Как провести РКО в 1С: полная инструкция

Расходный кассовый ордер (РКО) в 1С оформляет любую выдачу наличных денег из кассы организации: выдачу подотчёт, возврат покупателю, выплату зарплаты, оплату поставщику, взнос наличными в банк. Документ формирует бухгалтерские проводки по кредиту счёта 50 и служит основанием для печати унифицированной формы КО-2.

В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) документ называется «Расходный кассовый ордер» или «Выдача денежных средств» и находится в разделе банковско-кассовых операций. Логика работы во всех конфигурациях схожа: выбирается вид операции, заполняются получатель и сумма, документ проводится, после чего ордер можно распечатать.

Главное правило: вид операции определяет счёт корреспонденции и набор обязательных полей. Ошибка в виде операции приведёт к неверным проводкам, поэтому начинать оформление нужно с понимания хозяйственной сути выдачи денег.

Где найти документ и как создать новый РКО

В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы». Нажмите кнопку «Создать» и выберите «Расходный кассовый ордер». Альтернативный путь — журнал «Кассовые документы», где по кнопке «Расход» также создаётся новый ордер.

В Управлении торговлей 11 и ERP документ называется «Расходный кассовый ордер» и находится в разделе «Казначейство» → «Кассовые ордера». Там же доступно создание на основании других документов: реализации, возврата, ведомости на выплату зарплаты.

Номер и дата документа подставляются автоматически. Нумерация РКО должна быть сквозной и непрерывной в течение года — не меняйте номера вручную без крайней необходимости, чтобы не нарушить порядок регистрации кассовых документов.

Выбор вида операции

Поле «Вид операции» — ключевое в документе. От него зависят счета проводок, аналитика и состав полей. Основные варианты в типовых конфигурациях:

• Оплата поставщику — наличный расчёт с контрагентом, проводка Дт 60 (или 76) Кт 50. Требуется выбор договора и, при необходимости, документа расчётов.
• Возврат покупателю — возврат денег по реализации, Дт 62 Кт 50. Обычно создаётся на основании документа возврата товаров.
• Выдача денежных средств подотчётному лицу — Дт 71 Кт 50. Обязательно указывается сотрудник-получатель.
• Выплата заработной платы — по ведомости или разовая выплата, Дт 70 Кт 50.
• Взнос наличными в банк — сдача выручки на расчётный счёт, Дт 51 Кт 50 (в некоторых конфигурациях через счёт 57 «Переводы в пути»).
• Прочий расход — свободная корреспонденция, счёт дебета выбирается вручную.

Если подходящего вида операции нет, используйте «Прочий расход», но будьте внимательны: программа не подставит аналитику автоматически, и всю корреспонденцию придётся заполнить самостоятельно.

Маршрут решения

Как выбрать вид операции

Деньги выдаются сотруднику на хозяйственные нужды или командировкуВыбирайте «Выдача подотчётному лицу» и укажите сотрудника из справочника

Наличная оплата по счёту или накладной поставщикаВыбирайте «Оплата поставщику» и подберите договор с контрагентом

Выручка сдаётся на расчётный счёт организацииВыбирайте «Взнос наличными в банк» и проверьте, не используется ли счёт 57

Деньги возвращаются клиенту за возвращённый товарСоздавайте РКО на основании документа возврата — реквизиты подставятся автоматически

Заполнение реквизитов документа

После выбора вида операции заполните обязательные поля. Состав немного различается, но типовой набор такой:

• Получатель — контрагент, сотрудник или другое лицо в зависимости от вида операции. ФИО для печатной формы подставляется из карточки получателя.
• Сумма — выдаваемая сумма в рублях. Сумма прописью в печатную форму формируется автоматически.
• Основание — текстовое поле «Основание» (например: «оплата по счёту № 15 от 10.03», «на хозяйственные нужды»). Эта строка печатается в форме КО-2 и обязательна для заполнения.
• Приложение — перечень прилагаемых документов (доверенность, заявление, счёт).
• Касса — если в программе заведено несколько касс (основная, операционная, кассы обособленных подразделений), выберите нужную.

Для выдачи подотчётному лицу полезно заполнить поле с назначением аванса — это упростит последующий контроль авансовых отчётов. Для оплаты поставщику проверьте правильность договора: от него зависит зачёт авансов и корректность взаиморасчётов.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Расходный кассовый ордер»
2. 2
   Выберите вид операции, соответствующий хозяйственной ситуации
3. 3
   Укажите получателя, сумму, кассу и основание выдачи
4. 4
   Проверьте дату документа — она должна совпадать с датой фактической выдачи
5. 5
   Нажмите «Провести» и откройте проводки кнопкой «Дт/Кт»
6. 6
   Распечатайте форму КО-2 кнопкой «Печать» и передайте на подпись

Проведение и проверка проводок

Нажмите кнопку «Провести» (или «Провести и закрыть»). Программа сформирует проводку по кредиту счёта 50.01 «Касса организации» в корреспонденции со счётом, определённым видом операции. Откройте результат кнопкой «Дт/Кт» (или «Показать проводки») и убедитесь, что счёт дебета и аналитика соответствуют операции.

Типичные проводки: выдача подотчёт — Дт 71.01 Кт 50.01; оплата поставщику — Дт 60.01 Кт 50.01; выплата зарплаты — Дт 70 Кт 50.01; взнос в банк — Дт 51 Кт 50.01 либо Дт 57.01 (57.02) Кт 50.01 с последующим списанием на 51 счёт при зачислении.

Если документ не проводится, программа выведет сообщение об ошибке. Частые причины: не заполнен получатель или договор, дата попадает в закрытый период, у пользователя нет прав на проведение кассовых документов, в настройках включён контроль остатка кассы и сумма превышает остаток.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводка по кнопке «Дт/Кт»

Норма

Кредит 50.01, дебет соответствует виду операции, сумма верная

Тревожный признак

Неверный счёт дебета или пустая аналитика — ошибка в виде операции или договоре

Остаток по кассе в отчёте «Кассовая книга»

Норма

Остаток уменьшился на сумму РКО и не стал отрицательным

Тревожный признак

Отрицательный остаток — деньги выданы при недостатке наличных, проверьте ПКО и другие РКО за день

Печатная форма КО-2

Норма

Сумма прописью совпадает с цифровой, заполнены основание и получатель

Тревожный признак

Пустые поля или неверное ФИО получателя — проверьте карточку контрагента или сотрудника

Печать формы КО-2

После проведения нажмите кнопку «Печать» → «Расходный кассовый ордер (КО-2)». Программа сформирует унифицированную форму с отрывной квитанцией. Проверьте в распечатке: номер и дату, ФИО получателя, сумму цифрами и прописью, основание, приложение.

Ордер подписывает руководитель и главный бухгалтер (или уполномоченные лица), квитанцию заверяет печатью и подписью кассир. Получатель расписывается в получении суммы и указывает паспортные данные — в 1С они подставляются из карточки физического лица, если заполнены.

Подписание РКО возможно и в электронном виде при соблюдении требований законодательства об электронной подписи, однако на практике большинство организаций продолжают распечатывать ордера для хранения в кассовой книге.

Частые сценарии и особенности

РКО на основании другого документа

Создание на основании — самый надёжный способ: откройте документ-основание (реализацию, возврат поставщику, ведомость на выплату зарплаты), нажмите «Создать на основании» и выберите РКО. Получатель, сумма и основание подставятся автоматически, а взаиморасчёты закроются корректно.

Взнос наличными в банк через счёт 57

Если в учётной политике применяется счёт 57, выдача из кассы оформляется проводкой Дт 57 Кт 50, а зачисление на расчётный счёт — отдельным документом поступления на счёт (Дт 51 Кт 57). Не дублируйте операцию двумя РКО: взнос в банк оформляется один раз.

Исправление ошибочного РКО

Если документ проведён ошибочно, не удаляйте его, если он уже напечатан и подписан, — пометьте на удаление только неподписанные ордера. Для исправления суммы или получателя распроведите документ, внесите изменения и проведите заново с перепечаткой формы. Уничтожение подписанного ордера нарушает порядок ведения кассовых операций.

Ограничения и права доступа

Работа с кассовыми документами требует соответствующих прав. Если кнопка «Создать» недоступна, обратитесь к администратору 1С для назначения роли кассира или бухгалтера. В конфигурациях с разделением доступа кассир может видеть только свою кассу.

Учтите также лимит расчётов наличными между юридическими лицами по одному договору, установленный указаниями Центрального банка. 1С этот лимит не контролирует — ответственность за его соблюдение лежит на бухгалтере. При оплате поставщику крупной суммы наличными проверьте допустимость такого расчёта до проведения документа.

Частые вопросы

Можно ли провести РКО задним числом?

Технически да, если период не закрыт и у пользователя есть права. Однако дата документа должна соответствовать фактической выдаче денег, иначе возникнут расхождения с кассовой книгой. Если период закрыт датой запрета редактирования, потребуется временное снятие ограничения администратором.

Почему РКО не проводится с ошибкой о превышении остатка кассы?

В настройках программы включён контроль остатка денежных средств. Проверьте, все ли приходные ордера за день проведены, и сверьте остаток по отчёту «Кассовая книга». Если остаток фактически есть, а программа его не видит, возможно, ПКО оформлен на другую кассу.

Как оформить выдачу зарплаты через РКО?

Создайте ведомость на выплату зарплаты в кассу, заполните её и проведите. Затем на основании ведомости сформируйте РКО с видом операции «Выплата заработной платы» — сумма и проводка Дт 70 Кт 50 подставятся автоматически. Разовые выплаты можно оформить отдельным РКО без ведомости.

Что делать, если в печатной форме неверное ФИО получателя?

Проверьте карточку контрагента или физического лица в справочнике: поле с ФИО для документов заполняется именно там. После исправления карточки перепечатайте ордер. Для подотчётных лиц ФИО берётся из карточки сотрудника или физического лица, связанного с ним.

Нужно ли распечатывать РКО, если ведётся электронный документооборот?

Форма КО-2 относится к первичным учётным документам. Организация вправе использовать электронное подписание при соблюдении требований законодательства, но на практике кассовые ордера чаще распечатывают и подписывают вручную, так как квитанция передаётся получателю денег.

Как исправить вид операции в уже проведённом РКО?

Распроведите документ кнопкой «Ещё» → «Отменить проведение», измените вид операции, перезаполните зависимые поля (получатель, договор, счёт) и проведите заново. Если ордер уже был распечатан и подписан, сформируйте новую печатную форму и замените лист в кассовых документах.