Как сформировать акт сверки по договорам в 1С 8

Акт сверки взаиморасчетов — документ, которым две организации подтверждают состояние расчетов на определенную дату. В 1С 8 (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) акт формируется автоматически на основании данных учета: программа собирает все документы по контрагенту за период и выводит сальдо. Когда у контрагента несколько договоров, важно правильно настроить отбор, чтобы сверка шла именно по нужному договору, а не по контрагенту в целом.

Типовой документ называется «Акт сверки взаиморасчетов» (в Бухгалтерии 3.0 — «Сверка взаиморасчетов» в разделе «Продажи» или «Покупки»). Он заполняется по данным бухгалтерского учета или по данным расчетов с контрагентами — от выбранного режима зависит, какие суммы попадут в печатную форму. Ниже разобран порядок формирования акта с детализацией по договорам, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых суммы в акте не сходятся с реальными расчетами.

Где находится акт сверки в разных конфигурациях 1С

В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ расположен в разделе «Продажи» — «Сверка взаиморасчетов» либо «Покупки» — «Сверка взаиморасчетов»; это один и тот же журнал, доступный из обоих разделов. Также документ можно найти через «Отчеты» — «Акт сверки расчетов с контрагентом», но это уже отчетная форма без возможности зафиксировать документ в базе.

В 1С:Управление торговлей 11 и Комплексной автоматизации 2 акт находится в разделе «Продажи» (или «Закупки») — «Акты сверки взаиморасчетов». Там документ создается по кнопке «Создать» и заполняется автоматически по кнопке «Заполнить» — «По данным учета».

Если нужного пункта меню не видно, проверьте права пользователя и настройки видимости разделов: в некоторых конфигурациях команда скрыта до включения соответствующей функциональности в настройках (раздел «Администрирование» — «Настройки функциональности»).

Подготовка: что проверить до формирования акта

Акт сверки показывает только то, что отражено в учете. Если документы введены не полностью или проведены с ошибками, сверка выдаст неверные суммы. Перед формированием акта убедитесь, что по контрагенту за период сверки введены все поступления, реализации, платежи и взаимозачеты.

Проверьте корректность договоров в документах: частая причина расхождений — оплата, отнесенная не на тот договор, или реализация без указания договора. В Бухгалтерии 3.0 удобно использовать отчет «Анализ субконто» по контрагенту с группировкой по договорам — он сразу покажет, на каких договорах «висят» суммы.

Формирование акта сверки по конкретному договору

Создайте новый документ «Сверка взаиморасчетов» (или «Акт сверки взаиморасчетов»). Укажите организацию, контрагента и период сверки. Чтобы акт сформировался по конкретному договору, выберите его в поле «Договор» — тогда в табличную часть попадут только документы по этому договору. Если поле договора оставить пустым, программа соберет данные по всем договорам контрагента.

В Бухгалтерии 3.0 есть особенность: детализацию по договорам задают настройки заполнения. После выбора контрагента нажмите кнопку заполнения — табличная часть заполнится документами расчетов. Если нужен акт сразу по нескольким договорам с разбивкой, удобнее формировать отдельный акт по каждому договору — так проще сверять и подписывать документы у контрагента.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» — «Сверка взаиморасчетов» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, контрагента и период сверки
3. 3
   Выберите конкретный договор в поле «Договор»
4. 4
   Нажмите «Заполнить» — программа подберет документы по данным учета
5. 5
   Проверьте начальное и конечное сальдо, при необходимости откорректируйте вручную
6. 6
   Проведите документ и выведите печатную форму по кнопке «Печать»

В Управлении торговлей 11 после заполнения по данным учета можно дополнительно ввести «Данные контрагента» — суммы, которые сообщил партнер. Программа автоматически покажет расхождения между вашими данными и данными контрагента, что упрощает поиск ошибок.

Настройки отображения: по данным учета или по расчетам

В типовых конфигурациях акт может заполняться двумя способами: по данным бухгалтерского учета (сальдо и обороты по счетам 60, 62, 76) или по данным расчетов с контрагентами (регистры взаиморасчетов). Первый вариант корректен для бухгалтерской сверки, второй — для управленческой, когда важны именно документы расчетов.

Если в акте появляются «лишние» суммы или наоборот не хватает документов, проверьте, какой режим выбран. В Бухгалтерии 3.0 в документе есть список счетов учета расчетов — по умолчанию туда входят 60, 62, 76. Если с контрагентом расчеты ведутся по другим счетам (например, 58 по займам или 66 по кредитам), добавьте их в список вручную.

Проверка результата и поиск расхождений

После заполнения акта сверьте его итоговое сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам расчетов в разрезе контрагента и договора. Сальдо на конец периода в акте должно совпадать с сальдо по ОСВ с точностью до копейки. Если суммы различаются — ищите документ, который не попал в акт или попал лишним.

Типичные причины расхождений: документ проведен другой датой и вышел за границы периода; в документе указан другой договор или другая организация; взаимозачет оформлен корректировкой долга, которая не попала в отбор по счетам; ручные операции по счетам расчетов без документов расчетов.

Контрольные точки

Как проверить акт сверки

Конечное сальдо в акте

Норма

Равно сальдо по ОСВ 60/62/76 по договору

Тревожный признак

Разница — ищите непопавший документ

Начальное сальдо

Норма

Совпадает с конечным сальдо прошлого акта сверки

Тревожный признак

Разрыв — за период между актами есть неучтенные операции

Состав документов

Норма

Все реализации, поступления и оплаты периода присутствуют

Тревожный признак

Документы с другим договором или вне периода

Типичные ошибки и ограничения

Самая распространенная ошибка — формирование акта по контрагенту целиком, когда нужно по одному договору. В этом случае контрагент видит суммы по всем договорам, и сверка затягивается. Вторая частая ошибка — ручная правка табличной части без исправления учета: акт становится «красивым», но при следующей сверке расхождение всплывет снова.

Ограничение типовых форм: если у контрагента расчеты идут одновременно как с покупателем и как с поставщиком (встречные обязательства), сальдо по дебету и кредиту в акте показывается развернуто. Перед подписанием имеет смысл проверить, не нужно ли оформить взаимозачет, чтобы акт отражал свернутое сальдо.

Печать и передача контрагенту

Печатная форма вызывается из документа кнопкой «Печать» — «Акт сверки взаиморасчетов». В форму выводятся реквизиты организации и контрагента, период, таблица операций и итоговое сальдо с расшифровкой «долг контрагента» или «наш долг». Проверьте, что в карточке контрагента заполнены полное наименование, ИНН, КПП и адрес — эти данные попадут в печатную форму.

Акт распечатывается в двух экземплярах, подписывается обеими сторонами. Если организация использует ЭДО, акт можно отправить контрагенту напрямую из 1С через сервис документооборота — в этом случае документ подписывается электронной подписью и имеет юридическую силу без бумажного оригинала.

Частые вопросы

Можно ли сформировать один акт сразу по нескольким договорам контрагента?

Да, если оставить поле договора пустым, акт соберется по всем договорам. Однако разбивка по договорам внутри печатной формы в типовых конфигурациях ограничена, поэтому на практике удобнее формировать отдельный акт по каждому договору — так проще выявлять расхождения.

Почему в акт не попал платеж, хотя он есть в банковской выписке?

Чаще всего в платежном документе указан другой договор, другая организация или дата за пределами периода сверки. Откройте документ оплаты и проверьте эти реквизиты. Также возможно, что платеж не проведен или помечен на удаление.

Чем акт сверки отличается от отчета «Анализ расчетов с контрагентами»?

Отчет — внутренний инструмент для анализа задолженности, он не предназначен для подписания контрагентом. Акт сверки — документ с печатной формой по согласованному шаблону, который передается партнеру и подписывается обеими сторонами.

Нужно ли проводить документ сверки, и влияет ли он на учет?

Документ проводится для фиксации в журнале, но проводок и движений по регистрам не формирует. Удаление или изменение акта сверки не влияет на бухгалтерские данные — на учет влияют только сами документы расчетов.

Как сверить расчеты, если учет ведется по нескольким организациям в одной базе?

Формируйте отдельный акт по каждой связке «организация — контрагент — договор». В документе сверки всегда указывается одна организация, поэтому объединить расчеты разных юрлиц в одном акте нельзя — это было бы и юридически некорректно.

Что делать, если контрагент прислал свои данные и они не совпадают с нашими?

В Управлении торговлей 11 введите данные контрагента в соответствующую табличную часть документа — программа покажет расхождения построчно. В Бухгалтерии 3.0 сравните акт контрагента со своим вручную и найдите документы, которые есть только у одной стороны: обычно это неотраженные оплаты или разночтения в датах.