Учет и Финансы · 10 мин
Как сделать возврат денежных средств в 1С:Предприятие
Как оформить возврат денежных средств в 1С:Предприятие: возврат покупателю и поставщику, документы, проводки, типичные ошибки и проверка результата.
Возврат денежных средств — одна из самых частых операций в учёте: покупатель вернул товар, поставщик вернул предоплату, сотрудник вернул неиспользованный аванс. В 1С:Предприятие для каждого из этих случаев предусмотрен свой документ, и ошибка в выборе вида операции приводит к неправильным проводкам, зависшей задолженности и искажённой отчётности.
Материал написан на примере конфигураций «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Управление нашей фирмой», но логика действий в других решениях (УТ, ERP, Комплексная автоматизация) аналогична: сначала фиксируется основание возврата, затем — само движение денег через кассу или банк. Названия пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от версии конфигурации.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание кассовых и банковских документов, а в учётной политике корректно настроены счета расчётов с контрагентами. Если база рабочая и в ней ведётся реальный учёт, любые эксперименты выполняйте на копии.
Определяем ситуацию: кому и за что возвращаем деньги
Порядок действий зависит от роли вашей организации в сделке. Если вы продавец и возвращаете деньги покупателю — это один набор документов. Если вы покупатель и получаете деньги обратно от поставщика — другой. Смешение этих сценариев — главная причина ошибок в учёте возвратов.
Типичные ситуации: покупатель вернул товар и просит деньги обратно; вы перечислили поставщику аванс, но поставка не состоялась; покупатель переплатил по счёту; сотрудник не израсходовал подотчётные средства. Каждая из них оформляется по-своему, и вид операции в платёжном документе нужно выбирать строго под ситуацию.
Как выбрать действие
Возврат денег покупателю за товар
Когда покупатель возвращает товар, сначала нужно зафиксировать сам факт возврата — это уберёт выручку и восстановит товар на складе. В «1С:Бухгалтерии» откройте раздел «Продажи» и создайте документ «Возврат товаров от покупателя». Удобнее всего создавать его на основании исходной реализации: тогда программа автоматически подставит контрагента, договор, товары и цены.
Проверьте количество и суммы — если возвращается часть товара, отредактируйте строки вручную. После проведения документ сформирует сторнирующие проводки по выручке и себестоимости, а в учёте НДС возврат отразится через документ «Отражение начисления НДС» или корректировочный счёт-фактуру — в зависимости от версии программы и настроек.
Возврат через кассу
Если деньги возвращаются наличными, создайте документ «Расходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы»). В поле «Вид операции» выберите «Возврат покупателю», укажите контрагента, договор и сумму. При розничной продаже по чекам ККТ возврат оформляется через документ «Отчёт о розничных продажах» или отдельный чек возврата — в этом случае РКО не нужен, деньги выдаются из кассы ККТ.
Возврат через расчётный счёт
Для безналичного возврата создайте «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Возврат покупателю». Можно создать его на основании возврата товаров — тогда реквизиты заполнятся автоматически. Загрузите документ из банк-клиента или введите вручную по выписке, сверив номер платёжного поручения и дату списания.
- 1Создайте «Возврат товаров от покупателя» на основании реализации
- 2Проверьте количество, суммы и счета учёта, проведите документ
- 3Создайте РКО или «Списание с расчётного счёта» с операцией «Возврат покупателю»
- 4Укажите контрагента, договор и сумму возврата
- 5Проведите документ и проверьте оборотно-сальдовую ведомость по контрагенту — задолженность должна закрыться
Возврат предоплаты от поставщика
Если вы перечислили поставщику аванс, а поставка не состоялась, деньги приходят обратно на ваш счёт или в кассу. В «1С:Бухгалтерии» создайте документ «Поступление на расчётный счёт» (или «Приходный кассовый ордер») с видом операции «Возврат от поставщика». Укажите контрагента и договор, по которому была перечислена предоплата.
После проведения программа сформирует проводку в дебет счёта 51 (или 50) и кредит счёта 60.02 — аванс, ранее числившийся за поставщиком, будет закрыт. Если возвращается только часть предоплаты, введите фактическую сумму: остаток аванса продолжит числиться в учёте до поставки или полного возврата.
Обратите внимание на НДС с авансов: если вы ранее приняли к вычету НДС с предоплаты, после возврата аванса этот вычет нужно восстановить. Программа делает это через документы формирования книги покупок и продаж — проверьте, что восстановление отразилось в регистрах НДС.
Возврат подотчётных средств и прочие сценарии
Сотрудник, получивший деньги под отчёт и не израсходовавший их полностью, возвращает остаток в кассу. Оформите «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат от подотчётного лица», выберите сотрудника и укажите сумму. Проводка закроет остаток по счёту 71. Если сотрудник не отчитался вовсе, сначала оформите авансовый отчёт, а затем возврат остатка.
Возврат займа, выданного контрагенту или сотруднику, оформляется поступлением денег с операцией «Возврат займа» (в бухгалтерской конфигурации — «Прочее поступление» с ручным указанием счёта расчётов). Проценты по займу отражаются отдельной строкой или отдельным документом — не смешивайте их с телом займа.
Проверка результата и типичные ошибки
После оформления возврата обязательно проверьте, что задолженность закрылась корректно. Откройте оборотно-сальдовую ведомость по счету 62 (для покупателей) или 60 (для поставщиков) с детализацией по контрагенту и договору. Сальдо по завершённой сделке должно быть нулевым; развёрнутое сальдо (одновременный дебет и кредит по одному контрагенту) — признак того, что документы не зачлись друг с другом.
Также проверьте акт сверки с контрагентом: возврат товаров и возврат денег должны быть видны обеим сторонам. Расхождения в актах сверки чаще всего возникают из-за разных дат документов или неверно выбранного договора.
Как проверить результат
Сальдо по сделке равно нулю
Остаток долга или развёрнутое сальдо по дебету и кредиту
Возврат отражён на дату фактического движения денег
Дата документа не совпадает с датой выписки
Авансовый НДС восстановлен или скорректирован
Вычет с возвращённого аванса остался в книге покупок
Особенности возвратов в рознице и интернет-торговле
При розничной продаже с применением ККТ возврат денег покупателю оформляется чеком возврата в течение кассовой смены или отдельным документом после её закрытия. В «1С:Рознице» и УНФ для этого используется документ «Возврат товаров в рознице» или чек ККТ с типом «Возврат прихода». Деньги выдаются из денежного ящика кассы ККТ, и отдельный РКО не требуется.
При оплате банковской картой возврат выполняется на ту же карту через эквайринговый терминал, а в 1С отражается операцией по эквайрингу с признаком возврата. Срок фактического зачисления денег покупателю зависит от банка-эквайера и может занимать несколько дней — это нормально и не является ошибкой учёта.
Удобно настроить в программе автоматическое создание платёжных документов на основании возвратов: это снижает число ошибок в реквизитах и гарантирует, что сумма возврата совпадёт с суммой возвращённого товара.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить возврат денег без возврата товара?
Да, если речь о переплате или возврате аванса без отгрузки. В этом случае достаточно денежного документа с видом операции «Возврат покупателю» или «Возврат от поставщика». Документ возврата товаров нужен только когда физически возвращается товар.
Что делать, если возврат нужно оформить в прошлом, уже закрытом периоде?
Сначала сделайте копию базы. Оцените, влияет ли операция на сданную отчётность: если да, потребуются уточнённые декларации. Документ вводится фактической датой движения денег, но перед проведением снимите запрет изменения данных и согласуйте исправления с бухгалтером.
Почему после возврата в ОСВ осталась задолженность по контрагенту?
Чаще всего в платёжном документе выбран неверный договор или вид операции, либо возврат товаров и возврат денег относятся к разным договорам. Проверьте аналитику документов и при необходимости выполните корректировку долга или ручную корректировку движений.
Как оформить частичный возврат предоплаты от поставщика?
Создайте поступление денег с операцией «Возврат от поставщика» на фактически возвращённую сумму. Остаток аванса продолжит числиться на счёте 60.02 до поставки товара или возврата оставшейся части.
Нужен ли кассовый чек при возврате наличных покупателю?
Если продажа проходила через ККТ, возврат оформляется чеком с признаком «возврат прихода» — это требование законодательства о применении контрольно-кассовой техники. Простой выдачи денег по РКО без чека возврата недостаточно.
Как вернуть деньги, если покупатель оплатил картой через эквайринг?
Возврат выполняется на ту же банковскую карту через терминал, а в 1С отражается операцией эквайринга с признаком возврата. Выдавать наличными из кассы оплату, полученную по карте, не следует — это создаёт расхождения в отчётах по эквайрингу.
Что важно запомнить
Возврат денег в 1С оформляется парой документов: основание (возврат товаров) и движение денег (РКО или операция по счёту) с корректным видом операции. После проведения обязательно проверьте закрытие задолженности в ОСВ и корректность отражения НДС по авансам.