Как сформировать заказ поставщику в 1С

Документ «Заказ поставщику» в 1С фиксирует потребность компании в товарах или материалах и служит основой для планирования закупок, контроля сроков поставки и резервирования денежных средств. В зависимости от конфигурации (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) интерфейс немного различается, но логика работы одинакова: создаётся документ, заполняется табличная часть, устанавливаются условия оплаты и поставки, после чего заказ проводится и передаётся контрагенту.

Ниже разобран полный цикл работы с заказом поставщику на примере типовых конфигураций 1С: от подготовки справочников до контроля исполнения. Инструкция подойдёт для 1С:Управление торговлей 11, 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация 2. В конфигурации «Управление нашей фирмой» документ также присутствует, но с упрощённым набором реквизитов.

Что подготовить перед созданием заказа

Чтобы заказ сформировался без ошибок, в базе должны быть корректно заполнены справочники. Проверьте карточку контрагента: у поставщика должны быть указаны реквизиты, а в разделе «Договоры» — действующий договор с видом «С поставщиком». Если договор отсутствует, программа либо не даст провести документ, либо создаст договор автоматически с настройками по умолчанию, что может исказить взаиморасчёты.

Убедитесь, что номенклатура заведена в справочнике с правильным видом (товар, материал, услуга) и единицей измерения. Если планируется подстановка цен поставщика, проверьте, зарегистрированы ли цены документом «Установка цен номенклатуры» или «Регистрация цен поставщика» — тогда при подборе товара цена подтянется автоматически.

Также заранее определите склад поступления и организацию, от имени которой оформляется закупка, если в базе ведётся учёт по нескольким юридическим лицам. Ошибка в организации — одна из самых частых причин расхождений в отчётности по НДС.

Создание документа «Заказ поставщику»

Откройте раздел «Закупки» и выберите пункт «Заказы поставщикам». В открывшемся списке нажмите кнопку «Создать». Если ведётся учёт по нескольким типам заказов, программа может предложить выбрать вариант документа — например, «Заказ на товары и услуги».

Заполните шапку документа: укажите поставщика, договор, организацию и склад. Номер и дата проставляются автоматически, но при необходимости их можно изменить. Если у поставщика несколько договоров, выберите тот, в рамках которого выполняется закупка, — от него зависят условия оплаты и валюта взаиморасчётов.

На вкладке «Дополнительно» можно указать номер и дату входящего документа (например, счёта поставщика), подразделение, менеджера и желаемую дату поступления. Дата поступления важна: по ней строятся отчёты о планируемых отгрузках и дефиците товара на складе.

Заполнение табличной части товарами

Товары добавляются кнопкой «Добавить» (построчный ввод) или «Подбор» (выбор из справочника с остатками и ценами). Для каждой позиции укажите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитываются автоматически.

Если цены поставщика зарегистрированы в базе, они подставятся автоматически при выборе товара. Проверьте соответствие цен условиям текущей закупки: автоматическая цена может не учитывать разовую скидку или изменение прайса. Вручную отредактированная цена в документе имеет приоритет над ценой из регистра.

Для объёмных заказов удобно использовать загрузку из файла: в типовых конфигурациях доступна функция «Загрузить из внешнего файла» (Excel, табличный документ). Это снижает риск ошибок при вводе десятков позиций вручную.

1. 1
   Откройте раздел «Закупки» → «Заказы поставщикам» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните поставщика, договор, организацию и склад
3. 3
   Добавьте товары через «Подбор» или загрузите из файла
4. 4
   Проверьте цены, количество и ставки НДС
5. 5
   Укажите условия оплаты и дату поступления
6. 6
   Установите статус и проведите документ

Условия оплаты, статусы и согласование

На вкладке «Дополнительно» или в отдельной группе реквизитов укажите порядок оплаты: предоплата, постоплата или этапный график. В конфигурациях с управленческим контуром можно задать график оплаты в процентах или суммах с конкретными датами — эти данные попадут в платёжный календарь.

Статус заказа управляет его дальнейшей судьбой. Типовые статусы: «Не согласован», «Согласован», «К поступлению», «Закрыт». Документ в статусе «Не согласован» не влияет на планирование запасов и не доступен для создания поступления — это защита от преждевременных действий со стороны склада и казначейства.

Если в компании действует согласование закупок, настройте маршрут в разделе администрирования или используйте механизм задач. После согласования ответственный переводит заказ в статус «К поступлению», и только тогда на его основании оформляется приход товара.

Печать и отправка заказа поставщику

Из формы документа по кнопке «Печать» доступна печатная форма «Заказ поставщику». Если типовая форма не подходит, её можно отредактировать через «Изменить макет» (при наличии прав) или подключить внешнюю печатную форму через механизм дополнительных отчётов и обработок.

Для отправки поставщику сохраните документ в PDF через «Файл → Сохранить» в окне предварительного просмотра или воспользуйтесь кнопкой «Отправить» — «По электронной почте», если настроена учётная запись почты в 1С. При работе через ЭДО (1С-ЭДО, Такском и другие операторы) заказ можно отправить как электронный документ прямо из базы.

Контроль исполнения заказа

После фактической поставки на основании заказа создаётся документ «Поступление товаров и услуг»: откройте заказ и нажмите «Создать на основании». Программа перенесёт позиции, количество и цены — останется сверить данные с накладной поставщика и при необходимости скорректировать расхождения.

Для контроля используйте отчёты раздела «Закупки»: «Заказы поставщикам» показывает состояние каждого заказа (заказано, поступило, осталось получить), а «Анализ причин отмены заказов» и отчёты по непоставкам помогают выявлять ненадёжных контрагентов. Частично исполненный заказ остаётся открытым до полного поступления либо закрывается вручную с указанием причины отмены остатка.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма заказа

Норма

Совпадает со счётом или прайсом поставщика

Тревожный признак

Расхождение в итогах — проверить цены и НДС

Статус документа

Норма

«К поступлению» перед оформлением прихода

Тревожный признак

«Не согласован» — поступление не создастся

Отчёт «Заказы поставщикам»

Норма

Колонка «Осталось получить» уменьшается после поступления

Тревожный признак

Остаток не меняется — поступление создано не на основании заказа

Частые вопросы

Можно ли изменить заказ после его согласования?

Да, но корректно это сделать через возврат статуса на «Не согласован», внесение изменений и повторное согласование. Прямое редактирование согласованного документа нарушает контрольную процедуру и может быть запрещено настройками прав.

Что делать, если поставщик привёз товар частично?

Создайте поступление на основании заказа и отредактируйте количество под фактическую поставку. Заказ останется открытым на непоставленный остаток. Когда поставка завершится или будет отменена, закройте заказ соответствующей командой.

Как оформить заказ на услуги, а не на товары?

В той же табличной части выберите номенклатуру с видом «Услуга». Для услуг не указывается склад поступления, а на основании заказа создаётся документ «Поступление услуг и прочих активов» либо акт оказания услуг.

Можно ли сформировать заказ автоматически по потребностям?

Да, в конфигурациях с управлением запасами есть обработка «Формирование заказов по потребностям»: программа рассчитывает дефицит по минимальным остаткам и заказам клиентов и предлагает готовые заказы поставщикам, которые остаётся проверить и провести.

Почему не подставляются цены поставщика?

Цены берутся из регистра цен поставщика, актуального на дату документа. Проверьте, зарегистрированы ли цены документом «Регистрация цен поставщика» для выбранного соглашения, и не устарели ли они относительно даты заказа.