Учет и Финансы · 10 мин
Как провести услуги от самозанятого в 1С
Как отразить в 1С услуги от самозанятого: настройка контрагента, документ поступления, учёт НПД, проверка чека и статуса исполнителя, типичные ошибки.
Приём услуг от самозанятого (плательщика налога на профессиональный доход, НПД) — типовая операция в 1С:Бухгалтерии, но она имеет особенности: у исполнителя нет статуса ИП или организации, расчёты не облагаются НДС и страховыми взносами, а обязательным подтверждающим документом является чек из приложения «Мой налог». Ошибки в оформлении приводят к риску доначисления взносов и снятия расходов при проверке.
Ниже разобран полный цикл: проверка статуса исполнителя, корректное заведение контрагента, отражение поступления услуг, оплата и контроль документов. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3, но логика применима и к другим конфигурациям.
Проверка статуса самозанятого до заключения договора
Перед первой оплатой убедитесь, что исполнитель действительно зарегистрирован как плательщик НПД. Проверка выполняется бесплатно на сайте ФНС по ИНН исполнителя — сервис показывает, действует ли статус на конкретную дату. Результат проверки рекомендуется сохранить (скриншот или PDF) и приложить к договору.
Проверять статус нужно не один раз, а на каждую дату оказания услуг: самозанятый может утратить статус (например, при превышении лимита дохода или добровольном снятии с учёта), и тогда выплата ему как плательщику НПД станет ошибкой. Если статус утрачен, а вы продолжили платить без удержания НДФЛ и взносов, налоговая может переквалифицировать выплаты.
Отдельное ограничение касается бывших сотрудников: заказчик не может учитывать в расходах оплату услуг самозанятого, который состоял с ним в трудовых отношениях менее двух лет назад. Это прямой запрет закона о НПД, и нарушение почти гарантированно выявляется при проверке.
Как завести контрагента-самозанятого в 1С
В справочнике «Контрагенты» создайте новый элемент с видом «Физическое лицо». Укажите ФИО, ИНН (обязательно — по нему выполняется проверка статуса и идентификация в отчётности), при наличии — адрес и банковские реквизиты для оплаты. Не выбирайте тип «Индивидуальный предприниматель»: это исказит аналитику и может повлиять на автоматические проверки программы.
В свежих релизах 1С:Бухгалтерии в карточке контрагента-физлица есть признак, связанный с самозанятостью, и встроенная проверка статуса плательщика НПД по ИНН. Если ваша версия это поддерживает, включите признак и выполните проверку прямо из карточки — программа обратится к сервису ФНС и покажет результат с датой.
Договор с самозанятым заводите в подчинённом справочнике «Договоры» с видом «С поставщиком». В тексте договора (бумажного или электронного) зафиксируйте, что исполнитель является плательщиком НПД, обязуется предоставлять чек из «Мой налог» и уведомлять заказчика об утрате статуса. Это стандартная защитная оговорка.
Отражение поступления услуг
Услуги от самозанятого оформляются стандартным документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги (акт)» в разделе «Покупки». В шапке укажите контрагента и договор, в табличной части — номенклатуру с типом «Услуга», количество, цену и сумму.
Ключевой момент — НДС: самозанятые не являются плательщиками НДС, поэтому в строке документа ставка должна быть «Без НДС». Если программа подставила ставку по умолчанию из карточки номенклатуры, исправьте вручную, иначе сумма НДС попадёт в учёт ошибочно и создаст расхождения в книге покупок.
Счёт учёта затрат выбирайте по экономическому смыслу услуги: 26, 44, 20, 25 или другой счёт затрат, либо 08/10, если услуга связана с приобретением актива. Счёт расчётов — 60.01 (или 76.05, если так принято в вашей учётной политике). Проводки формируются стандартно: Дт затрат — Кт 60.01.
В поле для входящего документа укажите реквизиты акта оказания услуг, если он составляется. Акт сам по себе не обязателен для расходов при НПД, но его наличие вместе с чеком делает комплект документов устойчивым к претензиям.
- 1Проверьте статус самозанятого по ИНН на дату услуги и сохраните подтверждение
- 2Создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Услуги (акт)»
- 3Укажите контрагента-физлицо, договор, услугу и ставку «Без НДС»
- 4Проверьте проводки: Дт счёта затрат — Кт 60.01
- 5Получите чек из «Мой налог» и подшейте его к документу (файлом или ссылкой)
- 6Проведите оплату документом «Списание с расчётного счёта» с видом «Оплата поставщику»
Чек из «Мой налог» и комплект документов
Чек, сформированный самозанятым в приложении «Мой налог», — главный документ, подтверждающий расход. Он должен содержать наименование вашей организации и её ИНН (именно поэтому заказчику важно передать исполнителю свои реквизиты до формирования чека), дату, сумму и предмет расчёта.
Чек можно получить в виде PDF, ссылки или QR-кода. Практичный вариант — прикрепить файл чека к документу поступления в 1С через механизм присоединённых файлов. Тогда при проверке весь комплект (договор, акт, чек, платёжное поручение, подтверждение статуса) доступен из одного места.
Если самозанятый ошибся в чеке (неверный ИНН заказчика, сумма, дата), он может аннулировать чек и сформировать новый. Требуйте исправления до закрытия периода: расход по чеку с чужими реквизитами налоговая с высокой вероятностью не примет.
Как проверить результат
Указаны ИНН и наименование вашей организации, сумма и дата совпадают с актом
Чек оформлен на физлицо, нет ИНН заказчика, сумма не совпадает
Дт счёта затрат — Кт 60.01, НДС отсутствует
Есть строка с НДС или неверный счёт затрат
На дату услуги статус плательщика НПД действует, подтверждение сохранено
Статус не проверен или утрачен на дату услуги
Платёж прошёл по реквизитам самозанятого, назначение платежа без упоминания зарплаты
Оплата третьему лицу или с формулировкой «оплата труда»
Оплата самозанятому и налоговые последствия
Оплата отражается документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику» (раздел «Банк и касса» — «Банковские выписки»). При загрузке выписок из клиент-банка программа обычно подставляет контрагента и договор автоматически — проверьте, чтобы зачёт аванса и счета расчётов были корректными.
Назначение платежа формулируйте нейтрально: «Оплата по договору № … за услуги …, НДС не облагается». Не используйте слова «зарплата», «вознаграждение за труд» — это может привлечь внимание банка и налоговой к признакам трудовых отношений.
С выплат самозанятому заказчик не удерживает НДФЛ и не начисляет страховые взносы — налог платит сам исполнитель через «Мой налог». В отчётность 6-НДФЛ и РСВ эти выплаты не включаются. Исключение — если статус НПД утрачен и выплата переквалифицируется; тогда обязанности налогового агента могут быть возложены на заказчика.
Особые ситуации: авансы, возвраты и работа в других конфигурациях
Аванс самозанятому проводится тем же «Списанием с расчётного счёта»; зачёт аванса произойдёт при проведении документа поступления, если в договоре включён стандартный порядок зачёта. Учтите: чек самозанятый обычно формирует на дату получения оплаты, поэтому при предоплате чек может появиться раньше акта — это нормально, но даты в учёте должны быть согласованы.
Возврат оплаты оформляется документом «Поступление на расчётный счёт» с видом «Возврат от поставщика». Самозанятый при этом аннулирует чек в «Мой налог» — проконтролируйте это, иначе у исполнителя останется задекларированный доход, а у вас — вопросы по расходам.
В 1С:Управление нашей фирмой и 1С:Комплексной автоматизации логика аналогична: контрагент-физлицо, документ поступления услуг без НДС, оплата через кассу или банк. Различия только в названиях документов и расположении разделов.
Удобно вести отдельную папку или тег в присоединённых файлах 1С для документов по самозанятым: чек, подтверждение статуса, договор. При запросе налоговой весь пакет выгружается за минуты, а не собирается по почте и мессенджерам.
Частые вопросы
Нужен ли акт оказания услуг, если есть чек из «Мой налог»?
Формально чек — достаточное подтверждение расхода при корректных реквизитах. Однако акт детализирует содержание услуги и период её оказания, что снижает риск претензий по экономической обоснованности. Для разовых мелких услуг допустимо обойтись чеком и договором, для регулярных и крупных — акт настоятельно рекомендуется.
Что делать, если самозанятый не прислал чек?
Направьте письменный запрос и зафиксируйте дату. Без чека расход подтверждён слабо, поэтому оплату лучше проводить только после получения чека или оговорить в договоре срок его предоставления. Если чек так и не получен, при проверке расход могут снять — оцените сумму риска.
Можно ли платить самозанятому наличными?
Можно в пределах лимита расчётов наличными по одному договору (для расчётов с физлицами-непредпринимателями ограничение в 100 000 рублей по договору не применяется, но безналичная оплата предпочтительнее — она сама по себе подтверждает реальность сделки). В 1С наличная оплата оформляется «Расходным кассовым ордером» с видом «Оплата поставщику».
Включаются ли выплаты самозанятому в 6-НДФЛ и РСВ?
Нет. Заказчик не является налоговым агентом по НПД: налог платит сам исполнитель. Выплаты не попадают ни в 6-НДФЛ, ни в расчёт по страховым взносам, при условии что статус плательщика НПД действовал на дату оказания услуги.
Самозанятый оказал услугу, а потом утратил статус — расход сохранится?
Ключевое значение имеет статус на дату оказания услуги и формирования чека. Если на эти даты статус действовал, расход обычно сохраняется — поэтому подтверждение статуса на конкретную дату нужно сохранять сразу, а не по запросу налоговой.
Как отразить в 1С услугу самозанятого, если организация на УСН «доходы минус расходы»?
Точно так же: поступление услуги без НДС и оплата. В КУДиР расход попадёт после фактической оплаты при наличии подтверждающих документов. Проверьте, что документ оплаты проведён и связан с поступлением — без оплаты расход в книгу не включается.
Что важно запомнить
Самозанятый заводится как контрагент-физлицо с ИНН, услуга проводится документом поступления со ставкой «Без НДС», оплата — обычным списанием со счёта. Расход подтверждают чек из «Мой налог» и проверка статуса НПД на дату услуги. Не работайте по НПД с бывшими сотрудниками раньше двух лет после увольнения.