрагентом на других счетах (например, 58.03 по займам или 75 по расчетам с учредителями), добавьте их вручную, иначе часть операций в акт не попадет.

Обратная ситуация тоже возможна: лишний счет в списке подтянет операции, которые контрагент не ожидает увидеть. Например, если по счету 76 числятся расчеты по претензиям с другими лицами, при детализации по субконто будет отбор по контрагенту, но лучше убедиться, что аналитика заполнена корректно.

Флажок «Разбить по договорам» (в шапке, когда договор не выбран) группирует строки по договорам внутри одного акта. Это удобно, когда с контрагентом несколько договоров и нужно показать картину целиком, но с разбивкой.

Проверка результата перед отправкой

Не отправляйте акт контрагенту, не сверив его с учетными отчетами. Минимальный контроль — сравнить итоговое сальдо акта с сальдо по контрагенту в оборотно-сальдовой ведомости по счетам 60 и 62 на ту же дату. Цифры должны совпадать до копейки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговое сальдо в акте

Норма

Совпадает с сальдо по контрагенту в ОСВ по счетам 60/62

Тревожный признак

Сальдо различается — есть непроведенные документы или неверный отбор по счетам

Состав строк табличной части

Норма

Все реализации и оплаты за период присутствуют, даты и номера корректны

Тревожный признак

Отсутствуют документы, есть строки с чужими договорами или неверными суммами

Начальное сальдо на начало периода

Норма

Совпадает с конечным сальдо предыдущего подписанного акта

Тревожный признак

Разрыв с прошлым актом — в старом периоде были изменения

Реквизиты в шапке печатной формы

Норма

Актуальные наименования, ИНН, адреса обеих сторон

Тревожный признак

Устаревшие реквизиты — контрагент может отказаться подписывать

Отдельно проверьте начальное сальдо: оно должно совпадать с конечным сальдо последнего подписанного акта сверки с этим контрагентом. Если в прошлом периоде кто-то изменил или отменил документ, возникнет разрыв, и контрагент сразу задаст вопрос.

Печать, подписание и отправка контрагенту

Печатная форма выводится по кнопке «Печать» → «Акт сверки расчетов». В форме есть блоки для подписей обеих сторон, поле для расхождений «по данным контрагента» и итоговая строка. Если в организации настроена печать с факсимиле или используется ЭДО, акт можно отправить электронно через сервисы обмена документами — в 1С это делается кнопкой «ЭДО» при подключенном обмене.

Контрагент получает акт, вписывает свои данные в зеркальную часть и возвращает подписанный экземпляр. Если расхождений нет, акт подписывается обеими сторонами и становится документальным подтверждением задолженности — в том числе для суда или списания безнадежного долга. Если расхождения есть, по каждой спорной строке нужно поднять первичные документы и найти, у кого ошибка.

Храните подписанные акты вместе с первичкой. Для документооборота удобно прикреплять скан подписанного акта к документу в 1С через механизм присоединенных файлов.

Расхождения с контрагентом: как искать причину

Типовая ситуация: контрагент вернул акт с расхождениями. Начинайте разбор с классификации разницы — от этого зависит, где искать ошибку.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Контрагент не видит вашу отгрузку или оплатуЗапросите у него дату и номер документа, проверьте, проведен ли документ у вас и не попал ли он на другой договор или счет

У контрагента есть документ, которого нет у васПроверьте почту и ЭДО — возможно, документ не был загружен в базу; введите его и перезаполните акт

Суммы совпадают, но различаются датыУточните, по какой дате каждая сторона отражает операцию (дата документа или дата получения), и согласуйте единый подход

Расхождение в начальном сальдоСверьтесь за предыдущий период и найдите документ, измененный после подписания прошлого акта

Частая причина расхождений — документы «в пути»: вы отгрузили 31-го числа, а контрагент получил товар и отразил поступление следующим месяцем. Такие разницы не являются ошибкой, но их нужно уметь объяснить и показать в акте. Еще одна типичная причина — оплата, зачтенная не на тот договор: у вас долг закрыт, у контрагента висит аванс.

Типичные ошибки при работе с актом сверки

Самая «дорогая» ошибка — ретроспективное изменение документов в уже сверенном периоде. Если бухгалтер перепровел реализацию прошлым кварталом, сальдо по контрагенту изменится, а подписанный акт перестанет соответствовать учету. Перед закрытием периода полезно устанавливать дату запрета изменения данных.

FAQ

Можно ли сформировать акт сверки по нескольким договорам сразу?

Да. Оставьте поле «Договор» пустым — в акт попадут расчеты по всем договорам контрагента. Включите группировку по договорам, чтобы строки были разбиты по каждому договору отдельно: так документ останется читаемым.

Почему в акт не попал документ оплаты?

Чаще всего документ не проведен, проведен датой вне периода сверки или оплата зачтена на другой договор либо счет учета, не включенный в настройки акта. Проверьте проводки документа и список счетов на вкладке «Дополнительно».

Как оформить расхождения, если контрагент не согласен с данными?

В печатной форме акта есть колонки «по данным контрагента». Контрагент вписывает туда свои цифры, а расхождения выводятся в итоговой части. После этого по каждой спорной строке поднимают первичные документы и определяют, у какой стороны ошибка в учете.

Имеет ли акт сверки юридическую силу?

Подписанный обеими сторонами акт сверки признается судами доказательством размера задолженности и может прерывать срок исковой давности. Для этого акт должны подписать уполномоченные лица с указанием реквизитов сторон. Односторонне составленный акт такой силы не имеет.

Можно ли отправить акт сверки через ЭДО?

Да, если в 1С подключен обмен электронными документами, акт сверки можно отправить контрагенту в электронном виде. Электронный акт, подписанный квалифицированной подписью обеих сторон, равнозначен бумажному оригиналу.

Что делать, если сальдо в акте не совпадает с ОСВ?

Проверьте три вещи: все ли документы периода проведены, совпадает ли список счетов в акте с тем, что вы смотрите в ОСВ, и не установлен ли в ОСВ отбор по договору, отличающийся от отбора в акте. Чаще всего причина в разном наборе счетов или аналитики.