Учет и Финансы · 9 мин
Как провести оплату самозанятому от юридического лица в 1С
Как провести оплату самозанятому от юридического лица в 1С: оформление акта, списание с расчётного счёта, проверка чека из «Мой налог» и отражение в учёте.
Расчёты с самозанятыми (плательщиками налога на профессиональный доход, НПД) — частая операция для юридических лиц, которые заказывают услуги дизайнеров, курьеров, программистов и других исполнителей. В 1С такая оплата оформляется стандартными документами, но с рядом особенностей: исполнитель должен быть заведён как физическое лицо, договор не облагается страховыми взносами, а ключевым подтверждающим документом становится чек из приложения «Мой налог».
Ошибка при оформлении опасна не только для бухгалтерии: если компания ранее была работодателем этого физлица или платит без проверки статуса самозанятого, налоговая может переквалифицировать отношения в трудовые и доначислить взносы. Поэтому перед оплатой важно проверить статус исполнителя, корректно отразить акт и платёж в программе и сохранить чек.
Ниже разобрано, какие документы создать в 1С (на примере 1С:Бухгалтерии 8, ред. 3.0), как настроить контрагента-физлицо, как провести оплату через банк и какие контрольные точки помогут убедиться, что всё отражено правильно.
Проверка статуса самозанятого и условия законной оплаты
Прежде чем создавать документы в 1С, убедитесь, что исполнитель действительно применяет НПД. Проверить статус можно двумя способами: по сервису ФНС «Проверка статуса налогоплательщика налога на профессиональный доход» (по ИНН и дате) или по чеку из «Мой налог», который самозанятый обязан сформировать при получении оплаты. Статус должен действовать на дату оказания услуги и на дату оплаты.
Есть два принципиальных ограничения. Во-первых, нельзя платить по НПД бывшему работнику, с которым менее двух лет назад был расторгнут трудовой договор с вашей компанией, — такие доходы под НПД не подпадают. Во-вторых, услуги не должны носить характер выполнения обязанностей по трудовому договору: фиксированный график, подчинение внутренним правилам, постоянное рабочее место — признаки, по которым отношения могут переквалифицировать.
Как завести самозанятого в справочнике контрагентов
В 1С:Бухгалтерии самозанятый заводится как контрагент с видом «Физическое лицо». Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты», создайте новый элемент, укажите вид «Юридическое или физическое лицо» → «Физическое лицо». Заполните ФИО, ИНН (у самозанятого он обязателен — именно по ИНН проверяется статус), при необходимости СНИЛС и паспортные данные для договора.
На вкладке «Банковские счета» добавьте счёт самозанятого: номер счёта, банк, БИК. Деньги переводятся на обычную банковскую карту или счёт физлица — специального счёта для НПД не требуется. В договоре с контрагентом укажите тип «С покупателем» — нет, корректно: «С поставщиком», ведь юрлицо покупает услуги. Номенклатуру договора заполните реквизитами реального договора оказания услуг.
Отражение услуги: акт и поступление в 1С
Оказанную услугу отражают документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» в разделе «Покупки». Выберите вид операции «Услуги (акт)», укажите контрагента-физлицо, договор и добавьте строку с номенклатурой типа «Услуга». Сумма — та, что согласована в договоре; НДС не выделяется, поскольку самозанятые НДС не платят (в поле ставки выберите «Без НДС»).
Счёт учёта затрат зависит от характера услуги: 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу», 20 «Основное производство» или 91.02 для прочих. Счёт расчётов с контрагентом по умолчанию подставится 60.01 — это корректно: расчёты с самозанятым ведутся как с обычным поставщиком. Отдельного счёта для НПД в плане счетов не предусмотрено.
Акт оказания услуг можно распечатать из документа или использовать собственную форму, согласованную с исполнителем. Помните: акт сам по себе не заменяет чек из «Мой налог» — для подтверждения расходов нужны оба документа.
- 1Создайте контрагента с видом «Физическое лицо», укажите ИНН самозанятого
- 2Добавьте банковский счёт исполнителя и договор «С поставщиком»
- 3Создайте «Поступление (акты, накладные)» с видом «Услуги (акт)», ставка «Без НДС»
- 4Проверьте счета учёта: затраты — на 26/44/20, расчёты — 60.01
- 5Проведите документ и распечатайте акт для подписи
- 6Запросите у самозанятого чек из «Мой налог» после оплаты
Проведение оплаты через банк
Оплата оформляется документом «Списание с расчётного счёта» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки») или через «Платёжное поручение» с последующей загрузкой выписки из клиент-банка. Вид операции — «Оплата поставщику». Укажите получателя (контрагента-физлицо), договор, сумму и счёт списания 51.
В назначении платежа рекомендуется указать: «Оплата по договору № … от … за услуги …, исполнитель — плательщик НПД, НДС не облагается». Такая формулировка упрощает идентификацию платежа и банком, и налоговой. После проведения документа задолженность по счёту 60.01 закроется — проверьте это в оборотно-сальдовой ведомости или карточке счёта.
Если выгружаете платёжку в клиент-банк напрямую из 1С, проверьте, что в реквизитах получателя подтянулись корректные данные счёта физлица — ошибка в номере счёта приведёт к возврату платежа и задержке расчёта.
Чек из «Мой налог» и подтверждение расходов
После получения денег самозанятый обязан сформировать чек в приложении «Мой налог» и передать его заказчику в электронном или бумажном виде. Именно чек является документом, подтверждающим доход по НПД и правомерность расходов юрлица без удержания НДФЛ. Датировать чек должен момент расчёта; при оплате юрлицу самозанятый указывает в чеке наименование и ИНН компании-заказчика.
Храните чек вместе с договором и актом. В 1С можно прикрепить скан чека к документу поступления или оплаты через механизм присоединённых файлов — это удобно при запросах налоговой. Проверить подлинность чека можно на сайте ФНС по QR-коду или ФИО и ИНН исполнителя.
Как проверить результат
Сальдо нулевое: акт и оплата закрыли друг друга
Висит дебетовое или кредитовое сальдо — документы не связаны или суммы различаются
Чек сформирован на полную сумму, указан ИНН вашей компании
Чека нет, сумма меньше оплаты или указан неверный заказчик
Статус активен по проверке ФНС
Статус утрачен — доход не подпадает под НПД
«Без НДС»
Выделен НДС — ошибка в учёте
Особые сценарии и ограничения
Аванс самозанятому
Предоплата допустима и отражается тем же «Списанием с расчётного счёта» — задолженность попадёт на счёт 60.02 (авансы выданные). После оказания услуги и проведения акта аванс зачтётся автоматически. Чек самозанятый формирует на сумму аванса в момент его получения, а не после подписания акта.
Оплата наличными
Расчёты наличными с физлицом возможны через кассу (документ «Расходный кассовый ордер» с видом «Оплата поставщику»), но для юрлица безопаснее безналичный перевод: банковская выписка дополнительно подтверждает факт расчёта. При наличной оплате лимит расчётов между юрлицом и физлицом не ограничен, однако чек из «Мой налог» всё равно обязателен.
Услуги на УСН и в налоговом учёте
Организации на УСН «доходы минус расходы» принимают оплату самозанятому в расходы после фактической оплаты и при наличии чека. На общей системе расход учитывается по акту. В обоих случаях комплект документов одинаков: договор, акт, чек, платёжный документ.
Варианты оформления исполнителя
Подходит для разовых и проектных услуг. Заказчик не платит НДФЛ и взносы, нужен чек «Мой налог». Нельзя для бывших сотрудников в течение 2 лет
Когда статуса НПД нет. Заказчик удерживает НДФЛ и начисляет взносы, отчитывается как налоговый агент
Подходит при регулярном сотрудничестве. Оплата как обычному поставщику, без чека «Мой налог», если ИП не на НПД
Частые вопросы
Нужно ли удерживать НДФЛ при оплате самозанятому?
Нет. Плательщик НПД сам уплачивает налог через приложение «Мой налог», а юридическое лицо налоговым агентом не является. Условие — действующий статус самозанятого и чек, сформированный на вашу компанию.
Что делать, если самозанятый не прислал чек?
Запросите чек письменно — это его обязанность. Без чека расходы по НПД не подтверждены: при проверке их могут исключить, а выплату переквалифицировать в доход физлица с НДФЛ. До получения чека не закрывайте период по этой операции.
Каким документом в 1С оформить услуги самозанятого?
Документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги (акт)». Контрагент — физическое лицо, ставка НДС — «Без НДС», счёт расчётов — 60.01.
Можно ли платить самозанятому, который раньше работал в нашей компании?
Только если с момента расторжения трудового договора прошло не менее двух лет. Иначе доходы от вашей компании не подпадают под НПД, и оплата будет считаться нарушением.
Как указать назначение платежа самозанятому?
Рекомендуемая формулировка: «Оплата по договору № … от … за услуги …, исполнитель — плательщик НПД, НДС не облагается». Это упрощает идентификацию платежа банком и подтверждает характер расчёта.
Что важно запомнить
Оплата самозанятому в 1С оформляется как обычная закупка услуг у контрагента-физлица: акт поступления с «Без НДС» и списание с расчётного счёта. Ключевые условия законности — действующий статус НПД на дату оплаты, отсутствие трудовых отношений за последние два года и чек из «Мой налог» на вашу компанию. НДФЛ и взносы заказчик не начисляет.