Учет и Финансы · 12 мин
Как завести корректировочную счет-фактуру от поставщика в 1С
Как завести корректировочный счет-фактуру от поставщика в 1С:Бухгалтерии 8.3 — от изменения цены до проводок, регистрации в книге покупок и типичных ошибок.
Корректировочный счет-фактура (КСФ) от поставщика понадобится, когда после отгрузки изменилась цена или количество товаров, работ или услуг — например, поставщик предоставил ретро-скидку, обнаружил ошибку в первичном документе или вы вернули часть товара. В 1С:Бухгалтерии 8.3 для этого предусмотрен типовой механизм: документ «Корректировка поступления», на основании которого регистрируется сам корректировочный счет-фактура.
Главная ошибка бухгалтеров — оформлять КСФ отдельным ручным документом без связи с исходным поступлением. Такой подход ломает цепочку взаиморасчетов, искажает остатки на складе и приводит к расхождениям в книге покупок и декларации по НДС. Правильный путь — всегда создавать корректировку на основании исходного документа «Поступление (акты, накладные, УПД)», чтобы программа автоматически пересчитала суммы, НДС и проводки.
Ниже разобран полный цикл работы: от определения вида корректировки до проверки результата в отчетах. Инструкция актуальна для типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8», редакция 3.0.
Определите основание: корректировка по соглашению или исправление ошибки
Прежде чем открывать программу, важно понять, какой именно документ вы получили от поставщика, потому что от этого зависит вид операции в 1С. Корректировочный счет-фактура выставляется, когда стороны согласовали изменение цены или количества после отгрузки: ретро-скидка, изменение тарифа, частичный возврат, пересмотр объема услуг. Исправленный счет-фактура — это исправление технической ошибки в исходном документе: опечатка в реквизитах, неверная ставка НДС, ошибка в адресе.
Путать эти два случая нельзя: у них разные проводки, разные записи в книге покупок и разное отражение в декларации по НДС. В документе «Корректировка поступления» для этого предусмотрено поле «Вид операции» с вариантами «Корректировка по согласованию сторон» и «Исправление в первичных документах».
Корректировка или исправление
Изменилась цена или количество по договоренности: скидка, возврат, перерасчет. Оформляется КСФ, разница отражается в том периоде, когда получен документ.
Поставщик ошибся в реквизитах или суммах исходного счета-фактуры. Оформляется исправленный счет-фактура, вычет корректируется в периоде исходного поступления через дополнительный лист книги покупок.
Найдите исходный документ поступления
Корректировка всегда привязывается к конкретному документу поступления, поэтому сначала его нужно найти и проверить. Откройте раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» и найдите нужный документ по номеру накладной, дате или контрагенту. Удобно использовать отбор по контрагенту и поиск по номеру входящего документа.
Проверьте, что исходное поступление проведено и по нему зарегистрирован счет-фактура поставщика — ссылка на него видна в нижней части документа. Если счет-фактура не зарегистрирован, сначала введите его, иначе корректировочному документу будет не к чему привязаться. Также убедитесь, что период исходного документа не закрыт для редактирования: если установлена дата запрета изменения данных, корректировка в том периоде потребует действий администратора.
Создайте документ «Корректировка поступления»
Самый надежный способ — создать корректировку на основании исходного документа. Откройте документ поступления и нажмите кнопку «Создать на основании» → «Корректировка поступления». Программа автоматически подставит контрагента, договор, склад и табличную часть с исходными данными. Альтернативный путь — раздел «Покупки» → «Корректировки поступления» → «Создать», но тогда документ-основание придется выбирать вручную в поле «Документ поступления».
В шапке документа выберите вид операции: «Корректировка по согласованию сторон» для КСФ или «Исправление в первичных документах» для исправительного счета-фактуры. Укажите дату корректировки — обычно это дата получения документа от поставщика. Поле «Отражать корректировку» определяет, где появятся записи: в бухгалтерском и налоговом учете одновременно или только в одном из них; в большинстве случаев оставляйте вариант по умолчанию «Во всех разделах учета».
- 1Откройте исходный документ «Поступление (акты, накладные, УПД)»
- 2Нажмите «Создать на основании» → «Корректировка поступления»
- 3Выберите вид операции: по согласованию сторон или исправление ошибки
- 4Укажите дату корректировочного документа от поставщика
- 5Отредактируйте количество или цены в табличной части
- 6Проверьте итоговые суммы и сумму НДС
- 7Проведите документ и зарегистрируйте счет-фактуру по гиперссылке
Заполните табличную часть и суммы
В табличной части документа отображаются две строки данных для каждой позиции: значения до изменения и после изменения. Редактируйте только строку «после изменения»: введите новую цену или количество в соответствии с полученным от поставщика документом. Программа автоматически пересчитает сумму, НДС и разницу.
Обратите внимание на колонку НДС: если ставка налога не менялась, она пересчитается пропорционально. Если поставщик в корректировочном документе указал иную ставку или освобождение, исправьте ставку вручную и сверьте итоговую сумму НДС с бумажным документом до копейки. Расхождение даже в одну копейку — признак ошибки ввода, которая потом всплывет при сверке с контрагентом и в декларации.
Если корректировка касается только части позиций накладной, остальные строки не трогайте — они останутся без изменений и не повлияют на учет. Для услуг и работ механика аналогичная, меняются только суммы, поскольку количества и складского учета нет.
Зарегистрируйте корректировочный счет-фактуру
После заполнения табличной части перейдите к регистрации самого счета-фактуры. В нижней части документа «Корректировка поступления» есть поля для номера и даты входящего корректировочного счета-фактуры. Впишите их точно так, как указано в документе поставщика, и нажмите гиперссылку «Зарегистрировать» — программа создаст подчиненный документ «Счет-фактура полученный» с видом «Корректировочный».
Проведите документ корректировки. Программа сформирует проводки по изменению задолженности перед поставщиком, стоимости запасов или расходов и НДС. При уменьшении стоимости проводки будут сторнировочными, при увеличении — обычными доначисляющими. Записи в книгу покупок формируются автоматически при проведении регламентных операций по НДС или сразу, в зависимости от настроек учетной политики.
Проверьте результат в учете и отчетах
После проведения обязательно проверьте результат. Откройте проводки документа кнопкой «Дт/Кт» и убедитесь, что изменились только ожидаемые счета: 60.01 по взаиморасчетам, 10/41/26/44 по стоимости, 19.03 по НДС. Суммы должны совпадать с разницей между исходным и корректировочным документами.
Далее сформируйте книгу покупок за период корректировки и найдите в ней запись по корректировочному счету-фактуре. Для корректировки в сторону уменьшения запись появится с минусом (сторно вычета), в сторону увеличения — дополнительный вычет. Также полезно сформировать «Анализ НДС» или отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 19» и сверить остатки.
Финальный контроль — сверка с поставщиком. Сформируйте «Акт сверки взаиморасчетов» за период и убедитесь, что задолженность после корректировки совпадает с данными контрагента.
Как проверить результат
Изменены только счета 60, 19 и счета затрат/запасов на сумму разницы
Появились лишние счета, ручные операции или суммы не сходятся с КСФ
Есть запись по корректировочному счету-фактуре с верным знаком и суммой
Записи нет или сумма НДС отличается от документа поставщика
Задолженность в акте сверки совпадает с данными контрагента
Остаток по 60 счету расходится с актом сверки
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — ввод корректировки ручной операцией или документом «Корректировка долга» вместо «Корректировки поступления». Такой подход меняет задолженность, но не затрагивает НДС, склад и счет-фактуру, что гарантированно приводит к расхождениям в декларации. Вторая распространенная проблема — неверный выбор вида операции: исправление ошибки оформляют как корректировку по соглашению, и запись попадает не в тот раздел книги покупок.
Также бухгалтеры нередко забывают зарегистрировать сам счет-фактуру по гиперссылке — документ корректировки проведен, а вычет в книге покупок не отражается. Еще одна ошибка — корректировка документа, по которому товар уже продан: при уменьшении себестоимости потребуется пересчет списанной себестоимости, что программа делает при перепроведении последующих документов или через «Закрытие месяца».
Особые случаи: возврат товара и корректировка прошлых периодов
Если основание корректировки — возврат части товара поставщику, в типовой конфигурации лучше использовать документ «Возврат товаров поставщику», созданный на основании поступления. Он корректно спишет товар со склада и сформирует основание для корректировочного счета-фактуры. Возврат через «Корректировку поступления» с отрицательным количеством допустим, но менее нагляден при дальнейшем анализе.
Корректировка прошлого закрытого периода требует аккуратности. Документ вводится текущей датой, но при исправлении ошибки программа может предложить отразить записи в периоде исходного документа через дополнительный лист книги покупок — в этом случае потребуется уточненная декларация по НДС за тот квартал. Перед такими действиями сделайте архивную копию базы и зафиксируйте текущее состояние отчетности.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли завести корректировочный счет-фактуру без документа «Корректировка поступления»?
Технически документ «Счет-фактура полученный» с видом «Корректировочный» можно создать вручную, но делать этого не стоит: без корректировки поступления не будут скорректированы проводки по стоимости, НДС и взаиморасчетам. Учет разойдется с отчетностью, и восстановить логику потом будет сложно.
Куда попадет корректировка в декларации по НДС?
Корректировка по согласованию сторон отражается в книге покупок того квартала, в котором получен корректировочный счет-фактура. Исправление ошибки отражается в периоде исходного вычета через дополнительный лист книги покупок, что обычно влечет подачу уточненной декларации.
Что делать, если поставщик прислал КСФ по ЭДО?
Примите документ в разделе обмена электронными документами и завершите обмен. Затем создайте «Корректировку поступления» на основании исходного поступления и сверьте суммы с электронным документом — реквизиты КСФ при этом уже будут подтверждены подписью поставщика.
Почему после корректировки не изменилась книга покупок?
Чаще всего не зарегистрирован счет-фактура по гиперссылке в документе корректировки либо не выполнены регламентные операции по НДС. Проверьте наличие подчиненного документа «Счет-фактура полученный» и перепроведите формирование записей книги покупок за период.
Как скорректировать поступление, если товар по нему уже продан?
Сама корректировка поступления вводится обычным порядком, но изменение себестоимости потребует пересчета списаний. Перепроведите последующие документы реализации или выполните «Закрытие месяца» повторно — программа скорректирует списанную себестоимость автоматически.
Что важно запомнить
Корректировочный счет-фактуру от поставщика в 1С заводят только через «Корректировку поступления», созданную на основании исходного документа. Правильно выберите вид операции, сверьте суммы с документом поставщика, зарегистрируйте счет-фактуру по гиперссылке и проверьте результат в проводках, книге покупок и акте сверки.