Учет и Финансы · 10 мин
Как провести сувенирную продукцию в 1С
Пошаговая инструкция по учёту сувенирной продукции в 1С: Бухгалтерии и Управлении торговлей: оприходование, выдача сотрудникам, реклама, подарки партнёрам, налоги.
Сувенирная продукция — это ручки, блокноты, кружки, футболки, календари и другие предметы с логотипом компании, которые раздают партнёрам, клиентам и сотрудникам. В 1С такие операции вызывают вопросы, потому что сувениры нельзя просто списать как обычный расход: от назначения раздачи зависит счёт учёта, порядок признания затрат, НДС и налог на прибыль.
Ключевой момент — цель, с которой сувениры передаются. Если это рекламная акция с раздачей неопределённому кругу лиц, расходы будут рекламными. Если подарок конкретному партнёру — это уже дарение с ограничениями по налоговому учёту и обязательным начислением НДС. Если сувениры выдают сотрудникам, возникает вопрос НДФЛ. Поэтому в 1С сувенирную продукцию проводят не одним документом, а связкой: поступление → движение на склад → расходная операция нужного вида.
Статья подходит для типовых конфигураций 1С: Бухгалтерия 8 (ред. 3.0), 1С: Управление торговлей 11 и 1С: Комплексная автоматизация / ERP. Названия команд могут немного отличаться в зависимости от релиза, но логика учёта одинакова.
Шаг 1. Определите назначение сувениров до оформления документов
Прежде чем создавать документы, ответьте на вопрос: кому и зачем передаётся сувенирная продукция. От этого зависят все последующие проводки. Типичных сценариев четыре: рекламная раздача на выставке или акции, подарки контрагентам (партнёрам, клиентам), выдача сотрудникам и продажа сувенирной продукции за деньги.
Рекламная раздача неопределённому кругу лиц признаётся расходами на рекламу. Подарок конкретному лицу — безвозмездная передача: в налоговом учёте стоимость таких сувениров в расходы не принимается, а НДС начислить придётся. Выдача сотрудникам может облагаться НДФЛ сверх необлагаемого лимита на подарки в год. Продажа оформляется как обычная реализация товаров.
Как выбрать сценарий учёта
Шаг 2. Создайте номенклатуру и оприходуйте сувениры
Сувенирную продукцию удобно хранить в отдельной группе справочника «Номенклатура», например «Сувенирная продукция». Создайте карточки с видом номенклатуры «Товары» (или «Материалы», если сувениры учитываются как МПЗ на счёте 10 — требования учётной политики решают, что правильнее для вашей организации). Если сувениры покупаются у поставщика, заполните ставку НДС из счёта-фактуры поставщика.
Поступление оформляется документом «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Товары (накладная)» в 1С: Бухгалтерии или «Закупка у поставщика» в УТ 11. Укажите количество, цену, НДС. После проведения документ сформирует проводки Дт 41.01 (или 10.01) — Кт 60.01 и Дт 19.03 — Кт 60.01 на сумму входного НДС. Зарегистрируйте счёт-фактуру, чтобы НДС попал в книгу покупок.
- 1Откройте раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные)» и создайте документ с видом «Товары (накладная)»
- 2Заполните контрагента, договор, склад и добавьте строки с сувенирной номенклатурой, количеством и ценой
- 3Укажите ставку НДС и зарегистрируйте счёт-фактуру поставщика по ссылке внизу документа
- 4Проведите документ и проверьте проводки: Дт 41.01 Кт 60.01, Дт 19.03 Кт 60.01
- 5Сверьте остаток отчётом «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41» — сувениры должны числиться на складе
Сценарий 1: рекламная раздача сувениров
Если сувениры раздаются неопределённому кругу лиц (на выставке, конференции, промо-акции), расходы принимаются как рекламные. В налоговом учёте часть рекламных расходов нормируется — не более 1% от выручки, но раздача на массовых мероприятиях обычно относится именно к нормируемой части. Проверьте с бухгалтером, к какой категории относится ваша акция, — от этого зависит, примет ли программа расход полностью.
В 1С: Бухгалтерии списание оформляется документом «Требование-накладная» (раздел «Склад» или «Производство»). На закладке «Материалы» укажите сувениры и количество, на закладке «Счёт затрат» — счёт 44.01 «Издержки обращения» с аналитикой статьи затрат вида «Расходы на рекламу (нормируемые)» или соответствующей вашей статьёй. В УТ 11 аналогичная операция — «Внутреннее потребление товаров» с указанием статьи расходов.
Сценарий 2: подарки партнёрам и клиентам
Передача сувениров конкретному контрагенту — безвозмездная передача. В налоговом учёте её стоимость в расходы не включается, а на стоимость переданных товаров начисляется НДС, поскольку безвозмездная передача признаётся объектом обложения. Входной НДС по таким сувенирам принимается к вычету в обычном порядке.
В 1С: Бухгалтерии операцию отражают документом «Реализация (акты, накладные)» с нулевой ценой либо документом «Передача товаров» / «Операция, введённая вручную» — в зависимости от принятой в компании методики. При нулевой реализации программа начислит НДС от рыночной (себестоимостной) стоимости — проверьте корректность базы. В УТ 11 используют «Реализацию товаров и услуг» с нулевой ценой и пометкой безвозмездной передачи или документ «Выкуп товаров» — в зависимости от релиза.
Обязательно оформите первичный документ: акт передачи или накладную с указанием получателя. Это подтвердит факт операции и базу для НДС. Без первички безвозмездная передача при проверке будет оспорена.
Сценарий 3: выдача сувениров сотрудникам
Сувениры сотрудникам списывают «Требованием-накладной» на счёт затрат (26, 44) или на 91.02, если выдача связана с праздниками и не носит производственного характера. В налоговом учёте такие расходы, как правило, не уменьшают базу по налогу на прибыль, если не связаны с производственной деятельностью.
НДФЛ: подарки сотрудникам в пределах необлагаемого лимита в год налогом не облагаются, сверх лимита — облагаются. Чтобы 1С: ЗУП корректно учла доход, передайте сведения о выдаче в расчётный отдел или отразите подарок документом «Приз, подарок» в ЗУП. В бухгалтерской программе без ЗУП ведите ведомость выдачи и отслеживайте лимит вручную.
Сценарий 4: продажа сувенирной продукции
Если сувениры продаются (например, компания производит мерч), учёт ничем не отличается от обычной торговли: поступление или выпуск продукции, реализация документом «Реализация (акты, накладные)» с НДС, признание выручки и себестоимости. В УТ 11 доступны заказы клиентов, резервирование и торговые отчёты.
Отдельный нюанс — собственное производство сувениров с нанесением логотипа. Если вы покупаете заготовки и оплачиваете услуги нанесения, себестоимость собирается через документ «Сборка (комплектация)» или производственные документы в ERP: заготовки и услуги списываются, готовые сувениры приходуются по суммарной себестоимости.
Проверка результата и инвентаризация
После оформления операций сверьте остатки. Откройте «Оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41» (или 10) и убедитесь, что количество сувениров на складе совпадает с фактическим. Проверьте книгу покупок — входной НДС по поставщику сувениров должен быть зарегистрирован, и книгу продаж — если были безвозмездные передачи с начислением НДС.
Периодически проводите инвентаризацию сувенирного склада документом «Инвентаризация товаров на складе». Недостачи списываются на виновных лиц или на расходы, излишки приходуются в доходы. Регулярная сверка особенно важна при раздаче на мероприятиях, где фактический расход часто отличается от планового.
Как проверить результат
Количество и сумма совпадают с накладной поставщика
Остаток не совпадает — проверьте проведение документа и склад
Есть запись с НДС на стоимость безвозмездной передачи
Записи нет — НДС не начислен, требуется корректировка
Расходы отражены с правильной статьёй затрат
Сумма ушла не на тот счёт или статью — исправьте аналитику в документе
Часто задаваемые вопросы
На какой счёт приходовать сувениры: 41 или 10?
Если сувениры приобретены для перепродажи или раздачи как товар — логичнее 41 «Товары». Если учитываются как материально-производственные запасы для собственных нужд — допустим счёт 10 «Материалы». Выбор закрепите в учётной политике и применяйте последовательно, чтобы не было расхождений при проверке.
Нужно ли начислять НДС при рекламной раздаче сувениров?
Зависит от характера раздачи и позиции организации. Если расходы на раздачу принимаются в налоговом учёте как рекламные, многие организации НДС не начисляют, но эта позиция спорна и может потребовать защиты. Безопасный вариант — обсудить с аудитором и закрепить подход в учётной политике.
Можно ли списать сувениры сразу на расходы без склада?
Технически в 1С можно оприходовать сразу на счёт затрат, но тогда вы теряете контроль количества: сколько сувениров выдано, кому и сколько осталось. Рекомендуется приходовать на склад и списывать по факту выдачи, особенно при крупных партиях.
Как оформить выдачу сувениров на выставке, если список получателей отсутствует?
Издайте приказ о проведении рекламной акции с указанием мероприятия, даты и количества сувениров. После акции составьте акт о расходовании материалов, подписанный ответственными лицами. Этого достаточно, чтобы подтвердить неопределённый круг получателей и рекламный характер расходов.
Что делать, если сувениры изготавливаются из заготовок с нанесением логотипа?
Используйте документ «Сборка (комплектация)» в 1С: заготовки и затраты на нанесение списываются, готовые сувениры приходуются по суммарной себестоимости. В ERP и КА для этого есть полноценные производственные документы с распределением затрат.
Облагается ли НДФЛ сувенир, выданный сотруднику?
Подарки сотрудникам в пределах установленного необлагаемого лимита за год НДФЛ не облагаются. Сумма превышения облагается налогом. Учёт ведите в 1С: ЗУП документом «Приз, подарок» или контролируйте лимит вручную, если зарплатная программа не используется.
Что важно запомнить
Учёт сувениров в 1С строится вокруг цели раздачи: реклама списывается на расходы через «Требование-накладную», подарки партнёрам — безвозмездная передача с начислением НДС, выдача сотрудникам требует контроля НДФЛ. Сувениры приходуют на склад, списываются по факту выдачи с подтверждающей первичкой, а результат сверяется по ОСВ и книгам покупок и продаж.