Учет и Финансы · 11 мин
Как сформировать акт сверки по нескольким договорам в 1С
Как сформировать акт сверки взаиморасчетов по нескольким договорам в 1С:Бухгалтерии и 1С:Управление торговлей. Настройки отбора, типичные ошибки и проверка результата.
Акт сверки взаиморасчетов по нескольким договорам нужен, когда с одним контрагентом заключено несколько соглашений: поставка, аренда, услуги, займ. Стандартный отчет «Акт сверки» в 1С умеет группировать данные либо по каждому договору отдельно, либо сводно по контрагенту — выбор зависит от того, как вы ведете расчеты в программе и какой документ требует контрагент.
Главная сложность — не сформировать сам документ, а получить корректные цифры. Если в учете расчеты ведутся «по договору в целом», а в акте вы запрашиваете детализацию по документам, итоги разойдутся. Поэтому перед формированием акта важно проверить настройки договоров и счета расчетов.
Ниже разобраны варианты для 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) и 1С:Управление торговлей (ред. 11), а также способы свести несколько договоров в одном акте и проверить результат до отправки контрагенту.
Как 1С группирует данные по договорам в акте сверки
В типовых конфигурациях акт сверки строится по регистру расчетов с контрагентами. Договор — одно из измерений этих расчетов, поэтому программа может включить в один акт сразу все договоры контрагента. То, как они будут показаны, определяется настройкой группировки: сводно по контрагенту, по договорам, по договорам и документам расчетов.
Важно понимать: акт не «собирает» договоры из справочника, а берет только те, по которым были движения за выбранный период или есть ненулевое сальдо. Если договор закрыт и по нему нет остатков и оборотов, он не попадет в акт даже при установленном флаге «все договоры».
Если в учете расчеты ведутся по контрагенту в целом (без детализации по договорам), то разбивка в акте по договорам будет условной — программа распределит суммы по аналитике документов, но сальдо может не совпасть с данными контрагента. Это самая частая причина расхождений при сверке.
Формирование акта сверки в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии 8 ред. 3.0 акт сверки находится в разделе «Продажи» → «Акты сверки расчетов» (также доступен из раздела «Покупки» — это тот же журнал). Нажмите «Создать», выберите контрагента и период сверки. По умолчанию программа подставляет все договоры контрагента, по которым есть расчеты.
На вкладке «Дополнительно» есть ключевые настройки. Поле «Договор» можно оставить пустым — тогда в акт попадут все договоры. Если нужно ограничить список, укажите конкретный договор; выбор сразу нескольких договоров списком в типовой форме не предусмотрен, поэтому для выборочной сверки формируйте отдельные акты или используйте сводный вариант.
Флажок «Разбить по договорам» (в некоторых релизах — «Группировать по договорам») определяет структуру печатной формы: каждая секция будет отдельным блоком с сальдо и оборотами по своему договору. Если флажок снят, все операции выводятся единым списком в хронологическом порядке, а итог — один по контрагенту.
- 1Откройте «Продажи» → «Акты сверки расчетов» и нажмите «Создать».
- 2Укажите организацию, контрагента и период сверки.
- 3Поле «Договор» оставьте пустым, чтобы включить все договоры.
- 4На вкладке «Дополнительно» установите флажок группировки по договорам, если нужна разбивка.
- 5Нажмите «Заполнить» — программа подберет обороты и остатки по данным учета.
- 6Проверьте сальдо на начало и конец, при необходимости скорректируйте вручную.
- 7Выведите печатную форму и сохраните документ.
Акт сверки по нескольким договорам в 1С:Управление торговлей 11
В УТ 11 документ называется «Сверка взаиморасчетов» и находится в разделе «Продажи» (или «Закупки») → «Сверки взаиморасчетов». Здесь логика гибче: в табличной части «Расшифровка по договорам» можно явно указать, какие договоры включать в сверку. Добавьте строки с нужными договорами — и программа построит отдельные таблицы по каждому из них.
Если табличную часть не заполнять, сверка будет построена по всем расчетам с партнером или контрагентом (в зависимости от настройки «Детализация расчетов»). Обратите внимание на поле «Детализация взаиморасчетов»: варианты «По партнеру», «По контрагенту», «По договору» влияют на глубину анализа. Для акта по нескольким договорам одного контрагента выбирайте детализацию по контрагенту.
Полезная особенность УТ 11 — возможность ввести данные контрагента прямо в документ (вкладка или команда «Данные контрагента») и автоматически показать расхождения. Это удобно, когда партнер прислал свой вариант акта и нужно быстро найти разницу.
Как ограничить акт конкретными договорами
Задача «свериться по двум договорам из пяти» решается по-разному в зависимости от конфигурации. В УТ 11 — прямым заполнением расшифровки по договорам. В Бухгалтерии 3.0 штатного мультивыбора нет, поэтому используются обходные пути: формирование отдельных актов по каждому договору с последующей сборкой, либо сводный акт по всем договорам с ручным удалением лишних строк перед печатью.
Ручное редактирование таблицы акта допустимо: после заполнения можно удалить строки по ненужным договорам, но тогда итоговое сальдо придется пересчитать вручную, и оно перестанет совпадать с данными учета. Такой акт нельзя использовать как основание для корректировок в программе — только как внешний документ для контрагента.
Способы сверки по нескольким договорам
Подходит, когда контрагент согласен на единый акт. Быстро, итоги сходятся с учетом автоматически. Ограничение: нельзя исключить отдельные договоры.
Оптимально для контрагентов с несколькими действующими договорами. Каждый договор — отдельный блок с сальдо. Требует корректной аналитики расчетов.
Нужен, когда договоры обслуживают разные менеджеры или юридические направления. Больше документов, но каждый точно соответствует учету.
Запасной вариант для выборочной сверки в Бухгалтерии. Риск: итоги расходятся с учетом, документ нельзя проверить автоматически.
Проверка данных перед формированием акта
Прежде чем заполнять акт, сверьте остатки по счетам расчетов с контрагентом: 60, 62, 66, 67, 76. Сформируйте «Оборотно-сальдовую ведомость по счету» с отбором по контрагенту и субконто «Договоры» — она покажет, какие договоры имеют остатки и обороты за период. Это тот же набор данных, который попадет в акт.
Обратите внимание на «красные» остатки — дебетовое сальдо по пассивному счету или наоборот. Обычно это признак незакрытых авансов или переплаты, и в акте такие суммы выглядят неочевидно для контрагента. Лучше сначала сделать зачет авансов или проверить правильность указания договора в платежных документах.
Отдельный источник расхождений — документы, проведенные задним числом после предыдущей сверки. Если акт формируется за период, который уже сверялся, сравните сальдо на начало с прошлым подписанным актом: они обязаны совпадать.
Как проверить результат
Совпадает с конечным сальдо предыдущего подписанного акта
Разница без объяснений — значит, были проведены документы задним числом
Равен остатку по счету расчетов в разрезе этого договора в ОСВ
Сумма в акте не сходится с ОСВ — проверьте аналитику расчетов
Все накладные и платежи периода присутствуют, без дублей
Документы отсутствуют или повторяются — проверьте период и отборы
Совпадает с суммой сальдо по всем включенным договорам
Итог не сходится — вероятна ручная правка таблицы
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространенная проблема — в акте пусто, хотя расчеты точно были. Причины: неверно выбрана организация (у контрагента расчеты с другой вашей организацией в базе), не тот период, или расчеты ведутся через другой договор, чем ожидалось. Проверьте ОСВ по счету с отбором по контрагенту без указания договора.
Вторая частая ситуация — в акте появляются договоры, о которых бухгалтер забыл: старые закрытые соглашения с копеечными остатками. Такие остатки лучше списать или перенести на действующий договор документом «Корректировка долга» до сверки, иначе контрагент получит акт с непонятными суммами.
Третья ошибка — расхождение из-за валютных договоров. Если договор в валюте, акт формируется в валюте договора или в рублях в зависимости от настройки, и курсовые разницы могут давать отличия от данных контрагента, который считает по-иному.
Частые вопросы
Можно ли в 1С:Бухгалтерии выбрать два конкретных договора из пяти для одного акта?
Штатного мультивыбора договоров в ред. 3.0 нет: либо один договор, либо все. Практические варианты — сформировать сводный акт по всем договорам и удалить лишние строки вручную (с пересчетом итогов) или сделать два отдельных акта. В УТ 11 эта задача решается заполнением расшифровки по договорам.
Почему в акт не попал договор, по которому были отгрузки?
Проверьте три вещи: период акта должен включать даты документов; в документах должен быть указан именно этот договор; организация в акте должна совпадать с организацией в документах. Также убедитесь, что документы проведены и не помечены на удаление.
Как сформировать акт сверки в валюте по валютному договору?
В настройках акта укажите валюту, если форма это позволяет, либо программа автоматически возьмет валюту договора при группировке по договорам. Учтите, что сальдо в рублях и в валюте будет отличаться из-за переоценки — согласуйте с контрагентом, в какой валюте сверяетесь.
Что делать, если контрагент прислал свой акт и суммы не сходятся?
В УТ 11 введите данные контрагента в документ сверки — программа покажет расхождения построчно. В Бухгалтерии сформируйте «Анализ расчетов с контрагентом» или карточку счета за период и сопоставьте документы: обычно разница — это платеж в пути, непроведенная накладная или разное отражение возвратов.
Можно ли приложить к акту расшифровку по документам?
Да. Если при формировании выбрана детализация по документам расчетов, каждая строка акта содержит дату, номер и сумму конкретной накладной или платежки. Для контрагента с большим числом операций это предпочтительный формат — он ускоряет сверку на его стороне.
Обязательно ли подписывать акт сверки и имеет ли он юридическую силу?
Акт сверки не входит в перечень обязательных первичных документов, но подписанный обеими сторонами акт подтверждает размер задолженности и может использоваться в суде, а также влияет на исчисление срока исковой давности. Поэтому формировать его следует аккуратно и только после внутренней проверки данных.
Что важно запомнить
Акт сверки по нескольким договорам формируется одним документом: в Бухгалтерии 3.0 — через пустое поле «Договор» и группировку по договорам, в УТ 11 — через расшифровку по договорам. Перед формированием сверьте остатки по ОСВ, закройте старые договоры с остатками и проверьте сальдо на начало по прошлому акту. Ручная правка таблицы — только как крайняя мера с пересчетом итогов.