Как оформить договор займа в 1С 8.3

Договор займа в 1С 8.3 не существует как отдельный документ с печатной формой — программа отражает заёмные отношения через бухгалтерские операции: поступление или выдачу денег, начисление процентов и погашение долга. Сам текст договора оформляется в Word или на бумаге, а в 1С фиксируются его учётные последствия.

Порядок отражения зависит от роли вашей организации: вы можете быть заёмщиком (получили деньги от учредителя, банка или контрагента) или займодавцем (выдали заём сотруднику, учредителю или сторонней фирме). От этого зависят счета учёта, документы и налоговые последствия.

Ниже разобраны оба сценария на примере 1С:Бухгалтерии 8.3: какие справочники заполнить, какими документами оформить движение денег, как начислить проценты и как проверить, что учёт сошёлся с договором.

Что нужно подготовить перед отражением займа

До ввода документов убедитесь, что в базе корректно заполнены справочники. Откройте карточку контрагента (займодавца или заёмщика) и создайте для него договор. В поле «Вид договора» выберите значение «Прочее» — именно оно используется для займов, поскольку отдельного вида «Заём» в типовой конфигурации нет.

В наименовании договора укажите реквизиты реального документа: «Договор займа № 5 от 12.03. (беспроцентный)» или «Договор займа № 2 от 01.06., ставка 12% годовых». Это избавит от путаницы, если займов несколько, и упростит сверку при проверке.

Проверьте, что в плане счетов доступны нужные счета: 66 (краткосрочные кредиты и займы, до 12 месяцев), 67 (долгосрочные, свыше 12 месяцев), 58.03 (предоставленные займы), 73.01 (расчёты с персоналом по предоставленным займам), 91.02 (прочие расходы — проценты к уплате) и 91.01 (прочие доходы — проценты к получению).

Как отразить полученный заём

Если организация получила деньги, используйте документ «Поступление на расчётный счёт» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»). Вид операции — «Получение займа от контрагента». Укажите контрагента-займодавца, договор с видом «Прочее» и счёт расчётов: 66.03 для краткосрочного или 67.03 для долгосрочного займа.

Если деньги внесены наличными, оформите «Приходный кассовый ордер» с аналогичным видом операции. Для займа от учредителя — физического лица заведите его как контрагента с типом «Физическое лицо» и используйте тот же порядок.

После проведения документа проверьте проводку: Дт 51 (или 50.01) — Кт 66.03/67.03 на сумму займа. Сумма должна совпасть с договором и банковской выпиской.

Начисление процентов по полученному займу

Проценты начисляются документом «Операция, введённая вручную» (раздел «Операции»). Типовая проводка: Дт 91.02 — Кт 66.04 (или 67.04) «Проценты по займам». Начисляйте проценты ежемесячно на последнее число месяца, если иное не установлено учётной политикой, — так требует принцип временной определённости фактов хозяйственной жизни.

Сумму процентов рассчитайте вне программы: сумма займа × ставка / 365 (366) × число дней пользования в месяце. Сохраните расчёт в виде бухгалтерской справки — её можно приложить к операции как файл.

1. 1
   Создайте договор с контрагентом, вид «Прочее», укажите реквизиты договора займа
2. 2
   Оформите «Поступление на расчётный счёт» с операцией «Получение займа от контрагента», счёт 66.03 или 67.03
3. 3
   Ежемесячно начисляйте проценты операцией вручную: Дт 91.02 — Кт 66.04/67.04
4. 4
   Погашение оформите документом «Списание с расчётного счёта», операция «Возврат займа контрагенту»
5. 5
   Сверьте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 66/67 с графиком платежей по договору

Как отразить выданный заём

При выдаче займа контрагенту используйте документ «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Выдача займа контрагенту». Счёт учёта — 58.03 «Предоставленные займы». Договор — снова с видом «Прочее».

Если заём выдан сотруднику, применяется счёт 73.01. В этом случае в документе выберите вид операции «Выдача займа сотруднику» и укажите физическое лицо из справочника «Сотрудники». Возврат от сотрудника оформляется поступлением на счёт или в кассу с зеркальной операцией.

Проценты по выданному займу — это прочий доход: Дт 76 (или 73.01 для сотрудника) — Кт 91.01. Начисляйте их ежемесячно операцией вручную, даже если по договору заёмщик платит проценты в конце срока.

Налоговые последствия и подводные камни

Сам заём (получение и возврат) не является ни доходом, ни расходом — это прямо следует из НК РФ. Налоговую базу формируют только проценты. Поэтому ошибка в счёте при возврате (например, отражение возврата через 90-й счёт) исказит налог на прибыль или УСН.

Беспроцентный заём между взаимозависимыми лицами (например, от учредителя с долей более 25%) может повлечь доначисления по правилам контролируемых сделок — при крупных суммах проконсультируйтесь с налоговым специалистом. Для заёмщика на УСН «доходы» полученный заём не облагается, но важно, чтобы документы однозначно показывали заёмную природу денег, иначе налоговая может переквалифицировать поступление в выручку.

Как проверить правильность учёта

Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 66, 67, 58.03 и 73.01 с детализацией по субконто. Остаток на конец периода должен равняться непогашенной сумме основного долга по договору, а остаток по субсчетам процентов — начисленным, но не уплаченным процентам.

Сверьте каждую строку договора с учётом: дата и сумма выдачи, график погашения, ставка. Полезно сформировать «Анализ счёта» по 66.03 за период действия договора — в нём видно все движения по конкретному займу.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по 66.03/67.03 на конец месяца

Норма

Равен непогашенному телу долга по договору

Тревожный признак

Остаток не совпадает с графиком или «висит» после полного возврата

Проводки по поступлению займа

Норма

Дт 51 — Кт 66.03/67.03

Тревожный признак

Использованы счета 62, 76 с видом «Прочее поступление» или 90

Начисление процентов

Норма

Ежемесячные операции Дт 91.02 — Кт 66.04

Тревожный признак

Проценты начислены один раз в конце срока или отсутствуют

Договор в карточке контрагента

Норма

Вид «Прочее», указаны номер и дата договора займа

Тревожный признак

Вид «С покупателем»/«С поставщиком» — заём попадёт в расчёты по сделкам

Типичные ошибки при учёте займов в 1С

Самая распространённая ошибка — неверный вид договора. Если оставить «С поставщиком», заём смешается с расчётами за товары, и акты сверки с контрагентом перестанут сходиться. Вторая частая проблема — начисление процентов только при фактической выплате: это нарушает метод начисления и искажает отчётность по месяцам.

Частые вопросы

Есть ли в 1С 8.3 готовая печатная форма договора займа?

В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 отдельной печатной формы договора займа нет. Текст договора готовится во внешнем редакторе, а в программе отражаются только учётные операции. Дополнительные печатные формы можно подключить через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки».

Как отразить беспроцентный заём от учредителя?

Так же, как обычный: договор с видом «Прочее», поступление на счёт с операцией «Получение займа от контрагента», счёт 66.03 или 67.03. Проценты не начисляются, поэтому операций вручную не потребуется — только выдача и возврат.

Нужно ли начислять НДФЛ с материальной выгоды по займу сотруднику?

Да, если ставка по займу ниже двух третей ключевой ставки ЦБ, у сотрудника возникает материальная выгода, облагаемая НДФЛ. В 1С:ЗУП это отражается автоматически документом «Операция учёта НДФЛ» или при начислении зарплаты; в Бухгалтерии — вручную.

Можно ли автоматизировать расчёт процентов в 1С:Бухгалтерии?

Типовой автоматического механизма расчёта процентов по договорам займа в Бухгалтерии нет — используются операции, введённые вручную. Автоматизация возможна через внешние обработки или переход на конфигурации с расширенным функционалом казначейства.

Что делать, если заём выдан в валюте?

Используйте те же счета (66, 67, 58.03) — они поддерживают валютный учёт. В договоре укажите валюту расчётов. Программа будет автоматически переоценивать остаток и рассчитывать курсовые разницы при закрытии месяца.