Учет и Финансы · 9 мин
Как сформировать приходник в 1С
Как сформировать приходник в 1С: оформление приходного кассового ордера и приходной накладной, проводки, проверка результата, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Термином «приходник» бухгалтеры и кладовщики обычно называют два разных документа: приходный кассовый ордер (ПКО), которым оформляют поступление денег в кассу, и приходную накладную (поступление товаров), которой оприходуют материальные ценности на склад. Прежде чем создавать документ, определите, что именно вы принимаете: деньги или товары, — от этого зависит раздел программы и набор реквизитов.
Оба документа формируются в типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация) без доработок. Порядок действий во всех решениях схож: открыть нужный журнал, создать документ, заполнить обязательные поля и провести. Ниже разобраны оба сценария с проверкой результата и типичными ошибками.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание документов соответствующего вида, а в программе заполнены базовые справочники: организация, контрагенты, номенклатура, кассы и склады. Если справочник пуст, документ провести не получится или он сформирует неполные проводки.
Какой документ вам нужен: ПКО или приходная накладная
Приходный кассовый ордер применяется, когда в кассу организации поступают наличные деньги: оплата от покупателя, возврат подотчётных сумм, взнос учредителя, выручка с торговой точки. Документ формирует проводку по дебету счёта 50 «Касса» и печатается по унифицированной форме КО-1 с отрывной квитанцией.
Приходная накладная (документ «Поступление товаров и услуг») оформляет принятие материальных ценностей от поставщика на склад. Она увеличивает остатки по складскому и бухгалтерскому учёту, отражает задолженность перед поставщиком и входной НДС. Если поступили и товар, и деньги одновременно — оформляются два отдельных документа.
Как выбрать документ
Подготовка: что проверить перед созданием документа
Откройте справочник организаций и убедитесь, что выбрана правильная организация, если в базе их несколько, — документ проведётся по той, что указана в шапке, и исправить это после проведения без перепроведения нельзя. Проверьте, что контрагент-поставщик или плательщик заведён в справочнике с корректными ИНН и договором.
Для приходной накладной дополнительно проверьте номенклатуру: каждая позиция должна существовать в справочнике с правильной единицей измерения и ставкой НДС. Если товар новый, создайте карточку заранее — вводить позиции «на лету» в документе удобно, но легко ошибиться в настройках счётов учёта.
Как сформировать приходный кассовый ордер
В 1С:Бухгалтерии перейдите в раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» и нажмите «Создать» → «Приходный кассовый ордер». В торговых конфигурациях путь аналогичен: «Финансы» → «Приходные ордеры». Номер документа программа присвоит автоматически, дату при необходимости скорректируйте вручную.
Выберите вид операции — от него зависят счета проводок: «Оплата от покупателя», «Возврат от подотчётного лица», «Получение наличных в банке» и другие. Укажите плательщика (контрагента или физическое лицо), сумму, счёт учёта (обычно 50.01) и корреспондирующий счёт. Поле «Принято от» заполняется текстом — именно оно попадёт в печатную форму, поэтому пишите ФИО или название организации полностью.
В поле «Основание» укажите реквизиты первичного документа (номер счёта, договора), а в «Приложение» — подтверждающие бумаги. После заполнения нажмите «Провести», затем кнопку печати и выберите форму «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Квитанцию выдаёте плательщику, ордер остаётся в кассовой книге.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Приходный кассовый ордер»
- 2Выберите вид операции и укажите плательщика
- 3Заполните сумму, поля «Принято от», «Основание» и «Приложение»
- 4Проверьте счета учёта в проводках (Дт 50.01)
- 5Проведите документ и распечатайте форму КО-1
- 6Внесите запись в кассовую книгу или убедитесь, что она сформируется автоматически
Как сформировать приходную накладную
Перейдите в раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные)» и нажмите «Создать». Выберите вид операции «Товары (накладная)» или «Товары, услуги, комиссия», если поступление смешанное. В шапке укажите поставщика, договор и склад — склад влияет на то, где отразятся остатки в управленческом учёте.
Заполните табличную часть: добавьте позиции номенклатуры, количество, цену и ставку НДС. Итоговая сумма пересчитается автоматически. Если у вас есть счёт или заказ поставщику, создайте накладную на его основании кнопкой «Создать на основании» — табличная часть заполнится сама, и вам останется сверить количество с фактической поставкой.
Введите номер и дату входящего документа от поставщика — эти данные нужны для книги покупок и сверок. Проверьте счета учёта (обычно 41.01 для товаров или 10.01 для материалов) и счёт расчётов с поставщиком (60.01). Проведите документ и откройте кнопку «Дт/Кт», чтобы увидеть сформированные проводки.
Если поставщик регулярный, заведите для него соглашение или договор с типовыми условиями — программа будет автоматически подставлять цены, ставку НДС и счета расчётов, что заметно сократит время оформления каждой накладной и снизит число ошибок.
Проверка результата после проведения
После проведения откройте проводки документа кнопкой «Дт/Кт» и убедитесь, что суммы и счета соответствуют ожиданиям. Для ПКО это дебет 50-го счёта, для накладной — дебет счёта запасов и кредит 60-го, плюс отдельная строка по НДС на 19-й счёт, если налог выделен.
Для приходной накладной дополнительно проверьте складские остатки: сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 (10) и убедитесь, что поступившее количество отразилось верно. Для ПКО сверьте остаток по кассе в ОСВ по счёту 50 с фактическими наличными.
Как проверить результат
Суммы совпадают с документом, счета соответствуют виду операции
Пустые проводки, неверные счета или расхождение сумм
Количество увеличилось ровно на поступивший объём
Остаток не изменился или появились отрицательные позиции
Ордер попал в лист кассовой книги за свою дату
Документа нет в книге — проверьте дату и организацию
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — неверная дата документа: накладная проводится текущим числом вместо даты фактической поставки, из-за чего искажаются остатки прошлых периодов и данные по НДС. Всегда сверяйте дату в программе с датой бумажного документа поставщика.
Вторая группа ошибок связана с реквизитами: не тот склад, не та организация, неверный договор. Такие документы проводятся, но портят аналитику — расчёты с поставщиком «висят» на другом договоре, а остатки уходят не на тот склад. Перед проведением потратьте полминуты на просмотр шапки документа.
Частые вопросы
Можно ли провести приходник задним числом?
Технически да, если период не закрыт. Но если по этому периоду сдана отчётность или закрыт месяц, позднее проведение изменит регламентные данные. Согласуйте такие операции с главным бухгалтером и после ввода перепроведите закрытие месяца.
Что делать, если в накладной ошиблись в количестве после проведения?
Если период открыт — откройте документ, исправьте количество и перепроведите. Если период закрыт, оформите корректировку поступления на основании исходной накладной, не редактируя исходный документ.
Почему документ не проводится и программа выдаёт ошибку?
Чаще всего не заполнено обязательное поле: склад, договор, организация или счёт учёта. Прочитайте текст сообщения об ошибке — программа указывает конкретное поле. Также проверьте, не закрыт ли период для редактирования.
Как оприходовать товар без поставщика, например излишки?
Используйте документ «Оприходование товаров» (в 1С:Бухгалтерии — на основании «Инвентаризации товаров»). Обычная приходная накладная для этого не подходит, так как требует контрагента и формирует расчёты с поставщиком.
Нужно ли распечатывать приходный кассовый ордер?
Да, ПКО подлежит печати: квитанция выдаётся лицу, внёсшему деньги, а сам ордер хранится в кассовых документах. Электронного документа в 1С без бумажного оригинала недостаточно, если организация не перешла на полностью безбумажный кассовый документооборот по установленным правилам.
Что важно запомнить
Определите тип приходника: ПКО для денег в кассу, накладная для товаров на склад. Заполните обязательные поля, сверьте дату с первичкой, проведите документ и проверьте проводки и остатки. Ошибки в дате, складе и договоре — главный источник расхождений в учёте.