Как проводить услуги от самозанятых в 1С

Работа с самозанятыми (плательщиками налога на профессиональный доход, НПД) в программах 1С отличается от учёта расчётов с обычными ИП и юридическими лицами. Главные особенности: компания не платит за исполнителя страховые взносы и НДФЛ, но обязана проверять статус самозанятого и хранить чек из приложения «Мой налог» — именно он заменяет акт и счёт-фактуру.

Ошибки в таких операциях типичны: контрагента заводят как обычного ИП, к документу не прикрепляют чек, а иногда переквалифицируют договор в трудовой, что грозит доначислением взносов и штрафами. Ниже — пошаговый порядок отражения услуг самозанятого в 1С:Бухгалтерии 8 с проверками на каждом этапе.

Проверка статуса самозанятого перед оплатой

Прежде чем проводить услугу в учёте, убедитесь, что исполнитель действительно применяет НПД на дату оказания услуги. Проверка выполняется бесплатно на сайте ФНС по ИНН исполнителя: сервис показывает, действует ли статус самозанятого на указанную дату. Результат проверки разумно сохранить в виде скриншота или PDF — это подтвердит осмотрительность компании при спорах с налоговой.

Есть ограничения, которые нужно проверить до подписания договора. Самозанятый не может оказывать услуги бывшему работодателю в течение двух лет после увольнения. Также НПД не применяется, если доход исполнителя превысил установленный лимит за календарный год — в этом случае статус утрачивается, и расчёты нужно переводить на другой режим.

Настройка контрагента-самозанятого в 1С

В справочнике «Контрагенты» создайте новый элемент. Если самозанятый не зарегистрирован как ИП, выберите вид контрагента «Физическое лицо», заполните ФИО, ИНН (у плательщика НПД он обязателен) и банковские реквизиты для оплаты. Если самозанятый имеет статус ИП, выбирайте вид «Юридическое лицо» / «ИП» с соответствующими реквизитами.

В актуальных релизах 1С:Бухгалтерии для физических лиц доступен признак, связанный с самозанятостью, а также возможность указать статус плательщика НПД в карточке или в договоре. Если в вашей версии такого признака нет, зафиксируйте статус в наименовании договора и комментарии, чтобы отличать такие расчёты от прочих выплат физлицам.

Отдельно настройте договор с контрагентом: вид договора — «С поставщиком». Валюта — рубли, НДС не указывается, поскольку плательщики НПД не выставляют НДС. Это важно для корректного проведения документов поступления.

Отражение услуги документом поступления

Услугу самозанятого проводят документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги». В шапке укажите контрагента и договор, в табличной части — номенклатуру услуги, количество, цену и счёт затрат (например, 26, 44 или 20 в зависимости от назначения услуги). Ставка НДС — «Без НДС».

Поскольку акт от самозанятого обычно отсутствует, основанием служит чек из «Мой налог». Рекомендуется в поле «Номер входящего документа» указывать номер чека, а в дате — дату его формирования. Сам чек (PDF или скриншот с QR-кодом) прикрепите к документу через механизм присоединённых файлов — так первичка будет связана с проводкой.

Проводки формируются стандартно: Дт счёта затрат — Кт 60.01 (или 76, если так настроен план счетов в вашей учётной политике). Никаких проводок по НДФЛ и взносам быть не должно — самозанятый платит налог самостоятельно.

1. 1
   Проверьте статус НПД исполнителя по ИНН на сайте ФНС и сохраните подтверждение
2. 2
   Создайте контрагента (физлицо или ИП) и договор «С поставщиком» без НДС
3. 3
   Получите от исполнителя чек из «Мой налог» с корректным наименованием услуги
4. 4
   Введите «Поступление (услуги)»: реквизиты чека — в поля входящего документа, ставка «Без НДС»
5. 5
   Прикрепите PDF чека к документу и проверьте проводки: Дт затрат — Кт 60, без НДФЛ и взносов

Оплата самозанятому и её отражение

Оплату проводят документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». Укажите контрагента, договор и сумму — программа автоматически зачтёт аванс или закроет задолженность по поступлению. Если оплата идёт на карту физлица, убедитесь, что в карточке контрагента корректно заполнен банковский счёт.

Важный нюанс — назначение платежа. Указывайте в платёжном поручении реквизиты договора и номер чека, избегайте формулировок «заработная плата», «оклад», «премия». Такие формулировки — прямой маркер для банка и налоговой, что отношения могут быть трудовыми.

Если компания оплачивает услуги самозанятого регулярно и в фиксированной сумме, это повышает риск переквалификации договора. Безопаснее привязывать оплату к конкретным результатам: объёму работ, этапам, актуальным чекам с разными наименованиями услуг.

Работа в других конфигурациях 1С

В 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) механика аналогична: контрагент заводится как поставщик, услуга отражается документом «Приходная накладная» с видом операции по услугам или «Расходы» в разделе денежных средств. Чек самозанятого прикрепляется к документу, НДС не начисляется.

В 1С:Комплексной автоматизации и ERP услуги самозанятых проводят через «Поступление услуг и прочих активов» с последующей регистрацией оплаты в казначействе. Обратите внимание на настройку вида налога в соглашении с поставщиком — должно быть «Без НДС».

В части конфигураций и свежих релизов 1С доступна интеграция или обмен данными по чекам НПД, а также отдельные отчёты по выплатам самозанятым. Если такой функциональности в вашей версии нет, ведите внутренний реестр чеков в Excel или в дополнительных сведениях контрагента.

Сравнение вариантов оформления

Самозанятый без статуса ИП

Подходит для разовых и небольших регулярных услуг. Договор ГПХ с физлицом, основание оплаты — чек «Мой налог». Взносы и НДФЛ компания не платит.

Самозанятый со статусом ИП

Подходит для крупных и долгосрочных контрактов. Контрагент заводится как ИП, документооборот стандартный, но чек НПД всё равно обязателен.

Обычный договор ГПХ без НПД

Альтернатива, если исполнитель не самозанятый. Компания становится налоговым агентом: удерживает НДФЛ и начисляет взносы — нагрузка выше.

Контроль и проверка результата

После проведения всех документов сверьте взаиморасчёты: отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60» по контрагенту должен показывать отсутствие задолженности (если оплата прошла) или корректный остаток аванса. Проверьте, что в книге покупок и декларации по НДС операция не появилась.

Раз в квартал полезно сверять реестр чеков с фактическими оплатами: каждая оплата самозанятому должна быть закрыта чеком, сформированным не позднее 9-го числа месяца, следующего за расчётным. Отсутствие чека — основание запросить его у исполнителя до сдачи отчётности.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки по поступлению

Норма

Дт затрат — Кт 60, сумма без НДС

Тревожный признак

Есть проводки по НДФЛ, взносам или НДС

Чек «Мой налог»

Норма

Чек сформирован, реквизиты совпадают с оплатой, файл прикреплён

Тревожный признак

Чека нет или он сформирован на другое наименование услуги

Статус исполнителя

Норма

НПД действует на дату услуги, подтверждение сохранено

Тревожный признак

Статус утрачен или исполнитель — бывший сотрудник менее 2 лет назад

Часто задаваемые вопросы

Нужен ли акт выполненных работ, если есть чек самозанятого?

Чек из «Мой налог» является достаточным подтверждением расхода. Однако многие компании дополнительно подписывают акт или договор с описанием услуг — это усиливает позицию при налоговых спорах, особенно по крупным суммам. Требования закона акт не предъявляет, но внутренний документооборот лучше формализовать.

Можно ли оплатить услугу самозанятого наличными?

Можно, но безналичный расчёт предпочтительнее: банковская выписка однозначно подтверждает получателя и сумму. При наличной оплате сохраняйте чек НПД и расписку или расходный кассовый ордер, оформленный на имя исполнителя.

Что делать, если самозанятый прислал чек с ошибкой в наименовании услуги?

Попросите исполнителя аннулировать чек в приложении «Мой налог» и сформировать новый с корректным наименованием. Оплату по ошибочному чеку лучше не проводить в учёте до исправления — при проверке несоответствие чека договору может стать поводом для отказа в расходах.

Нужно ли удерживать НДФЛ при оплате самозанятому?

Нет. Плательщик НПД сам исчисляет и уплачивает налог через приложение «Мой налог». Компания-заказчик налоговым агентом не является, формы 6-НДФЛ и РСВ по таким выплатам не заполняет. Удержание НДФЛ в этом случае было бы ошибкой.

Как отразить аванс самозанятому, если чек будет позже?

Проведите «Списание с расчётного счёта» с видом «Оплата поставщику» — сумма встанет на дебет 60.02 как аванс. После получения чека введите поступление услуг, и программа зачтёт аванс автоматически. Следите, чтобы чек был сформирован в установленный срок — не позднее 9-го числа следующего месяца.

Может ли самозанятый работать с компанией постоянно?

Формальных запретов на постоянное сотрудничество нет, но признаки трудовых отношений (фиксированный график, рабочее место, регулярные одинаковые выплаты, подчинение правилам компании) создают риск переквалификации. Минимизируйте его: оплата за результат, разные наименования услуг, отсутствие кадровых документов на исполнителя.