Учет и Финансы · 12 мин
Как сделать акт сверки по контрагенту в 1С
Как сделать акт сверки взаиморасчётов по контрагенту в 1С:Бухгалтерии 8.3: настройки, заполнение документа, расхождения, печать и типичные ошибки.
Акт сверки взаиморасчётов — документ, который бухгалтерия формирует, чтобы подтвердить состояние расчётов с покупателем, поставщиком или другим контрагентом на определённую дату. В 1С:Бухгалтерии 8.3 для этого есть штатный документ «Акт сверки взаиморасчётов», который автоматически собирает обороты по счетам расчётов и сравнивает их с данными контрагента. Ручной сбор данных из оборотно-сальдовой ведомости не нужен — программа делает это сама.
Ниже разобран полный цикл работы: где находится документ, как его заполнить, как обработать расхождения, распечатать и отправить контрагенту. Инструкция применима к типовым конфигурациям 1С:Бухгалтерия 8.3 (ПРОФ и КОРП); в базовой версии механизм аналогичен. Для 1С:Управление торговлей и 1С:ERP логика похожая, но расположение документа отличается — это описано в отдельном разделе.
Где находится акт сверки в 1С
В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ доступен сразу из двух разделов: «Покупки» → «Акты сверки расчётов» и «Продажи» → «Акты сверки расчётов». Это один и тот же журнал, разницы в данных нет — выбирайте раздел по привычке или по типу контрагента. Если пункта в меню нет, проверьте настройку видимости команд раздела (кнопка с шестерёнкой → «Настройка навигации»).
В 1С:Управление торговлей 11 акт сверки находится в разделе «Продажи» → «Документы продажи» → «Сверка взаиморасчётов» или через «НСИ и администрирование» в зависимости от настроек. В 1С:ERP путь — «Казначейство» или «Продажи/Закупки» → «Сверки взаиморасчётов». Во всех конфигурациях принцип один: документ собирает движения по расчётным счетам или регистрам взаиморасчётов за выбранный период.
Подготовка: что проверить перед формированием
Прежде чем создавать акт, убедитесь, что учёт за сверяемый период закрыт: проведены все реализации, поступления, оплаты и возвраты по этому контрагенту. Если часть документов лежит в черновиках или не проведена, акт покажет неполную картину, и контрагент вернёт его с расхождениями.
Второй шаг — проверьте правильность аналитики. Откройте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60, 62 и 76 с отбором по контрагенту: задолженность не должна «висеть» на другом договоре или на счёте авансов без зачёта. Частая ситуация — оплата попала на счёт 60.01, а поставка на 60.02 из-за ошибки в договоре, и акт сверки покажет одновременно долг и переплату.
Третий момент — уточните у контрагента формат сверки: за какой период, по какому договору, нужна ли детализация до документов или достаточно итогов. Это сэкономит время на переделках.
Как проверить готовность учёта к сверке
Все реализации, поступления и оплаты проведены
Есть непроведённые или помеченные на удаление документы
Обороты сидят на правильном договоре и счёте
Задолженность размазана по нескольким договорам или счетам
Сальдо соответствует ожидаемому долгу
Одновременно дебетовое и кредитовое сальдо по одному контрагенту
Пошаговое создание акта сверки в 1С:Бухгалтерии 8.3
Откройте журнал «Акты сверки расчётов» и нажмите «Создать». Заполните шапку документа: организацию, контрагента, договор (если сверка идёт по конкретному договору — иначе оставьте пустым, чтобы захватить все расчёты), валюту и период сверки. Поле «Согласовано» пока не отмечайте — это делается после подтверждения контрагентом.
На вкладке «По данным организации» нажмите «Заполнить» → «Заполнить по данным учёта». Программа подберёт все проведённые документы по счетам расчётов (по умолчанию 60, 62, 76; список счетов можно изменить по ссылке «Счета расчётов» в шапке). Таблица заполнится строками: поступления, реализации, оплаты, корректировки.
Проверьте сальдо на начало и конец периода внизу табличной части. Если сальдо на начало не совпадает с вашими ожиданиями, значит, расхождение возникло раньше сверяемого периода — расширьте период или ищите ошибку в прошлых документах. После проверки нажмите «Провести и закрыть».
- 1Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчётов» → «Создать»
- 2Укажите организацию, контрагента, договор (при необходимости) и период сверки
- 3Проверьте список счетов расчётов по ссылке в шапке документа
- 4Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по данным учёта»
- 5Сверьте сальдо на начало и конец периода с ОСВ
- 6Распечатайте акт и направьте контрагенту
- 7После подтверждения установите флаг «Согласовано» и при необходимости внесите данные контрагента
Работа с расхождениями и данными контрагента
Когда контрагент возвращает акт со своими данными, откройте документ и перейдите на вкладку «По данным контрагента». Заполните таблицу вручную по акту контрагента или воспользуйтесь кнопкой «Заполнить» → «По данным организации», а затем отредактируйте отличающиеся строки. Программа автоматически покажет расхождения между двумя таблицами.
Типичные причины расхождений: документ оплаты проведён у вас в одном периоде, а у контрагента в другом; счёт-фактура или УПД не дошёл до контрагента; возврат товара отражён только с одной стороны; разница в копейках из-за округления НДС. Каждое расхождение нужно разобрать до конкретного документа — не подгоняйте сальдо ручной правкой.
После урегулирования всех разногласий внесите финальные данные, установите флаг «Согласовано» — документ станет недоступным для редактирования табличных частей, что защищает его от случайных изменений. Это важно, если акт потом понадобится для претензионной работы или суда.
Печать и отправка акта контрагенту
Из формы документа нажмите «Печать» → «Акт сверки взаиморасчётов». В печатной форме выводятся реквизиты обеих сторон, таблица операций, сальдо на начало и конец периода, а также итоговая задолженность прописью. Если ваша организация использует собственный макет (например, с дополнительными графами), он подключается через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки».
Отправить акт можно напрямую из 1С: кнопка «Отправить» → «По электронной почте» сформирует письмо с вложением в PDF. Если с контрагентом настроен обмен электронными документами (ЭДО), акт сверки можно передать через оператора ЭДО — в типовой конфигурации для этого есть соответствующий формат документа. Подписанный обеими сторонами скан загрузите в документ через кнопку прикрепления файлов, чтобы хранить его в базе.
Формируйте акт сверки в двух экземплярах сразу с подписью и печатью с вашей стороны — так контрагенту проще вернуть один подписанный экземпляр, и сверка не затянется. Параллельно сохраняйте PDF-версию в папку по контрагенту: при смене базы или переносе данных файлы останутся доступны.
Особенности для разных ситуаций
Сверка по нескольким договорам
Если с контрагентом несколько договоров и нужен общий акт, оставьте поле «Договор» пустым — документ соберёт обороты по всем договорам. Если же сверка идёт строго по одному договору (например, по требованию банка или лизинговой компании), обязательно укажите его, иначе в акт попадут лишние операции и сальдо не сойдётся с данными контрагента.
Сверка в валюте
При расчётах в валюте укажите валюту в шапке документа. Акт сформируется в валюте расчётов, рублёвый эквивалент в нём не отражается. Учтите, что курсовые разницы в акт сверки не попадают — это норма, поскольку акт фиксирует задолженность по обязательствам, а не бухгалтерские переоценки.
Сверка с бюджетом и по налогам
Для сверки с налоговой инспекцией документ «Акт сверки взаиморасчётов» не используется. Запросите справку о состоянии расчётов с бюджетом через «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» или сверьтесь по счетам 68 и 69 с выпиской из личного кабинета налогоплательщика.
Как выбрать вариант сверки
Типичные ошибки при формировании акта
Самая распространённая ошибка — формирование акта до закрытия периода. Непроведённая реализация или оплата делает акт недостоверным, и сверку приходится начинать заново. Вторая ошибка — неверный список счетов расчётов: если с контрагентом есть расчёты по счёту 76 (например, претензии или аренда), а его нет в списке, часть задолженности выпадет из акта.
Третья группа ошибок связана с аналитикой: дубли контрагентов в справочнике (два элемента с одним ИНН) приводят к тому, что акт формируется только по одному из них. Перед сверкой проверьте дубли через поиск по ИНН в справочнике «Контрагенты» и объедините их обработкой «Поиск и удаление дублей», если они есть.
Как проверить результат
После заполнения акта сравните его итоговое сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 60, 62, 76 в разрезе контрагента на ту же дату. Значения должны совпасть до копейки. Если акт показывает другое сальдо — проверьте список счетов расчётов и наличие ручных операций, которые могли не попасть в выборку.
Дополнительно проверьте, что в акт попали все документы: откройте отчёт «Анализ субконто» по контрагенту за период сверки и сравните количество и суммы операций. Расхождения чаще всего объясняются документами с видом «Операция, введённая вручную» — они попадают в акт только если проведены по счетам из списка расчётов.
Что важно запомнить
Акт сверки создаётся в разделе «Покупки» или «Продажи» за несколько минут: заполните шапку, проверьте счета расчётов и нажмите «Заполнить по данным учёта». Перед сверкой закройте период и устраните дубли контрагентов, после подтверждения установите флаг «Согласовано». Итоговое сальдо акта должно совпадать с ОСВ по расчётным счетам.
Частые вопросы
Почему акт сверки заполнился пустым?
Чаще всего причина в том, что у контрагента нет проведённых документов по счетам расчётов за выбранный период, либо договор в шапке не совпадает с договором в документах. Очистите поле «Договор», проверьте период и список счетов расчётов, затем заполните акт повторно. Также убедитесь, что выбран именно тот элемент справочника «Контрагенты», по которому вёлся учёт, — возможно, в базе есть дубль.
Можно ли сформировать акт сверки за прошлый закрытый период?
Да, документ можно создать любой датой и за любой период — акт строится по данным учёта и не зависит от закрытия месяца. Важно только не менять сами документы прошлого периода. Если после закрытия периода в нём что-то исправляли, сформируйте акт заново, чтобы он отразил актуальные данные.
Чем акт сверки отличается от оборотно-сальдовой ведомости?
ОСВ — внутренний учётный регистр, который показывает обороты и сальдо по счетам. Акт сверки — двусторонний документ: он содержит данные вашей организации и графы для данных контрагента, подписывается обеими сторонами и используется для подтверждения задолженности. Для внешней сверки ОСВ не подходит.
Как учесть в акте неотфактурованные поставки или документы, которых нет у контрагента?
Такие операции отражаются на вкладке «По данным организации» как обычно — акт фиксирует ваши данные учёта. Контрагент при сверке укажет расхождение на своей стороне, и вы передадите ему недостающие документы. Вносить документы в учёт задним числом только ради совпадения с данными контрагента не следует.
Можно ли отправить акт сверки через ЭДО?
Да, если с контрагентом настроен обмен электронными документами. В 1С:Бухгалтерии акт сверки передаётся через подсистему ЭДО как документ сверки взаиморасчётов, контрагент получает его у своего оператора и может подписать ответную часть. Если ЭДО не настроен, отправьте PDF по электронной почте прямо из формы документа.
Что делает флаг «Согласовано» и когда его ставить?
Флаг «Согласовано» фиксирует, что контрагент подтвердил акт, и блокирует табличные части от редактирования. Ставьте его только после получения подписанного контрагентом экземпляра. Если после этого потребуется что-то изменить, флаг можно снять, но история подтверждения при этом фактически обнуляется — поэтому подписанный скан лучше прикрепить к документу заранее.