Как сделать приходный кассовый ордер в 1С 8.3

Приходный кассовый ордер (ПКО) — документ, которым в 1С 8.3 оформляется любое поступление наличных денег в кассу организации: выручка от покупателей, возврат подотчётных сумм, взнос учредителя, получение наличных с расчётного счёта. Документ формирует проводку по дебету счёта 50 «Касса» и одновременно служит основанием для печатной формы унифицированного бланка КО-1.

В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.3» ПКО создаётся в разделе «Банк и касса» и называется «Поступление наличных». Важно понимать: программа сама подставляет счета учёта и формирует проводки в зависимости от выбранного вида операции, поэтому главная задача пользователя — правильно выбрать операцию и корреспонденцию.

Ниже разобран полный цикл работы с документом: от создания до проверки проводок и печати, а также типичные ошибки, из-за которых искажается кассовая книга и аналитика по контрагентам.

Где находится документ ПКО в 1С 8.3

Откройте раздел «Банк и касса» в главном меню, затем перейдите по ссылке «Кассовые документы». В открывшемся журнале отображаются и приходные, и расходные ордера. Нажмите кнопку «Поступление» (или «Создать» → «Поступление наличных») — откроется форма нового ПКО.

Альтернативный путь — через полный список документов: «Банк и касса» → «Поступления наличных». В некоторых настройках интерфейса журнал кассовых документов доступен также из раздела «Операции». Если нужного пункта нет в меню, проверьте настройки навигации раздела — возможно, команда скрыта.

Номер документа программа присваивает автоматически при записи, дата по умолчанию равна текущей. Если вы вводите ордер задним числом, учитывайте, что это может повлиять на последовательность кассовых документов и нумерацию листов кассовой книги.

Как выбрать вид операции

Поле «Вид операции» определяет, какие проводки сформирует документ и какие поля станут доступны. От правильного выбора зависит корректность всего учёта, поэтому остановитесь на нём до заполнения остальных реквизитов.

Если ни один типовой вид не подходит, используйте «Прочее поступление» и вручную укажите счёт кредита в поле «Счёт учёта» / «Корсчёт». Это универсальный, но самый рискованный вариант: программа не контролирует корректность аналитики, и ошибку придётся искать вручную в оборотно-сальдовой ведомости.

Пошаговое заполнение документа

После выбора вида операции заполните обязательные поля. Набор реквизитов меняется в зависимости от операции, но базовый порядок одинаков.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Поступление»
2. 2
   Выберите вид операции, например «Оплата от покупателя»
3. 3
   Укажите дату, организацию и сумму поступления
4. 4
   Заполните контрагента, договор и статью движения денежных средств
5. 5
   Проверьте счёт кассы (50.01) и корреспондирующий счёт
6. 6
   Заполните поле «Принято от» и «Основание» для печатной формы
7. 7
   Нажмите «Провести», затем проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»

Поле «Сумма» вводится в рублях. Если поступление в валюте (что для кассы встречается редко и требует отдельного счёта 50.02), убедитесь, что в учётной политике включён валютный учёт. Поле «Статья движения денежных средств» обязательно для корректного отчёта ДДС — не оставляйте его пустым, даже если программа позволяет провести документ.

Реквизиты «Принято от» и «Основание» не влияют на проводки, но попадают в печатную форму КО-1. Без них кассовый документ не пройдёт проверку при аудите или налоговой ревизии. В «Принято от» укажите ФИО физического лица или наименование организации-плательщика, в «Основание» — содержание операции: «Оплата по договору № 15 от 12.03», «Возврат подотчётных сумм» и т. п.

Проверка проводок после проведения

После нажатия кнопки «Провести» откройте движения документа: кнопка «Дт/Кт» (или «Показать проводки» в меню «Ещё»). Убедитесь, что дебет — счёт 50.01 (или нужный субсчёт кассы), кредит соответствует виду операции, а аналитика (контрагент, договор, подотчётное лицо) заполнена.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводка по дебету

Норма

Дт 50.01 с указанием статьи ДДС

Тревожный признак

Счёт дебета пустой или не кассовый

Аналитика по кредиту

Норма

Заполнен контрагент и договор (для 62, 76) или сотрудник (для 71)

Тревожный признак

Пустая аналитика — образуются «висящие» суммы без расшифровки

Кассовая книга

Норма

Ордер попал в отчёт «Кассовая книга» за нужную дату

Тревожный признак

Документа нет в книге — проверьте дату и пометку проведения

Дополнительно сформируйте отчёт «Кассовая книга» (раздел «Банк и касса») за дату документа. ПКО должен отображаться в ней с корректным номером, суммой и корреспондирующим счётом. Если документа нет — чаще всего он не проведён или дата отличается от ожидаемой.

Проверьте также остаток по кассе в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 50. Остаток не должен уходить в минус с учётом расходных ордеров того же дня — отрицательный остаток по кассе является грубым нарушением и сразу виден при любой проверке.

Печать формы КО-1

Для печати унифицированной формы нажмите кнопку «Печать» в форме документа и выберите «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Форма включает сам ордер и отрывную квитанцию, которая выдаётся лицу, внёсшему деньги.

Перед печатью проверьте, что в карточке организации заполнены реквизиты руководителя и главного бухгалтера — их подписи выводятся на бланк. Если подписи пустые, заполните данные в разделе «Главное» → «Реквизиты организации» → «Подписи», иначе придётся подписывать вручную на каждом бланке.

Сумма прописью формируется автоматически. Если она отображается некорректно (например, без копеек), проверьте, что сумма введена с копейками — программа берёт текстовое представление именно из числового поля документа.

Если ПКО вводится на основании другого документа (реализации, отчёта о розничных продажах), используйте кнопку «Создать на основании» в исходном документе — программа сама заполнит контрагента, договор, сумму и основание, что исключает расхождения между первичкой и кассой.

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельная группа ошибок связана с возвратами подотчётных сумм. Если сотрудник возвращает остаток аванса, выбирайте строго операцию «Возврат от подотчётного лица» и указывайте того же сотрудника, что и в расходном ордере на выдачу. Иначе аналитика счёта 71 разойдётся, и в ОСВ появятся одновременно дебетовое и кредитовое сальдо по разным позициям.

Не редактируйте проведённый ПКО «втихую» после сдачи отчётности за период: изменение суммы или счёта изменит регистры и может привести к расхождению с уже сданными декларациями. Если исправление необходимо, согласуйте его с бухгалтером и зафиксируйте корректировку.

Особые сценарии и ограничения

Получение наличных с расчётного счёта

Эта операция оформляется парой документов: сначала «Списание с расчётного счёта» с видом «Получение наличных», затем (или автоматически на его основании) ПКО. Между ними сумма может временно «висеть» на счёте 57 «Переводы в пути», если деньги сняты в банке, но в кассу ещё не оприходованы. Следите, чтобы оба документа были проведены — иначе на 57 счёте останется необъяснённый остаток.

Выручка из розничной торговли

При работе с розницей выручка обычно приходуется документом «Отчёт о розничных продажах», а не отдельным ПКО. Дублирование — частая ошибка: если сначала провести отчёт о розничных продажах, а затем вручную создать ПКО на ту же сумму, касса завысится вдвое. Уточните принятую в вашей организации схему, прежде чем вводить ордер вручную.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Деньги поступили от покупателя по договоруВид операции «Оплата от покупателя», счёт 62, заполните договор

Сотрудник вернул неизрасходованный аванс«Возврат от подотчётного лица», укажите того же сотрудника, что в РКО

Сняли наличные с расчётного счёта«Получение наличных в банке», проверьте связку с банковским документом

Поступление не связано с расчётами«Прочее поступление», вручную укажите корсчёт и обязательно статью ДДС

Часто задаваемые вопросы

Можно ли изменить проведённый приходный ордер?

Да, но сначала документ нужно распровести, внести изменения и провести заново. Учтите, что изменение суммы или счёта меняет движения по регистрам, поэтому после исправления повторно проверьте кассовую книгу и ОСВ по счёту 50. Если период закрыт и отчётность сдана, исправление согласуйте с бухгалтером.

Почему ПКО не попадает в кассовую книгу?

Наиболее частые причины: документ не проведён, дата документа не совпадает с периодом отчёта либо в отборе кассовой книги указана другая организация или касса. Проверьте статус проведения (иконка документа в журнале) и дату, затем пересформируйте отчёт.

Как оформить ПКО, если оплатил физическое лицо без договора?

Создайте контрагента с типом «Физическое лицо» или используйте обобщённого контрагента «Розничный покупатель», если это принято в вашей учётной политике. В поле «Принято от» укажите ФИО плательщика — эта информация попадёт в печатную квитанцию КО-1.

Что делать, если проводки сформировались не по тем счетам?

Распроведите документ и проверьте вид операции — именно он определяет корреспонденцию. Если операция «Прочее поступление», счёт кредита задаётся вручную в поле «Счёт учёта» — исправьте его там. Также проверьте, не изменены ли настройки счетов учёта в регистрах для конкретного контрагента или договора.

Обязательно ли заполнять статью движения денежных средств?

Программа может позволить провести документ без статьи ДДС, но тогда отчёт о движении денежных средств будет формироваться с незаполненными строками, и анализ кассовых потоков станет невозможен. Заполняйте статью всегда — это занимает несколько секунд и избавляет от доработок при закрытии периода.

Можно ли создать ПКО на основании другого документа?

Да. В документах реализации, отчётах о розничных продажах и ряде других есть кнопка «Создать на основании» → «Поступление наличных». Программа автоматически перенесёт контрагента, договор, сумму и основание, что исключает расхождения между первичным документом и кассовым ордером.