Учет и Финансы · 10 мин
Как формировать кассовую книгу в 1С
Как сформировать кассовую книгу в 1С: настройка учёта, ПКО и РКО, формирование отчёта за смену, проверка остатков, исправление ошибок и типичные вопросы кассира.
Кассовая книга — обязательный регистр кассовой дисциплины, в котором отражаются все поступления и выдачи наличных денег организации. В 1С она формируется автоматически на основании проведённых приходных и расходных кассовых ордеров, поэтому главная задача бухгалтера или кассира — корректно вести первичные документы и вовремя формировать книгу за рабочий день.
Инструкция актуальна для конфигураций «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0) и подходит по логике для «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Комплексная автоматизация» — названия разделов могут незначительно отличаться, но принцип один и тот же: кассовые документы → отчёт «Кассовая книга» → подпись листов.
Ниже разобран полный цикл: от настройки учёта кассовых операций до распечатки листов книги, проверки остатков и исправления типичных ошибок.
Подготовка: настройка учёта наличных в 1С
Прежде чем формировать кассовую книгу, убедитесь, что в базе корректно настроен учёт кассовых операций. В «1С:Бухгалтерии 8.3» откройте раздел «Главное» → «Организации» и проверьте реквизиты: наименование и ИНН выводятся в шапку кассовой книги, ошибка в них попадёт в каждый лист. Затем перейдите в «Главное» → «Учётная политика» и проверьте, что учёт ведётся по счёту 50 «Касса».
Если в организации несколько касс (например, основная касса и операционные кассы по торговым точкам), заведите их в справочнике «Кассы» (раздел «Банк и касса» → «Кассы»). Каждой кассе будет соответствовать своя кассовая книга — смешивать операции разных касс в одной книге нельзя. Также проверьте, что у пользователя, который формирует книгу, есть права на кассовые документы и отчёты.
Ввод кассовых документов: ПКО и РКО
Основа кассовой книги — приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО). В «1С:Бухгалтерии» они создаются в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы». Каждый документ должен быть проведён: непроведённый или помеченный на удаление ордер в книгу не попадёт, и остатки «не сойдутся».
Приходный ордер оформляется при поступлении наличных: выручка с торговой точки, возврат подотчётных сумм, взнос учредителя, поступление с расчётного счёта по чеку банка. Расходный ордер — при выдаче: зарплата, подотчёт сотруднику, оплата поставщику наличными, сдача выручки инкассаторам. В каждом документе заполните вид операции, сумму, основание (реквизиты первичного документа), а в РКО — получателя и документ, удостоверяющий личность, если выдача физлицу.
Документы должны быть датированы фактическим днём операции. Если кассир выдал деньги 15-го числа, а ордер проведён 16-м, операция попадёт в книгу не того дня — это нарушение. При обнаружении такой ситуации исправьте дату документа до формирования книги за соответствующий день.
Формирование кассовой книги за день
Когда все операции дня введены, откройте «Банк и касса» → «Кассовая книга» (в некоторых конфигурациях путь «Отчёты» → «Кассовая книга»). Укажите период — как правило, один рабочий день, в который были кассовые операции. Выберите организацию и, если касс несколько, конкретную кассу. Нажмите «Сформировать».
Программа построит лист кассовой книги по установленной форме: в шапке — наименование организации и дата, далее таблица с колонками «Номер документа», «От кого получено / кому выдано», «Номер корреспондирующего счёта», «Приход», «Расход». В начале листа выводится входящий остаток, в конце — итоги прихода, расхода и остаток на конец дня. Если за день операций не было, лист книги не формируется и не распечатывается.
- 1Проведите все ПКО и РКО за день, проверьте отсутствие непроведённых документов в журнале «Кассовые документы»
- 2Откройте «Банк и касса» → «Кассовая книга»
- 3Укажите дату, организацию и кассу
- 4Нажмите «Сформировать» и сверьте входящий остаток с остатком предыдущего листа
- 5Проверьте остаток на конец дня — он должен совпасть с фактическими наличными в сейфе
- 6Распечатайте лист и отчёт кассира, подпишите у кассира и главного бухгалтера
Печать и хранение листов книги
Сформированный лист распечатывается кнопкой «Печать» непосредственно из формы отчёта. Вместе с листом кассовой книги обычно печатается «Отчёт кассира» — вторая часть формы, к которой прикладываются оригиналы ПКО и РКО. Лист и отчёт кассира подписывают кассир и главный бухгалтер (или руководитель, если он ведёт учёт сам).
Нумерация листов книги ведётся нарастающим итогом с начала года — 1С присваивает номера автоматически при формировании. В конце года листы прошнуровываются, пронумерованные страницы заверяются подписью руководителя и печатью (при её наличии). На последнем листе указывается общее количество листов за год.
Если организация ведёт книгу в электронном виде с применением электронной подписи, распечатка не обязательна — но порядок электронного ведения должен быть закреплён в учётной политике, а подписи должны соответствовать требованиям законодательства об электронной подписи. Для большинства малых организаций проще классический вариант с ежедневной распечаткой.
Проверка остатков и контроль кассовой дисциплины
Главный контрольный показатель — совпадение остатка по кассовой книге с фактической суммой наличных. Пересчитайте деньги в сейфе до подписания листа: если суммы расходятся, подписывать документы нельзя, пока не найдена причина. Чаще всего расхождение вызвано непроведённым ордером, ошибкой в сумме или операцией, проведённой по другой кассе.
Второй контроль — лимит остатка кассы. Организации (кроме тех, кто освобождён от лимита) обязаны сдавать сверхлимитные наличные в банк. Сравните остаток на конец дня с установленным лимитом: превышение грозит административной ответственностью при проверке. Малые предприятия и ИП вправе не устанавливать лимит, но этот факт стоит зафиксировать приказом.
Как проверить результат
Совпадает с остатком на конец предыдущего рабочего дня
Расхождение — за предыдущий день есть непроведённые или исправленные документы
Равен фактической сумме наличных в сейфе
Есть документ с ошибкой в сумме, по другой кассе или не введённый ордер
Номера идут последовательно с начала года без пропусков
Пропуск или дубль номера — лист формировался повторно после изменения документов
Остаток на конец дня не превышает установленный лимит
Превышение — сдайте выручку в банк и оформите РКО на сдачу
Исправление ошибок и пересчёт книги
Если ошибка обнаружена до подписания листа, исправьте первичный документ: откройте нужный ПКО или РКО, скорректируйте сумму, дату или основание, перепроведите и заново сформируйте книгу за этот день. 1С пересчитает остатки автоматически. Учтите, что изменение документа задним числом меняет остатки всех последующих дней — если листы за последующие даты уже распечатаны и подписаны, их придётся переформировать и переподписать.
Если лист уже подписан, а ошибка нашлась позже, не исправляйте подписанный документ «задним числом» без документального оформления. Правильный путь — оформить корректирующую операцию текущей датой (например, сторнирующий ордер с пояснением) и составить бухгалтерскую справку о причине исправления. Это сохраняет целостность уже подписанных листов и объясняет расхождение при проверке.
Особенности в разных конфигурациях 1С
В «1С:Управление нашей фирмой» кассовая книга формируется через раздел «Деньги» → «Отчёты» → «Кассовая книга», а кассовые документы вводятся в разделе «Деньги» → «Поступления» и «Расходы». Логика идентична: книга строится только по проведённым документам выбранной кассы. В «1С:Комплексной автоматизации» и ERP отчёт находится в разделе «Казначейство» → «Отчёты», там же доступна настройка вывода по обособленным подразделениям.
Если розничная выручка поступает через онлайн-кассу (ККТ), в «1С:Бухгалтерии» она обычно оформляется документом «Отчёт о розничных продажах» или отражением розничной выручки — эти документы также формируют проводки по счёту 50 и попадают в кассовую книгу. Убедитесь, что выручка по ККТ не дублируется ручными ПКО на те же суммы: двойное отражение завысит приход и остаток.
Способы ведения кассовой книги
Подходит большинству малых организаций: лист печатается из 1С, подписывается и подшивается. Ограничение — нужен ежедневный доступ к принтеру
Подходит при большом числе операций и удалённой работе. Требует настроенной электронной подписи у кассира и главбуха и закрепления порядка в учётной политике
Допустимо лишь при соблюдении требований к электронному ведению; просто хранить данные в 1С без подписей недостаточно — при проверке книгу могут признать неведущейся
Частые вопросы по кассовой книге в 1С
Почему в кассовую книгу не попал приходный ордер?
Чаще всего документ не проведён, помечен на удаление или датирован другим днём. Откройте журнал «Кассовые документы», найдите ордер и проверьте статус проведения и дату. Также убедитесь, что в отчёте выбрана та же касса и организация, что указаны в документе.
Нужно ли формировать книгу, если за день не было операций?
Нет. Лист кассовой книги оформляется только за дни, в которых были движения наличных. Если операций не было, лист не формируется и не распечатывается — пустые листы в книге не требуются.
Остаток в книге не совпадает с деньгами в сейфе. Что делать?
Не подписывайте лист. Проверьте журнал кассовых документов на непроведённые ордера, сверьте суммы в документах с первичкой, убедитесь, что все операции отнесены к нужной кассе. После исправления пересформируйте отчёт. Если расхождение вызвано фактической недостачей или излишком, оформляется инвентаризация кассы.
Можно ли сформировать книгу сразу за месяц?
Технически отчёт позволяет выбрать любой период, но для кассовой дисциплины лист формируется по каждому дню с операциями отдельно. Сводный отчёт за месяц удобен для внутренней сверки, однако подписываются и подшиваются именно ежедневные листы.
Как исправить кассовую книгу за прошлый день, если лист уже подписан?
Не изменяйте документы задним числом. Оформите корректирующий ПКО или РКО текущей датой с понятным основанием («исправление ошибки в ордере №… от …») и приложите бухгалтерскую справку с пояснением. Подписанный лист остаётся без изменений.
Ведётся ли отдельная книга по каждой кассе?
Да. Каждая касса организации (основная, операционные, кассы обособленных подразделений) ведёт свою кассовую книгу. В 1С это решается выбором конкретной кассы в настройках отчёта — смешивать операции разных касс в одном листе нельзя.
Что важно запомнить
Кассовая книга в 1С строится автоматически по проведённым ПКО и РКО: ведите документы днём, формируйте лист в конце смены, сверяйте остаток с сейфом и подписывайте лист с отчётом кассира. Ошибки в уже подписанных листах исправляйте только корректирующими документами текущей датой.