Как сделать дебиторку и кредиторку в 1С

Дебиторская и кредиторская задолженность в 1С формируется автоматически при проведении документов: реализация товаров и услуг создает долг покупателя, поступление — долг перед поставщиком, а оплаты и взаимозачеты эти долги закрывают. Задача бухгалтера — правильно ввести документы, выбрать корректные счета расчетов и регулярно проверять расчеты отчетами и актами сверки.

В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) логика одинакова: задолженность хранится в разрезе контрагента, договора и документа расчетов. Отличаются только названия документов и отчетов. Ниже разобран порядок работы на примере 1С:Бухгалтерии 8.3 — самой распространенной конфигурации для учета расчетов.

Главная ошибка новичков — заводить задолженность «вручную» через операции, минуя документы. Такой подход ломает аналитику по договорам, искажает НДС с авансов и делает невозможной корректную сверку с контрагентами. Правильный путь — всегда работать через первичные документы и типовые механизмы зачета.

Какие счета и аналитика используются для расчетов

В плане счетов 1С:Бухгалтерии расчеты с покупателями ведутся на счете 62 (62.01 — расчеты, 62.02 — авансы полученные), с поставщиками — на счете 60 (60.01 — расчеты, 60.02 — авансы выданные). Дополнительно используются 76 для прочих дебиторов и кредиторов, 66 и 67 для кредитов и займов.

По каждому расчетному счету ведется аналитика по трем измерениям: контрагент, договор и документ расчетов. Именно третий субконто позволяет программе понимать, какая именно реализация закрыта конкретной оплатой, и строить задолженность по срокам. Если в договоре установлен способ зачета авансов «Автоматически», программа сама подбирает документ расчетов при проведении оплаты.

Перед началом работы проверьте настройку счетов расчетов с контрагентами: раздел «Справочники» → «Настройки заполнения» либо прямо в карточке договора. Один раз заданные счета будут подставляться во все документы автоматически, что исключает разнобой, когда часть реализаций уходит на 62.01, а часть — ошибочно на 76.

Как сформировать дебиторскую задолженность

Дебиторка появляется при проведении документа «Реализация (акты, накладные, УПД)» из раздела «Продажи». В документе укажите контрагента, договор, перечень товаров или услуг и убедитесь, что в полях счетов расчетов стоят 62.01 и 62.02. После проведения сформируются проводки Дт 62.01 Кт 90.01 на сумму долга покупателя.

Если покупатель сначала внес предоплату, оформите «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Оплата от покупателя». Сумма попадет на 62.02 как аванс. При последующей реализации программа автоматически зачтет аванс проводкой Дт 62.02 Кт 62.01, если в договоре включен автоматический зачет.

1. 1
   Создайте реализацию: Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД)
2. 2
   Заполните контрагента, договор и табличную часть, проверьте счета 62.01/62.02
3. 3
   Проведите документ и откройте кнопку «Дт/Кт» — проверьте проводку Дт 62.01 Кт 90.01
4. 4
   При получении оплаты создайте «Поступление на расчетный счет» и проверьте зачет аванса
5. 5
   Сформируйте отчет «Задолженность покупателей по срокам долга» и убедитесь, что долг отражен корректно

Признак правильного результата: в оборотно-сальдовой ведомости по счету 62 сальдо по дебету совпадает с суммой неоплаченных отгрузок, а в отчете по задолженности нет «красных» отрицательных строк и долгов с неопределенным документом расчетов.

Как сформировать кредиторскую задолженность

Кредиторка возникает при проведении документа «Поступление (акты, накладные, УПД)» из раздела «Покупки». Проводка Дт 10/41/26 Кт 60.01 фиксирует долг перед поставщиком. Аванс поставщику оформляется документом «Списание с расчетного счета» и попадает на 60.02, а при поступлении товара зачитывается автоматически.

Контролируйте кредиторку так же регулярно, как дебиторку: просроченная оплата поставщику грозит пенями по договору и блокировкой отгрузок. Отчет «Задолженность поставщикам по срокам долга» из раздела «Покупки» покажет, какие счета уже просрочены, а какие подходят к дате оплаты.

Как закрывать расчеты: оплаты, взаимозачеты и корректировки

Стандартное закрытие — оплата: банковские документы «Поступление на расчетный счет» и «Списание с расчетного счета» либо кассовые ордера. При загрузке выписок из клиент-банка программа сама подбирает контрагента и договор, но документ расчетов часто оставляет «Автоматически» — тогда зачет идет по FIFO, что не всегда совпадает с назначением платежа.

Взаимозачет между контрагентами

Если контрагент одновременно ваш должник и кредитор (например, вы ему отгрузили товар, а он вам оказал услуги), оформите документ «Корректировка долга» из раздела «Покупки» или «Продажи» с видом операции «Взаимозачет». Программа закроет 62 и 60 друг на друга в пределах меньшей суммы. До проведения убедитесь, что есть подписанный акт взаимозачета — без него операция не имеет юридической силы.

Перенос долга на другой договор или контрагента

Той же «Корректировкой долга» (виды «Перенос задолженности», «Списание задолженности») исправляют ошибки, когда оплата зачлась не на тот договор, и списывают безнадежные долги. Списание дебиторки с истекшим сроком исковой давности проводится на счет 91.02 (или за счет резерва по 63), кредиторки — на 91.01, и обязательно оформляется приказом по итогам инвентаризации.

Как контролировать задолженность отчетами

Основные инструменты контроля собраны в разделах «Продажи» и «Покупки»: «Задолженность покупателей по срокам долга», «Задолженность поставщикам по срокам долга», «Анализ расчетов с контрагентами». Универсальный вариант — оборотно-сальдовая ведомость по счетам 60, 62, 76 с группировкой по контрагентам и договорам.

Для сверки с контрагентом используйте «Акт сверки расчетов» (раздел «Продажи» или «Покупки» → «Акты сверки»). Документ сам подтягивает все операции за период по выбранному договору, формирует печатную форму и позволяет отметить расхождения по данным контрагента. Регулярная сверка с ключевыми контрагентами — минимум раз в квартал — предотвращает накопление неразобранных разниц.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 62

Норма

Сальдо дебетовое, развернуто по контрагентам, суммы совпадают с актами сверки

Тревожный признак

Кредитовое сальдо без аванса, минусовые остатки по субконто

Отчет по срокам долга

Норма

Вся задолженность распределена по интервалам, документы расчетов заполнены

Тревожный признак

Строки «Без документа» или большая доля просрочки без причины

Счета 62.02 и 60.02

Норма

Авансы соответствуют реальным незакрытым предоплатам

Тревожный признак

Аванс висит месяцами при давно проведенной реализации — зачет не сработал

Частые ошибки и как их исправить

Самая массовая проблема — дублирование задолженности из-за того, что оплата зачлась на другой договор или документ. Внешне это выглядит как одновременно висящие аванс и долг по одному контрагенту. Лечится документом «Корректировка долга» с операцией «Перенос задолженности».

Вторая типичная ошибка — разные счета расчетов в документах по одному договору (часть реализаций на 62.01, часть на 76.05). Отчеты по задолженности при этом «не видят» часть долгов. Проверьте настройку счетов в договоре и перепроведите ошибочные документы с правильными счетами.

FAQ по расчетам с контрагентами в 1С

Можно ли вести дебиторку без договоров?

Технически программа требует договор в каждом документе расчетов — это обязательное субконто счетов 60 и 62. Минимальный вариант — завести один договор «Без договора» на контрагента, но для корректных сроков оплаты, валюты и условий лучше создавать отдельный договор под каждое соглашение.

Почему аванс не зачелся при реализации?

Чаще всего в договоре выбран способ зачета «По документу», а в реализации не указан конкретный документ оплаты. Откройте реализацию, в поле «Зачет авансов» выберите нужный платеж или смените режим на «Автоматически». Также проверьте, что оплата и реализация проведены по одному и тому же договору.

Как посмотреть долг конкретного контрагента одной цифрой?

Сформируйте ОСВ по счетам 60 и 62 с отбором по контрагенту либо откройте карточку контрагента — в типовой конфигурации там есть панель «Расчеты» с текущим сальдо. Для детализации по документам используйте отчет «Анализ расчетов с контрагентами».

Что делать, если задолженность в 1С не совпадает с данными контрагента?

Сформируйте акт сверки за весь период сотрудничества и сравните построчно. Типичные причины расхождений: неотраженный у одной из сторон документ, разница в датах (отгрузка в пути), возвраты и курсовые разницы по валютным договорам. Каждую разницу закрывайте отдельным документом, а не «подгонкой» ручной операцией.

Когда можно списать безнадежную дебиторку?

После истечения срока исковой давности (в общем случае три года) либо при невозможности взыскания (ликвидация должника, акт пристава об окончании исполнительного производства). Обязательны инвентаризация расчетов, письменное обоснование и приказ руководителя. В 1С списание оформляется «Корректировкой долга» с видом «Списание задолженности».

Нужен ли резерв по сомнительным долгам в 1С?

В бухгалтерском учете резерв обязателен, если есть признаки сомнительности долга. В 1С:Бухгалтерии резервы начисляются при закрытии месяца, если в учетной политике включено формирование резервов по сомнительным долгам и заданы пороги по срокам просрочки. Проверьте настройку в разделе «Главное» → «Учетная политика».