Учет и Финансы · 9 мин
Как провести в 1С аренду помещения у физического лица
Пошаговая инструкция: как отразить в 1С аренду помещения у физлица — договор, начисление аренды, удержание НДФЛ, уплата налога и отчётность 6-НДФЛ.
Аренда помещения у физического лица — распространённая ситуация для организаций и ИП. Особенность такой сделки в том, что арендатор становится налоговым агентом по НДФЛ: он обязан удержать налог из арендной платы и перечислить его в бюджет, а арендодателю выплатить сумму за вычетом налога. В 1С:Бухгалтерии 8.3 эта операция отражается несколькими документами, и ошибка в любом из них приводит к расхождениям в учёте и отчётности.
Ниже разобран полный цикл: от заведения контрагента и договора до начисления аренды, удержания НДФЛ, выплаты арендодателю и отражения операции в отчёте 6-НДФЛ. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3, но логика применима и к другим конфигурациям с зарплатным блоком.
Проверьте статус арендодателя и подготовьте договор
Прежде чем вносить данные в программу, убедитесь, что арендодатель действительно физическое лицо, а не ИП или самозанятый. От этого зависит весь порядок учёта: с ИП и самозанятых налоговый агент не удерживает НДФЛ, а с обычного физлица — обязан. Попросите у арендодателя паспортные данные, ИНН и СНИЛС — они понадобятся для карточки контрагента и отчётности.
Договор аренды с физлицом должен содержать сумму арендной платы, порядок и сроки оплаты, описание помещения и реквизиты сторон. Если арендная плата включает коммунальные услуги, лучше выделить переменную часть отдельно — это упростит учёт и уменьшит споры о базе НДФЛ по компенсации коммуналки.
Создайте контрагента и договор в 1С
Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты» и создайте новый элемент. В поле «Вид контрагента» выберите «Физическое лицо». Заполните ФИО, ИНН, паспортные данные и адрес — эти сведения попадут в справки о доходах и 6-НДФЛ, поэтому ошибки здесь критичны.
Затем в карточке контрагента создайте договор с видом «С контрагентом» (в некоторых релизах — «Прочее»). Укажите номер и дату договора аренды, срок действия. Валюта — рубли, порядок оплаты — по условиям вашего договора.
Отразите начисление арендной платы
Начисление аренды оформляется документом «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Услуги (акт)». В шапке выберите контрагента и договор, в табличной части укажите номенклатуру «Аренда помещения» (тип — услуга), сумму без НДС. НДС при аренде у обычного физлица не возникает — поставьте ставку «Без НДС».
Счёт затрат зависит от назначения помещения: 26 — для офиса общехозяйственного назначения, 44 — для торговой точки, 20 — если помещение используется в производстве. Счёт расчётов с арендодателем — 76.05 (или другой счёт расчётов с прочими дебиторами и кредиторами, принятый в вашей учётной политике).
Проведите документ и проверьте проводки: Дт 26 (44, 20) — Кт 76.05 на полную сумму аренды. Именно полную, до удержания НДФЛ: расход признаётся целиком, а налог уменьшает только сумму выплаты арендодателю.
- 1Создайте контрагента с видом «Физическое лицо» и договор аренды
- 2Оформите «Поступление (акты, накладные)» → «Услуги (акт)»
- 3Укажите услугу «Аренда помещения», сумму, ставку «Без НДС»
- 4Выберите счёт затрат 26, 44 или 20 и счёт расчётов 76.05
- 5Проведите документ и сверьте проводки Дт затрат — Кт 76.05
Начислите и удержите НДФЛ
Это самый ответственный этап. В 1С:Бухгалтерии 8.3 для отражения НДФЛ с аренды используется документ «Операция учёта НДФЛ» (раздел «Зарплата и кадры» → «Все документы по НДФЛ» или «Налоги и отчёты» в зависимости от релиза). Создайте документ, выберите физическое лицо, укажите дату получения дохода (обычно дата выплаты аренды), код дохода 1400 («Доход от сдачи в аренду имущества»), сумму дохода и исчисленный налог по ставке 13 % (или 15 % с превышения порога, если применимо).
На вкладке «Удержано» отразите удержание налога в момент фактической выплаты аренды. Если в вашей конфигурации ведётся зарплатный учёт, альтернативный вариант — начисление через документ «Начисление прочих доходов» или «Дивиденды/прочие доходы» с последующей выплатой через ведомость. Точный набор документов зависит от релиза программы.
Проверьте, что после проведения документа налог попал в регистры НДФЛ: сформируйте отчёт «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» или карточку физлица. Если налог там не виден, 6-НДФЛ заполнится неправильно.
Выплатите арендную плату и перечислите налог
Выплату арендодателю оформите документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Прочие расчёты с контрагентами» (или «Перечисление по договору аренды», если такой вид есть в вашем релизе). Сумма платежа = начисленная аренда минус удержанный НДФЛ. Счёт расчётов — тот же 76.05, чтобы задолженность закрылась.
Удержанный НДФЛ перечислите в бюджет не позднее следующего рабочего дня после выплаты дохода. Платёж оформляется документом «Списание с расчётного счёта» с видом «Уплата налога», налог — НДФЛ налогового агента. Укажите правильный КБК и период, за который платите.
После обеих выплат сверьтесь с 76.05 по арендодателю: сальдо должно быть нулевым. Если осталась кредиторка — не доплатили арендодателю; если дебиторка — что-то лишнее списали.
Как проверить результат
Ноль после начисления и обеих выплат
Остаток долга — не доплачена аренда или не удержан налог
Доход с кодом 1400, налог исчислен и удержан
Налога нет в регистрах — 6-НДФЛ будет пустым
Аренда попала с датой выплаты и сроком перечисления
Суммы отсутствуют или даты неверные
Отразите операцию в отчётности
Аренда, выплаченная физлицу, попадает в расчёт 6-НДФЛ: в раздел 1 — удержанный налог по срокам перечисления, в раздел 2 — начисленный доход и налог. Перед сдачей сформируйте отчёт и проверьте, что суммы по арендодателю совпадают с регистрами.
По итогам года на физлицо подаётся справка о доходах (приложение к годовому 6-НДФЛ). Если арендодатель попросил справку раньше — сформируйте её из раздела «Налоги и отчёты» → «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников/физлиц».
Страховые взносы на арендную плату не начисляются — это гражданско-правовой договор по передаче имущества в пользование, а не по выполнению работ или оказанию услуг. Начисление взносов здесь — ошибка, которая приводит к переплате.
Особые ситуации и ограничения
Аренда с правом выкупа или аренда у работника
Если арендодатель одновременно является вашим сотрудником, арендная плата всё равно отражается с кодом дохода 1400, а не как зарплата. Не смешивайте её с начислениями по трудовому договору — это разные виды дохода с разными правилами.
Компенсация коммунальных услуг
Возмещение коммуналки по счётчикам (переменная часть) обычно не облагается НДФЛ, если компенсирует фактические расходы арендодателя. Фиксированная «коммуналка» без привязки к показаниям счётчиков налоговые органы могут признать доходом. Закрепите порядок в договоре и храните подтверждающие документы.
Аренда у самозанятого
Если арендодатель применяет налог на профессиональный доход, обязанности налогового агента у вас нет: платите полную сумму, а самозанятый сам формирует чек в «Мой налог». Обязательно получайте и храните чек — без него расход могут не признать.
Как выбрать порядок учёта
Часто задаваемые вопросы
Можно ли выплатить аренду наличными из кассы?
Да, выплата физлицу возможна наличными через расходный кассовый ордер с видом операции по расчётам с контрагентами. Сумма — за вычетом НДФЛ. Учтите лимит расчётов наличными по одному договору, установленный указанием ЦБ, и следите, чтобы НДФЛ был удержан и перечислен вовремя.
Что делать, если арендодатель просит платить полную сумму, а НДФЛ он заплатит сам?
Такая договорённость не освобождает организацию от обязанностей налогового агента. Условие договора о самостоятельной уплате налога физлицом ничтожно в части НДФЛ. Если налог невозможно удержать (например, доход в натуральной форме), нужно сообщить в ФНС о невозможности удержания.
Нужно ли выставлять счёт-фактуру при аренде у физлица?
Нет. Обычное физическое лицо не является плательщиком НДС, поэтому счёт-фактура не оформляется, а в документе поступления ставится «Без НДС». Основание для расхода — акт оказания услуг или сам договор с платёжными документами, в зависимости от условий учётной политики.
Как исправить ошибку, если НДФЛ не удержали в прошлом периоде?
Удержите налог при ближайшей денежной выплате этому физлицу, если она ещё будет. Подайте уточнённый 6-НДФЛ за период ошибки и доплатите налог с пенями. Если выплат больше не будет, сообщите о невозможности удержания в налоговую — тогда налог заплатит само физлицо по уведомлению.
Облагается ли аренда у физлица страховыми взносами?
Нет. Договор аренды относится к договорам о передаче имущества в пользование, а не к договорам на выполнение работ или оказание услуг. Выплаты по нему не входят в базу по страховым взносам, и в расчёт РСВ они не попадают.
Каким кодом дохода отражать аренду в 6-НДФЛ?
Доход от сдачи имущества в аренду отражается с кодом 1400. Дата получения дохода — день фактической выплаты арендной платы, а не дата акта или последний день месяца. Это частая причина расхождений при камеральной проверке.
Что важно запомнить
Аренда у физлица проводится через поступление услуг на счёт затрат, НДФЛ удерживается с кодом дохода 1400, арендодателю платится сумма за минусом налога, а операция отражается в 6-НДФЛ. Проверьте статус арендодателя заранее: с ИП и самозанятых НДФЛ не удерживают.