Как сделать расходный кассовый ордер в 1С

Расходный кассовый ордер (РКО) — документ, которым оформляется любая выдача наличных денег из кассы организации: выдача подотчетному лицу, выплата зарплаты, возврат покупателю, сдача выручки в банк. В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ так и называется — «Расходный кассовый ордер» (в ряде конфигураций — «Выдача наличных»), и находится он в разделе «Банк и касса».

Правильное оформление РКО важно не только для порядка в учете: кассовая дисциплина контролируется банками и налоговыми органами, а ошибки в документах приводят к расхождениям в кассовой книге и штрафам. В программе документ одновременно формирует бухгалтерские проводки по счету 50 «Касса» и служит основанием для печати унифицированной формы КО-2.

Ниже разобран весь цикл работы: где найти документ, как выбрать вид операции, какие поля заполнить, как проверить проводки и распечатать ордер. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3, но логика аналогична в «Управлении нашей фирмой» и других типовых конфигурациях.

Где найти документ и какие есть способы создания

Основной путь: раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы». Откроется журнал, где вместе отображаются приходные и расходные ордера. Нажмите кнопку «Расход» (или «Создать» с выбором типа документа) — откроется форма нового РКО.

Второй способ — создание на основании другого документа. Например, из документа «Поступление товаров и услуг» можно сформировать оплату поставщику через кассу, из ведомости на выплату зарплаты — РКО на выдачу денег. Программа при этом подставит контрагента, сумму и вид операции автоматически, что снижает риск ошибок ручного ввода.

Третий вариант — копирование существующего ордера, если операции повторяются (например, ежемесячная выдача под отчет одному сотруднику). В журнале кассовых документов выделите нужный РКО и используйте команду «Скопировать».

Выбор вида операции — ключевой шаг

Поле «Вид операции» определяет, какие счета будут использованы в проводках и какие поля станут доступны. Вот основные варианты в 1С:Бухгалтерии:

• Оплата поставщику — расчет наличными с контрагентом по договору; проводка Дт 60.01 — Кт 50.01.
• Возврат покупателю — возврат денег за товар или аванс; Дт 62 — Кт 50.
• Выдача денежных средств подотчетному лицу — Дт 71 — Кт 50; получатель выбирается из справочника «Физические лица».
• Взнос наличными в банк — сдача выручки на расчетный счет; Дт 51 — Кт 50.
• Выплата заработной платы — по ведомости или разовая выплата; Дт 70 — Кт 50.
• Прочий расход — свободная корреспонденция, счет дебета указывается вручную.
• Возврат займа сотруднику, расчеты по кредитам и другие специальные операции.

Если выбрать неправильный вид операции, программа сформирует неверные проводки, и сумма «повиснет» не на том счете. Например, выдачу под отчет, оформленную как «Прочий расход» с ручным счетом 71, легко испортить ошибкой в субконто — аналитика по сотруднику не заполнится корректно.

Маршрут решения

Как выбрать вид операции

Деньги выдаются сотруднику на хозяйственные нужды или командировкуВыдача денежных средств подотчетному лицу

Оплачиваете счет контрагента наличнымиОплата поставщику с указанием договора

Сдаете выручку на расчетный счетВзнос наличными в банк

Ни одна типовая операция не подходитПрочий расход, счет дебета укажите вручную после консультации с бухгалтером

Заполнение полей документа

После выбора вида операции заполните обязательные поля. Набор полей немного отличается в зависимости от операции, но базовый блок един:

1. Организация — подставляется по умолчанию, проверьте, если в базе несколько юрлиц.
2. Дата — дата фактической выдачи денег; от нее зависит отражение операции в кассовой книге.
3. Сумма — в рублях; при оплате поставщику сумма может распределяться по нескольким счетам автоматически или вручную.
4. Получатель — контрагент, физическое лицо или сотрудник (в зависимости от вида операции).
5. Статья движения денежных средств — нужна для отчета о движении денежных средств (ОДДС); не пропускайте, если ведете управленческий анализ.
6. Основание / Выдать / Приложение — текстовые реквизиты, которые попадут в печатную форму КО-2: ФИО получателя прописью, документ-основание, реквизиты удостоверения личности.

Особое внимание уделите полю «Выдать»: здесь указывается ФИО получателя в дательном падеже (кому выдаются деньги). Если получает деньги доверенное лицо контрагента, впишите его данные и реквизиты доверенности в поле «Приложение» — это требование к оформлению формы КО-2.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» и нажмите «Расход»
2. 2
   Выберите вид операции, соответствующий хозяйственной ситуации
3. 3
   Заполните сумму, получателя, статью ДДС и текстовые поля для печати (Выдать, Основание, Приложение)
4. 4
   Проверьте счета учета и при необходимости скорректируйте субконто
5. 5
   Нажмите «Провести» и откройте проводки кнопкой «Дт/Кт» для контроля
6. 6
   Распечатайте форму КО-2, подпишите у руководителя и главбуха, выдайте деньги под роспись получателя

Проводки и проверка результата

После проведения документа откройте кнопку «Дт/Кт» (или «Показать проводки») и убедитесь, что корреспонденция соответствует операции. Кредит всегда должен быть 50.01 «Касса организации» (или 50.02/50.03 для операционной кассы и денежных документов), а дебет — счет, соответствующий виду операции.

Затем проверьте кассовую книгу: раздел «Банк и касса» → «Кассовая книга». Новый РКО должен появиться строкой расхода за свою дату, а остаток на конец дня — уменьшиться на сумму ордера. Если документ не виден, чаще всего причина в неверной дате или в том, что документ не проведен.

Дополнительный контроль — отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 50: оборот по кредиту за день должен совпадать с суммой всех проведенных РКО. Отрицательный остаток по кассе на конец дня — явный признак ошибки: либо лишний расходный документ, либо не оформлен приход.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа (кнопка Дт/Кт)

Норма

Кредит 50.01, дебет соответствует виду операции, аналитика заполнена

Тревожный признак

Счет дебета не соответствует операции или пустое субконто

Кассовая книга за дату документа

Норма

РКО отображается в расходе, остаток уменьшился

Тревожный признак

Документа нет в книге — проверьте дату и факт проведения

ОСВ по счету 50

Норма

Остаток на конец дня положительный или нулевой

Тревожный признак

Отрицательный остаток — расход превышает наличные в кассе

Печать формы КО-2

Из формы документа по кнопке «Печать» → «Расходный кассовый ордер (КО-2)» формируется унифицированный бланк. В него подтягиваются номер, дата, сумма цифрами и прописью, корреспондирующий счет, ФИО получателя, основание и приложение.

Перед печатью убедитесь, что в карточке организации заполнены должности руководителя и главного бухгалтера — эти данные выводятся в подписи бланка. Проверьте также настройку ответственных лиц: раздел «Главное» → «Организации» → вкладка с подписантами.

Ордер распечатывается в одном экземпляре, подписывается руководителем (или уполномоченным лицом) и главным бухгалтером, а получатель расписывается в получении денег с указанием суммы прописью и даты. Выдавать деньги до подписания документа нельзя — сначала оформление, потом выдача.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — неверный вид операции, из-за чего проводки уходят не на тот счет. Вторая по распространенности — незаполненные поля «Выдать» и «Основание»: документ проводится, но печатная форма выходит с пустыми строками, что делает ордер недействительным как первичный документ.

Еще одна ошибка — выдача под отчет сотруднику, у которого есть незакрытая задолженность по прошлым авансам. Перед оформлением проверьте ОСВ по счету 71 в разрезе сотрудника: по правилам ведения кассовых операций новая выдача допускается только после отчета по предыдущей сумме.

Наконец, не забывайте про лимит остатка кассы, если он установлен для вашей организации. РКО сам по себе лимит не контролирует, но систематическое превышение остатка на конец дня — нарушение кассовой дисциплины.

Особые сценарии и ограничения

РКО в розничной торговле и при онлайн-кассе

Если организация применяет ККТ, возврат наличных покупателю оформляется не только РКО, но и чеком возврата на онлайн-кассе. В 1С документ «Расходный кассовый ордер» с операцией «Возврат покупателю» отражает бухгалтерскую сторону, а фискальные данные передаются через подключенное оборудование. Оба действия должны совпадать по сумме.

Выдача зарплаты через кассу

При выплате зарплаты РКО обычно создается на основании ведомости («Ведомость в кассу») одним документом на общую сумму. Если какой-то сотрудник не получил деньги, оформляется депонирование, а не «висящий» остаток в кассе. Не создавайте отдельные РКО на каждого сотрудника при выплате по ведомости — это нарушит связь с расчетными документами.

Несколько организаций и касс

Если в базе ведется несколько организаций или обособленных касс (например, операционная касса магазина), проверяйте поля «Организация» и счет учета кассы перед проведением. Расходный ордер, проведенный не по той кассе, даст расхождение, которое потом придется исправлять переносом документа или корректировкой.

Удобно завести привычку: перед проведением РКО открывать кассовую книгу за текущий день и сверять остаток. Это занимает полминуты, но позволяет сразу заметить, что денег в кассе не хватает на планируемую выдачу, и не получить отрицательный остаток в конце дня.

Частые вопросы

Можно ли изменить проведенный РКО?

Да, документ можно открыть, отредактировать и перепровести. Но если ордер уже распечатан и подписан, после изменения нужно распечатать новый бланк и оформить его заново — данные в учете и на бумаге должны совпадать. В закрытом периоде изменения согласуйте с главным бухгалтером.

Почему РКО не отображается в кассовой книге?

Чаще всего документ не проведен, указана неверная дата или выбрана другая организация. Проверьте также, не установлен ли в журнале отбор, скрывающий документ. Если период закрыт датой запрета изменения данных, документ может не проводиться совсем.

Как оформить выдачу денег доверенному лицу контрагента?

Используйте вид операции «Оплата поставщику» (или возврат), в поле «Выдать» укажите ФИО доверенного лица, а в поле «Приложение» — номер и дату доверенности. Эти данные попадут в печатную форму КО-2 и подтвердят правомерность выдачи.

Что делать, если ошибся в сумме уже выданного ордера?

Если деньги уже выданы, исправляйте сумму в документе на фактическую и перепечатывайте бланк. Если выдано больше, чем нужно, разницу оформите приходным кассовым ордером как возврат. Если меньше — создайте дополнительный РКО на недостающую сумму.

Обязательно ли указывать статью движения денежных средств?

Для бухгалтерских проводок поле не обязательно, но без него расход не попадет корректно в отчет о движении денежных средств. Если организация формирует ОДДС или использует платежный календарь, заполняйте статью ДДС всегда.

Можно ли создать РКО в 1С:Управление нашей фирмой?

Да, там документ называется «Расход из кассы» и находится в разделе «Деньги» → «Касса». Логика та же: выбор вида операции, получателя, суммы и статьи ДДС, затем проведение и печать формы КО-2.