Как сделать ПКО и РКО в 1С: пошаговая инструкция

Приходный кассовый ордер (ПКО) и расходный кассовый ордер (РКО) — базовые документы кассовой дисциплины. ПКО оформляет поступление наличных денег в кассу организации, РКО — их выдачу. В 1С:Бухгалтерии 8.3 оба документа находятся в разделе «Банк и касса» и создаются по одному принципу, но различаются видами операций и проводками.

Ошибки в кассовых документах приводят к расхождениям между данными программы и фактическим остатком денег в кассе, а при проверке — к штрафам за нарушение порядка ведения кассовых операций. Поэтому важно не только знать, где нажать кнопку, но и правильно выбирать вид операции, контрагента и статью движения денежных средств.

Ниже разобран порядок создания ПКО и РКО, настройка нумерации, печать унифицированных форм КО-1 и КО-2, а также способы проверить остаток кассы и исправить типичные ошибки. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3, но логика аналогична в других конфигурациях.

Где находятся кассовые документы и как подготовить программу

Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы». Здесь в одном журнале отображаются и приходные, и расходные ордера. Отдельно доступны подменю «Приходные кассовые ордера» и «Расходные кассовые ордера» — удобно, если нужно видеть только один тип документов.

Перед началом работы проверьте три вещи. Во-первых, в справочнике «Кассы» (раздел «Банк и касса» → «Кассы») должна быть создана хотя бы одна касса организации. Во-вторых, в настройках учетной политики и функциональности должна быть включена работа с кассовыми документами. В-третьих, у пользователя должны быть права на создание кассовых документов — иначе кнопка «Создать» будет недоступна.

Если организация ведет несколько касс (например, основная и операционная), указывайте нужную кассу в шапке документа. От этого зависит, по какой кассе сформируется проводка и в какую кассовую книгу попадет запись.

Как создать приходный кассовый ордер (ПКО)

В журнале «Кассовые документы» нажмите «Создать» → «Приходный кассовый ордер». Заполните поля последовательно: дата (по умолчанию текущая), вид операции, сумма, контрагент или сотрудник, статья движения денежных средств и поле «Принято от» — именно этот текст попадет в печатную форму КО-1.

Выбор вида операции

Вид операции определяет проводки и набор полей. Наиболее используемые варианты:

• Оплата от покупателя — поступление наличной выручки или оплаты по договору; проводка Дт 50.01 Кт 62.01;
• Розничная выручка — сдача выручки с торговой точки; Дт 50.01 Кт 90.01.1;
• Возврат от подотчетного лица — сотрудник вернул неиспользованный аванс; Дт 50.01 Кт 71;
• Получение наличных в банке — снятие денег с расчетного счета по чеку; Дт 50.01 Кт 51;
• Прочий приход — свободная корреспонденция счетов, например, взнос учредителя.

Поле «Принято от» заполняется автоматически из карточки контрагента, но его можно отредактировать вручную — в печатной форме должна быть понятная формулировка, например: «ООО "Вектор", оплата по договору № 15 от 12.01». В поле «Основание» укажите документ-основание или суть операции.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Приходный кассовый ордер»
2. 2
   Выберите вид операции, например «Оплата от покупателя»
3. 3
   Укажите контрагента, сумму и статью ДДС
4. 4
   Заполните поля «Принято от» и «Основание»
5. 5
   Нажмите «Провести» и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
6. 6
   Распечатайте форму КО-1 и передайте под подпись

Как создать расходный кассовый ордер (РКО)

РКО создается аналогично: «Создать» → «Расходный кассовый ордер». Ключевые поля — вид операции, сумма, получатель и поле «Выдать», которое формирует текст в печатной форме КО-2. Также в РКО есть поле «По документу» — сюда вписываются данные удостоверения личности получателя (например, паспортные данные сотрудника).

Основные виды операций РКО:

• Выдача денежных средств подотчетному лицу — аванс на хозяйственные нужды; Дт 71 Кт 50.01;
• Оплата поставщику — наличный расчет с контрагентом; Дт 60.01 Кт 50.01;
• Возврат покупателю — возврат наличных по чеку или договору; Дт 62.01 Кт 50.01;
• Сдача наличных в банк — инкассация на расчетный счет; Дт 51 Кт 50.01;
• Выплата заработной платы — по ведомости; Дт 70 Кт 50.01;
• Прочий расход — свободная корреспонденция.

При выплате зарплаты используйте специальный документ «Ведомость на выплату зарплаты через кассу» — он автоматически сформирует РКО на общую сумму ведомости. Создавать такой РКО вручную не нужно, иначе суммы задвоятся.

Печать форм КО-1 и КО-2 и подписание

Из открытого документа нажмите кнопку «Печать» и выберите «Приходный кассовый ордер (КО-1)» или «Расходный кассовый ордер (КО-2)». Формы соответствуют унифицированным бланкам: в КО-1 печатается квитанция, которая отрывается и выдается плательщику, в КО-2 — реквизиты документа получателя.

Подписывают ордера главный бухгалтер (или уполномоченное лицо) и кассир. Суммы в печатной форме прописью формируются автоматически. Если организация применяет электронный документооборот кассовых документов, настройте формирование КО-1 и КО-2 в электронном виде — это допускается при соблюдении требований к подписанию.

Проверьте перед печатью: дату, номер, поля «Принято от»/«Выдать», сумму прописью и основание. Исправить распечатанный и подписанный ордер нельзя — нужно исправить документ в программе и распечатать заново.

Проводки и проверка остатка кассы

Посмотреть сформированные проводки можно кнопкой «Дт/Кт» в открытом документе. Все кассовые операции проходят через счет 50.01 «Касса организации». Если проводка не сформировалась или счет не тот — почти всегда причина в неверно выбранном виде операции.

Для сверки используйте отчет «Кассовая книга» (раздел «Банк и касса» → «Кассовая книга») за выбранный день. Остаток на конец дня в отчете должен совпасть с фактическим пересчетом наличных. Дополнительно сверьте обороты по счету 50.01 в оборотно-сальдовой ведомости.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток в кассовой книге на конец дня

Норма

Совпадает с фактическим пересчетом наличных

Тревожный признак

Расхождение — ищите непроведенный или ошибочный ордер

Проводки документа (кнопка Дт/Кт)

Норма

Счет 50.01 в дебете у ПКО или в кредите у РКО

Тревожный признак

Проводок нет или счет 50.01 на противоположной стороне

Нумерация ордеров

Норма

Последовательная, без пропусков в пределах дня и года

Тревожный признак

Дубли номеров или разрывы, которых нет в бумажном архиве

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — неверный вид операции. Например, возврат от подотчетного лица оформили как «Прочий приход», и задолженность сотрудника по счету 71 не закрылась. Исправление: откройте документ, измените вид операции, перезаполните связанные поля и перепроведите.

Вторая типичная ситуация — документ проведен «задним числом» после того, как распечатана кассовая книга за этот день. Тогда нумерация и остатки «поедут». Правильный порядок: отменить проведение документов за этот день в хронологическом порядке, внести исправление, затем последовательно перепровести все кассовые документы дня и перепечатать кассовую книгу.

Особые сценарии: несколько касс, валюта и отмена документа

Если ведется несколько касс, перед созданием ордера проверьте поле «Касса» в шапке — по умолчанию подставляется основная. Перемещение между кассами организации оформляется РКО с видом операции, соответствующим передаче в другую кассу, или через документ с корреспонденцией 50.01/50.01 в зависимости от настроек конфигурации.

Для отмены ошибочного ордера используйте «Пометить на удаление», а не просто отмену проведения: непроведенный документ не формирует проводок, но остается в журнале и может запутать нумерацию. Если ордер уже распечатан и подписан, бумажный экземпляр погасите пометкой об аннулировании.

Заведите привычку в конце дня формировать кассовую книгу и сверять остаток с фактической наличностью до ухода кассира. Расхождение, найденное в тот же день, исправляется за минуты; найденное через неделю — требует разбора всей цепочки документов.

Частые вопросы

Можно ли изменить номер ПКО или РКО вручную?

Да, номер в шапке документа редактируется. Это нужно, например, при переносе данных из другой программы, чтобы сохранить преемственность нумерации. Учтите: после ручного изменения автонумерация продолжится от нового значения, поэтому вводите номер аккуратно и без дублей.

Что делать, если кнопка «Создать» в кассовых документах неактивна?

Проверьте права пользователя (роли на работу с кассовыми документами), включена ли кассовая функциональность в настройках программы и создана ли хотя бы одна касса в справочнике «Кассы». Чаще всего причина — отсутствие прав у текущего пользователя.

Как оформить сдачу выручки в банк, чтобы не было разрыва по времени?

Используйте РКО с видом операции «Сдача наличных в банк» (Дт 51 Кт 50.01) или вариант через счет 57 «Переводы в пути», если деньги зачисляются на счет не в тот же день. Второй вариант точнее отражает реальность при инкассации: сначала Дт 57 Кт 50.01, затем при поступлении выписки Дт 51 Кт 57.

Нужно ли печатать ордера, если касса ведется только в электронном виде?

Кассовые документы допускается оформлять в электронном виде при условии подписания электронной подписью в соответствии с требованиями законодательства. Если электронное подписание не настроено, ордера печатаются на бумаге и подписываются вручную.

Почему в кассовой книге остаток отрицательный?

Отрицательный остаток означает, что расходные ордера проведены на сумму большую, чем было наличных. Обычно это следствие непроведенного ПКО, неверной даты документа или расхода, оформленного раньше прихода. Найдите расхождение по отчету за день и исправьте хронологию документов.

Как исправить уже распечатанный и подписанный ордер?

Исправьте данные в документе программы, перепроведите его и распечатайте форму заново. Старый бумажный экземпляр изымите и аннулируйте. Исправлять подписанный ордер вручную на бумаге нельзя.