Как проводить списание материалов в 1С 8.3

Списание материалов в 1С 8.3 — одна из базовых операций складского и бухгалтерского учёта. От того, каким документом и на какой счёт вы спишете материалы, зависят себестоимость продукции, расходы периода, остатки на складе и корректность налогового учёта. Ошибка в этой операции почти всегда всплывает при инвентаризации или проверке оборотно-сальдовой ведомости.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 для списания материалов используется несколько документов: «Требование-накладная», «Передача материалов в эксплуатацию», «Отчет производства за смену» и «Списание товаров». Выбор зависит от цели: отпуск в производство, передача спецодежды, списание испорченных ценностей или расход на хозяйственные нужды.

Ниже разобраны основные документы, настройка счетов учёта, типовые сценарии списания и контроль результата. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8», редакция 3.0, но логика применима и к другим конфигурациям на платформе 8.3.

Какие документы используются для списания материалов

Прежде чем списывать, определите характер операции. Универсального документа «на всё» нет: программа предлагает разные формы под разные хозяйственные ситуации, и выбор влияет на проводки, аналитику и налоговый учёт.

• Требование-накладная — отпуск материалов со склада в производство, на общехозяйственные нужды, ремонт, продажу на сторону. Самый часто используемый документ.
• Передача материалов в эксплуатацию — спецодежда, спецоснастка, инвентарь, которые учитываются на счётах 10.10, 10.11 и списываются линейно или по сроку полезного использования.
• Отчет производства за смену — если материалы списываются автоматически по спецификации (нормам) при выпуске продукции.
• Списание товаров — порча, недостача, утрата товарно-материальных ценностей по результатам инвентаризации.

Если материалы отпускаются в основное производство, чаще всего достаточно «Требования-накладной». Для массового выпуска продукции по нормам удобнее «Отчет производства за смену» — он спишет материалы пропорционально выпуску и избавит от ручного подбора количества.

Подготовка: проверка остатков и счетов учёта

Перед списанием убедитесь, что материалы оприходованы и на складе есть нужное количество. Откройте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10» или «Остатки складов» (раздел «Склад» — «Отчеты»). Если нужной позиции нет в остатках, документ списания либо не проведётся, либо создаст отрицательный остаток — в зависимости от настроек программы.

Проверьте счёт учёта в карточке номенклатуры: у материалов обычно счёт 10.01 «Сырье и материалы» или 10.06 «Прочие материалы». Счёт по умолчанию подставляется из настроек «Счета учета номенклатуры», но его можно изменить вручную в документе. От неверного счёта пострадает аналитика: материалы «повиснут» не на том субсчёте, и сверка с инвентаризацией усложнится.

Также уточните способ оценки запасов в учётной политике («Главное» — «Учетная политика»): «по средней» или «ФИФО». От этого зависит сумма проводки при списании. Менять способ в середине года нельзя — это изменение учётной политики.

Контрольные точки

Что проверить до списания

Остаток материала на складе

Норма

Количество в отчёте ОСВ или «Остатки складов» не меньше списываемого

Тревожный признак

Остаток нулевой или отрицательный — документ не проведётся или создаст минус

Счёт учёта номенклатуры

Норма

В карточке указан 10.01 или другой корректный субсчёт

Тревожный признак

Счёт пустой или указан счёт товаров 41 для материала

Способ оценки МПЗ

Норма

В учётной политике задан «по средней» или «ФИФО»

Тревожный признак

Способ не задан — возможны ошибки при расчёте себестоимости

Списание материалов через «Требование-накладную»

Документ находится в разделе «Производство» — «Требования-накладные» (в некоторых интерфейсах — «Склад» — «Требования-накладные»). Создайте новый документ кнопкой «Создать».

1. 1
   Укажите склад отправителя и дату списания
2. 2
   На вкладке «Материалы» добавьте номенклатуру, количество и счёт учёта (подставится автоматически)
3. 3
   На вкладке «Счет затрат» укажите счёт списания: 20, 25, 26, 44 или 91.02 — по назначению расхода
4. 4
   Заполните аналитику: подразделение, номенклатурную группу, статью затрат
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»

Ключевое поле — счёт затрат. Именно он определяет, куда уйдёт стоимость материалов:

• 20 «Основное производство» — материалы, непосредственно использованные для выпуска продукции. Обязательно укажите номенклатурную группу и подразделение.
• 25 «Общепроизводственные расходы» — материалы на содержание цеха, оборудования.
• 26 «Общехозяйственные расходы» — канцелярия, хознужды администрации.
• 44 «Расходы на продажу» — упаковка, материалы на упаковку товаров для реализации.
• 91.02 «Прочие расходы» — списание порчи, безвозмездная передача, недостачи сверх норм.

После проведения откройте движения документа (кнопка «Дт/Кт»). Должна сформироваться проводка: Дт счёта затрат — Кт 10 (соответствующий субсчёт) на сумму себестоимости списанного количества. Если в проводках вместо суммы ноль — вероятно, на складе нет стоимостного остатка, и программа не смогла рассчитать себестоимость.

Списание по спецификации через «Отчет производства за смену»

Если предприятие выпускает продукцию по нормам расхода, материалы можно списывать автоматически. Для этого в карточке готовой продукции должна быть заполнена спецификация (раздел «Справочники» — «Спецификации номенклатуры»): перечень материалов и их норма расхода на единицу выпуска.

Создайте документ «Отчет производства за смену» (раздел «Производство»), укажите выпущенную продукцию и количество. На вкладке «Материалы» нажмите «Заполнить» — «Заполнить по спецификации»: программа рассчитает расход каждого материала пропорционально выпуску. При проведении одновременно оприходуется продукция на 43 счёт и спишутся материалы с 10-го на 20-й.

Преимущество способа — исключение арифметических ошибок и единообразие норм. Ограничение: фактический расход может отличаться от нормативного (брак, перерасход). Разницу придётся списывать отдельным «Требованием-накладной» или корректировать документ вручную.

Сравнение способов списания

Требование-накладная

Подходит для разовых списаний, ремонта, хознужд и нерегулярного производства. Требует ручного ввода количества — выше риск ошибки в объёме.

Отчет производства за смену

Подходит для серийного выпуска по нормам. Списывает материалы автоматически по спецификации, но требует актуальных спецификаций и не учитывает фактический перерасход.

Передача материалов в эксплуатацию

Для спецодежды, инвентаря и оснастки со сроком службы. Списывает стоимость постепенно, но требует ведения забалансового учёта по сотрудникам и местам эксплуатации.

Передача спецодежды и инвентаря в эксплуатацию

Материалы со сроком полезного использования (спецодежда, спецоснастка, хозяйственный инвентарь) списываются документом «Передача материалов в эксплуатацию» (раздел «Склад» или «Производство»). В отличие от обычного списания, здесь можно выбрать порядок погашения стоимости: единовременно при передаче или линейно в течение срока использования.

При линейном способе стоимость будет списываться ежемесячно регламентной операцией «Погашение стоимости спецодежды и спецоснастки» при закрытии месяца. В документе укажите сотрудника или подразделение-получателя, срок полезного использования в месяцах и счёт затрат. Программа автоматически поставит выданные ценности на забалансовый учёт (счёт МЦ) для контроля за сохранностью.

Если спецодежда износилась раньше срока, остаток стоимости списывается документом «Списание материалов из эксплуатации». Не списывайте её обычной «Требованием-накладной» — на счёте 10.11 останется «мёртвый» остаток.

Списание испорченных и недостающих материалов

Порча, недостача и естественная убыль оформляются по результатам инвентаризации. Сначала проведите документ «Инвентаризация товаров на складе» (раздел «Склад»): программа сравнит учётные и фактические остатки. Затем на основании инвентаризации создайте «Списание товаров» — расхождения подставятся автоматически.

В документе списания укажите счёт и статью прочих расходов. Недостачи в пределах норм естественной убыли относятся на издержки, сверх норм — на виновных лиц (счёт 73.02) или на прочие расходы (91.02), если виновник не установлен. Для налогового учёта такие расходы принимаются с ограничениями — при необходимости отметьте в статье затрат, что расход не принимается к НУ.

Контроль результата и закрытие месяца

После списания проверьте три вещи. Во-первых, проводки документа (кнопка «Дт/Кт»): счёт дебета, субсчёт кредита и сумма должны соответствовать хозяйственной операции. Во-вторых, оборотно-сальдовую ведомость по счёту 10: остатки не должны уходить в минус ни по количеству, ни по сумме. В-третьих, анализ счёта затрат (20, 25, 26): списанные суммы должны попасть в нужное подразделение и статью.

Фактическая себестоимость списанных материалов окончательно рассчитывается при закрытии месяца (регламентная операция «Корректировка стоимости номенклатуры» при методе «по средней»). До закрытия месяца суммы в проводках могут быть предварительными. Поэтому окончательную сверку затрат делайте после выполнения всех регламентных операций.

Частые вопросы

Документ «Требование-накладная» не проводится. Что делать?

Чаще всего причина — недостаточный остаток на складе: программа выводит сообщение с указанием позиции и нехватки. Проверьте остатки отчётом по счёту 10, убедитесь, что выбран правильный склад, и что поступление материалов проведено. Если остаток есть, а документ не проводится — проверьте, не заполнен ли счёт учёта пустым значением в строке табличной части.

Как списать материалы на расходы, не связанные с производством?

Используйте ту же «Требование-накладную», но на вкладке «Счет затрат» укажите счёт 91.02 «Прочие расходы» и подходящую статью прочих доходов и расходов. Для расходов, не принимаемых в налоговом учёте, в статье снимите признак принятия к НУ — тогда программа сформирует постоянную разницу.

Можно ли отменить проведённое списание?

Да. Откройте документ и нажмите «Отменить проведение» или пометьте его на удаление. Перед этим убедитесь, что на основании документа не созданы другие документы и не выполнено закрытие месяца за этот период — тогда сначала придётся отменить регламентные операции. После изменения перепроведите закрытие месяца, чтобы пересчитать себестоимость.

Почему в проводках по списанию нулевая сумма?

Программа списала количество, но не нашла стоимостной оценки: на складе есть количественный остаток без суммы (например, материалы оприходованы нулевой стоимостью или стоимость уже списана другим документом). Проверьте карточку счёта 10 по этой номенклатуре в разрезе количества и суммы и восстановите корректную стоимость поступления.

Чем отличается списание материалов от списания товаров?

Методологически — ничем, разница в счетах: материалы учитываются на счёте 10, товары для перепродажи — на 41. Документ «Списание товаров» работает со счётом 41 и предназначен для торговых остатков, а «Требование-накладная» — прежде всего для материалов и производственных запасов. Спутав их, вы получите неверную аналитику по субсчетам.

Нужно ли распечатывать требование-накладную?

Если в организации ведётся бумажный документооборот, накладную по форме М-11 или самостоятельно утверждённой форме распечатывают и подписывают материально ответственные лица — кнопка «Печать» в документе. При электронном документообороте достаточно проведённого документа в базе с соблюдением требований к электронным первичным документам.