Как сформировать кассу в 1С: пошаговая настройка и учет наличных

Касса в 1С — это элемент справочника, через который программа ведет учет наличных денежных средств: приходные и расходные кассовые ордера, выемку выручки, сдачу денег в банк. Без корректно созданной кассы невозможно оформить ПКО и РКО, а оборотно-сальдовая ведомость по счету 50 не даст достоверной картины по наличным.

Под «формированием кассы» обычно понимают три задачи: создание элемента справочника «Кассы», настройку учета кассовых операций и вывод остатка по кассе для контроля. Ниже разобраны все три сценария для 1С:Бухгалтерии 8 и конфигураций на базе Управления торговлей / Комплексной автоматизации.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на изменение справочников и проведение кассовых документов, а в информационной базе заведена организация, от имени которой будет вестись касса.

Что такое касса в 1С и когда нужно несколько касс

В типовых конфигурациях 1С касса — это аналитический разрез учета наличных денег. В 1С:Бухгалтерии кассы хранятся в одноименном справочнике и используются как субконто на счете 50 «Касса». В УТ и КА кассы дополнительно делятся на кассы организации и кассы ККМ, что позволяет разделять основную кассу и денежные ящики торговых точек.

Одной кассы достаточно, если у организации один сейф и один ответственный кассир. Несколько касс заводят, когда нужно разделять ответственность: отдельные магазины, обособленные подразделения, кассы в разной валюте, касса подотчетных средств. Каждая касса даст отдельный остаток в отчетах, что упрощает инвентаризацию.

Создание кассы в 1С:Бухгалтерии 8

Откройте раздел «Банк и касса» и перейдите по ссылке «Кассы» (если ссылки нет в панели, найдите справочник через «Все функции» → «Справочники» → «Кассы»). Нажмите «Создать» и заполните наименование, например «Основная касса». Наименование выводится в печатных формах и отчетах, поэтому делайте его понятным для кассира и ревизора.

В большинстве релизов БП дополнительных обязательных реквизитов у кассы нет: учет ведется в целом по организации, а касса служит аналитикой. Если в базе несколько организаций, заведите кассу для каждой — документы будут подставлять кассу по организации, указанной в шапке.

После сохранения проверьте, что касса доступна для выбора в документах «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер» раздела «Банк и касса». Если поле кассы в документе отсутствует — значит, в вашей конфигурации учет по кассам не включен, и достаточно вести операции по счету 50 без дополнительной аналитики.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассы» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите понятное наименование кассы и запишите элемент
3. 3
   Создайте тестовый ПКО на небольшую сумму и проведите его
4. 4
   Сформируйте ОСВ по счету 50 и убедитесь, что остаток отразился

Создание кассы в Управлении торговлей и Комплексной автоматизации

В УТ 11 и КА 2 справочник касс находится в разделе «НСИ и администрирование» → «Казначейство» → «Кассы» (в некоторых релизах — «CRM и маркетинг» или «Продажи» для касс ККМ). При создании выберите тип кассы: «Касса организации» для центральной кассы или «Касса ККМ» для торговой точки с фискальным регистратором.

Для кассы организации обязательно укажите организацию и валюту денежных средств. Если включен учет по магазинам или подразделениям, заполните и эти реквизиты — они обеспечат корректное распределение выручки. Для кассы ККМ дополнительно укажите магазин (склад) и при необходимости параметры фискального регистратора.

Особенность УТ: выручка из касс ККМ не попадает в кассу организации автоматически. Перемещение оформляется документом «Выемка денежных средств из кассы ККМ» и затем «Приходный кассовый ордер» либо операцией инкассации. Учитывайте эту цепочку при сверке остатков.

Сравнение вариантов

Касса организации

Центральная касса для ПКО/РКО, выдачи под отчет и зарплаты. Подходит как единственная касса небольшой компании.

Касса ККМ

Касса торговой точки, обороты формируются из розничных продаж. Требует документов выемки для передачи выручки.

Несколько касс по подразделениям

Разделение ответственности между магазинами и кассирами. Усложняет сверку, но упрощает инвентаризацию по каждой точке.

Настройка лимита остатка кассы

Лимит остатка кассы — предельная сумма наличных, которая может оставаться в кассе на конец дня. Он устанавливается приказом руководителя, а не настройкой в 1С, но программа помогает его контролировать: сформируйте отчет «Остатки денежных средств» или ОСВ по счету 50 на конец дня и сравните с утвержденным лимитом.

Малые предприятия и индивидуальные предприниматели вправе не устанавливать лимит — тогда весь наличный остаток может храниться в кассе без ограничений. Если лимит установлен, сверхлимитные суммы нужно сдавать в банк, иначе при проверке возможны претензии со стороны контролирующих органов.

В УТ для оперативного контроля используйте рабочее место кассира и отчет «Денежные средства в кассах»: он показывает остатки по каждой кассе в разрезе организаций. Отрицательный остаток по кассе — верный признак ошибки в документах, которую нужно найти и исправить.

Оформление кассовых операций

Все движения наличных оформляйте только документами, а не ручными операциями по счету 50. Поступление выручки, возврат от подотчетного лица, взнос учредителя — через «Приходный кассовый ордер». Выдача под отчет, выплата зарплаты, сдача денег в банк, оплата поставщику наличными — через «Расходный кассовый ордер». Вид операции в документе определяет корреспондирующий счет, поэтому выбирайте его внимательно.

ПКО и РКО нумеруются в пределах дня или сквозной нумерацией в зависимости от настроек нумерации. Печатные формы КО-1 и КО-2 доступны из документа по кнопке «Печать». Помните: кассовые документы должны быть подписаны и подклеены к кассовой книге — электронный учет в 1С не отменяет требования к оформлению первички, если организация не перешла на электронный документооборот кассовых документов в установленном порядке.

Для формирования кассовой книги используйте отчет «Кассовая книга» в разделе «Банк и касса». Он собирает все проведенные ордера за период, рассчитывает остаток на начало и конец дня и формирует листы для печати.

Проверка результата и сверка остатков

После настройки и ввода операций проверьте три вещи: остаток по счету 50 в ОСВ совпадает с суммой по кассовой книге, остаток в программе совпадает с фактическим наличием денег в сейфе, и нет отрицательных остатков по отдельным кассам. Расхождение между программой и фактом — повод для инвентаризации и поиска неучтенного документа.

В УТ дополнительно сверьте кассы ККМ: остаток по каждой торговой точке должен соответствовать данным Z-отчетов с учетом проведенных выемок. Удобно делать такую сверку ежедневно при закрытии смены — тогда ошибка находится в пределах одного дня, а не месяца.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 50

Норма

Остаток положительный, совпадает с кассовой книгой

Тревожный признак

Отрицательный остаток или расхождение с книгой

Кассовая книга за день

Норма

Все ордера дня вошли, остатки сходятся на начало и конец

Тревожный признак

Пропущенные документы, разрыв нумерации

Остаток кассы ККМ

Норма

Соответствует Z-отчету за вычетом выемок

Тревожный признак

Накопленная выручка без документов выемки

Ограничения и когда нужна помощь специалиста

Описанные действия выполняются штатными средствами типовых конфигураций и не требуют доработок. Однако есть ситуации, где самостоятельная настройка рискованна: перенос остатков по кассам из другой программы, исправление отрицательных остатков за закрытые периоды, настройка обмена с клиент-банком и эквайрингом, разделение касс при реорганизации. В этих случаях сначала сделайте резервную копию базы.

Перед любыми массовыми изменениями кассовых документов прошлых периодов согласуйте действия с главным бухгалтером: перепроведение ордеров может изменить регламентированную отчетность, если период еще не закрыт, или потребовать уточненных деклараций, если закрыт.

Частые вопросы

Можно ли удалить кассу, созданную по ошибке?

Если по кассе нет проведенных документов, удалите её стандартно через «Ещё» → «Удалить» либо пометьте на удаление. Если документы есть, установите пометку на удаление — касса останется в базе для истории, но не будет предлагаться в новых документах. Физическое удаление кассы с движениями нарушит ссылочную целостность.

Как ввести начальный остаток по кассе при переходе на 1С?

В 1С:Бухгалтерии используйте помощник ввода остатков: «Главное» → «Помощник ввода остатков» → счет 50, укажите сумму по кассе на дату начала учета. В УТ остатки по денежным средствам вводятся документом ввода начальных остатков в разделе настройки при старте работы. Не вводите остаток обычным ПКО — он создаст лишний приход с неверной корреспонденцией.

Почему в кассовую книгу не попадает документ?

Чаще всего документ не проведен, относится к другой организации или к другой дате. Также проверьте, что в отчете «Кассовая книга» выбрана правильная организация и период. Реже причина в том, что движение оформлено ручной операцией по счету 50 — такие проводки в кассовую книгу не включаются.

Нужно ли заводить отдельную кассу для валютных наличных?

Да, если организация работает с наличной валютой. В УТ и КА валюта указывается прямо в карточке кассы. В БП валютный учет на счете 50 включается в настройках плана счетов и учетной политики — тогда кассовые документы позволят указывать валюту операции. Смешивать рубли и валюту в одной кассе без валютного учета нельзя.

Чем касса в 1С отличается от расчетного счета?

Касса учитывает наличные деньги на счете 50, расчетный счет — безналичные на счете 51. Документы и отчеты у них разные: для кассы — ПКО, РКО и кассовая книга, для счета — платежные поручения и банковские выписки. Перевод денег между ними (сдача выручки в банк, получение наличных по чеку) оформляется парой документов или одним документом с соответствующим видом операции.

Как закрыть кассу ККМ при закрытии магазина?

Проведите выемку всех остатков из кассы ККМ в кассу организации, сверьте остаток кассы ККМ — он должен стать нулевым. После этого снимите ККТ с регистрационного учета в установленном порядке и пометьте кассу на удаление, чтобы она не предлагалась в новых документах.