Учет и Финансы · 13 мин
Как сформировать косвенные расходы в 1С
Пошаговая инструкция по формированию косвенных расходов в 1С: настройка учётной политики, счета 25 и 26, методы распределения, закрытие месяца и проверка ошибок.
Косвенные расходы — это затраты, которые нельзя отнести на конкретный вид продукции или услуги напрямую: аренда офиса, зарплата административного персонала, амортизация общехозяйственного оборудования. В 1С:Бухгалтерии их учёт строится на счетах 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и 44 «Издержки обращения», а корректное формирование зависит от трёх вещей: правильной учётной политики, корректно заполненных статей затрат и регламентной операции закрытия месяца.
Ошибки в настройке приводят к типичным симптомам: счёт 26 не закрывается, в налоговом учёте косвенные расходы не попадают в декларацию по налогу на прибыль, а себестоимость продукции искажается. Ниже разобран полный цикл — от первичной настройки до контроля результата.
Что относится к косвенным расходам и на каких счетах их учитывать
В бухгалтерском учёте косвенные затраты делятся на общепроизводственные (счёт 25) — связанные с обслуживанием производства, и общехозяйственные (счёт 26) — управленческие расходы организации в целом. Торговые организации используют счёт 44 «Расходы на продажу». В налоговом учёте по налогу на прибыль действует своё деление: прямые расходы (материалы, зарплата производственного персонала) и косвенные — все остальные, которые списываются в расходы текущего периода полностью.
Ключевой момент: в 1С принадлежность расхода к косвенным определяется не счётом, а видом расхода в справочнике «Статьи затрат». Для налогового учёта в карточке статьи указывается вид «Косвенные расходы» (или конкретный вид по НК РФ, например «Материальные расходы», «Оплата труда»). Если вид указан неверно, программа не включит сумму в приложение 2 к листу 02 декларации по прибыли, даже если проводка по счёту 26 есть.
Настройка учётной политики
Откройте раздел «Главное» → «Учётная политика» и выберите организацию. На вкладке «Затраты» (в старших версиях — «Затраты и расходы») задайте способ учёта общехозяйственных расходов. Доступны два варианта: «В составе себестоимости продаж (директ-костинг)» — счёт 26 закрывается напрямую в дебет 90.08, и «В себестоимость продукции, работ, услуг» — 26-й распределяется на счёт 20 вместе с 25-м.
Директ-костинг проще и чаще применяется в небольших организациях: управленческие расходы не «размазываются» по продукции, а сразу уменьшают финансовый результат. Второй вариант выбирайте, если метод полной себестоимости требуется управленческой отчётностью или отраслевой спецификой. Здесь же проверьте флажок учёта выпуска продукции и оказания производственных услуг — без него распределение счетов 25/26 на 20-й невозможно.
В налоговом учёте (раздел «Главное» → «Налоги и отчёты» → «Налог на прибыль») убедитесь, что перечень прямых расходов задан осознанно: всё, что не попало в прямые, программа автоматически считает косвенными. Прямые расходы настраиваются через регистр «Методы определения прямых производственных расходов в НУ».
Сравнение вариантов
Подходит организациям без сложного производства и торговым компаниям. Упрощает закрытие месяца, но себестоимость продукции формируется без управленческих расходов.
Подходит производству, где нужна полная себестоимость по номенклатурным группам. Требует настройки методов распределения и усложняет анализ при незавершённом производстве.
Настройка статей затрат и методов распределения
Справочник «Статьи затрат» (раздел «Справочники») — второй критический узел. Для каждой статьи проверьте три поля: вид расхода для налогового учёта, способ распределения на объекты калькуляции и признак отражения в бухгалтерском учёте. Для косвенных расходов в НУ укажите вид «Косвенные расходы» либо конкретный вид из классификатора НК РФ — программа использует его при заполнении декларации.
Методы распределения задаются в регистре «Методы распределения косвенных расходов организаций» (доступен из учётной политики по гиперссылке). Для каждой статьи или группы статей укажите базу распределения: оплата труда, материальные затраты, выручка, объём выпуска, прямые затраты или плановая себестоимость. Если метод не задан, программа при закрытии месяца выдаст ошибку «Не указан способ распределения» и не закроет счёт.
Выбор базы распределения
Базу выбирайте по экономическому смыслу: аренду цеха логично распределять пропорционально площади или прямым затратам, зарплату цехового персонала — пропорционально оплате труда основных рабочих. Нет универсально правильной базы — есть зафиксированная в учётной политике и применяемая последовательно. Менять базу в середине года не рекомендуется: это приведёт к несопоставимости данных по периодам.
Отражение косвенных расходов документами в течение месяца
Косвенные расходы попадают в учёт через обычные первичные документы: «Поступление товаров и услуг» (аренда, коммунальные услуги, связь), «Требование-накладная» (материалы общехозяйственного назначения), «Начисление зарплаты» с соответствующим способом отражения, «Амортизация и износ основных средств». В каждом документе указывается счёт затрат (25, 26 или 44), статья затрат и подразделение.
Подразделение заполняйте обязательно, если ведётся учёт по подразделениям: методы распределения могут быть привязаны к подразделению затрат, и пустое значение либо сломает распределение, либо отнесёт расходы не туда. Для зарплаты управленческого персонала способ отражения задаётся в справочнике «Способы учёта зарплаты» — создайте отдельный способ со счётом 26 и нужной статьёй.
Документ «Операция, введённая вручную» для косвенных расходов используйте только в исключительных случаях: ручные проводки по счетам затрат программа при закрытии месяца обрабатывает, но такие суммы не попадают в ряд регистров, и отчёты по расходам могут с ними расходиться.
- 1Создайте документ поступления услуг (Покупки → Поступление (акты, накладные)) и заполните контрагента и договор.
- 2В табличной части укажите счёт затрат 25, 26 или 44, статью затрат с корректным видом расхода для НУ и подразделение.
- 3Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»: сумма должна встать в дебет счёта затрат.
- 4Повторите для всех расходов месяца, затем переходите к закрытию месяца.
Закрытие месяца: как программа распределяет косвенные расходы
Распределение выполняется регламентной операцией «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» в обработке «Закрытие месяца» (раздел «Операции»). Программа собирает обороты по дебету счетов 25 и 26, применяет методы распределения и формирует проводки: 25 → 20 (всегда), 26 → 20 или 26 → 90.08 в зависимости от учётной политики. В налоговом учёте косвенные расходы списываются на счёт 90.08 или в состав прямых — по настройкам.
Перед запуском закрытия убедитесь, что актуальна последовательность документов: перепроведите документы через «Проведение документов» в разделе «Операции», если программа сигнализирует о нарушении. Запускайте закрытие месяца целиком кнопкой «Выполнить закрытие месяца» — отдельные операции по счетам затрат зависят от амортизации и начисления зарплаты, выполненных раньше в цепочке.
Если в месяце не было выпуска продукции и выручки, а расходы на счёте 26 настроены на распределение в себестоимость, закрытие может завершиться ошибкой или оставить сальдо — распределять не на что. В директ-костинге такой проблемы нет, что является дополнительным аргументом в его пользу для организаций с нерегулярным выпуском.
Проверка результата и отчёты
Первый контроль — оборотно-сальдовая ведомость по счетам 25 и 26: сальдо на конец месяца должно быть нулевым (исключение — счёт 25 при наличии незавершённого производства в специфических настройках, но типовая конфигурация закрывает его полностью). Ненулевое сальдо — признак незакрытого месяца или ошибки распределения.
Второй контроль — справки-расчёты, доступные из обработки «Закрытие месяца» по кнопке операции: «Распределение косвенных расходов» показывает, какая база применена и как суммы разошлись по номенклатурным группам. Сверьте итог справки с дебетовым оборотом счёта 26 — они должны совпадать.
Третий контроль — налоговый учёт: откройте регистр или отчёт «Анализ состояния налогового учёта по налогу на прибыль» и убедитесь, что косвенные расходы отражены в составе расходов текущего периода. При заполнении декларации по прибыли строка 040 приложения 2 к листу 02 должна сходиться с оборотами по косвенным расходам в НУ.
Как проверить результат
Нулевое сальдо в ОСВ
Остаток по счёту — месяц не закрыт или ошибка распределения
Итог справки равен дебетовому обороту счёта
Расхождения, пустые строки базы распределения
Косвенные расходы попали в строку 040 приложения 2 листа 02
Строка пуста при наличии расходов — проверьте вид расхода в статьях затрат
Дт 20 (или 90.08) — Кт 25, 26 по каждой статье
Проводки отсутствуют или суммы «круглые» и не сходятся с оборотами
Особые ситуации и ограничения
Организации на УСН и ИП не применяют счета 25/26 в полном объёме: упрощенцы могут списывать все затраты сразу на 90.02/90.08, а настройка методов распределения для них избыточна. В 1С это решается учётной политикой — при объекте «доходы минус расходы» налоговый учёт ведётся в книге учёта доходов и расходов, а не через деление на прямые и косвенные.
Строительные организации и компании с длинным производственным циклом сталкиваются с тем, что косвенные расходы частично капитализируются в незавершённом производстве. Типовая 1С:Бухгалтерия распределяет 25 и 26 полностью; для сложных схем НЗП требуется либо ручная корректировка остатка на счёте 20, либо переход на 1С:ERP или УПП, где механизмы распределения гибче.
Если организация ведёт несколько видов деятельности с разной налоговой нагрузкой (например, совмещает ОСНО и патент), косвенные расходы нужно делить пропорционально выручке. В типовой конфигурации это настраивается через отдельные статьи затрат и методы распределения по выручке, но контроль пропорции остаётся на бухгалтере.
Удобно завести в справочнике «Статьи затрат» префиксы в наименованиях: «ОХР — аренда офиса», «ОПР — аренда цеха». Это ускоряет поиск нужной статьи в документах и снижает риск выбрать общехозяйственную статью вместо общепроизводственной, особенно когда документы вводят несколько сотрудников.
Частые вопросы
Почему счёт 26 не закрывается при закрытии месяца?
Чаще всего причина в отсутствии метода распределения для одной из статей затрат или в том, что учётная политика предусматривает распределение на счёт 20, но в месяце нет выпуска и база распределения равна нулю. Откройте справку-расчёт «Распределение косвенных расходов» — в ней видно проблемную статью. Либо задайте метод, либо переключите политику на директ-костинг.
Чем отличается счёт 25 от счёта 26?
Счёт 25 собирает расходы, связанные с обслуживанием производства: амортизация цехового оборудования, зарплата начальника цеха, отопление производственных помещений. Счёт 26 — управленческие расходы организации в целом: зарплата директора и бухгалтерии, аренда офиса, консультационные услуги. 25-й всегда закрывается на 20-й, 26-й — на 20-й или 90.08 по выбору в учётной политике.
Нужно ли распределять косвенные расходы, если нет производства?
Нет. Организации, оказывающие услуги или ведущие торговлю, обычно используют директ-костинг: расходы со счёта 26 списываются сразу на 90.08, а торговые расходы со счёта 44 — на 90.07. Методы распределения на номенклатурные группы в этом случае не настраиваются.
Как косвенные расходы попадают в декларацию по налогу на прибыль?
Программа берёт обороты по налоговому учёту со статей затрат, у которых вид расхода отличен от прямых производственных, и включает их в строку 040 приложения 2 к листу 02. Если сумма не попадает в декларацию, проверьте вид расхода в карточке статьи и регистр методов определения прямых расходов в НУ.
Можно ли изменить метод распределения задним числом?
Технически можно: измените настройку и перезапустите закрытие соответствующих месяцев. Но это изменит себестоимость и, возможно, налоговую базу прошлых периодов, что при сданной отчётности потребует уточнённых деклараций. Безопаснее применять новый метод с начала следующего отчётного периода.
Что делать, если расход ошибочно отнесён на прямые вместо косвенных?
Исправьте вид расхода в статье затрат или счёт затрат в первичном документе, затем перепроведите документ и повторите закрытие месяца. Проверьте ОСВ и справку-расчёт: сумма должна перейти из прямых в косвенные и корректно распределиться или списаться на 90.08.
Что важно запомнить
Косвенные расходы в 1С формируются тремя настройками: учётной политикой (метод списания счёта 26), статьями затрат (вид расхода для НУ) и методами распределения. Распределение выполняет регламентная операция закрытия месяца, а контроль — нулевое сальдо счетов 25 и 26, справка-расчёт распределения и строка 040 декларации по прибыли. Любую ошибку ищите сначала в справке-расчёте, а не в проводках вручную.