Учет и Финансы · 9 мин
Как составить авансовый отчет в 1С 8.3
Пошаговая инструкция по составлению авансового отчета в 1С 8.3 Бухгалтерия: заполнение вкладок, оприходование аванса, проводки, типичные ошибки и проверка результата.
Авансовый отчет в 1С 8.3 оформляется документом «Авансовый отчет», который находится в разделе «Покупки» (в некоторых конфигурациях — «Банк и касса»). Документ закрывает подотчетные суммы, выданные сотруднику: деньги, полученные из кассы или перечисленные на карту, списываются с учета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», а взамен принимаются к учету товары, услуги, билеты или командировочные расходы с подтверждающими документами.
Ошибки в авансовом отчете приводят к зависшей задолженности за сотрудником, некорректному НДС к вычету и лишним вопросам при проверках. Поэтому важно не только правильно заполнить документ, но и проверить его проводки и остаток по счету 71 после проведения. Ниже — рабочий порядок действий для типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.3».
Что подготовить до создания документа
Перед тем как заполнять авансовый отчет, убедитесь, что в базе корректно отражена выдача денег сотруднику. Это может быть документ «Выдача денежных документов», «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу» или «Списание с расчетного счета» с операцией «Перечисление подотчетному лицу». Без этой записи программе нечего будет подобрать на вкладку «Авансы», и сумма придется вводить вручную, что повышает риск расхождений.
Проверьте, что сотрудник заведен в справочнике «Физические лица», а при необходимости привязан к элементу справочника «Сотрудники». Также соберите первичные документы: чеки, БСО, накладные, акты, билеты, счета гостиниц. По каждому документу понадобятся дата, номер, сумма и наименование поставщика — эти данные вносятся в табличные части отчета.
Где находится документ и как его создать
Откройте раздел «Покупки» → «Авансовые отчеты» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию (если их несколько), сотрудника-подотчетника и склад, если отчет будет включать оприходование товаров. Дата документа должна быть не раньше даты выдачи аванса и соответствовать периоду, в котором расходы фактически подтверждены.
Если сотрудник отчитывается за несколько выдач, все они отражаются одним документом — на вкладке «Авансы» можно подобрать несколько авансов. Обратная ситуация тоже допустима: один крупный аванс закрывается несколькими отчетами по мере предоставления документов.
Заполнение вкладки «Авансы»
На вкладке «Авансы» нажмите кнопку «Подобрать» (или «Заполнить» — зависит от релиза). Программа покажет остатки выданных сотруднику сумм по счету 71. Выберите нужные строки и перенесите их в табличную часть. Если остаток не виден, проверьте, тем ли документом оформлена выдача и не закрыта ли сумма предыдущим отчетом.
При ручном добавлении строки укажите сумму аванса и документ выдачи. Итог по вкладке «Авансы» — это сумма, которую сотрудник должен обосновать документами либо вернуть в кассу. Сумма расходов на остальных вкладках может быть меньше аванса (остаток возвращается), равна ему или больше (перерасход выплачивается сотруднику).
- 1Создайте документ в разделе «Покупки → Авансовые отчеты» и укажите сотрудника
- 2На вкладке «Авансы» подберите выданные подотчетные суммы
- 3Заполните вкладки «Товары», «Оплата» или «Прочее» по первичным документам
- 4Проверьте итоговые суммы и счета учета в каждой строке
- 5Проведите документ и откройте движения по кнопке «Дт/Кт»
- 6Сверьте остаток по счету 71 в оборотно-сальдовой ведомости
Заполнение вкладок расходов
Структура документа разделяет расходы по характеру: «Товары» — для оприходования материалов и товаров на склад, «Оплата» — для оплаченных поставщикам услуг и работ, «Прочее» — для суточных, билетов, проживания и прочих затрат. Заполняются только те вкладки, которые соответствуют фактическим расходам.
Вкладка «Товары»
Добавьте строку, выберите номенклатуру из справочника, укажите количество, цену и сумму по чеку или накладной. Проверьте счет учета (обычно 10.01 для материалов или 41.01 для товаров) и склад поступления. Если поставщик выделил НДС и есть правильно оформленный счет-фактура или УПД, укажите ставку и сумму НДС — программа сформирует запись для вычета. По чекам без выделенного НДС ставку оставьте «Без НДС».
Вкладка «Оплата»
Здесь отражаются оплаты поставщикам напрямую из подотчетных средств: укажите контрагента, договор, сумму и содержание. Счет затрат (например, 26, 44 или 60) подставляется автоматически, но его стоит проверить. Этот вариант подходит, когда сотрудник оплатил услугу по счету организации.
Вкладка «Прочее»
На этой вкладке отражают командировочные расходы: суточные, жилье, проезд. Укажите номенклатуру затрат (элемент справочника «Прочие доходы и расходы» или статью затрат — зависит от настройки), сумму и счет затрат. Для суточных сверх норматива, не облагаемого НДФЛ, учтите, что обложение налогом настраивается в зарплатной части учета, а не в самом авансовом отчете.
Удобно завести в справочнике номенклатуры отдельные позиции «Суточные», «Проживание в гостинице», «Проезд (ж/д, авиа)» — тогда вкладка «Прочее» заполняется за минуту, а аналитика затрат остается чистой.
Проверка проводок и закрытие счета 71
После заполнения нажмите «Провести» и откройте движения документа по кнопке «Дт/Кт». Типовая картина: кредит 71 в корреспонденции со счетами 10, 41, 26, 44, 60 — в зависимости от того, что принято к учету. Если в отчете есть НДС, появятся проводки по 19 счету и записи регистров для книги покупок.
Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 с детализацией по сотрудникам за период отчета. Если расходы равны авансу, остаток по сотруднику должен обнулиться. Дебетовый остаток означает, что сотрудник должен вернуть деньги или донести документы; кредитовый — что организация должна выплатить перерасход.
Как проверить результат
Равен нулю или соответствует невозвращенному остатку/перерасходу
Сумма не совпадает с расчетом «аванс минус расходы»
Дт счетов затрат/запасов — Кт 71, НДС на 19 счете
Проводки на 60 или 76 без основания, отсутствует счет затрат
Сумма НДС попала в книгу покупок при наличии счета-фактуры
НДС указан по чеку без счета-фактуры и завис без вычета
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — аванс не подбирается, потому что выдача оформлена не той операцией. Например, перечисление на карту сотрудника проведено как «Прочее списание» вместо «Перечисление подотчетному лицу». В этом случае сумма ушла не на 71 счет, и отчет не закроет задолженность — нужно исправить документ выдачи.
Вторая группа ошибок связана с НДС: бухгалтеры указывают НДС по кассовому чеку, где налог выделен, но счет-фактура отсутствует. Вычет по такому документу в общем порядке не применяется, и сумма зависает на 19 счете. Либо отражайте расход без НДС, либо запрашивайте у поставщика счет-фактуру.
Особые ситуации и ограничения
Если сотрудник потратил больше выданного, разница отражается как кредиторская задолженность организации перед ним. Выплату перерасхода оформляют отдельным РКО или перечислением с расчетного счета с операцией «Возврат подотчетному лицу» / выплатой подотчетному лицу. Не закрывайте перерасход «в уме» — остаток по 71 счету должен быть виден в учете до фактической выплаты.
При отчете по корпоративной карте логика та же: списание с карты сначала попадает на 71 счет (при соответствующей настройке), и сотрудник отчитывается обычным авансовым отчетом. Если же карта настроена как 55 счет без подотчета, авансовый отчет не используется — расходы списываются напрямую банковскими документами.
Частые вопросы по авансовым отчетам в 1С 8.3
Почему на вкладке «Авансы» не подбирается выданная сумма?
Чаще всего выдача оформлена документом с неподходящим видом операции — сумма не попала на счет 71. Проверьте проводки документа выдачи: должна быть запись Дт 71 — Кт 50 или 51. Также убедитесь, что выбран тот же сотрудник и что аванс не закрыт другим отчетом.
Можно ли оформить один авансовый отчет на несколько командировок?
Технически да, если все расходы относятся к одному сотруднику и периоду отчета. Однако для командировок с суточными лучше оформлять отдельные отчеты по каждой поездке — так проще сверять нормы суточных и прикреплять первичные документы.
Как отразить возврат неизрасходованного остатка?
Оформите документ «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат от подотчетного лица» или «Поступление на расчетный счет» с соответствующей операцией, если деньги возвращены на счет. После проведения остаток по счету 71 по сотруднику закроется.
Что делать, если чек без выделенного НДС, а поставщик — плательщик НДС?
В отчете укажите ставку «Без НДС» и включите всю сумму в стоимость. Вычет возможен только при наличии счета-фактуры или УПД; по одному кассовому чеку в общем случае НДС к вычету не принимается. Если документы будут получены позже, можно скорректировать учет.
Как распечатать форму АО-1 из 1С?
В проведенном документе нажмите кнопку «Печать» и выберите форму «Авансовый отчет (АО-1)» или упрощенную форму, если организация использует самостоятельно разработанный бланк. Перед печатью проверьте, что заполнены распорядительная и бухгалтерская части — подтверждающие документы и их количество.
Что важно запомнить
Порядок работы: корректная выдача аванса на счет 71 → документ «Авансовый отчет» с подбором аванса и заполнением вкладок расходов → проверка проводок и остатка по счету 71. Не указывайте НДС без счета-фактуры и не перепроводите отчеты закрытых периодов без резервной копии.