Учет и Финансы · 10 мин
Как сделать кассовую книгу в 1С
Как сформировать кассовую книгу в 1С:Бухгалтерии: настройка, ввод ПКО и РКО, формирование листа кассовой книги, проверка остатков и типичные ошибки.
Кассовая книга — обязательный регистр кассовой дисциплины для организаций, которые принимают и выдают наличные деньги. В 1С:Бухгалтерии она формируется автоматически на основании приходных и расходных кассовых ордеров, поэтому задача бухгалтера сводится к корректному вводу первичных документов и правильному формированию отчёта. Ошибки в кассовой книге — одна из самых частых причин претензий при проверках кассовой дисциплины.
В статье разобран порядок работы в типовой 1С:Бухгалтерии 8.3: от включения кассовых операций до печати листа кассовой книги и контроля остатков. Отдельно рассмотрены нюансы для нескольких касс, ИП и ситуации, когда данные в книге не сходятся с фактическим остатком денег.
Когда кассовая книга обязательна и кто может её не вести
Порядок ведения кассовых операций в России установлен указаниями Центрального банка. Юридические лица, проводящие наличные расчёты, обязаны оформлять приходные и расходные кассовые ордера и вести кассовую книгу. Это требование действует независимо от системы налогообложения.
Индивидуальные предприниматели вправе не вести кассовую книгу и не оформлять ПКО и РКО — для них предусмотрен упрощённый порядок. Малые предприятия также освобождены от установления лимита остатка кассы, но саму кассовую книгу при наличии наличных операций они вести обязаны. Перед настройкой учёта уточните актуальный статус вашей организации, так как нормы периодически корректируются.
Если наличных операций нет вовсе — все расчёты идут через банк — кассовая книга не формируется, и «нулевые» листы печатать не нужно.
Подготовка: настройка функциональности и кассы в 1С
Перед началом работы проверьте, что в программе включён учёт кассовых операций. В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 перейдите в раздел «Главное» → «Функциональность» и убедитесь, что на закладке «Банк и касса» включены опции кассовых документов. Без этого нужные пункты меню будут скрыты.
Далее проверьте справочник касс: «Справочники» → «Кассы». В типовой конфигурации обычно используется одна «Основная касса». Если в организации несколько обособленных касс (например, касса головного офиса и касса филиала), создайте отдельные элементы справочника — тогда кассовую книгу можно будет формировать по каждой кассе отдельно.
Также проверьте, что в карточке организации заполнены реквизиты, необходимые для печатных форм: наименование, ИНН, должностные лица. Данные руководителя и главного бухгалтера подтягиваются в подписи на листе кассовой книги и в кассовых ордерах из раздела «Главное» → «Реквизиты организации» → «Подписи».
Ввод приходных и расходных кассовых ордеров
Кассовая книга строится только из проведённых кассовых документов, поэтому корректный ввод ПКО и РКО — основа всей работы. Оба документа находятся в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы».
Приходный кассовый ордер создаётся при поступлении наличных: выручка от покупателей, возврат подотчётных сумм, взнос в уставный капитал, получение наличных с расчётного счёта. В документе укажите вид операции — от него зависит корреспондирующий счёт: 62 при оплате от покупателя, 71 при возврате от подотчётного лица, 51 при снятии со счёта. Поле «Принято от» заполняется автоматически из контрагента или сотрудника, но текст можно отредактировать.
Расходный кассовый ордер оформляет выдачу наличных: выдача под отчёт, выплата зарплаты, оплата поставщику, сдача выручки в банк. Для выдачи подотчётному лицу выберите вид операции «Выдача денежных средств подотчётному лицу» и укажите сотрудника из справочника физических лиц.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» и создайте ПКО или РКО
- 2Выберите вид операции — от него зависит счёт учёта
- 3Заполните сумму, контрагента или сотрудника, основание платежа
- 4Проверьте номер и дату документа — нумерация должна быть сквозной без пропусков
- 5Проведите документ и распечатайте ордер для подписей
- 6Убедитесь, что проводка сформировалась по счёту 50 «Касса»
Как сформировать и распечатать кассовую книгу
Когда ордера введены, переходите к формированию книги. Откройте «Банк и касса» → «Кассовая книга» (в некоторых релизах — «Отчёты» → «Кассовая книга»). Укажите период, организацию и, при необходимости, конкретную кассу. Нажмите «Сформировать».
Программа построит отчёт по дням: для каждого дня с операциями формируется отдельный лист с остатком на начало дня, перечнем документов с номерами, суммами прихода и расхода и остатком на конец дня. Номера листов присваиваются последовательно с начала года.
Печать выполняется кнопкой «Печать» → «Кассовая книга». В типовой форме первый лист является титульным, далее идут листы за каждый день. Распечатанные листы подписывают кассир и главный бухгалтер, отрывные части ордеров (если печатаете отчёт кассира) прикладываются к документам дня.
Формируйте и распечатывайте листы кассовой книги ежедневно или хотя бы еженедельно, а не в конце года. Скопленные за год листы сложнее сверять, а подписи задним числом при проверке вызывают вопросы.
Контроль остатков и лимита кассы
Остаток на конец дня в кассовой книге должен совпадать с фактическим количеством наличных в сейфе и с сальдо по счёту 50 в оборотно-сальдовой ведомости. Расхождение — сигнал об ошибке: непроведённый документ, двойной ввод ордера или излишек/недостача.
Для юридических лиц (кроме малых предприятий, отказавшихся от лимита) действует лимит остатка кассы — максимальная сумма наличных, которую можно оставить на конец дня. Превышение лимита наказывается штрафом. Лимит рассчитывается по формулам из указания ЦБ и утверждается приказом. В 1С лимит не контролируется автоматически, поэтому сверяйте остаток в книге с утверждённым значением вручную.
Как проверить результат
Совпадает с сальдо по счёту 50 и фактическими наличными
Расходится с ОСВ или с деньгами в сейфе
Сквозная, без пропусков и дублей
Пропущены номера или два документа с одним номером
Не превышает утверждённый лимит (кроме дней выплаты зарплаты)
Регулярное превышение без сдачи выручки в банк
Подписи кассира и главного бухгалтера на каждом листе
Листы без подписей или подписаны не теми лицами
Особые сценарии: несколько касс, ИП, исправление ошибок
Несколько касс в одной организации
Если наличные принимаются в нескольких точках, заведите отдельные элементы в справочнике «Кассы» и в каждом ПКО и РКО указывайте нужную кассу. Кассовая книга формируется по каждой кассе отдельно — в отчёте выберите её в отборе. Учтите, что в типовой конфигурации аналитика по кассам на счёте 50 может быть ограничена, поэтому сверку ведите по документам.
Индивидуальный предприниматель
ИП вправе не вести кассовую книгу. Если предприниматель добровольно ведёт её в 1С, порядок идентичен: те же ПКО, РКО и отчёт. Но при проверке отсутствие книги у ИП не является нарушением.
Исправление ошибок в кассовых документах
Если ордер введён с ошибкой, не удаляйте документ задним числом, если лист кассовой книги за этот день уже распечатан и подписан — нумерация листов собьётся. Корректный путь: отмените проведение ошибочного документа, исправьте его и проведите заново, после чего пересформируйте и перепечатайте лист за этот день с теми же подписями. При уже сданной отчётности согласуйте исправления с главным бухгалтером.
Типичные ошибки при ведении кассовой книги в 1С
Большинство проблем возникает не из-за программы, а из-за организации документооборота. Разберём самые частые.
Чтобы избежать этих ошибок, закрепите регламент: кассовые документы вводятся в день операции, книга формируется и сверяется ежедневно или еженедельно, нумерация проверяется перед печатью, а удаление проведённых ордеров запрещено — только отмена проведения с исправлением.
Что важно запомнить
Кассовая книга в 1С строится автоматически из проведённых ПКО и РКО: вводите ордера в день операции, следите за нумерацией и видами операций, формируйте книгу через «Банк и касса», сверяйте остаток со счётом 50 и фактическими наличными, не превышайте лимит кассы и подписывайте каждый лист.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вести кассовую книгу в 1С только в электронном виде, без печати?
Да, законодательство допускает ведение кассовой книги в электронном виде при условии подписания листов электронной подписью. На практике многие организации продолжают печатать книгу на бумаге — это проще при проверках. Выбор способа закрепите в учётной политике.
Почему в кассовой книге не отображается введённый ордер?
Чаще всего документ не проведён или проведён другой датой. Откройте журнал кассовых документов, проверьте отметку проведения и дату. Также убедитесь, что в отчёте выбраны та же организация и касса, что указаны в документе.
Нужно ли формировать кассовую книгу, если в день была только одна операция?
Да. Лист кассовой книги оформляется за каждый день, в котором было хотя бы одно движение наличных — независимо от количества и суммы операций. Дни без операций в книгу не включаются.
Что делать, если остаток в книге не совпадает с деньгами в кассе?
Сначала проверьте журнал кассовых документов на предмет непроведённых или продублированных ордеров и сверьте книгу с оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 50. Если расхождение подтверждается, проводится инвентаризация кассы с оформлением недостачи или излишка — подгонять документы под факт нельзя.
Как изменить подписанта на листе кассовой книги в 1С?
Подписи подтягиваются из сведений об ответственных лицах организации. Откройте карточку организации, перейдите к подписям или ответственным лицам и замените главного бухгалтера или кассира. После изменения пересформируйте отчёт — новые подписи появятся в печатной форме.
Нужна ли кассовая книга, если все расчёты идут через онлайн-кассу?
Онлайн-касса (ККТ) и кассовая книга — разные вещи. Фискальные чеки не заменяют ПКО и РКО: наличная выручка, пробитая через ККТ, всё равно приходуется в кассу организации приходным ордером и попадает в кассовую книгу. ИП от этой обязанности освобождены.