Учет и Финансы · 8 мин
Как сделать акт сверки в 1С УТ 11
Как сформировать акт сверки взаиморасчётов в 1С Управление торговлей 11: пошаговая инструкция, настройки, проверка расхождений, печать и типичные ошибки.
Акт сверки взаиморасчётов в 1С: Управление торговлей 11 формируется штатным отчётом «Сверка взаиморасчётов с контрагентом» — отдельного документа для этого в конфигурации нет. Отчёт находится в разделе «Продажи» (или «Закупки») и строится по данным регистров взаиморасчётов, поэтому корректность акта напрямую зависит от того, насколько полно в базе отражены реализации, поступления и оплаты.
Перед формированием акта убедитесь, что все документы за сверяемый период проведены: непроведённые реализации и оплаты в отчёт не попадут, и сальдо окажется неверным. Также проверьте, что расчёты с контрагентом ведутся в рамках одного партнёра — если у контрагента заведено несколько партнёров, сверку придётся делать по каждому отдельно или объединять вручную.
Ниже разобран полный порядок: от подготовки данных до печати и подписания акта, а также способы разобраться с расхождениями, если суммы с контрагентом не сошлись.
Где находится акт сверки в УТ 11
В УТ 11 акт сверки — это печатная форма отчёта, а не документ. Открыть его можно несколькими путями: раздел «Продажи» → «Отчёты» → «Сверка взаиморасчётов с контрагентом», либо раздел «Закупки» → «Отчёты» → одноимённый отчёт. В некоторых версиях конфигурации отчёт доступен также из карточки контрагента или партнёра по кнопке «Отчёты».
Если отчёт не виден в списке, проверьте права пользователя и состав навигации раздела: администратор мог убрать его из командного интерфейса. Найти отчёт всегда можно через «Все отчёты» (кнопка в шапке списка отчётов) или через глобальный поиск по названию.
Подготовка данных перед сверкой
Сверка имеет смысл только при полных данных. Пройдитесь по четырём пунктам: все реализации и поступления за период проведены; все оплаты и взаимозачёты отражены; корректировки и возвраты введены; у контрагента не дублируются партнёры и договоры, по которым реально шли расчёты.
Отдельно проверьте порядок расчётов: в УТ 11 взаиморасчёты могут вестись по договорам, заказам, накладным или по партнёру в целом — в зависимости от настроек соглашения и договора. Если часть документов оформлена по одному договору, а часть по другому, акт по умолчанию сгруппирует обороты, и расшифровка может выглядеть неожиданно.
- 1Откройте «Продажи» → «Отчёты» → «Сверка взаиморасчётов с контрагентом».
- 2Укажите организацию, контрагента (партнёра) и период сверки.
- 3При необходимости уточните отбор по договору или валюте расчётов.
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте сальдо на начало и конец периода.
- 5Распечатайте акт или сохраните в PDF для отправки контрагенту.
Формирование акта: настройки отчёта
В шапке отчёта обязательны три параметра: организация, контрагент и период. Валюта по умолчанию подставляется из договора; если расчёты велись в разных валютах, формируйте акт отдельно по каждой — смешивать валюты в одной сверке нельзя.
В расширенных настройках (кнопка «Настройки» или «Ещё») можно включить детализацию по документам расчётов — тогда в акте каждая строка будет ссылаться на конкретную реализацию или оплату с номером и датой. Именно такой вариант обычно требуют контрагенты для подписания. Также доступны отборы по договору и группировка по периодам.
После нажатия «Сформировать» отчёт покажет сальдо на начало периода, обороты по дебету и кредиту с расшифровкой по документам и итоговое сальдо. Сальдо выводится с точки зрения вашей организации: задолженность контрагента перед вами и ваша задолженность перед ним отображаются по разным сторонам акта.
Проверка результата и работа с расхождениями
Первый контроль — сальдо на начало периода. Оно должно совпадать с конечным сальдо предыдущего акта сверки по этому контрагенту. Если не совпадает, значит, задним числом провели или отменили документы прошлых периодов — найдите их через отчёт «Ведомость расчётов с контрагентами» за предыдущий период.
Если контрагент вернул акт с расхождениями, сравните построчно: чаще всего причины — неотражённая у вас оплата, разница в датах документов (документ проведён другим числом), непроведённые у контрагента возвраты или счета-фактуры, отражённые у вас, но не полученные ими. Для поиска удобно сформировать «Ведомость расчётов» с детализацией до документа и отфильтровать по спорным суммам.
Печать и отправка акта контрагенту
Готовый отчёт выводится на печать стандартной командой «Файл» → «Печать» или кнопкой принтера. В печатной форме предусмотрены поля для подписей и печатей обеих сторон, а также строка для указания расхождений — контрагент может вписать свою сумму, если не согласен.
Для отправки по почте удобно сохранить акт в PDF: «Файл» → «Сохранить как» → формат PDF. Если ваша организация обменивается документами через ЭДО, акт сверки обычно отправляется как произвольный документ вложением — штатного формата электронного акта сверки в УТ 11 нет.
Как проверить результат
Совпадает с конечным сальдо прошлого акта
Отличается — есть изменения задним числом
Каждая строка ссылается на реальный документ
Есть строки без расшифровки или с неожиданными суммами
Совпадает с данными контрагента, акт подписан
Контрагент указал расхождения — нужна построчная сверка
Ограничения и альтернативные способы
Штатный акт не позволяет сверять расчёты сразу по нескольким контрагентам и не формирует сводную сверку по группе компаний. Для таких задач используют отчёт «Ведомость расчётов с контрагентами» с группировкой или внешние печатные формы, подключаемые через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки».
Если учёт ведётся в связке УТ 11 + БП 3.0 (синхронизация), помните: акт сверки для бухгалтерских целей обычно формируют в БП по счетам 60, 62, 76. Управленческий акт из УТ и бухгалтерский из БП могут отличаться из-за различий в отражении оплат и авансов — это нормально, но подписывать с контрагентом лучше бухгалтерский вариант.
Удобно завести привычку формировать акт сверки сразу после закрытия месяца, пока документы «свежие» и ответственные помнят детали сделок. Сверка раз в квартал занимает в разы больше времени, чем ежемесячная.
Частые вопросы
Можно ли сделать акт сверки задним числом?
Да, отчёт строится за любой прошедший период. Но учтите: он покажет данные на момент формирования, то есть включая документы, проведённые задним числом после окончания периода. Если нужен акт «как было на дату», сверяйте с архивной копией или зафиксируйте сальдо заранее.
Почему в акте пусто, хотя документы по контрагенту есть?
Чаще всего выбран не тот партнёр или организация, либо документы не проведены. Также проверьте, что в документах указан тот же договор и валюта, что и в отборе отчёта, и что расчёты не переведены на другого партнёра документом перемещения задолженности.
Как сверить расчёты по конкретному договору?
В настройках отчёта добавьте отбор по полю «Договор» и выберите нужный. Если расчёты ведутся по заказам или накладным, дополнительно может понадобиться отбор по объекту расчётов.
Чем акт сверки в УТ отличается от акта в БП 3.0?
В УТ акт строится по управленческим регистрам взаиморасчётов и отражает коммерческую задолженность. В БП — по бухгалтерским счетам и учитывает авансы, НДС и особенности бухучёта. Для официальной сверки с контрагентом обычно используют акт из БП.
Можно ли изменить печатную форму акта?
Штатно — только настройками отчёта (детализация, отборы, группировки). Для изменения макета подключают внешнюю печатную форму через механизм дополнительных отчётов и обработок; это требует навыков разработки на встроенном языке 1С.
Что важно запомнить
Акт сверки в УТ 11 — это отчёт «Сверка взаиморасчётов с контрагентом», а не документ. Перед формированием проверьте полноту проведённых документов и правильность партнёра, после — сверьте начальное и конечное сальдо. Расхождения ищите построчно через ведомость расчётов, а для официальных целей при связке с БП используйте акт из бухгалтерской программы.