Учет и Финансы · 11 мин
Как списать товары на расходы в 1С: инструкция с проводками
Как правильно списать товары на расходы в 1С: документы, счета учета, проводки в Бухгалтерии 8.3 и УТ 11, проверка результата и типичные ошибки.
Списание товаров на расходы — типовая операция, когда материальные ценности перестают быть активом компании: их израсходовали на собственные нужды, использовали в производстве, передали на рекламные цели или списали из-за порчи. В программах 1С для этого существуют отдельные документы, и выбор конкретного зависит от причины списания и конфигурации, в которой ведётся учёт.
Ошибка на этом этапе приводит к завышению остатков на складе, искажению себестоимости и вопросам при налоговой проверке. Поэтому важно не просто «провести документ», а понимать, на какой счёт попадает стоимость товара и как это отразится в отчётности.
Ниже разобран порядок работы в 1С:Бухгалтерии 8.3 и 1С:Управление торговлей 11, даны проводки, контрольные точки и разбор типичных ошибок. Инструкция подходит для ситуаций, когда товар списывается на хозяйственные нужды, в производство или по причине порчи и недостачи.
Когда товар списывается на расходы, а когда нет
Не любое выбытие товара — это расход. Продажа оформляется реализацией, перемещение между складами — документом перемещения, возврат поставщику — возвратом. На расходы товар списывается только тогда, когда организация потребляет его сама или теряет безвозвратно.
Типовые основания для списания на расходы:
- использование товаров на хозяйственные и офисные нужды (например, купленная для перепродажи вода пошла в офис);
- передача материалов и комплектующих в производство;
- порча, истечение срока годности, бой;
- недостача по результатам инвентаризации;
- передача образцов на рекламные мероприятия.
От причины зависит и налоговый учёт: расходы на собственные нужды обычно принимаются в пределах обоснованности, а недостачи сверх норм естественной убыли и потери без виновных лиц имеют ограничения по признанию в налоговом учёте. Если сомневаетесь в принимаемости расхода, согласуйте проводки с главным бухгалтером до проведения документа.
Подготовка: что проверить перед списанием
Прежде чем создавать документ, убедитесь, что товар фактически есть на остатках и числится на нужном складе. Откройте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 41 (или «Остатки товаров на складах» в УТ) и сверьте количество и партию. Списание «в минус» — одна из самых частых причин ошибок при закрытии месяца.
Второй шаг — определить счёт затрат и аналитику. Для общехозяйственных нужд это обычно счёт 26, для торговых расходов — 44, для производства — 20 или 25. Проверьте, что в справочнике статей затрат (статей расходов) выбранная статья имеет правильный вид расхода для налогового учёта, иначе расход может не попасть в декларацию по налогу на прибыль.
Третий шаг — убедиться, что у вас есть первичное основание: акт на списание, требование-накладная по форме М-11, приказ руководителя, акт инвентаризации. Документ в 1С не заменяет бумажное основание: при проверке налоговая запросит именно его.
Списание через «Требование-накладную» в 1С:Бухгалтерии 8.3
Документ «Требование-накладная» применяется, когда товар расходуется на собственные нужды организации или передаётся в производство. Найдите его в разделе «Склад» → «Требования-накладные» → «Создать».
- 1Откройте «Склад» → «Требования-накладные» и нажмите «Создать».
- 2Укажите склад, с которого списывается товар, и дату операции.
- 3На вкладке «Товары» добавьте номенклатуру и количество — вручную или через «Подбор».
- 4На вкладке «Счёт затрат» укажите счёт списания (20, 25, 26, 44), подразделение и статью затрат.
- 5Проведите документ и проверьте движения по кнопке «Дт/Кт».
- 6Распечатайте требование-накладную (форма М-11) для подписания.
После проведения программа формирует проводку вида Дт 26 (44, 20) — Кт 41.01 на стоимость списанного товара. Стоимость рассчитывается по методу, заданному в учётной политике (обычно ФИФО). Если на вкладке «Счёт затрат» не заполнить статью затрат, при закрытии месяца расход может не распределиться корректно.
Если списываете товар на нужды, облагаемые НДС-особым образом (например, рекламные раздачи), дополнительно проверьте, не требуется ли восстановление НДС или начисление его на безвозмездную передачу — это отдельная операция, и «Требование-накладная» её автоматически не выполняет.
Списание при порче и недостаче: документ «Списание товаров»
Когда товар испорчен, просрочен или выявлена недостача, в 1С:Бухгалтерии используют документ «Склад» → «Списание товаров» (в некоторых релизах — «Списание товаров» из раздела «Склад» или «Производство»). В отличие от требования-накладной, здесь типовой счёт списания — 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Логика двухэтапная: сначала документ «Списание товаров» формирует проводку Дт 94 — Кт 41, фиксируя факт потери. Затем, когда определён виновник или принято решение о списании за счёт организации, сумму со счёта 94 относят на 73.02 (расчёты с виновным лицом) или на 91.02 (прочие расходы) документом «Операция, введённая вручную» либо через отражение недостачи по итогам инвентаризации.
Если списание происходит по итогам инвентаризации, удобнее начать с документа «Инвентаризация товаров»: заполните его фактическими остатками, и программа сама создаст документы списания недостач и оприходования излишков. Это снижает риск расхождения количества и суммы.
Списание товаров в 1С:Управление торговлей 11
В УТ 11 списание на собственные нужды оформляется документом «Внутреннее потребление» (раздел «Склад и доставка» → «Внутренние документы» или «Ордерный склад» в зависимости от настроек). В документе выбирается хозяйственная операция «Списание на расходы», указываются склад, подразделение и статья расходов с аналитикой.
Для порчи и недостач используется документ «Списание товаров» с операцией «Списание на расходы» либо цепочка через «Пересчёт товаров» (инвентаризацию): приказ на пересчёт → пересчёт → списание недостач. Такой маршрут предпочтительнее, потому что сохраняет связь между фактической инвентаризацией и учётными движениями.
Если на складе включён ордерный режим, после распоряжения на списание потребуется оформить расходный ордер на товары — иначе складские остатки и учётные остатки разойдутся. Проверяйте это в отчёте «Ведомость по товарам на складах»: расхождение колонок «Учёт» и «Склад» — признак незавершённой ордерной цепочки.
Проверка результата и контрольные точки
После проведения документа не ограничивайтесь отсутствием ошибок программы. Откройте движения документа (кнопка «Дт/Кт» или «Показать проводки») и убедитесь, что счёт дебета соответствует цели списания, а аналитика (подразделение, статья затрат, номенклатурная группа) заполнена полностью.
Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 с детализацией по складу и номенклатуре: списанный товар должен уйти с остатка без отрицательных значений. Отрицательный остаток означает, что товар списан раньше поступления или с неправильного склада, и это нужно исправить до закрытия месяца.
Как проверить результат
Дт счёта затрат (20/25/26/44/94) — Кт 41, аналитика заполнена
Счёт списания 41 или пустая статья затрат
Остаток уменьшился на списанное количество, нет минусов
Отрицательные остатки по номенклатуре или складу
Расходы распределились, себестоимость сформирована
Ошибки «не указана статья затрат» или «незакрытый счёт 20»
Учётные и складские остатки совпадают
Расхождение — не оформлен расходный ордер
Типичные ошибки и как их избежать
Большинство ошибок обнаруживается при закрытии месяца, поэтому полезно встроить проверку списаний в регламент: до запуска «Закрытия месяца» сформируйте ОСВ по 41 счёту и отчёт по отрицательным остаткам. Это занимает несколько минут и избавляет от перепроведения документов в закрытом периоде.
Если ошибка всё же обнаружена после закрытия периода, не редактируйте документы прошлых месяцев напрямую. Используйте корректировочные документы текущей датой (сторнирование через «Операцию, введённую вручную» или документ «Корректировка поступления»/«Сторно» в зависимости от конфигурации) — так сохраняется аудиторский след.
Что важно запомнить
На расходы товар списывают «Требованием-накладной» (собственные нужды, производство) или «Списанием товаров» через счёт 94 (порча, недостача); в УТ 11 — «Внутренним потреблением» и «Списанием товаров». Перед проведением проверьте остатки, счёт затрат и первичное основание, после — проводки и отсутствие минусов по счёту 41. Ошибки в счёте списания и аналитике исправляйте до закрытия месяца.
Частые вопросы
Чем списание на расходы отличается от реализации с нулевой ценой?
Реализация — это передача права собственности контрагенту, даже бесплатная: она формирует выручку и, как правило, базу по НДС с рыночной стоимости. Списание на расходы — потребление товара внутри организации без контрагента, выручка не возникает. Подмена одного документа другим искажает налоговую базу и отчётность.
На какой счёт списывать товар, израсходованный на офисные нужды?
Обычно на счёт 26 «Общехозяйственные расходы» с соответствующей статьёй затрат. Если организация торговая и учётная политика предусматривает учёт таких затрат на счёте 44 «Расходы на продажу», используйте его. Главное — единообразие в течение года и соответствие учётной политике.
Как списать товар, если его нет на остатках, а физически он был?
Сначала найдите причину расхождения: возможно, поступление не проведено, товар оприходован на другой склад или с другой номенклатурой. Списывать «в минус» нельзя — это искажает себестоимость. Проведите недостающее поступление или исправьте склад/номенклатуру, затем оформляйте списание.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченного товара?
Однозначной нормы нет: если порча связана с обычной хозяйственной деятельностью (естественная убыль, производственный брак), восстановление обычно не требуется. При хищении или непроизводственной утрате налоговые органы часто настаивают на восстановлении. Решение принимайте совместно с главным бухгалтером и фиксируйте обоснование.
Как списать товары по результатам инвентаризации?
Создайте документ «Инвентаризация товаров» (в УТ — «Пересчёт товаров»), заполните фактические остатки, и программа рассчитает расхождения. На основании инвентаризации сформируйте списание недостач через счёт 94, а излишки оприходуйте. Такой порядок обеспечивает документальное подтверждение каждой единицы списания.
Можно ли отменить проведённое списание?
В открытом периоде — да: распроведите или пометьте документ на удаление, если на него не ссылаются другие документы. В закрытом периоде документ не редактируют: оформляют сторнирующую операцию текущей датой, чтобы сохранить корректность отчётности прошлых периодов.