Как сделать акт сверки в 1С: пошаговая инструкция

Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов с контрагентом на конкретную дату. В 1С:Предприятие 8.3 он формируется автоматически на основании данных бухгалтерского учета: программа собирает все проводки по счетам расчетов с выбранным контрагентом и выводит их в виде таблицы с итоговым сальдо.

Типовой документ «Акт сверки взаиморасчетов» есть в конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация». Интерфейс немного отличается, но логика везде одинаковая: выбрать организацию, контрагента, период и договор, заполнить табличную часть по данным учета и вывести печатную форму.

Важно понимать: акт сверки в 1С — это отражение данных вашего учета, а не источник истины. Если в базе есть ошибки (непроведенные документы, неверные договоры, ручные корректировки), все они попадут в акт. Поэтому перед формированием стоит проверить состояние расчетов оборотно-сальдовой ведомостью.

Что подготовить перед формированием акта сверки

Чтобы акт сформировался корректно с первого раза, проверьте базу заранее. Убедитесь, что все документы по контрагенту за период сверки проведены: реализации, поступления, оплаты, возвраты. Непроведенные документы в акт не попадут, и сальдо окажется неверным.

Проверьте, что у контрагента правильно заполнены договоры. Расчеты в 1С ведутся в разрезе договоров, и если часть документов оформлена на другой договор или без договора, в акте появится «лишнее» сальдо или, наоборот, не хватит сумм. Также убедитесь, что в карточке контрагента указаны наименование, ИНН и реквизиты — они выводятся в печатную форму.

Быстрый способ оценить состояние расчетов — сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60, 62, 76 с отбором по контрагенту. Она покажет сальдо, которое должно получиться в акте, и поможет заранее заметить развернутое сальдо или «красные» остатки.

Где найти документ «Акт сверки» в 1С:Бухгалтерия 8.3

В «1С:Бухгалтерии 8.3» акт сверки находится в двух местах: раздел «Продажи» → «Акты сверки расчетов» и раздел «Покупки» → «Акты сверки расчетов». Это один и тот же журнал, просто доступ из разных разделов. Также документ можно создать из карточки контрагента или договора по кнопке «Создать на основании».

В «1С:Управление торговлей 11» документ называется «Сверка взаиморасчетов» и расположен в разделе «Продажи» или «Закупки». Там сверка строится по документам расчетов, а не по бухгалтерским счетам, что удобно для менеджеров, но может отличаться от данных бухгалтерии.

Если у вас нет прав на создание документа, обратитесь к администратору: нужен профиль с доступом к документам расчетов с контрагентами. Ограничение прав — частая причина, почему пользователь «не находит» акт сверки в меню.

Пошаговое создание акта сверки

Откройте журнал «Акты сверки расчетов» и нажмите «Создать». Заполните шапку документа в следующем порядке:

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Акты сверки расчетов» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, от имени которой проводится сверка
3. 3
   Выберите контрагента и при необходимости конкретный договор
4. 4
   Установите период сверки: дату начала и дату окончания
5. 5
   Проверьте список счетов учета расчетов (обычно 60, 62, 76)
6. 6
   Нажмите «Заполнить» → «По данным учета» и проверьте табличную часть
7. 7
   Укажите представителей организации и контрагента для печатной формы
8. 8
   Запишите документ и выведите печатную форму кнопкой «Печать»

После нажатия «Заполнить по данным учета» программа соберет все обороты по выбранным счетам в разрезе контрагента и договора за указанный период. В табличной части появятся документы с суммами дебета и кредита, а внизу — итоговое сальдо на конец периода.

Если сверка ведется по всем договорам сразу, оставьте поле «Договор» пустым — тогда в акт попадут расчеты по всем договорам контрагента. Если нужен акт по конкретной сделке, выберите договор: таблица заполнится только его оборотами.

Стандартный набор счетов для сверки — 60 «Расчеты с поставщиками», 62 «Расчеты с покупателями», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Если с контрагентом есть расчеты по кредитам, процентам или претензиям, добавьте соответствующие счета в список на вкладке настроек счетов.

Проверка и расхождения с данными контрагента

После заполнения сравните итоговое сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью по контрагенту — цифры должны совпасть. Если они различаются, чаще всего дело в счетах, не включенных в сверку, либо в ручных операциях, проведенных нестандартно.

Когда контрагент присылает свой экземпляр акта с расхождениями, ищите причину по строкам. Типовые источники различий: документ в пути (отгрузка или оплата на границе периода), неотраженный у вас документ от контрагента, разное округление, возврат, который одна сторона уже провела, а вторая — нет.

В типовой печатной форме есть блок «По данным контрагента», где можно вручную указать расхождения. В некоторых конфигурациях табличную часть можно редактировать: добавить строку «по данным контрагента» с суммой и комментарием. Не исправляйте строки «по данным учета» вручную — это исказит картину и затруднит поиск реальной причины расхождения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговое сальдо в акте

Норма

Совпадает с ОСВ по счетам 60/62/76 по контрагенту

Тревожный признак

Разница с ОСВ — не все счета включены или есть ручные операции

Состав табличной части

Норма

Все реализации, поступления и оплаты за период присутствуют

Тревожный признак

Пропущены документы — проверьте их проведение и договор

Начальное сальдо периода

Норма

Равно конечному сальдо предыдущего акта сверки

Тревожный признак

Сальдо «плывет» — были изменения в закрытом периоде

Печать и подписание акта

Для вывода на бумагу нажмите кнопку «Печать» и выберите форму «Акт сверки взаиморасчетов». В печатную форму попадают реквизиты организации и контрагента, период, таблица операций, итоговое сальдо и строка с формулировкой о задолженности. Проверьте, что в карточках заполнены подписанты: руководитель и главный бухгалтер подставляются из данных организации.

Если ваша компания использует электронный документооборот, акт можно отправить контрагенту через ЭДО прямо из 1С — кнопка «ЭДО» в форме документа. Подписанный обеими сторонами акт в электронном виде имеет юридическую силу при использовании квалифицированной подписи.

Распечатанный акт подписывается обеими сторонами. Отправьте контрагенту два экземпляра: один он оставит себе, второй вернет с подписью. Установите разумный срок возврата и зафиксируйте отправку — при спорах в суде важна доказательная база о направлении акта.

Удобно хранить подписанные акты, прикрепляя сканы к документу в 1С через кнопку со скрепкой. Тогда при повторной сверке или проверке не придется искать бумажные оригиналы в архиве.

Типичные ошибки при формировании акта сверки

Отдельная группа проблем — перепроведение закрытых периодов. Если бухгалтер изменил документы прошлого квартала после того, как акт подписан, начальное сальдо следующей сверки «уедет». Перед изменением документов прошлых периодов проверьте, не нарушит ли это уже подписанные сверки.

Еще одна ошибка — сверка в разрезе, который не совпадает с учетом контрагента. Например, вы сверяете по каждому договору отдельно, а контрагент ведет учет в целом по вашей компании. Согласуйте формат заранее: по договорам, по счетам или общий по организации.

Частые вопросы об акте сверки в 1С

Почему акт сверки заполняется пустым, хотя документы по контрагенту есть?

Чаще всего причина в том, что документы не проведены, оформлены на другую организацию базы или на другой договор. Также проверьте, что период сверки захватывает даты документов и что в настройках указаны нужные счета учета. Сверьтесь с ОСВ по контрагенту — если там тоже пусто, проблема в самих документах, а не в акте.

Можно ли сформировать акт сверки в валюте?

Да, если расчеты с контрагентом ведутся в валюте. В форме акта выберите договор с валютными расчетами — табличная часть заполнится в валюте договора, а в печатной форме будет указана валюта сверки. Рублевый эквивалент при этом в акт не выводится, для анализа используйте ОСВ с настройкой показателя валютной суммы.

Чем акт сверки в Бухгалтерии отличается от сверки в Управлении торговлей?

В «1С:Бухгалтерии» акт строится по проводкам бухгалтерских счетов и отражает данные регламентированного учета. В «1С:Управление торговлей» сверка строится по документам расчетов (заказы, накладные, оплаты) и показывает управленческую картину. При корректном обмене данными итоги должны совпадать, расхождения — повод искать неперенесенные документы.

Как учесть в акте документы, которые контрагент еще не получил?

Документы в пути (например, оплата, отправленная в последний день периода) отражаются у вас, но отсутствуют у контрагента — это нормальное расхождение. Зафиксируйте его в поле расхождений печатной формы с пояснением: номер документа, дата, сумма и причина. При следующей сверке эти суммы сойдутся автоматически.

Обязателен ли акт сверки по закону?

Акт сверки не входит в перечень обязательных первичных документов и оформляется по соглашению сторон. Однако он подтверждает признание долга, влияет на течение срока исковой давности и используется при инвентаризации расчетов, поэтому регулярная сверка с ключевыми контрагентами — стандартная практика.