Учет и Финансы · 11 мин
Как сделать сверку по нескольким договорам в 1С
Как сделать сверку взаиморасчётов по нескольким договорам в 1С: акт сверки, отчёты по взаиморасчётам, настройка отборов, типичные ошибки и проверка результата.
Сверка взаиморасчётов с контрагентом, у которого открыто несколько договоров, — типовая задача бухгалтера. Сложность в том, что в 1С расчёты ведутся в разрезе договоров, а контрагенту обычно нужен один акт сверки на всю организацию или, наоборот, отдельные акты по каждому договору. От выбранного подхода зависит, какие отчёты и документы использовать.
В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP) есть два основных инструмента: документ «Акт сверки взаиморасчётов» и отчёты по взаиморасчётам. Первый формирует печатную форму для подписи контрагентом, второй помогает предварительно проверить расхождения и понять, где «зависли» суммы.
Ниже разобраны оба сценария: сверка одним актом по всем договорам и отдельными актами по каждому договору, а также способы проверить данные до отправки акта контрагенту и типичные ошибки, из-за которых акт не сходится.
Определите, какая именно сверка нужна
Прежде чем открывать 1С, уточните требования контрагента. Одни компании принимают общий акт на юридическое лицо с детализацией по договорам, другие требуют отдельный акт на каждый договор — так проще сопоставлять суммы с их внутренним учётом. От этого зависит настройка документа.
Второй вопрос — период сверки. Чаще всего сверяют квартал, полугодие или год, но при спорных ситуациях период может быть произвольным. Важно, чтобы дата окончания сверки совпадала у обеих сторон, иначе сальдо не сойдётся даже при корректном учёте.
Третий момент — состав взаиморасчётов. Если с контрагентом есть и продажи, и закупки (например, он одновременно поставщик и покупатель), решите, включаете ли вы оба направления в один акт или сверяете их раздельно. В типовых конфигурациях акт сверки можно формировать по конкретным счетам расчётов.
Как выбрать формат сверки
Проверьте расчёты отчётами до формирования акта
Главная ошибка — сразу формировать акт сверки и отправлять его контрагенту, не проверив данные. Если в учёте есть «зависшие» авансы, незакрытые документы или расчёты, отражённые не по тому договору, контрагент вернёт акт с расхождениями, и поиск придётся начинать заново.
В 1С:Бухгалтерии 8 откройте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» (раздел «Отчёты») по счетам 60, 62, 76 с группировкой по контрагентам и договорам. Это покажет сальдо по каждому договору на дату сверки. Для детализации до документов используйте «Анализ субконто» или «Карточку счёта» с отбором по контрагенту.
В 1С:Управлении торговлей и ERP используйте отчёты раздела взаиморасчётов: «Ведомость расчётов с клиентами», «Ведомость расчётов с поставщиками», «Анализ расчётов». Они показывают долг в разрезе договоров, заказов и накладных, что удобно для сверки по каждому обязательству.
Что проверить перед формированием акта
Остатки есть только по реально действующим договорам, суммы объяснимы
Сальдо «висит» на закрытом договоре или на договоре, по которому давно не было операций
Авансы зачтены документами реализации или поступления
Крупный аванс числится отдельно от отгрузки, хотя отгрузка по этому договору была
Период совпадает с тем, что указал контрагент
Периоды различаются хотя бы на один день — сальдо не сойдётся
Сформируйте акт сверки в 1С:Бухгалтерия 8
В 1С:Бухгалтерии 8 перейдите в раздел «Покупки» или «Продажи» и откройте журнал «Акты сверки взаиморасчётов» (в некоторых версиях — «Сверка взаиморасчётов»). Создайте новый документ, укажите организацию, контрагента и период сверки.
Для сверки одним актом по всем договорам оставьте поле «Договор» пустым — тогда документ подберёт расчёты по всем договорам контрагента. На вкладке с настройками отметьте вариант группировки «по договорам», чтобы в печатной форме обороты были разбиты по каждому договору отдельно. Это самый удобный формат для контрагента: один документ, но с прозрачной структурой.
Для сверки по конкретному договору заполните поле «Договор» — акт включит только операции по нему. Повторите создание документа для каждого договора, если контрагент требует отдельные акты. После заполнения нажмите «Заполнить» — программа подтянет обороты по счетам расчётов за указанный период. Проверьте табличную часть и распечатайте акт.
- 1Проверьте сальдо отчётом по счетам 60/62/76 с детализацией по договорам
- 2Создайте документ «Акт сверки взаиморасчётов», укажите контрагента и период
- 3Оставьте договор пустым для общего акта или выберите конкретный договор
- 4Нажмите «Заполнить» и проверьте табличную часть с оборотами
- 5Сверьте итоговое сальдо в акте с сальдо в отчёте — суммы должны совпасть
- 6Распечатайте акт или сохраните в PDF для отправки контрагенту
Сформируйте сверку в 1С:Управление торговлей и ERP
В УТ и ERP акт сверки находится в разделе «Сокращённое название раздела зависит от версии»: обычно это «Продажи» → «Акты сверки расчётов с клиентами» или «Закупки» → «Акты сверки расчётов с поставщиками». Подход тот же: указываете партнёра и контрагента, период, при необходимости — соглашение или договор.
Особенность этих конфигураций — расчёты могут вестись по заказам и накладным, а не только по договорам. Поэтому в акте доступна детализация до расчётных документов. Если контрагент сверяет задолженность по каждой поставке, включите эту детализацию — так акт будет понятнее обеим сторонам.
Если один партнёр оформлен в программе как несколько разных партнёров или контрагентов (например, исторически завели дубликаты), акт по каждому из них покажет только часть картины. Перед сверкой проверьте справочник на дубли и при необходимости объедините их, иначе сальдо по контрагенту в целом вы не увидите.
Разберитесь с расхождениями между договорами
Самая частая причина расхождений при сверке по нескольким договорам — оплата, отнесённая не на тот договор. Например, контрагент оплатил счёт по договору А, а в платёжном поручении в 1С указан договор Б. По общему акту на контрагента сумма сойдётся, а по актам в разрезе договоров — нет.
Вторая причина — зачёт авансов. Если аванс числится по одному договору, а отгрузка прошла по другому, сальдо по каждому договору будет искажено. В 1С:Бухгалтерии проверьте движения документа реализации: какой аванс и по какому договору он зачёл. Исправить ситуацию можно корректировкой договора в платёжном документе или документом «Корректировка долга» (в УТ/ERP — «Взаимозачёт задолженности», «Перенос задолженности»).
Третья причина — возвраты и корректировки, оформленные без привязки к исходному документу. Такие документы могут попасть в акт отдельной строкой, которую контрагент не опознает. Перед сверкой проверьте, что все корректировки связаны с первичными документами.
Как оформить и отправить акт контрагенту
Печатная форма акта сверки в типовых конфигурациях вызывается кнопкой «Печать» из документа. Проверьте, что в форму выведены: наименования обеих организаций, период сверки, таблица оборотов с датами и номерами документов, итоговое сальдо с расшифровкой, в чью пользу задолженность, и места для подписей.
Если сверка оформляется одним актом по нескольким договорам, убедитесь, что в печатной форме включена группировка по договорам — иначе контрагент получит сплошной список документов без разбивки и не сможет сопоставить суммы со своим учётом.
Для отправки электронно сохраните акт в PDF через «Файл» → «Сохранить как» или используйте встроенную отправку по электронной почте, если она настроена. Подписанный акт храните вместе с первичными документами — он может понадобиться при налоговой проверке или споре о задолженности, в том числе для прерывания срока исковой давности.
Альтернативные способы сверки
Если типовой акт сверки не подходит по формату, используйте отчёты с выгрузкой в Excel. Например, «Карточку счёта» или «Анализ субконто» с отбором по контрагенту можно сохранить в табличный файл и дополнить своими колонками. Это удобно для внутренней сверки, но для официального подтверждения задолженности лучше использовать стандартный акт.
Для регулярных сверок с крупными контрагентами настройте сохранённые варианты отчётов: один раз задайте отборы по контрагенту, счетам и группировке по договорам и сохраните вариант под понятным именем. В следующий раз сверка займёт минуты — достаточно открыть вариант и поменять период.
В организациях с обменом через ЭДО акт сверки можно отправлять и подписывать электронно, если оператор ЭДО и контрагент поддерживают такой формат. Это ускоряет процесс, но требует согласования формата с контрагентом заранее.
Что важно запомнить
Сверку по нескольким договорам делают документом «Акт сверки взаиморасчётов»: одним актом с группировкой по договорам или отдельными актами по каждому. Перед формированием проверьте сальдо отчётами, устраните «зависшие» авансы и ошибки в договорах оплат, убедитесь, что период сверки совпадает с периодом контрагента.
Частые вопросы
Можно ли сделать один акт сверки сразу по всем договорам контрагента?
Да. В документе «Акт сверки взаиморасчётов» не заполняйте поле «Договор» — программа включит расчёты по всем договорам контрагента. В настройках печатной формы включите группировку по договорам, чтобы обороты были разбиты понятно для второй стороны.
Почему общий акт сходится, а по договорам — нет?
Чаще всего оплата или аванс отнесены не на тот договор. В сумме по контрагенту ошибка не видна, но в разрезе договоров даёт расхождение. Найдите такие документы отчётом с детализацией по договорам и исправьте договор в платёжном документе или выполните перенос задолженности.
Что делать, если контрагент вернул акт с расхождениями?
Попросите у контрагента его расшифровку по документам и сравните построчно со своей карточкой счёта. Расхождения обычно сводятся к непроведённым у одной из сторон документам, разным датам отражения или оплатам без указания назначения. После устранения причин сформируйте акт заново.
Как сверить расчёты, если контрагент заведён в базе дважды?
Акт по каждому дублю покажет только часть расчётов. Правильный путь — объединить дубли с переносом документов на одну карточку (в типовых конфигурациях есть обработка поиска и объединения дублей), после чего сформировать акт уже по единому контрагенту.
Нужно ли включать в акт сверки счета 76, если расчёты идут по 60 и 62?
Да, если по контрагенту были операции через счёт 76 — например, претензии, страхование или расчёты по комиссии. В настройках акта сверки можно указать список счетов. Проверьте отчётом, есть ли обороты по 76 счёту с этим контрагентом, и при наличии добавьте его в акт.
Можно ли сверить данные за период, который уже закрыт?
Да, акт сверки формируется по данным учёта за любой прошедший период. Важно не изменять документы закрытого периода после подписания акта: если потребуется корректировка, оформляйте её текущей датой, а подписанный акт храните как зафиксированное состояние расчётов.