Как провести оплату за наличку в 1С

Наличные расчёты в 1С отражаются через кассовые документы: приходный кассовый ордер (ПКО) — когда деньги поступают в кассу, и расходный кассовый ордер (РКО) — когда деньги выдаются из кассы. Эти документы формируют проводки по счёту 50 «Касса», попадают в кассовую книгу и влияют на расчёты с контрагентами.

Ошибка в кассовом документе приводит к расхождению остатка по кассе с фактическими деньгами, зависанию долга на контрагенте и проблемам при проверке кассовой дисциплины. Поэтому важно не просто «провести документ», а выбрать правильный вид операции и проверить результат.

Инструкция ниже подходит для типовых конфигураций: 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP. Названия разделов могут немного отличаться, но логика документов одинакова.

Подготовка: что проверить перед оформлением оплаты

Прежде чем создавать кассовый документ, убедитесь, что в программе заполнены базовые данные. Во-первых, должен быть создан контрагент и, при наличии расчётов по договорам, договор с ним. Без договора документ часто не проведётся или задолженность повиснет на неправильной аналитике.

Во-вторых, проверьте, что создана касса организации (в типовых конфигурациях — справочник «Кассы») и что у пользователя есть права на работу с кассовыми документами. В-третьих, если оплата принимается по конкретной реализации, найдите документ реализации — ПКО удобнее создавать на его основании, тогда сумма и контрагент подставятся автоматически.

Также проверьте дату документа: она должна совпадать с фактической датой приёма или выдачи денег. Проведение «задним числом» после закрытия периода или после сдачи отчётности создаёт риск расхождений в кассовой книге и регистрах.

Как оформить поступление наличных от покупателя (ПКО)

Приходный кассовый ордер создаётся в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы» → кнопка «Поступление» (в Бухгалтерии) или «Приходный кассовый ордер» (в УТ и ERP). Если оплата принимается по конкретной отгрузке, проще открыть документ реализации и нажать «Создать на основании» → «Приходный кассовый ордер».

Ключевое поле — «Вид операции». Для оплаты от покупателя выбирается «Оплата от покупателя» (в некоторых конфигурациях — «Расчеты с контрагентами»). От вида операции зависит, какие счета и аналитика будут использованы в проводках.

Заполните контрагента, договор, сумму и проверьте счёт расчётов (обычно 62.01) и счёт авансов (62.02). Если оплата частичная, укажите фактически полученную сумму — программа сама распределит её между авансом и погашением долга в зависимости от настроек зачёта авансов.

Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». После проведения сформируется проводка Дт 50.01 — Кт 62.01 (или 62.02 при авансе), а задолженность покупателя уменьшится или закроется полностью.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Поступление» или создайте ПКО на основании реализации
2. 2
   Выберите вид операции «Оплата от покупателя»
3. 3
   Укажите контрагента, договор и сумму оплаты
4. 4
   Проверьте счета расчётов (62.01) и авансов (62.02)
5. 5
   Проведите документ и сверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»

Как оформить оплату поставщику наличными (РКО)

Оплата поставщику из кассы оформляется расходным кассовым ордером: «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Выдача». Вид операции — «Оплата поставщику». Как и в случае с ПКО, удобно создавать РКО на основании документа поступления товаров или услуг.

Заполните контрагента, договор, сумму и проверьте счета расчётов: обычно это 60.01 (расчёты) и 60.02 (авансы выданные). После проведения формируется проводка Дт 60.01 — Кт 50.01, и долг перед поставщиком уменьшается.

Обратите внимание на поле «Выдать» и «Основание» в печатной форме РКО: они обязательны для корректного оформления первичного документа. В поле «Выдать» указывается ФИО лица, получившего деньги, в «Основание» — реквизиты договора, счёта или накладной.

Денежные средства поставщику обычно передаёт подотчётное лицо или представитель поставщика по доверенности. Данные доверенности (номер, дата, кем выдана) также можно указать в документе — они попадут в печатную форму РКО.

Другие виды операций: взнос в банк, выдача подотчёт, возвраты

Кроме расчётов с контрагентами, через кассу проходят внутренние операции. Взнос наличных на расчётный счёт оформляется РКО с видом операции «Взнос наличными в банк» — проводка Дт 51 — Кт 50.01. Получение наличных с расчётного счёта — ПКО с видом «Получение наличных в банке», проводка зеркальная.

Выдача денег сотруднику под отчёт — РКО с видом «Выдача денежных средств подотчётному лицу», проводка Дт 71 — Кт 50.01. Возврат неиспользованных подотчётных сумм — ПКО с соответствующим видом операции. Возврат покупателю — РКО с видом «Возврат покупателю», при этом важно указать тот же договор и документ расчётов, чтобы корректно закрыть задолженность.

Выбор вида операции

Оплата от покупателя (ПКО)

Покупатель расплачивается наличными за отгруженный товар или вносит аванс. Проводка Дт 50 — Кт 62.

Оплата поставщику (РКО)

Расчёт наличными за поставку или аванс поставщику. Проводка Дт 60 — Кт 50.

Взнос наличных в банк (РКО)

Сдача выручки на расчётный счёт. Проводка Дт 51 — Кт 50.

Выдача подотчётному лицу (РКО)

Деньги сотруднику на хозяйственные или командировочные расходы. Проводка Дт 71 — Кт 50.

Печать ПКО и РКО, кассовая книга и лимит кассы

Приходный и расходный ордера — это не только регистровые документы, но и первичные учётные документы унифицированных форм КО-1 и КО-2. Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в документе. ПКО состоит из ордера и квитанции: квитанция отрывается и выдаётся лицу, внёсшему деньги.

Все проведённые кассовые документы автоматически попадают в кассовую книгу (форма КО-4). Сформировать её можно в разделе «Банк и касса» → «Кассовая книга» за выбранный период. Листы кассовой книги формируются за каждый день, в котором было движение денег.

Организации обязаны соблюдать лимит остатка кассы, если он установлен (малые предприятия и ИП вправе его не устанавливать). Сверхлимитный остаток на конец дня нужно сдавать в банк. Контролируйте остаток по счёту 50 через оборотно-сальдовую ведомость или отчёт «Остатки денежных средств».

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения оплаты проверьте три вещи. Первое — проводки: кнопка «Дт/Кт» в документе покажет сформированные записи, счета должны соответствовать виду операции. Второе — задолженность контрагента: сформируйте отчёт «Задолженность покупателей» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 62 (60) по контрагенту и убедитесь, что долг уменьшился на сумму оплаты.

Третье — остаток кассы: ОСВ по счёту 50 должна показывать остаток, равный фактическим деньгам в кассе. Если расходятся — ищите ошибку до конца дня, пока операции свежие в памяти.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа (кнопка Дт/Кт)

Норма

Дт 50.01 — Кт 62.01/62.02 для ПКО, Дт 60.01 — Кт 50.01 для РКО

Тревожный признак

Счета не соответствуют виду операции или проводки отсутствуют

Задолженность контрагента

Норма

Долг уменьшился на сумму оплаты, аванс отражён на счёте авансов

Тревожный признак

Долг не изменился или появился долг на другом договоре

Остаток по счёту 50

Норма

Совпадает с фактическими деньгами в кассе, неотрицательный

Тревожный признак

Отрицательный остаток или расхождение с фактом

Частые ошибки при наличных расчётах: неверный вид операции (например, «Прочее поступление» вместо «Оплата от покупателя» — тогда долг не закроется), неправильный договор — оплата повиснет на одном договоре, а долг останется на другом, и дублирование документов, когда ПКО создали и вручную, и на основании реализации.

Ограничения наличных расчётов и когда нужна ККТ

Наличные расчёты между юридическими лицами, а также между организацией и ИП, ограничены по сумме в рамках одного договора — действующий лимит установлен указанием Центрального банка. Расчёты сверх лимита должны проходить через расчётный счёт. Проверяйте актуальное значение лимита перед крупными наличными оплатами.

Если наличные принимает продавец при розничной продаже товаров, работ или услуг, как правило, требуется онлайн-касса (ККТ) с выдачей чека. ПКО в 1С в этом случае не заменяет кассовый чек: чек пробивается через фискальный регистратор, а ПКО отражает поступление денег в учёте. В 1С:Рознице и УТ оплата оформляется через документ «Чек ККМ», а оприходование выручки в кассу — отдельным документом.

Исключения из обязанности применять ККТ существуют для отдельных видов деятельности и условий (например, безналичные расчёты с организациями, некоторые услуги населению с выдачей БСО). Перед отказом от чека убедитесь, что ваша ситуация подпадает под исключение.

Если оплат часто принимается частями по одному договору, полезно в конце месяца формировать акт сверки с контрагентом прямо из 1С. Это позволяет быстро обнаружить оплаты, проведённые не на тот договор или с неверным документом расчётов, до закрытия периода.

Часто задаваемые вопросы

Чем ПКО отличается от кассового чека?

ПКО — внутренний учётный документ, отражающий поступление денег в кассу организации и формирующий бухгалтерские проводки. Кассовый чек — фискальный документ, который пробивается на онлайн-кассе и передаётся в налоговую через оператора фискальных данных. При розничной продаже за наличные нужен чек; ПКО при этом может оформляться на общую сумму выручки за день.

Что делать, если оплата проведена, а долг покупателя не закрылся?

Чаще всего причина в неверном договоре, виде операции или документе расчётов. Откройте карточку счёта 62 по контрагенту и сравните аналитику долга и оплаты. Исправьте договор или документ расчётов в ПКО и перепроведите его — задолженность закроется автоматически.

Можно ли провести наличную оплату без договора с контрагентом?

Технически в некоторых конфигурациях документ проведётся, но расчёты будут учтены некорректно: зачёт авансов и акты сверки станут неинформативными. Рекомендуется всегда создавать договор, даже если расчёты разовые.

Как оформить частичную оплату наличными?

Создайте ПКО на основании реализации и измените сумму на фактически полученную. Программа зачтёт её в счёт долга, а остаток задолженности сохранится на счёте 62.01. Повторные оплаты оформляются новыми ПКО по тому же договору.

Нужно ли согласие или доверенность при выдаче денег представителю поставщика?

Да, деньги представителю другой организации выдаются по доверенности. Реквизиты доверенности указываются в РКО и попадают в печатную форму. Без доверенности выдача оформляется только подотчётному лицу своей организации.

Как исправить ошибочно проведённый кассовый документ?

Если период открыт, документ можно пометить на удаление или отредактировать и перепровести. Если период закрыт и отчётность сдана, исправление делайте текущей датой сторнирующей операцией после консультации с бухгалтером, предварительно создав резервную копию базы.